by Kun tapahtumapäivä koittaa, järjestäjän työt eivät suinkaan pääty siihen. Isännöinnin ja asioiden sujuvuuden lisäksi sinun on myös tiedettävä, millä tavalla sosiaalista mediaa voi käyttää apuna.
Sosiaalisesta mediasta voi olla hyötyä kaikenlaisissa tapahtumissa, mutta aivan olennaista se on musiikkifestivaalien, bisneskonferenssien, näyttelyiden ja messujen tapauksessa.
Mitä enemmän yleisöä tapahtumaasi osallistuu, sitä helpompi on tuntea olonsa irralliseksi. Sosiaalinen media on tapa olla yhteydessä toisiin ja muodostaa yhteisöjä.
Tässä artikkelissa kerrotaan 12 tehokasta tapaa käyttää sosiaalista mediaa tapahtumissa. Niiden avulla tavoitat enemmän yleisöä ja jatkat kaikille avointa keskustelua verkossa tapahtuman jälkeenkin.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
1. Käytä tapahtumassa aihetunnisteita
Tapahtuman aihetunnisteella sosiaalisen median käyttäjät pysyvät ajan tasalla tapahtumaasi liittyvistä päivityksistä. Sen avulla he voivat myös jakaa omaa sisältöään samassa uutisvirrassa oman markkinointisisältösi kanssa.
Aihetunnisteet ovat tärkeimpiä seuraavissa sosiaalisen median alustoissa:
Mainosta tapahtuman aihetunnistetta mahdollisimman tehokkaasti ennen ja jälkeen tapahtuman sekä sen aikana.
Varmista, että käytät tapahtuman aihetunnistetta seuraavissa paikoissa:
- Tapahtuman verkkosivut
- Sosiaalisen median tilit
- Markkinointimateriaali
- Tapahtumaliput
- Tapahtumapaikan kyltit ja opasteet
Vinkki: tässä oppaassa annetaan vinkkejä sopivan aihetunnisteen luomiseen omalle tapahtumalle.
2. Luo sosiaalisen median ryhmiä
Voit keskittää tapahtumaasi käsittelevät keskustelut samaan paikkaan paitsi aihetunnisteiden, myös sosiaalisen median ryhmien avulla. Kannusta ryhmien jäseniä käyttämään aihetunnistetta.
Alla on esimerkkejä sosiaalisen median ryhmistä, joita voit käyttää apuna:
Aihetunnisteen tavoin sosiaalisen median ryhmät luovat osallistujille tilan, jossa he voivat keskustella tapahtuman kohokohdista ja josta saat arvokasta tietoa kävijöiden kokemuksista ja odotuksista.
3. Luo selfie-seinä
Kaikissa merkittävissä tapahtumissa on niin sanottu selfie-seinä eli seinä, jossa on tapahtuman nimi, logo ja aihetunniste. Osallistujat voivat ottaa selfieitä sen edessä ja jakaa niitä sosiaalisen median profiilissaan.
Vaihtoehtoja perinteiselle selfie-seinälle ovat muun muassa
Minkä tahansa vaihtoehdon valitsetkin, markkinoi sitä perusteellisesti. Voit esimerkiksi asettaa kylttejä ja opasteita, jotka johtavat selfie-seinän luokse.
4. Käytä apuna valokuvauskojua
Hyvä vaihtoehto selfie-seinälle (tai muulle vastaavalle selfie-kohteelle) on valokuvauskoju, jossa tapahtuman osallistujat voivat ottaa kuvia itsestään ja ystävistään.
Kojuissa on samanlaisia teknisiä hienouksia kuin sosiaalisessa mediassa, esimerkiksi mahdollisuus käyttää suodattimia ja aihetunnisteita. Tapahtumissa voi nähdä myös taikapeilin tai selfiepöydän kaltaisia kuvausratkaisuja.
5. Tee sosiaalisessa mediassa jakamisesta helppoa
Paras käytäntö tapahtumalippujen myynnissä on, että tapahtuman löytämisen ja lipun ostamisen välillä on oltava mahdollisimman vähän vaiheita. Sama koskee jakamista sosiaalisessa mediassa.
Tee tapahtuman jakamisesta mahdollisimman suoraviivaista seuraavilla työkaluilla:
- Sosiaalisen median jakamispainikkeet kaikessa verkkomainontamateriaalissa, kuten blogijulkaisuissa
- Luettelo sosiaalisessa mediassa olevista ystävistä, jotka ovat jo ostaneet lipun tapahtumaan
- Sosiaalisen jakamisen ponnahdusikkuna, joka kehottaa ihmisiä jakamaan tietoa osallistumisestaan
6. Kannusta jakamiseen sosiaalisessa mediassa
Voit lisätä tapahtuman aikaista jakamista kannustamalla osallistujia julkaisemaan kuvia ja sisältöä aihetunnisteen kanssa.
Paras tapa siihen on järjestää kilpailu. Voit esimerkiksi myöntää palkinnon tai lahjakortin parhaalle selfielle tai hauskimmalle tapahtumavideolle.
Vinkki: lue tästä oppaasta, miten voit kannustaa sosiaalisessa mediassa jakamiseen tapahtuman aikana järjestämällä kilpailun.
7. Jaa puhujan tai esiintyjän sisältöä
Monissa tapahtumissa on puhujia tai esiintyjä, mikä on loistava tilaisuus hyödyntää heidän seuraajakuntaansa sosiaalisen median alustoilla.
Voit tviitata (tai luoda kuvameemejä) puhujan parhaista paloista. Voit myös jakaa kuvia ja videota esiintyjistä. Muista vain käyttää aihetunnistetta.
Vinkki: luo brändättyjä kuvia helposti ja nopeasti Canvan tai Pablon kaltaisilla verkkotyökaluilla.
8. Jaa sisältöä kulissien takaa
Näytä yleisölle, miten tapahtumaa rakennetaan. Se ei välttämättä ole mitenkään hohdokasta, mutta tuo tekemääsi työhön persoonallista ja ihmisläheistä otetta, mitä yleisö rakastaa.
Tässä muutamia ideoita:
- Vie yleisö lavan taakse, ennen kuin puhuja tai esiintyjää astuu esiin.
- Näytä, miten ruokaa valmistetaan keittiössä.
- Luo aikaviivevideo tapahtumapaikan koristelemisesta.
Ihmiset ovat uteliaita, joten voit päästää osallistujat kulissien taakse sosiaalisen median kanavissa.
9. Käytä sosiaalisen median kyselyitä
Kyselyt ja kysymykset sosiaalisessa mediassa ovat myös erinomaisia tapoja olla yhteydessä osallistujiin tapahtuman aikana. Twitter soveltuu erityisen hyvin reaaliaikaisiin kyselyihin.
Käynnistä keskustelu kysymällä vaikka seuraavia asioita:
- Mistä puhujasta/esiintyjästä pidit eniten?
- Mikä on tähän mennessä ollut tapahtuman kohokohta?
- Mistä pidät tapahtumapaikassa eniten?
On tärkeää, että joku tiimisi jäsenistä on valmiina vastaamaan osallistujien kaikkiin kysymyksiin ja pitämään keskustelua yllä.
10. Suoratoista reaaliajassa osia tapahtumasta
Jos tapahtumassa on loistava Wi-Fi-yhteys, harkitse tapahtuman tärkeimpien hetkien suoratoistamista reaaliajassa. Ne voivat olla esimerkiksi puheita, esityksiä tai yleisön reaktioita.
Otathan huomioon, että monet sosiaalisen media alustat, kuten Facebook ja Instagram rajoittavat reaaliaikaisen suoratoistamiseen 60 – 120 minuuttiin kerrallaan. Varmista, että kuvaat kaikki tärkeimmät hetket.
Reaaliaikaisissa suoratoistolähetyksissä osallistujat (ja he, jotka eivät päässeet paikalle) voivat kommentoida ja esittää kysymyksiä. Varmista, että joku tiimistäsi on valmiina vastaamaan niihin kaikkiin.
Vinkki: tapahtumien reaaliaikaista suoratoistoa käsitellään kattavassa oppaassamme.
11. Aktivoi tiimisi
Tapahtumatiimisi on oltava aktiivisesti mukana sosiaalisen median kampanjassa tapahtuman aikana. Tiimiin kuuluvat henkilökunta, vapaaehtoiset, sponsorit ja muut tapahtuman kanssa tekemisissä olevat henkilöt.
Sinulla pitäisi olla valmiina tiiminjäsen seuraaviin tehtäviin:
- Reaaliaikaisen suoratoiston hallinnointi
- Sosiaalisen median kommentteihin vastaaminen
- Valokuvauskojun käytössä opastaminen
- Videon kuvaaminen kulissien takana
- Osallistujien kannustaminen selfie-seinän käyttöön
Varmista, että tiimisi on tietoinen kaikista tässä artikkelissa mainituista asioista ja että he mainostavat tapahtumaa ahkerasti ja vastaavat osallistujien viesteihin.
12. Käytä oikeita työkaluja
On lisäksi erittäin tärkeää, että käytössäsi on oikeat työkalut. Testaa tapahtumapaikan Wi-Fi-yhteys ennen tapahtumaa, sillä se joutuu todennäköisesti koville tapahtuman aikana.
Sijoita sosiaalisen median hallintatyökaluun, jolla pysyt kärryillä kaikista sosiaalisen median eri alustoilla käytävistä keskusteluista. Käyttökelpoisia työkaluja ovat esimerkiksi seuraavat:
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Let’s get social
Boom. Siinä oli kaikki, mitä sosiaalisen median käyttämisestä tapahtumissa on tiedettävä. Voit hyödyntää näitä ideoita juuri niin luovasti kuin haluat. Tärkeintä on vain käyttää niitä.
Jäikö artikkelista puuttuvan jotain, mitä tapahtumissa on tullut vastaan? Kerro siitä meille alla olevassa kommenttiosiossa, niin lisäämme sen luetteloon.
Vastaa