14 kysymystä tapahtumasuunnittelijalle (sekä työkaluja vastausten arviointiin)

On helppoa laatia työnkuvaus ja julkaista se työnhakusivustolla, mutta tiedätkö, millaista kysymyksiä tapahtumasuunnittelijalta kannattaa työhaastattelussa kysyä?

Tässä artikkelissa kerrotaan seuraavista aiheista:

• Tapahtumasuunnittelijan palkkaamisen hyödyt
• Mistä hyviä ehdokkaita löytää?
• Mitä heiltä kannattaa kysyä?
• Miten arvioida heidän vastauksiaan?

Miksi tapahtumasuunnittelijan palkkaaminen kannattaa?

Tapahtumasuunnittelijan palkkaamiseen voi olla monia syitä. Vaikka suunnittelijan palkkaaminen onkin kallista, heidän avullaan voi välttyä monenlaisilta kalliiksi käyviltä virheiltä.

1. Ajanhallinta

Koska tapahtuman järjestämisessä on valtavasti tekemistä, aika on tärkein resurssisi. Kokenut tapahtumasuunnittelija osaa suoraviivaistaa prosessia ja säästää aikaa.

2. Budjetinhallinta

Aika on arvokasta, mutta niin on rahakin. Hyvä tapahtumasuunnittelija osaa auttaa tapahtumabudjetin hallinnassa ja neuvotella tapahtumapaikkojen ja palveluntarjoajien kanssa.

3. Stressinhallinta

Tapahtumasuunnittelua sanotaan usein maailman stressaavimmaksi työksi. Koska mietittävää on niin paljon, mikset ulkoistaisi osaa stressistä ammattilaisen harteille?

Mistä tapahtumasuunnittelijoita voi etsiä?

Nyt kun tiedät, mitä kaikkea hyötyä tapahtumasuunnittelijan palkkaamisesta on, on aika selvittää, mistä ammattitaitoisia suunnittelijoita löytää.

1. Approved Index

Approved Index -tapahtumasuunnitteluportaalissa on kirjoitushetkellä listattuna lähes 200 tapahtumasuunnittelijan tiedot. Tuloksia voi suodattaa sijainnin perusteella.

2. Event.org.uk

Vaikka event.org.uk-sivusto näyttää 1990-luvun tuotokselta, siitä löytää runsaasti toiminnassa olevia tapahtumanhallintayrityksiä aakkosjärjestyksessä luetteloituna.

3. Bizzabo

Tapahtumanhallintaohjelmiston kehittäjällä Bizzabolla on sivustolla kattava hakemisto yrityksiä, jotka keskittyvät tapahtumatuotantoon, -suunnitteluun ja -markkinointiin.

4. Event Services Directory

Event Services Directory todella on nimensä veroinen. Sieltä löydät paitsi tapahtumasuunnittelijoita, myös laitteistotoimittajia, ruokapalveluita ja yritysesiintyjiä.

5. CrunchBase

CrunchBase ei ole täysiverinen tapahtumanhallintahakemisto, mutta sen listoilla on kuitenkin yli 650 tapahtumasuunnittelijaa eri puolilta Eurooppaa. Lisäbonuksena saat tietoa liike-elämän keskeisistä hahmoista.

6. AEO

Tapahtumajärjestäjien liiton (Association of Event Organisers) sivuilla on luettelo liittoon kuuluvista tapahtumasuunnittelijoista. Tällä hetkellä sieltä löytyy yli 80 henkilön tiedot.

Millaisia kysymyksiä tapahtumasuunnittelijalle kannattaa esittää?

Nyt tiedät, miksi tapahtumasuunnittelijan palkkaaminen kannattaa ja mistä heitä löytää. Tähän saakka kaikki hyvin. Seuraavaksi tutustutaan tarkemmin 14 kysymykseen, jotka tapahtumasuunnittelijalta kannattaa työhaastattelussa kysyä.

1. Millaisiin tapahtumiin erikoistut?

Useimmat tapahtumasuunnittelijat erikoistuvat tietyntyyppisiin tapahtumiin, esimerkiksi hääjuhliin tai bisneskonferensseihin. Varmista, että oma tapahtumasi sopii heidän erikoisalaansa.

2. Millaisia palveluja tarjoat?

Tapahtumasuunnittelussa liikkuvia osia riittää, joten varmista, että tapahtumasuunnittelija pystyy vastaamaan tarpeisiisi. Esimerkkeinä voisi olla puhujien etsiminen tai pitopalvelun järjestäminen.

3. Mitä kaikkea palkkioosi sisältyy?

Tarkista, mitä saat vastineeksi rahoillesi ja mikä taas maksaa ylimääräistä. Sopikaa könttäsummasta tai tunti- tai komissiopohjaisesta palkkiosta. Keskustelkaa myös lisäkustannuksista, kuten matkakuluista ja aputyöntekijöistä.

4. Kuka tapahtuman parissa työskentelee?

Selvitä, kuka on pääasiallinen yhteyshenkilö ja kuinka monta muuta henkilöä tapahtumaasi on järjestämässä. Hanki perustiedot kaikista mukana olevista henkilöistä ja selvitä, miten heihin voi ottaa yhteyttä. (Haluat ehkä myös pohtia, millaisia kysymyksiä tapahtumahenkilöstölle kannattaa esittää.)

5. Kuinka paljon aikaa tarvitset?

Tarvittava aika määräytyy tapahtuman koon ja tyypin mukaan. Siihen vaikuttaa myös, kuinka monta muuta tapahtumaa suunnittelijalla on työn alla samaan aikaan.

6. Millä perusteella valitset tapahtumapaikan?

Tapahtumapaikka on usein suurin yksittäinen kustannuserä, joten on tärkeää, että suunnittelija valitsee sen huolellisesti. Kysymällä tämän kysymyksen saat selville hänen lähestymistapansa.

7. Onko sinulla hyvät verkostot palveluntarjoajiin?

Valitse tapahtumasuunnittelija, jolla on hyvät yhteydet laitteistoja, koristelua, kuljetusta, pitopalvelua ja viihdyttäjiä tarjoaviin tahoihin. Sillä tavalla saat hyviä tarjouksia.

8. Miten pidät tapahtumabudjetin hallinnassa?

Raha on aina ongelma tapahtumasuunnittelussa, sillä budjetti karkaa helposti käsistä. Kysy, millä tavalla tapahtumasuunnittelija pitää budjetin kurissa.

9. Miten huolehdit ajanhallinnasta?

Rahan ohella myös aika on kriittinen tekijä tapahtumasuunnittelussa. Tätä on tärkeä kysyä, sillä tapahtumasuunnittelijalla saattaa olla meneillään useita tapahtumia samanaikaisesti. Siinä on haastetta kerrakseen.

10. Millaisia tekniikoita osaat käyttää?

Saatavilla on valtavasti erilaisia tapahtumanhallintatyökaluja, jotka auttavat ajan, budjetin ja markkinoinnin hallinnassa sekä lipunmyynnissä. Selvitä, mitä työkaluja työnhakija osaa käyttää.

11. Miten pidät huolta tapahtuman turvallisuudesta?

Hyvinvointi ja turvallisuus ovat tärkeitä asioita, samoin vakuutukset, joita sinun on otettava. Kysy tapahtumasuunnittelijalta, miten hän pitää riskit hallinnassa.

12. Millaiset sinun peruutus- ja hyvityskäytäntösi ovat?

Kuten aina palveluntarjoajien tapauksessa, on tärkeää selvittää, mitä tapahtuu, jos haluat peruuttaa tai saada hyvityksen. Varmista, että ehdot on kirjattu selkeästi allekirjoittamaasi sopimukseen, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä.

13. Onko sinulla virallisia pätevyyksiä?

Vaikka pätevyydet eivät ole kaikki kaikessa, voi olla huojentavaa, jos tapahtumasuunnittelijalta löytyy sellaisia. Selvitä heidän virallinen koulutuksensa ja kuuluvatko he johonkin tapahtumasuunnittelijoiden järjestöön.

14. Miten mittaat tapahtuman menestystä?

On tärkeää, että teillä on yhteinen näkemys menestyksen mittareista. Kysy, millaisia tietoja he analysoivat ja miten he ottavat aiemmilta asiakkailta saadun palautteen huomioon nykyisessä toiminnassaan.

Vastausten arvioinnissa auttavat työkalut

Ei löydy kovin montaa tapahtumasuunnittelun työkalua, jotka olisi tarkoitettu nimenomaan saatujen vastausten arviointiin. Työhaastatteluvastausten arviointiin tarkoitetuista työkaluista sen sijaa ei ole pulaa.

Tässä on niistä muutamia auttamaan työhaastattelujen jälkeen:

• Manager Foundation -sivustolla on kattava ja muokattava työhaastattelun arviointilomake.
• Vermontin osavaltion HR-osastolla on kätevä arviointilomake, jota myös voit käyttää apuna.
• MaRS-sivusto opastaa muotoilemaan haastattelukysymykset niin, että vastauksia on helppo arvioida jälkikäteen.

Kysy kysymyksiä

Tapahtumasuunnittelijalta on kysyttävä monia tärkeitä kysymyksiä ennen palkkaamista. Kun ne hoitaa pois alta heti prosessin alussa, välttyy monilta ikävyyksiltä ja väärinkäsityksiltä myöhemmin.

Oletko koskaan palkannut tapahtumasuunnittelijaa? Kerro kokemuksistasi alla olevassa kommenttiosiossa.