8 Tapahtumasuunnittelusivustoa, joiden avulla onnistut ensi kerralla!

Nykyisin kohtaamamme informaatiotulva on valtaisa. Emme ole oikein missään yksin. Voimme nojata alansa asiantuntijoiden kokemuksiin ja hyötyä heidän vinkeistään. Voimme myös löytää helpottavia työkaluja käyttöömme. Tapahtuma-alalla tämä tarkoittaa sopivien tapahtumasuunnittelusivujen löytämistä.

Tapahtuman järjestäminen on kivaa ja antoisaa. Jos olet tehnyt sitä ennenkin, tiedät että se on kuin pitäisi useita hyrriä pyörimässä yhtä aikaa.

Ideointi, varausten koordinointi, myynti, turvallisuusmääräykset ja kaikki muu voi tuntua uuvuttavalta. Oikean sivuston avulla voit helpottaa tätä kaikkea.

Onneksesi olemme tehneet myyräntyötä. Olemme listanneet tähän alle 8 parasta sivustoa tapahtuman suunnitteluun.

Jotkin näistä vaativat rekisteröitymisen. Toiset taas ovat blogeja tai vinkkipankkeja. Kaikki niistä tarjoavat jotakin ajansäästään, tapahtuman levittämiseen ja prosessin yksinkertaistamiseen.

1. Event Marketer: Alan julkaisu

Event Marketer on alan julkaisu, jossa on hurjasti tietoa ja uutisia tapahtumasuunnittelusta.

Riippuen toimintasi suuruudesta osa näistä voi olla irrelevantteja sinulle. Piienellä pintaraapaisulla saat paljon tietoa käsiisi. Event Marketer on luonut kategoriat sekä kuluttajille että yrityksille suunnatuille tapahtumille.

Kaikesta ei tietenkää voi ottaa suoraan mallia. Kahvitauon  viettäminen Event Marketerin parisssa voi kuitenkin olla hedelmällistä ja tuottaa uusia inspiraatioita sinulle.

2. Event Manager Blog: Vinkkejä, e-kirjoja ja mallipohjia

Event Manager Blog on myös alaan liittyvä julkaisu, joka on erityisesti suunnattu uusille toimijoille. Monet heidän e-kirjoistaan ja oppaistaan on suunniteltu lisäämään ruohonjuuritason tietämystä. Jos olet uutena järjestämässä tapahtumia, löydät täältä paljon hyödyllistä tietoa.

Heiltä löytyy loistavat artikkelit kuten Kuinka promota tapahtumaa ilman rahoitusta ja opas tapahtumajärjestäjän hallintatyökaluista.

3. Hootsuite: Sosiaalisen median hallintaan

Emme ole ollenkaan listanneet tähän eri some-alustoja. Ei siksi, etteivätkö ne olisi tärkeitä, vaan siksi, ettemme halua loukata älykkyyttäsi olettamalla, ettet tietäisi niitä jo.

Somen voiman ymmärtäminen ei ole vaikeaa. Sen, miten hallita sosiaalisen median kanaviaan, sen sijaan voi olla. Hyppely Twitterin, Facebookin, LinkedIn:n, Instagramin ja muiden välillä promotaksesi tapahtumaasi voi olla erittäin aikaavievää ja poukkoilevaa.

Hootsuite kuvailee itseään sosiaalisen median kojelaudaksi. Voit linkata ja hallita kaikkia tilejäsi yhden keskitetyn hubin kautta. Voit siis jakaa sisältöä esimerkiksi neljään-viiten tiliin samassa ajassa, kuin normaalisti loisit yhden postauksen.

4. Eventopedia: Löydä tapahtumapaikka

Eventopedian konsepti on on simppeli: voit etsiä sieltä juhla- ja tapahtumapaikkoja kaikkialta maailmasta. Voit helposti vertailla teknisiä tietoja, kuten paikan kapasiteettia ja kulkuyhteyksiä paikan päälle. Voit myös ottaa paikkaan suoraan yhteyttä tehdäksesi varauksen.

Sivulla on myös kasvava ”Supplies”-osio, josta löydät ruoan, juomien ja muiden palvelujen tarjoajia.

5. HubSpot: Markkinointialusta

HubSpot ei ole erityisesti vain tapahtumajärjestäjille, mutta se on erittäin käyttökelpoinen siihenkin.

HubSpot on alusta markkinoinnin automatisointiin, ja siitä löytyy apu aina sähköpostikampanjoista lipunmyynnin järjestämiseen.

Sivusto voi näyttää hiukan pelottavalta alkuun, mutta se on hyvä työkalu asiakkuuksien hallintaan (CRM). Sivustolta löyty ilmaisia käyttöoppaita , joilla voit opiskella käyttöä. On olemassa myös blogi jonka avulla saat enemmän irti HubSpotista.

Jos toimintasi on pienimuotoista, sinulle ehkä riittää ilmaisjäsenyys.

6. Canva: Ilmainen graafisen suunnittelun ohjelma

Tapahtumajärjestäjät harvemmin ovat graafisen suunnittelun ammattilaisia. Nämä kaksi eivät kuitenkaan ole toisistaan irrallisia, sillä asiakkaasi tekevät usein päätöksen silmillään.

Hyvännäköiset markkinointimateriaalit auttavat sinua erottumaan joukosta. Amatöörimäisen näköiset mainokset, julisteet ja sivustot aiheuttavat mielikuvan myös harrastelijatason tapahtumasta.

Canvasta löytyy paljon ominaisuuksia käyttöön myös ilmaiseksi, kuten muokattavia mallipohjia.

Se toimii selainpohjaisesti, ja pääset pitkälle myös ilmaisominaisuuksia käyttäen. Ammattimaisten materiaalien teko ei ole koskaan ollut näin helppoa ilmaiseksi!

Ja vaikka käyttäisitkon graafisen suunnittelun ammattilaista yleensä, saatat törmätä äkilliseen tarpeeseen johon on vastattava heti. Canva pelastaa!

7. MailChimp: Sähköpostimarkkinointi

“Sähköpostimarkkinointi on niin 2009”.

Vai onko?

Sähköpostimarkkinointi on itseasiassa tehokkain tapa tavoittaa asiakkaat monella alalla. Niinkin moni kuin 80% ammattilaisista pitää sitä hyvänä keinona pitää kiinni asiakkaista. Tapahtumajärjestäjä tekee virheen, jos ei kerää vieraidensa sähköpostiosoitteita.

Voit luvata vatstapalvelukseksi alennuksia, erikoistarjouksia tai yksinkertaisesti vain tietoa tulevista tapahtumista. Miten päätätkään aihetta lähestyä, MailChimpillä pääset alkuun ilmaiseksi.

8. Billetto: Myy tapahtumasi liput

Liput voivat olla hankala osuus. Jos teet sen väärin, aiheutat hirmuisen sotkun itsellesi.

Billetto on alusta, jolla on helppoa luoda sivu, myydä liput ja myös mainostaa tapahtumaasi. Ihmiset etsivät Billeton sivulta paikallisia tapahtumia. Lisäämällä omasi varmistat, että se näkyy hakutuloksissa ja kalenterissa.

Billetossa on myös mahdollisuus luoda jatkuvia tapahtumia, kuten kuukausittaiset tapaamiset tai useamman shown sisältävät.

Sinun vuorosi…

Löytämällä oikeat sivustot avuksesi voit yksinkertaistaa prosessiasi paljonkin. Tapahtuman järjestäminen vaatii organisointia, luovaa ajattelua ja paljon kovaa työtä. Oikeiden sivustojen avulla onnistut varmasti!