6 “”faktaa” yritystapahtumien suunnittelusta (ja mitä sinun niiden sijasta pitäisi tehdä)

Tapahtumatuotanto ei ole mikään uusi toimiala,

sillä sitä tehtiin jo tuhansia vuosia sitten Egyptissä. Tiesitkö, että ensimmäinen historian tuntema tapahtumasuunnittelija oli Kleopatra? Hänen hulppeat juhlansa eivät olisi olleet mahdollisia ilman apujoukkoja (eli hänen tapauksessaan palvelijoita ja orjia), jotka jotenkin selvisivät kaikesta ilman modernia teknologiaa.

Yritystapahtumien suunnittelu on kovaa työtä, vaikka jotkut voisivatkin uskotella muuta. Järjestätpä sitten tuotelanseerausta, konferenssia tai asiakastapahtumaa, kaikkien yksityiskohtien toteuttaminen aikataulussa ja budjetin rajoissa on todella vaativaa.

Asiaa ei edistää lainkaan se, että tapahtumasuunnittelusta kerrotaan arveluttavia totuuksia. Ne voivat paitsi olla täysin epätosia, myös haitata edistymistäsi ja jopa tapahtumasi onnistumista.

Alla käydään läpi 6 tällaista ”faktaa” sekä se, miten pahimmat sudenkuopat voi välttää.

1. Tapahtuman järjestämiseen riittää yksi henkilö

On erittäin epätodennäköistä, että yksi ihminen pystyisi selviytymään yritystapahtuman suunnitteluun liittyvistä kaikista yksityiskohdista. Mitä suurempi, pitempi ja monipuolisempi tapahtuma on kyseessä, sitä enemmän apua tarvitaan, jotta kaikki osa-alueet saadaan kuntoon tapahtumapäivään mennessä.

Yksi tapahtumapäällikkö voi toki koordinoida kaikkien muiden työtä ja tehdä kaikki tärkeät päätökset. Tarvitset kuitenkin asiantuntijoita joko omasta takaa tai ulkoistettuna muun muassa seuraaviin asioihin:

• Tapahtumapaikan etsiminen
• Ryhmätarjoilujen järjestäminen
• Viihteen varaaminen
• Ohjelman suunnitteleminen
• Brändäys
• Logistiikka
• …ja paljon muuta!

2. Yritystapahtumat ovat muodollisia tilaisuuksia

Toimistoilla on maine varsin jäykkinä ja muodollisina työympäristöinä, joten ei ihme, että toimistojen ulkopuolella järjestettäviin yritystapahtumiin suhtaudutaan samalla tavalla.

Menneinä vuosikymmeninä suuret viralliset konferenssit saattoivat olla yleisin tapahtumatyyppi, mutta ei enää tällävuosituhannella.

Vaikka tapahtuman odotetaankin olevaan luonteeltaan ammattimainen, se voi aivan hyvin olla silti vapaamuotoinen, miksei jopa erikoislaatuinen ja, mikä tärkeintä, kaikille hauska ja mukava. Tapahtumapaikkana voisi esimerkiksi olla ylellisesti koristeltu teltta tavanomaisten kokoustilojen sijasta.

3. Tapahtumaa ei tarvitse aikatauluttaa sekunnilleen

Ei pidä paikkansa tämäkään väite,

sillä tarkastijayksityiskohtaisesti mietitty aikataulu nimittäin on juuri se, mitä tarvitaan. Monet tapahtumajärjestäjät yrittävät selviytyä päivästä huolehtimatta liikaa ohjelman kulusta tai tauoista. Ei ole yllättävää, että sellainen lähestymistapa johtaa kaaokseen. Yritysten edustajat eivät tiedä, minne mennä mihinkin aikaa, eivätkä puhujat oe varma, miten paljon aikaa heillä on käytettävissään.

Paljon ammattimaisempi tapa hoitaa asiat on laatia tiukka aikataulu tapahtuman ohjelmasta ja sisällyttää siihen lounasajat, tauot ja mahdolliset iltaohjelmat.

4. Tapahtumapaikalla ei juurikaan ole väliä

Tämä on luultavasti suurin tapahtumasuunnitteluun liittyvä myytti.

Se ei pidä paikkansa alkuunkaan, sillä sopivan tapahtumapaikan löytäminen on onnistuneen ja ikimuistoisen tapahtuman perusedellytys.

Sijainti on kaiken lähtökohta:

• Pääsekö paikalle kulkemaan helposti?
• Onko tapahtumapaikassa nopea ja luotettava WiFi-yhteys?
• Onko paikassa tapahtumaan sopiva tunnelma?

Tapahtumapaikka on perusta kaikelle, mitä tiloissa tapahtuu, mutta sieltä on myös löydyttävä kaikki tarvitsemasi tilat ja palvelut. Onpa valintasi sitten ylellinen yökerho, yksityinen puutarhapahtuma tai historiallinen palatsi, perinpohjaisella taustatyöllä teet vaikutuksen osallistujiin.

5. Varasuunnitelmaa ei tarvita

On vaarallista luottaa pelkästään alkuperäiseen suunnitelmaan, sillä Murphyn lainhan mukaan kaikki, mikä voi mennä pieleen, myös menee pieleen.

Vaikka tarkistatkin kaiken tapahtusuunnittelulistallasiolevan moneen kertaan, mitään takeita ei kuitenkaan ole siitä, että kaikki onnistuisi moitteettomasti.

Jopa kaikkein huolellisimmin suunnitellut tapahtumat voivat mennä pieleen juuri silloin, kun sitä vähiten odottaa: Ukkosmyrsky iskee yllättäen, ja tapahtumapaikasta katkeavat sähköt. Tapahtuman tärkein puhuja peruuttaa osallistumisensa yllättäen sairastumisen takia. Tulostinviat viivästyttävät markkinointimateriaalien saamista.

Mikä ikinä voikaan mennä pieleen, sinulla on oltava varasuunnitelma sen varalta.

6. Kun tapahtuma on ohi, työt loppuvat siihen

Olisi hienoa, jos rankan konferenssi- tai koulutuspäivän jälkeen voisi vain ottaa rennosti.

Valitettavasti työt eivät kuitenkaan lopu siihen,

sillä tapahtuman jälkeen on paitsi huolehdittava tapahtumatiloista, myös hoidettava muita tärkeitä tehtäviä, jotka voivat viedä useita päiviä tai jopa viikkoja. Sellaisia voivat olla esimerkiksi palautekyselyiden tai muiden onnistumista mittaavien toimien tekeminen sekä seurantasähköpostit ja raportointi.

Tapahtuman jälkeen on vielä tehtävä paljon sellaista, mikä varmistaa, että saavutat kaikki tavoitteesi.

Kirjoittaja: Dakota Murphey luo sisältöä muutamille tapahtumateollisuuteen keskittyville sivustoille, kuten Billettolle.