Urheilijat ovat lopettaneet kisansa, ja yleisö on poistunut paikalta. Saatat ehkä ajatella, että nyt voi vain ottaa rennosti, mutta se ei pidä paikkansa.
Työt nimittäin jatkuvat vielä sinun osaltasi.
On aika kääriä uudestaan hihat ja alkaa suunnitella jatkotoimia. Tapahtuman jälkeen sinulla on mahdollisuus vahvistaa suhdetta osallistujiin, saada heiltä arvokasta tietoa ja suunnitella tulevia urheilutapahtumia.
Noudattamalla viittä seuraavaa vaihetta saat osallistujista tosifaneja.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
1. Kiitä osallistumisesta
Hyvin onnistuneen tapahtuman jälkeen on aika jakaa kiitoksia,
sillä tapahtuman järjestäminen vaatii monien tahojen panostusta: urheilijat, henkilöstö, sponsorit ja fanit. Kiitosten jakaminen heille on tärkeintä, mitä tapahtuman jälkeen voit tehdä, sillä se vahvistaa ja pitää yllä yhteistyösuhteita.
Varmista ensimmäiseksi, että hyödynnät sosiaalista mediaa. Kiitä siellä kaikkia heti tapahtuman jälkeen. Tviittaa, postaa Instagramissa ja jaa päivitys Facebookissa.
Lähetä osallistujille myös jotakin hieman henkilökohtaisempaa. Lähetä jokaiselle henkilökohtainen kiitoskirje tai -sähköpostiviesti, jos sinulla on siihen aikaa ja resursseja.
Osallistujat
Heitä varten olet koko tapahtuman järjestänyt, joten kiitä heitä tapahtuman onnistumisesta.
Kerro heille viestissäsi muun muun seuraavia asioita:
- Kerro, kuinka mahtava tunnelma tapahtumassa oli.
- Liitä mukaan kuvia ja muuta mediaa tapahtumasta.
- Kerro heille tapahtuman luvuista, sillä urheilufanit rakastavat tilastotietoja.
- Herätä kiinnostusta tulevia tapahtumia kohtaan esimerkiksi alennuksilla.
Urheilijat
Olivatpa he sitten juoksijoita, jalkapalloilijoita tai dartsin pelaajia, juuri heitä yleisö saapui seuraamaan.
Sisällytä viestiisi seuraavia asioita:
- Kiitä urheilijoita heidän upeista suorituksistaan.
- Kerro, kuinka paljon yleisöä paikan päällä oli.
- Kerro, että toivot näkeväsi heidät mukana myös tulevissa tapahtumissa.
Sponsorit
He auttoivat sinua tapahtuman järjestämisessä tarjoamalla tarvittavat resurssit.
Sisällytä viestiisi seuraavia asioita:
- Kiitä heitä osallistumisesta.
- Lähetä heille kaikki mahdolliset osallistuja- ja talousluvut.
- Kerro, että tapahtuma oli mahdollista vain heidän ansiostaan.
- Kerro, että haluat tehdä yhteistyötä heidän kanssaan myös tulevaisuudessa.
Henkilöstö ja vapaaehtoiset
Ilman heidän panostaan tapahtumasta ei olisi koskaan tullut totta.
Sisällytä viestiisi seuraavia asioita:
- Kiitä heitä heidän vahvasta panoksestaan.
- Kerro, että tapahtumasta tuli upea heidän ansiostaan.
- Tarjoa heille kirjallista suositusta heidän seuraavaa tapahtumaansa varten.
- Kerro, että toivot yhteystyön jatkuvan myös mahdollisissa tulevissa urheilutapahtumissasikin.
Vinkki: jos pelkäät kuulostavasi liian yleisluontoiselta, tutustu näihin luoviin tapoihin kiittää osallistujia.
2. Käytä sosiaalista mediaa myös tapahtuman jälkeen
Kun olet julkaissut tviittejä ahkerasti tapahtuman aikana, ei kannata lopettaa myöskään sen jälkeen. Koska kyseessä on urheilutapahtuma, julkaisut ovat erittäin tärkeitä.
Kaikki urheilutapahtumat tarvitsevat sosiaalista mediaa, sillä sen avulla fanien on helppo pysyä ajan tasalla.
Sisältöjen on oltava julkaisuvalmiina heti tapahtuman jälkeen, jotta fanit pääsevät kertaamaan tapahtuman parhaita paloja.
Voittomaalivideon jakamisesta voi hyvinkin riittää fanien keskuudessa juttua useiksi viikoiksi.
Käytä julkaisuissa vapaasti luovuuttasi:
- Valmistele urheilijoiden haastatteluja ja jaa niitä.
- Luo infografiikoita.
- Kutsu paikallinen sanomalehti tai radioasema kertomaan tapahtumastasi.
Se on samalla erinomainen mahdollisuus lisämainontaan. Nyt on myös oikea aika myydä oheistuotteita, sillä fanit ostavat niitä enemmän silloin, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa.
Hyödynnä tämä tilaisuus ja markkinoi samalla seuraavaa tapahtumaasi. Jos kalenteriisi on jo merkitty seuraava ottelu, kerro yleisölle missä ja milloin se järjestetään.
3. Kerää palautetta
Palaute on äärimmäisen tärkeää tulevien tapahtumien kehittämisen ja suunnittelun kannalta.
Kerää palautetta sekä osallistujilta että urheilijoilta, sillä kaksi eri näkökulmaa auttaa kehittämään tapahtumaa paremmin.
Kysy seuraavia peruskysymyksiä:
- Mikä tapahtumassa onnistui mielestäsi hyvin?
- Viihdyitkö tapahtumassa?
- Mitä sinun mielestäsi voisi tehdä vielä paremmin?
- Mitä toivoisit tulevilta tapahtumilta?
Kysy myös tarkempia kysymyksiä, jotta saat oman toimintasi kannalta olennaisia vastauksia. Suunnittele omat kysymykset osallistujille ja urheilijoille.
Osallistujilta voi kysyä esimerkiksi seuraavia asioita:
- Mitä mieltä olit tapahtumapaikasta?
- Millainen näkyvyys istumapaikaltasi oli?
Urheilijoilta taas voi kysyä seuraavanlaisia kysymyksiä:
- Mitä mieltä olit pukuhuoneista?
- Saitko kaiken, mitä tarvitsit hyvään suoritukseen?
Tämä on tilaisuus saada palautetta sinulle tärkeistä asioista, mikä auttaa tekemään tulevista tapahtumistasi entistä parempia.
Vinkki: tässä oppaassa mainitut maksuttomat kyselytyökalut helpottavat palautteen keräämistä.
4. Arvioi
Kun kaikki on sanottu ja tehty, on aika arvioida tapahtuman onnistumista.
Keskustele avoimesti tiimisi kanssa, jotta saat tietää mahdollisista piilevistä ongelmista ja kuulet uusia ideoita.
Pohdi, mitä halusit saavuttaa ja mitkä tavoitteesi olivat. Miten hyvin tavoitteesi täyttyivät?
Oliko tavoitteesi myydä tuhat lippua? Kuinka monta loppujen lopuksi myit?
Jos lipunmyynti jäi tavoitteesta, selvitä, mitä kehitettävää siinä palautteen perusteella olisi. Tee kehityssuunnitelma palautteen perusteella.
Ehkä myit lippuja odotettua enemmän. Hyvää työtä! Selvitä seuraavaksi, millaisia toiveita ihmisillä on tulevaa varten. Luo suunnitelma, miten aiot näitä ideoita hyödyntää.
Pohdi logistiikkaan liittyviä haasteita ja sitä, mikä meni hyvin ja mikä taas vähän huonommin. Sopiko tapahtumapaikka tarkoitukseesi? Tee suunnitelma, miten näitä asioita voi kehittää seuraavalla kerralla.
Jokaisesta tapahtumasta oppii jotakin uutta, ja nyt on aika hyödyntää saadut opit.
Vinkki: tämä opas auttaa arvioimaan tapahtuman niin, että kaikki tärkeimmät asiat ja yksityiskohdat tulevat käydyksi läpi.
5. Suunnittele seuraavaa tapahtumaasi
Olet paljon aiempaa viisaampi ensimmäisen onnistuneen tapahtumasi jälkeen. Tässä vaiheessa on aika siirtää kaikki opitut asiat käytäntöön.
Palautteen ja arvioinnin perusteella olet tunnistanut olemassa olevat ja potentiaaliset ongelmakohdat. Uusien näkökulmien kautta voit tehdä seuraavasta tapahtumastasi isomman ja paremman.
Sen ei tarvitse olla täydellinen, mutta aina voi päästä vähän lähemmäs täydellisyyttä.
Vinkki: nämä tapahtumasuunnittelun verkkosivustot auttavat sinua seuraavan tapahtumasi kanssa.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Jaa kysymyksesi ja kokemuksesi
Jäikö jotain tärkeitä jatkotoimia kokonaan käsittelemättä? Kerro meille siitä alla olevassa kommenttiosiossa.
Jos sinulla on kokemusta urheilutapahtuman jälkeisistä toimenpiteistä, kerro meille siitä!
Vastaa