8 vinkkiä onnistuneen yritystapahtuman järjestämiseen

Sinut on valittu yrityksestänne järjestämään yhtiönne tapahtumaa, mutta on yksi onglma: et tiedä siitä juuri mitään.

Mitä sitten?

Aika on rajallista, eikä sinulla ole nyt mahdollisuutta käydä tapahtumajärjestämisen kurssia. Ja siksi on hyvä, että löydit itsesi lukemasta tätä: tämä on yritystapahtuman järjestämisen ensiapukurssi.

Jatka lukemista saadaksesi tietää miten:

• Määrität tapahtuman päämäärän
• Jaat kaiken helposti hallittaviksi tehtäväkokonaisuuksiksi
• Realistisen budjetin laatiminen
• Valitsen oikean ajankohdan
• Luot aikajanan
• Keräät ympärillesi tiimin
• Löydät tapahtumapaikan
• Markkinoit tapahtumaa

Artikkelin luettuasi tiedät jo paljonkin!

1. Aloita lopusta

Saattaa kuulostaa nurinkuriselta, mutta ei ole.

Alkaessasi järjestää tapahtumaa, voi olla vaarana että jumiudut yksityiskohtiin ja detaljeihin. Onnistuneet projektit tarvitsevat kuitenkin vision ja makrosuunnitelman, ennenkuin se voidaan jakaa pienenpieniin osiin.

Mieti, mitä haluat kollegoidesi ja pomojesi saavan tapahtumalta. Onko se verkostoitumista? Oppia? Ajanvietettä? Kaikkia edellä mainittuja asioita?

Mitä tarkalleen ottaen olet järjestämässä?

Onko se…

• Konferenssi tai seminaari
• Myyntitapahtuma
• Yrityksen virkitystilaisuus
• Pikkujoulut
• Yhteishengen kasvatustapahtuma
• Tuotelanseeraus

Muista määrittää ja palvella kohdeyleisöäsi. Vieraidesi odotukset tapahtumaa kohtaan riippuvat alasta ja tuloluokasta. Aloita siis lopusta, ja laadi hyökkäyssunnitelma sen mukaan.

2. Listaa kaikki osaset ja komponentit

Kun olet luonut yleisajatuksen tapahtumalle, on aika jakaa asioita pienemmiksi. Määrittele tärkeät komponentit ja mitä niiden onnistuminen vaatii.

Riippuen tapahtumasta, tarvitset seuraavia asioita:

• Tapahtumapaikka
• Koristelut
• Ruoat ja juomat
• Viihde
• Markkinointi
• Kuljetus
• Majoitus
• Liput

Muista, että vaikka projekti saattaa tuntua suurelta aluksi, sen hallinta onnistuu, jos saat osa-alueet jaettua riittävän pieniksi, helposti hallitaviksi kokonaisuuksiksi.

Avaa Google Docs ja Sheets ja segmentoi suunnitelma tehtäviksi, ja priorisoi ne kiireellisyysjärjestykseen.

3. Laadi budjetti

Et ehkä ole asemassa, jossa pääset itse päättämään budjettia. Itse asiassa melko harva tapahtumajärjestäjä on.

Ei se mitään. Menet sillä, mitä on käytettävissä. On jopa mahdollista toimia nollabudjetilla, jos muuta ei ole.

Sääntö numero 1 budjetin laadintaan:Ole realisti, ja varaa 10% yllätyksiin.

Kun sinulla on tiedossa, paljonko rahaa on käytettävissäsi, on aika pyytää tarjouksia. Vertaile tapahtumapaikkojen, cateringien, painotalojen ja muiden tarvitsemiesi palvelujen hintoja.

Mitä aiemmin pääset varaamaan, sitä edullisemman hinnan yleensä saat. Muussa tapauksessa saatat joutua tyytymään sellaiseen, joka on saatavilla ajankohtanasi.

4. Valitse päivämäärä

Jos sinulla on mahdollsuus vaikuttaa tapahtuman ajankohtaan ja päivämäärään, se kannattaa tehdä seuraavaksi. Jos tapahtuma on kausiluonteinen, kuten pikkujoulut, vaihtoehdot voivat olla rajalliset. Valintaan vaikuttanee seuraavat tekijät:

• Kenen haluat osallistuvan (ja kauanko he tarvitsevat aikaa)
• Kuinka paljon sinä tarvitset aikaa saadaksesi kaiken kasaan (katso kohta 5)
• Milloin tuotteen tai palvelun lanseeraus tapahtuu
• Milloin tapahtumapaikka on vapaana (katso kohta 6)

Tee päivästä kokemus. Saatat ehkä joutua muokkaamaan jotakin löytäessäsi täydellisen paikan.

5. Luo aikajana

Jokaisella suunnitelmalla on aikajana, ja sellaisen luominen on hyödyllistä. Se voi olla vaikka vain sarja deadlinejä, jotta pysyt aikataulussa.

Sääntö numero 1 aikajanan luomiseen: Jätä aikaa yllättäville myöhästymisille.

On hyvä olla optimisti, mutta yritystapahtumaa järjestäess on parempi olla realisti.

Tässä joitain yllättäviä myöhästymisiä:

• Tapahtumapaikka voi olla tuplabuukattu
• Koristeet voivat olla loppu varastosta
• Catering saattaa myöhästyä
• Painotalot saattavat kirjoittaa yhtiön nimen väärin
• Logistiikka saattaa kohdata yllättäviä ongelmia

On epätodennäköistä, että kaikki nämä tapahtuvat, mutta jo muutama epäonni aiheuttaa sinulle päänvaivaa.

Kannattaa varautua vähän Murphyn lakiin ja jättää sille välejä aikajanalle..

6. Kokoa tiimi

Saatat tarvita apuja luodaksesi menestyksekkään tapahtuman. Vaikka tapahtuma olisikin pieniluontoinen, tiimistä on hyötyä.

Jos budjetti ei anna periksi palkata ketään, koita löytää joku kollega mukaan. Toiset voivat jopa innostua asiasta.

7. Tapahtumapaikan löytäminen

Huolimatta tapahtuman laadusta, tarvitset paikan, johon ihmiset kerääntyvät. Tapahtumapaikan löytäminen voi olla stressaavaa ja haukata suuren osan budjetistasi.

Vertaillessasi erilaisia paikkoja, ota seuraavat asiat huomioon:

• Onko jonotuslista pitkä?
• Onko paikka riittävän suuri osallistujamäärällesi?
• Onko tilassa mediantoistolaitteet, vai pitääkö sinun hoitaa ne paikalle?
• Onko puhelimille kenttää, löytyykö WiFi?
• Kuinka paljon varausmaksu on?
• Mitkä ovat peruutus- ja palautusehdot?

Kuten aiemmin mainitsimme, on hyvä idea varata paikka mahdollisimman pian.

8. Markkinointi

Markkinoinnin järjestäminen riippuu pitkälti siit, minkätyyppistä tapahtumaa olet järjestämässä. Se voi koostua pelkästä sähköpostista kollegoillesi, tai olla täysimittainen mainoskampanja.

Suuremman luokan tapahtumaa luodessa kannattaa muistaa seuraavat asiat:

• Sosiaalisen median postaukset ja mainokset
• Flaijerit ja mainokset
• Blogipostaukset
• Tapahtumalistaussivustot
• Hakukoneoptimointi (SEO)
• Suorat kutsut postitse

Vain sillä on väliä, että saat ihmiset tulemaan paikalle. Kerro heille Mitä, Missä, Milloin.

Yhteenvetona…

Hengitä.

Kaikki tulee menemään hyvin.

Jos ahdistut, tässä sinulle ikiaikainen rentoutumenetelmä käyttöösi:

Kuvittele olevasi Donald Trump.

Kukaan muu ei tiedä niin paljon tapahtumajärjestämisestä kuin sinä.

Onnea matkaan!