8 tapaa passiiviseen tiedonkeruuseen tapahtumissa

Passiivisella tiedonkeruulla oppii ymmärtämään paremmin tapahtuman osallistujia ja pystyy suunnittelemaan parempia tapahtumia.

Onneksi teknologia antaa lukemattomia tapoja sen toteuttamiseen. Verkkosivuston liikenne ja sosiaalisen median tapahtumat ovat vain osa tarinaa.

Tässä artikkelissa opit, miten passiivinen tiedonkeruu tapahtumissa auttaa saamaan sellaista tietoa, mitä tapahtuman jälkeisillä mielipidekyselyillä ei saa selville.

Kerromme lisää seuraavista aiheista:

• Mitä passiivinen data on
• Miksi sen kerääminen on tärkeää
• 8 tapaa kerätä tietoa

Mitä on passiivinen tapahtumadata?

Ero aktiivisen ja passiivisen tapahtumadatan välillä on tiedonkeruun kohteena olevien osallistujien osallisuudessa.

1. Aktiivinen tapahtumadata

Tällaista dataa saadaan suoraan osallistujilta itseltään. Aktiivista tapahtumadataa voi kerätä esimerkiksi kysymällä osallistujilta palautetta tapahtuman aikana tai lähettämällä palautekyselyitä tapahtuman jälkeen.

Vinkki: Täällä esitellään maksuttomia tapahtumien kyselytyökaluja, joilla voi kerätä aktiivista dataa, ja kerrotaan, miten saada tarkempia tietoja keskittymällä fokusryhmään.

2. Passiivinen tapahtumadata

Passiiviseen dataa sisältyvät kaikki osallistujista saadut epäsuorat tiedot. Passiivista tapahtumadataa voi kerätä tutkimalla, keitä osallistujat ovat, miten he viestivät tapahtuman tiimoilta ja millainen heidän asiakaskokemuksensa verkossa on.

Passiivinen tiedonkeruu on yksi monista verkon tapahtumarekisteröintisivustojen käyttämisen eduista. Aiemmassa artikkelissa kerrotaan siihen tarkoitukseen sopivan ohjelmiston valitsemisesta,

mutta on monia muitakin erilaisia tapoja kerätä passiivista dataa.

Voit esimerkiksi tutkia, miten ihmiset käyttävät tapahtuman verkkosivustoa ennen tapahtumaa tai millä tavalla he toimivat suhteessa brändiin sosiaalisessa mediassa.

Tapahtuman aikana voi käyttää toisenlaisia työkaluja, kuten kameroita, lämpökarttoja ja mukana kulkevia välineitä, passiivisen datan keräämiseen. Siitä kuitenkin enemmän myöhemmin.

Lyhyesti sanottuna passiivista dataa kerätään pääasiassa seuraamalla tapahtuman osallistujen digitaalisia ja fyysisiä liikkeitä.

Miksi passiivisen datan kerääminen tapahtumissa kannattaa?

Tieto on valtaa, eikä tapahtumateollisuudessa mikään ole yksinoikeudellista. Mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä paremmin pystyt suunnittelemaan, markkinoimaan ja toteuttamaan tapahtumia.

1. Korkeammat osallistumisprosentit

Mielipidekyselyt ovat oiva työkalu, mutta valitettavasti kaikki eivät aina vastaa niihin. Alhaiseen vastausprosenttiin voi olla monia syitä. Kysely saattaa olla liian pitkä, ajoitus voi olla huono tai osallistujaa ei yksinkertaisesti kiinnosta vastata kyselyihin.

Passiivista dataa voi kerätä ilman mitään tällaisia huolia. Kunhan vain osallistujat antavat siihen suostuksensa, voit seurata heidän liikkeitään häiritsemättä heitä ja viemättä heidän aikaansa.

2. Tarkemmat analyysit

Tapahtumakyselyiden toinen ongelma on, että niillä harvoin saadaan kaikkea olennaista tietoa. Vastaajat eivät välttämättä muista kaikkia yksityiskohtia tai jättävät ne kirjoittamatta. Näin voi käydä erityisesti silloin, jos kysely lähetetään tapahtuman jälkeen.

Passiivisella tiedonkeruulla saa paitsi tietoja kaikista osallistujista, myös tarkemman kuvan koko tapahtumakokemuksesta. Kasvonilmeitä ja -liikkeitä rekisteröivä kamera paljastaa osallistujien todelliset tunteet.

3. Reaaliaikainen ongelmanratkaisu

Tapahtuman aikaisille ongelmille voi tehdä jotain vasta tapahtuman jälkeen, kun osallistujilta on kerätty palautetta. Sen sijaan keräämällä passiivista dataa reaaliaikaisesti ongelmat pystytään ratkaisemaan saman tien.

Tarkkailemalla osallistujavirran kulkua voi välttää pullonkaulat ja pitkät jonot väkijoukon hallintakeinoilla. Havaitset, mitkä näyttelypisteet tai -alueet eivät vedä yleisöä toivotulla tavalla, jotta voit ohjata väkeä sinnepäin.

4. Alhaisemmat kustannukset

Parasta passiivisessa tapahtumadatassa on, että suurimman osan keruusta voi automatisoida. Kun järjestelmät on saatu kuntoon, ne tekevät töitä taustalla samalla kun itse keskityt tärkeämpiin asioihin.

Automatisointi myös säästää huomattavia summia henkilöstökuluissa. Yksi tiimin jäsen voi automaation tukemana tarkkailla tapahtuman useita osa-alueita, kun aikaisemmin jokaista osa-aluetta varten tarvittiin yksi tiimiläinen.

Passiivisen datan tyypit

Tässä vaiheessa pohdit todennäköisesti, miten passiivista dataa pystyy keräämään. Teknologia on ratkaisu ongelmaan. Käydään seuraavaksi läpi teknisiä apuvälineitä.

1. Kamerat

Meillä kaikilla on sellainen nykyään omassa taskussaan, ja jos käytettävissä ei ole monimutkaisempaa tekniikkaa, kameralla voi tehdä monenlaista. Pelkästään suoratoistamalla tapahtumaa keräät passiivista dataa osallistujista.

2. Kirjautuminen

Hyvä kirjautumissovellus kertoo, keitä tapahtumaan on tulossa, mihin osa-alueisiin he osallistuvat ja millä alueilla he kuljeskelevat. Automaatio tehostaa tätä prosessia.

3. Älymatot

Kulkuväylien edessä voi käyttää askelluksia mittaavia älymattoja, jotka rekisteröivät osallistujien askeleet ja kertovat tarkasti, kuinka monta henkilöä paikalla on.

4. Lämpökartat

Kaikki kerätyt tiedot voi koota yhteen ja muodostaa niistä tapahtuman lämpökartan. Se näyttää tapahtuman suosituimmat alueet ja näyttelypisteet.

5. Kasvojentunnistus

Tekoälyn ohjaamasta kasvojentunnistustekniikasta voi olla monenlaista hyötyä. Sen avulla voi automatisoida osallistujien kirjautumisen, mikroilmeiden analysoinnin ja tapahtuma-aktiviteettien mukauttamisen.

5. Sosiaalisen median analytiikka

Sinulla todennäköisesti on jo käytössäsi sosiaalisen median hallintatyökalu. Sellaisella voit muun muassa ajastaa sosiaalisen median julkaisuja ja saada tarkempaa tietoa osallistujien käyttäytymisestä.

6. Mukana kulkevat välineet

Kun yhä useammat tapahtumat muuttuvat käteisettömiksi, mukana kulkevat välineet, kuten NFC-tunnisteet ja RFID-rannehihnat, keräävät suosiota. Niillä voi myös tarkkailla liikkeitä ja maksutapahtumia.

7. Verkkosivustoanalytiikka

Asenna tapahtumasi verkkosivustolle Google Analytics -lisäosa tai käytä jotakin muuta monista sopivista vaihtoehdoista. Saat joka tapauksessa itsellesi arvokasta tietoa kävijöiden käyttäytymisestä.

8. Wi-Fi-monitorit

Monissa tapahtumissa osallistujilla on käytettävissään ilmainen Wi-Fi-yhteys, joka sekin on tehokas tapa kerätä passiivista dataa. Tarkkaile signaalin vahvuutta ja käyttöä Wi-Fi-monitorointijärjestelmällä.

Miten sinä keräät passiivista dataa?

Nyt kun tiedät enemmän passiivisen datan keräämisestä tapahtumissa, on aika perehtyä tarkemmin eri vaihtoehtoihin. Jotkut ovat kalliimpia kuin toiset, joten valinta määräytyy tapahtumabudjetin mukaan.

Tiedätkö muita tapoja passiivisen datan keräämiseen? Kerro niistä alla olevassa kommenttiosiossa.