Tapahtumasuunnittelusta ei koskaan voi tietää liian paljon. Suunnitelman laatiminen ja tapahtuman toteuttaminen on niin vaativaa, että avuksi tarvitaan mahdollisimman paljon työkaluja.
Tästä artikkelista löydät 17 korvaamatonta vinkkiä, jotka toivottavasti helpottavat tapahtumasuunnittelua edes hieman.
Vinkeissä kerrotaan muun muassa seuraavista asioista:
- Suunnitelman laatiminen
- Suunnitteluohjelmiston käyttäminen
- Tietojen kerääminen ja käyttäminen
- Ajan- ja rahankäytön hallitseminen
- Tapahtumapaikan etsiminen ja valmisteleminen
- Ajoituksen suunnitteleminen
- Lipunmyyntikumppanin löytäminen
- Sovellusten synkronoiminen
- Tehtävien automatisoiminen
Oletko valmis? Aloitetaanpa.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
1. vinkki: älä rajoita unelmiasi (mutta tee niistä realistisempia)
Kuvittele, millaiselta täydellinen tapahtumasi näyttäisi, jos mitään rajoituksia ei olisi. Kuvaile tapahtuman kaikkia eri osa-alueita.
Käy ne sitten läpi punakynällä ja kirjoita ylös, millaiseen tasoon voisit olla tyytyväinen. Nyt sinulla on työllesi lähtökohta ja realistiset odotukset.
2. vinkki: käytä tapahtumasuunnitteluohjelmistoa
Markkinoilla on useita sopivia tapahtumasuunnitteluun tarkoitettuja ohjelmistoja, jotka helpottavat tehtävälistojen, budjetin ja määräaikojen hallintaa.
Parhaita tapahtumasuunnittelun maksuttomia verkkotyökaluja käsitellään toisessa artikkelissamme.
3. vinkki: kerää tietoja (ja käytä niitä)
Informaatiosta on apua, sillä sen avulla voit mitata onnistumistasi ja ennakoida lopputulosta. Jos sinulla ei vielä ole tietoja aiemmista tapahtumistasi, aloita niiden kerääminen nyt.
Tutki osallistujiesi ostos- ja verkkokäyttäytymistä. Voit myöstehdä kyselyitä ja tutustua vastaavien tapahtumien tapaustutkimuksiin.
4. vinkki: hallitse aikaasi tehokkaasti
Koska työskentelet todennäköisesti itsenäisesti, päivän organisointi on tärkeää. Ajoita työtehtävät ja tauot kalenterisovelluksella.
Jätä itsellesi myös puskuria odottamattomien viivästysten varalta.
5. vinkki: laadi realistinen budjetti
Harva erityisemmin pitää laskentataulukoista, mutta ne ovat kuitenkin välttämätön paha. Luo budjetti visiosi perusteella (katso 1. vinkki).
Seuraa sitä sen jälkeen laskentataulukossa tai tapahtumahallintaohjelmistolla (katso 2. vinkki), jotta et ylitä sitä.
6. vinkki: pohdi lisärahoitusta
Tapahtuman suunnitteluvaiheessa ei ole liian aikaista pohtia rahoitusta. Olethan juuri laatinut budjetin.
Onneksi taloudellista tilannetta voi parantaa monella tavalla. Laadilista potentiaalisista sponsoreista tai harkitse tapahtumasi joukkorahoittamista.
7. vinkki: tutki tapahtumapaikkoja (ja -tiloja)
Tapahtumapaikan pitäisi ollatapahtuman teeman ja budjetin mukainen, mutta sieltä on myös löydyttävä kaikki tarvittavat tilat ja välineet.
Ota huomioon esimerkiksi sijainti, istumapaikat, WiFi-mahdollisuus, turvallisuus, ruokailumahdollisuudet, valaistus ja äänentoisto. Varmista, että valitsemassasi paikassa on kaikki, mitä tarvitset.
8. vinkki: laadi yksityiskohtaiset sopimukset
Laadi aina yksityiskohtaiset sopimukset itsesi, tapahtumapaikan, viihdyttäjien ja mahdollisten muiden tahojen välille. Pyydä tarvittaessa lainopillista apua.
Varmista, että kaikki saamasi tarjoukset kattavat kaiken tarvittavan, sillä yllätyslaskujen saaminen tapahtuman jälkeen ei ole mukavaa.
Lue pienellä fontilla kirjoitetut osuudet ja varmista, että väärinymmärryksiä ei voi sattua.
9. vinkki: käy tutustumassa tapahtumapaikkaan etukäteen
Monilla tapahtumapaikoilla on omat verkkosivut täynnä hyviä kuvia tai jopa 360 asteen virtuaaliesittelyjä, mutta paikan päällä käyminen kannattaa silti.
Aseta itsesi vierailijoidesi asemaan ja pohdi, mikä tekisi heihin vaikutuksen. Se auttaa muodostamaan mielikuvan tapahtumasta ja sen luomasta vaikutelmasta.
10. vinkki: etsi selfiepaikkoja
Yritä löytää tapahtumapaikalta hyviä selfiepaikkoja. Ne auttamaan saamaan enemmän mainintoja sosiaalisessa mediassa ja tehostavat markkinointiasi.
Voit luoda selfieseinän tuomalla tapahtumapaikan sisäänkäynnin luokse sopivan taustan. Sillä tavalla vieraasi voivat jakaa tapahtuman Instagrammissa heti ensimmäiseksi.
11. vinkki: valmistaudu odottamattomaan
Monia asioita voi mennä pieleen suunnittelun aikana. Jos järjestät tapahtuman ulkona, sää on otettava huomioon.
Jos tapahtumasi pidetäänLontoon kaltaisessa suurkaupungissa, varaudu liikenneruuhkiin ja metrolakkoihin. Mitä tahansa voi sattua, joten valmistaudu siihen.
12. vinkki: pidä silmällä kilpailevia tapahtumia (ja loma-aikoja)
Varmista, että tapahtumasi ei ole samaan aikaan minkään kilpailevan tapahtuman
tai yleisen vapaapäivän kanssa. Kohdeyleisöstäsi riippuen tapahtuma on ehkä suunniteltava suosittujen loma-aikojen ulkopuolelle.
13. vinkki: etsi luotettava lipunmyyntikumppani
Valitse lipunmyyntisivusto tai -alusta, joka helpottaa sinun työtäsi. Varmista, että palvelu hyväksyy kaikenlaiset maksutavat ja integroituu muihin käyttämiisi alustoihin.
Tunnettu nimi myös antaa tapahtumallesi uskottavuutta.
14. vinkki: yhdistä sosiaalisen median tilejäsi
Vaikka sosiaalinen media kuuluu tapahtuman markkinointivaiheeseen, nyt on aika valmistella sitä.
Käytä Bufferin tai Hootsuiten kaltaista koontipalvelua, jolla voit yhdistää kaikki tilisi etukäteen.
15. vinkki: automatisoi, automatisoi ja automatisoi
Selvitä, mitä kaikkia tapahtumaasi liittyviä tehtäviä voit automatisoida. Ajasta sähköpostiviestejä ja sosiaalisen median viestejä.
Synkronoi lipunmyyntisovelluksesi CRM-järjestelmän tai tapahtumanhallintasovelluksesi kanssa. Automatisoi kaikki mahdollinen.
16. vinkki: tee tarkistusluettelo
Luo joko fyysinen tai digitaalinen tarkistusluettelo. Trello on oivallinen sovellus tarkistusluetteloiden luomiseen, mutta kynä ja paperi riittävät myös hyvin.
Varmista vain, että sellainen kulkee mukanasi jatkuvasti, sillä sen avulla voit seurata edistymistäsi.
17. vinkki: opiskele lisää jatkuvasti
On helppo jäädä kiinni rutiineihin, varsinkin jos on toiminut alalla pitkään. Trendit ja teknologiset ratkaisut kehittyvät kuitenkin jatkuvasti. Niin pitäisi sinunkin.
Lue e-kirjoja (ja oikeita kirjoja), osallistu lyhytkursseille ja luo toimialasi uutisille Google Alert -ilmoitus.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Oliko näistä vinkeistä apua?
Tässä kaikki tapahtumasuunnitteluvinkeistä tällä kertaa. Haluamme jatkuvasti löytää uusia tapoja tehdä tapahtumien järjestämisestä helpompaa.
Jos tiedät jonkin hyvän vinkin, jota tässä listassa ei mainittu, kerro siitä meille kommenteissa. Tiedon jakaminen kannattaa!
Vastaa