Esityksen suunnittelun 9 selkeää vaihetta

Live-esiintymiset näyttävät usein niin vaivattomilta, että on helppo unohtaa, kuinka paljon työtä niiden eteen on tehty.

Vaikka lavalla olisi vain yksi muusikko, puhuja tai koomikko, esityksen takana on kokonainen tuotantotiimi.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten tuotantotiimin saa toimimaan niin sujuvasti, että esityksessä mikään ei mene pieleen. Huonosti toteutetussa esityksessä ei nimittäin ole mitään viihdyttävää.

Poikkeuksena ehkä The Play That Goes Wrong.

Artikkelissa kerrotaan tarkemmin seuraavista aiheista:

• Ohjelmapalvelun (ja suoraan varaamisen) hyödyt ja haitat
• Etukäteen selvitettävät säännöt
• Budjetin laatiminen
• Oman tiimin rakentaminen
• Viivästysten hoitaminen
• Sopivan tapahtumapaikan löytäminen ja valmisteleminen
• Äänentoiston ja valaistuksen tarkistaminen

Aloitetaan saman tien.

1. Ohjelmapalvelu vai suoraan varaaminen

Sinun on päätettävä, millä tavalla haluat varata esiintyjän tapahtumaasi, sillä vaihtoehtoja on kaksi: varaus ohjelmatoimiston kautta tai suoraan.

Kummassakin tavassa on omat hyötynsä ja haittansa, joita käsitellään tarkemmin seuraavaksi.

Ohjelmapalvelun käyttämisen hyödyt

Ohjelmapalvelu on hyvä vaihtoehto silloin, jos et tarkkaan tiedä, mitä haluat.

Ohjelmapalvelut

• auttavat löytämään tapahtumaasi sopivan esiintyjän
• etsivät korvaavan esiintyjän peruutuksen sattuessa
• auttavat markkinoinnissa omalla markkinointitiimillään
• palkkaavat ja tekevät työsopimuksen asianmukaisesti.

Ohjelmapalvelut siis toimivat ammattimaisesti (useimmiten).

Ohjelmapalvelun käyttämisen haitat

Ohjelmapalvelussa työskentelee enemmän ihmisiä, mikä lisää kustannuksia.

Ohjelmapalvelut

• lisäävät omat kulunsa esiintyjän palkkion päälle
• lähettävät korvaavan esiintyjän lyhyelläkin varoitusajalla
• toimivat välikätenä, mikä saattaa viivästyttää kommunikaatiota.

Kuten sanonta kuuluu, mitä useampi kokki, sitä huonompi soppa.

Vinkki: The Unsigned Guide on Ison-Britannian kattavin hakemisto täynnä nousevia esiintyjiä ja artisteja.

Suoraan varaamisen hyödyt

Jos ohjelmapalvelut tuntuvat liian byrokraattisilta, esiintyjän voi aina varata myös suoraan.

Suoraan varaamalla

• saat juuri haluamasi esiintyjän
• saatat päästä halvemmalla, sillä mitään välikäsiä ei ole
• kommunikaatio ennen esitystä on helpompaa ja selkeämpää.

Säästyt siis ylimääräiseltä vaivalta, sillä sinun ei tarvitse asioida ”ylimääräisten” tahojen kanssa.

Suoraan varaamisen haitat

Ohjelmapalvelujen ohittamisessa on myös omat huonot puolensa.

Suoraan varaamalla

• et välttämättä saa paikalle toista esiintyjää peruutuksen sattuessa
• olet vastuussa kaikista sopimuksista.

Suoraan varaaminen on siis riskialttiimpaa, mutta voi myös osoittautua hyödylliseksi valinnaksi, jos valmistaudut huolellisesti.

2. Sääntöjen määritteleminen

On hyvä määritellä valmiiksi säännöt, kumman tahansa vaihtoehdon sitten valitsetkin.

Esiintyjän tai ohjelmapalvelun kanssa kannattaa keskustella etukäteen seuraavista asioista:

• Kuinka monta lämmittelijää tarvitaan (jos yhtäkään)
• Esityksen kesto (lämmittelijät mukaan luettuna)
• Kielenkäytön ja aihepiirien rajoitukset
• Hinnoittelu (kiinteä summa tai prosenttiosuus ovi-/baarimyynnistä)
• Vastuuvakuutus

Sääntöjen kanssa ei koskaan voi olla liian varovainen, sillä ne auttavat pitämään kaikkien osapuolten odotukset realistisina.

Huomautus:lataa tämä muistilista, jossa käydään läpi esiintyjän kanssa keskusteltavat asiat.

3. Budjetin laatiminen

Älä koskaan arvaile budjettiasi, sillä siitä ei seuraa mitään hyvää.

Ole budjettia laatiessasi mahdollisimman tarkka ja realistinen. Käytä apunasi samankaltaisia esityksiä.

Ota yhteyttä ja soita kaikille niille tahoille, joita tapahtumaa varten tarvitset: esiintyjät, tapahtumapaikka ja pitopalvelut. Yritä saada tarkka tarjous mahdollisimman monelta.

Vertaile sen jälkeen hintoja ja laadi budjettisi. Varaudu myös mahdollisiin yllättäviin kuluihin, sillä sellaisia tulee varmasti.

Lisäksi on hyvä hankkia lipunmyyntijärjestelmä, joka raportoi tietoja reaaliajassa. Tästä aiheesta lisää myöhemmin. Sillä tavalla pystyt mukauttamaan budjettiasi myytyjen lippujen perusteella.

4. Asiantuntevan tiimin palkkaaminen

Sujuvan tapahtuman järjestäminen vaatii runsaasti työntekijöitä. Mitä useampi henkilö tapahtuman parissa työskentelee, sitä parempia ideoita voi syntyä.

Rekrytoi työntekijä

• ottamaan yhteyttä eri medioihin
• markkinoimaan tapahtumaa sosiaalisessa mediassa
• hoitamaan lippujen ennakkomyynti
• pitämään huolta tekniikasta
• myymään lippuja ovella illan aikana

Voit palata tähän kohtaan uudelleen siinä vaiheessa, kun suunnitelmasi esityksen varalle on valmis (katso 5. kohta).

5. Mahdollisten viivästymisten hoitaminen

Budjetissa ja ajanhallinnassa kaikenlaiset yllätykset ovat mahdollisia, sillä niissä on monia sellaisia tekijöitä, joihin ei itse voi vaikuttaa.

Esiintyjä saattaa esimerkiksi jäädä jumiin liikenneruuhkaan matkalla tapahtumapaikalle. Samalla tavalla voi käydä myös pitopalvelulle tai kenelle tahansa muulle tapahtuman kannalta korvaamattomalle henkilölle.

Yksi asia, johonkin kuitenkin voit vaikuttaa, on valmistautuminen. Tee varasuunnitelma, jotta yleisö ei pääse ikävystymään odottelun aikana.

6. Sopivan tapahtumapaikan valitseminen

On hyvä, jos tapahtumapaikka soveltuu järjestämäsi tapahtuman tyyliin. Toisaalta voi joskus olla hyväkin asia tehdä epätavallisia valintoja.

Tapahtumapaikan on oltava

• helposti saavutettavissa ja julkisen liikenteen ulottuvilla
• riittävän suuri odotetulle osallistujamäärälle
• tapahtuman henkeen ja tyyliin sopiva
• palveluiltaan ja tiloiltaan riittävä
• budjettiisi sopiva.

Ei siinä kuitenkaan vielä kaikki. Tapahtumapaikka ja lava on valmisteltava esiintyjää varten.

Vinkki:The Gig Guide -palvelusta löydät kattavan valikoiman Ison-Britannian live-esiintymisiin sopivista tapahtumapaikoista.

7. Tapahtumapaikan valmisteleminen

Yleisön sijoittelu vaikuttaa suuresti siihen, miten hyvin esiintyminen menee.

Rock-konsertin aikana jutteleminen ei onnistu, mutta stand-up-ilta taas voi vaatia yleisön osallistumista.

Kaksi tavallisinta istumapaikkojen sijoittelutapaa ovat kabaree (pöytien ympärillä) ja teatteri (istuinrivistöt). Ensimmäinen tapa on parempi silloin, jos on odotettavissa, että tapahtuma ei ole loppuunmyyty. Paikka nimittäin näyttää sillä tavalla täydemmältä.

Yleisön saa istumaan lähemmäs lavaa merkitsemällä takarivit varatuiksi. Varattu-kyltit voi poistaa illan aikana siinä vaiheessa, kun eturivit ovat täyttyneet.

Varmista vielä, että yleisöllä on riittävästi tilaa liikkua. Pitkien istuinrivien keskellä pitää sen takia olla käytävä.

Lava on tietenkin illan keskipiste, joten sen on oltava istuinpaikkoja ylempänä. Ainoa poikkeus tästä on amfiteatteri.

Jos varaamassasi tapahtumapaikassa ei ole varsinaista lavaa ollenkaan, yritä hankkia sellainen. Väliaikaisen lavan vuokraaminen on edullista, ja pystyttäminen vie vain 10 minuuttia.

8. Lavan valaistuksen järjestäminen

Lava on esiintyjälle tärkeä asia, mutta niin on kunnollinen valaistuskin. Sääntöön on toki poikkeuksiakin, kuten hämyisesti valaistu jazz-musiikin ilta.

Oletetaan tässä tapauksessa kuitenkin, että esitys on illan keskipiste eikä pelkkää taustakohinaa. Lava on valaistava hyvin kohdevaloilla.

Keskustele tapahtumapaikan henkilöstön tai tekniikkatiimisi kanssa ja varmista, että lavan valaistus on kunnossa. Esiintyjän on oltava koko ajan yleisön näkyvillä, jos hän liikkuu ympäri lavaa.

Tapahtumapaikan päävalaistus on voitava himmentää juuri ennen esityksen alkua, sillä se on yleisölle merkki ohjelman alkamisesta.

Vinkki:The Stage -sivustolla on kattava listaus Isossa-Britanniassa toimivista lavalavaistuspalveluista.

9. Äänentoistojärjestelmän tarkastaminen

Esityksen kannalta ääni on aivan yhtä tärkeä kuin valaistus. Jos tapahtumapaikassa ei ole omaa äänentoistojärjestelmää, sinun on hankittava sellainen.

Mikrofonivalinta määräytyy esityksen mukaan. Muusikot pitävät usein enemmän langattomista mikrofoneista ja puomillisista mikrofonitelineistä, kun taas koomikot suosivat mieluiten suoria mikrofonitelineitä. Näyttelijät tai puhujat ehkä toivovat, että mikrofoni kiinnitetään heidän vaatteisiinsa, jotta heidän on helppo liikkua ympäriinsä.

Äänentoistojärjestelmässä on oltava kaiutin kummallakin puolella lavaa ja monitorit esiintyjät edessä. Kaiuttimet yleisön takana ovat vapaaehtoiset mutta ehkä tarpeelliset suuremmissa esityksissä.

Varmista, että sinulla on kaikesta varakappaleita, sillä mikrofonit ja virtajohdot saattavat lakata toimimasta juuri pahimmalla mahdollisella hetkellä.

Vinkki:The Stage -sivustolla on kattava listaus Isossa-Britanniassa toimivista äänentoistojärjestelmien toimittajista.

Oletko valmis aloittamaan lipunmyynnin?

Esiintyjä ja tapahtumapaikka on hankittu. Istumapaikat ovat järjestyksessä. Valaistus ja äänenlaatu on tarkastettu.

Seuraavaksi on aika houkutella yleisö paikalle.

Varmista, että esityksesi on mukana Billetton kaltaisilla tapahtumasivustoilla, jotta kaikki saavat tietää siitä!

Onnea matkaan!