Järjestätkö tapahtumaa naapurustoosi? Sitten haluat lukea nämä kultaiset säännöt yhteisötapahtuman suunnitteluun.
Tässä oppaassa käsitellään…
- Mikä on yhteisöllinen tapahtuma
- Miten järjestää yhteinen tapaaminen ja hankkia vapaaehtoisia
- Tapahtuman suunnittelun muistilistan merkitys
- Terveys- ja turvallisuustoimet
- Vakuutukset
- Riskianalyysit
- Luvat ruokaa, alkoholia, uhkapeliä ja viihdettä varten
- Miten ottaa yhteyttä paikalliseen mediaan
- Yksityisyys ja tietosuoja
Meillä on paljon asioita, joita täytyy käydä läpi, joten mennään suoraan asiaan.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Mikä on yhteisötapahtuma?
Yhteisötapahtumassa paikalliset järjestävät tapahtuman paikallisille. Tavallisesti sen suunnittelevat ja hoitavat vapaaehtoiset, jotka haluavat tuoda paikalliset yhteen.
Esimerkkejä yhteisötapahtumista ovat:
- Katufestivaalit
- Elokuvaesitykset
- Pubivisat
- Puutarhanhoitopäivät
- Kirpputorit
- Teemapäivät
- Live-esitykset
- Ravintolapäivät
- Ruokamarkkinat
Toisin sanoen se voi olla mitä tahansa arvonnasta hyväntekeväisyyteen. Tapahtuman rajana on vain mielikuvitus.
1. Järjestä yhteinen tapaaminen
Yleensä vapaaehtoisten tiimi järjestää yhteisötapahtuman, eikä niissä ole ammattijärjestäjää. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun täytyy löytää paikallisia, jotka olisivat kiinnostuneita tapahtuman toteuttamisesta.
Hyvä tapa edetä on järjestää aluksi kokous. Voit järjestää sen ulkona, nuorisokeskuksessa tai paikallisen seurakunnan tiloissa.
Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla voit ilmoittaa kokouksesta:
- Jaa lehtisiä postilaatikkoihin
- Ripusta julisteita kauppoihin ja ilmoitustauluille
- Kirjoita paikalliselle sanomalehdelle
- Ilmoita paikallisessa radiossa
- Luo tapahtuma netissä ja kutsu naapurit
Kun olet kerännyt sopivan joukon, pidä kaikki sopivan yksinkertaisena. Ajatuksena ei ole kartoittaa kaikkea etukäteen.
Sen sijaan haluat saada ihmiset innostumaan alkuperäisestä ideasta. Kysy ideoita paikallisilta, jotka osallistuvat kokoukseen ja haluavat osallistua organisoimiseen.
2. Käytä tapahtuman suunnittelussa muistilistaa
Kirjoita ylös kaikki ideat, jotka tulevat esiin ensimmäisessä tapaamisessa. Kun sinulla on hetki aikaa käydä luettelo läpi, on aika miettiä yksityiskohtia.
Selvitä, mitä tarvitaan, jotta tapahtuman ideat saataisiin toteutettua. Järjestä sitten kaikki tärkeysjärjestykseen ja arvioi, kuinka paljon kaikki maksaa.
Vinkki: Tapahtumasuunnittelun muistilistan avulla voit suunnitella yhteisötapahtuman.
3. Lue turvallisuusmääräykset ja tapaturmien ehkäisyohjeet
Turvallisuusmääräykset ja tapaturmien ehkäisyohjeet ovat usein täydellisiä ilonpilaajia. Mutta ne varmistavat, että kukaan ei satuta itseään tapahtuman aikana.
Sinun on mietittävä, kuka osallistuu tapahtumaan ja missä se tapahtuu. Terveellä järjellä päästään pitkälle: sinun tarvitsee vain muistaa Murphyn laki.
Tässä joitakin kysymyksiä, joita kannattaa kysyä, kun mietit tapaturmien ehkäisyä ja turvallisuutta:
- Onko tapahtumassa mukana mahdollisesti vaarallisia laitteita?
- Voisiko joku loukkaantua aktiviteeteissa?
- Onko mahdollista, että paikka on liian kuuma tai liian kylmä?
- Onko mahdollisia palovaaroja?
- Onko tapahtumassa tapaturmille alttiita ihmisiä?
- Tarvitseeko vapaaehtoiset koulutusta etukäteen?
- Mitä aiot tehdä onnettomuuden sattuessa?
Vihje: Lue lisää, miten teet turvallisuudesta ja tapaturmien ehkäisystä yksinkertaista.
4. Vastuuvakuutus ja työnantajan vastuuvakuutus
On tärkeää olla vakuutettu siltä varalta, että jokin menee pieleen parhaista ponnisteluista huolimatta.
Vakuutukset, joita tarkastelemme tässä, ovat vastuuvakuutus ja työnantajan vastuuvakuutus.
Muista, että vastuuvakuutus on pakollinen. Jos jotain tapahtuu, vastuuvakuutus korvaa. Ilman sitä asiat tulevat kalliiksi hyvin nopeasti.
Vastuuvakuutus
Tarvitset vastuuvakuutuksen, jos on olemassa mahdollisuus henkilövahingolle tai omaisuuden menettämiselle, varkaudelle tai vahingoittumiselle. Toisin sanoen, kaikki suuremmat tapahtumat tarvitsevat tämän.
Työnantajan vastuuvakuutus
Tarvitset myös erillisen työnantajan vastuuvakuutuksen, jos joku henkilökunnasta saa palkkaa. Mutta se ei ole pakollinen, jos kaikki ovat vapaaehtoisia.
5. Tee riskiarviointi
Riskiarviointi on luettelo asioista, jotka voivat mennä pieleen. Yleensä ne tarkoittavat loukkaantumisia tai omaisuuden vahingoittamista.
Sinun tulisi tehdä riskiarviointi, jotta minimoidaan riskit, että jotain pahaa tapahtuisi. Kuten turvallisuudessa ja tapaturmien ehkäisyssä, sinun pitäisi käyttää tervettä järkeä.
Vihje: Voit tarkastella näitä esimerkkejä riskinarvioinneista saadaksesi käsityksen siitä, mitä ne näyttää.
6. Hanki oikeat luvat
Sinun on todennäköisesti hankittava lisenssi tai pari yhteisötapahtumaasi. Jos tapahtumassa on arvonta, alkoholia tai viihdettä, tarvitset varmasti muutamia.
Seuraavassa on joitakin aktiviteetteja, joihin sinun on hankittava erillinen lupa:
- Arvonta
- Bingo tai kasino
- Live-musiikkitapahtumat
- Elokuvaesitykset
- Alkoholin anniskelu
- Ruoka- ja juomatarjoilu
- Tapahtumat julkisella paikalla
- Rahan keruu
- Katufestarit ja paraatit
Ja tässä on joitakin paikkoja, joista voit saada tietoa eri luvista:
- Arpajaishallinto arvoille ja bingolle
- PRSja PPLmusiikinkäyttöön.
- BFI kotimaisten elokuvien esittämiseen.
- MPLC ulkomaisten elokuvien esittämiseen.
- Elintarvikevirastosta saat tietoa ruuan tarjoilemista.
- Poliisilta saa tietoa live-musiikin ja rahankeruun järjestämisestä, katujen sulkemisista, alkoholin tarjoamisesta ja tapahtumien järjestämisestä julkisella paikalla.
Yleensä kannattaa hakea luvat niin aikaisin kuin mahdollista. Mielellään viimeistään kuukausi ennen tapahtumaa.
7. Ota yhteyttä paikalliseen mediaan
Sinun pitäisi myös tehdä parhaasi yhteisötapahtuman mainostuksessa. Sosiaalinen media on hyvä, mutta voi myös olla hyvä idea ottaa yhteyttä paikalliseen mediaan.
Kirjoita lehdistötiedote ennen kuin otat yhteyttä paikalliseen lehteen.
Vihje: Tutustu syväluotaavan oppaaseemme siitä, miten kirjoitat lehdistötiedotteen tapahtumalle.
8. Yksityisyys ja tietosuoja
Kuvat ja videot tapahtumasta on erinomaisia markkinoinnissa ja myynninedistämisessä. Sinun pitäisi kuitenkin olla erityisen varovainen, kun suunnittelet yhteisötapahtumaa.
Kaikki henkilötiedot (myös kuvat) kuuluvat tietosuoja-asetuksen piiriin. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on saatava lupa niiden käsittelyyn.
On hyvä ilmoittaa vieraille, että aiot ottaa kuvia ja videota tapahtumasta. Jos aiot jakaa kuvia sosiaalisen median kautta, ilmoita siitäkin.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Nyt itse tapahtuma
Tiedätte nyt kaiken, mitä tarvitset, jotta yhteisötapahtuma pidetään lain mukaisesti.
Nyt on vain jäljellä… kaikki muu.
Onneksi meillä on homma hanskassa. Lue, miten järjestää tapahtuma, ja lue tapahtuman suunnitteluvihjeet tästä blogista.
Onnea matkaan!
Vastaa