Freelance-tapahtumasuunnittelijaksi ryhtyminen: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Omien tapahtuminen järjestäminen voi olla hyvin antoisaa, mutta miten pitäisi toimia, jos haluaa kokeilla siipiään freelance-työn maailmassa?

Freelance-tapahtumasuunnittelija voi ansaita 25 – 100 dollaria tunnissa tai 10 – 15 % tapahtuman budjetista työkokemuksen mukaan.

Palkkasi riippuu osaamisestasi ja neuvottelutaidoistasi. Miten ryhtyä tapahtumasuunnittelijaksi ilman aiempaa kokemusta?

Tässä artikkelissa käydään läpi kaikki tarvittavat asiat,

kuten seuraavat aiheet:

• Mitä freelance-tapahtumasuunnittelija tekee?
• Freelance-työn edut
• Millaista osaamista menestyminen edellyttää?
• Miten saada ensimmäinen tapahtumasuunnittelukeikka?

Oletko valmis? Aloitetaanpa.

Mitä freelance-tapahtumasuunnittelija tekee?

Freelance-tapahtumasuunnittelija joutuu toimimaan monenlaisissa eri rooleissa. Saatat myös joutua toimimaan monenlaisissa rooleissa itse, jos sinulla ei ole tiimiä tukenasi.

Tavallisimpia työtehtäviä ovat muun muassa seuraavat:

• Tapahtumamahdollisuuksien etsiminen markkinoita tutkimalla
• Sopivien tapahtumapaikkojen etsiminen
• Yhteistyösuhteiden rakentaminen palveluntuottajien kanssa
• Yhteistyön tekeminen tapahtumapaikan ja sen henkilöstön kanssa
• Liiketoiminta- ja markkinointisuunnitelmien laatiminen
• Aikataulun ja budjettikehysten laatiminen
• Tapahtumien markkinointi sekä Internetissä että sen ulkopuolella
• Tapahtumapaikan valmistelu sopivilla kylteillä
• Markkinointimateriaalin suunnittelu ja tulostus
• Tapahtumalogistiikan koordinointi
• Palautteen kerääminen kaikilta osallistujilta tapahtuman jälkeen

Työtehtäviisi saattaa kuuluvia myös seuraavia asioita sen mukaan, millaisia tapahtumia suunnittelet:

• Puhujien etsiminen ja palkkaaminen
• Esiintyjien varaaminen (joko suoraan tai toimiston kautta)
• Yhteydenpito pitopalveluihin ja niiden palkkaaminen
• Vapaaehtoisten rekrytointi ja koulutus
• Teknisten laitteistojen tilaaminen
• Sponsorien kontaktoiminen

Mitä etuja on freelance-tapahtumasuunnittelijana toimimisesta?

Monet karsastavat freelance-työtä sen epävarman luonteen takia. Vaikka se osittain on totta, freelancerina toimimiseen liittyy myös monia merkittäviä etuja.

Tässä niistä muutamia:

• Voit tehdä kaikki päätökset itse.
• Työajat ovat joustavat.
• Voit päättää omista taksoistasi.
• Pääset järjestämään monia erilaisia tapahtumia.

Vinkki: tässä artikkelissa pureudutaan syvemmin kaikkiin näihin etuihin.

Millaista osaamista ja koulutusta tarvitaan?

Freelancerina ei tarvita mitään virallista pätevyyttä, mutta asiakkaiden tyytyväisyys edellyttää kuitenkin monipuolista osaamista.

Alla luetellaan muutamia tärkeimpiä taitoja, joita freelance-tapahtumasuunnittejan on hyvä osata:

• Organisointi ja ajanhallinta
• Yksityiskohtaisuus
• Budjetointi
• Viestintä
• Johtajuustaidot
• Verkostoituminen
• Myyntityö ja neuvotteleminen
• Asiakaspalvelu
• Tekninen osaaminen
• Tapahtumien yleistuntemus

Jos et ole varma, miten hankkia näitä taitoja, osallistu esimerkiksi tapahtumasuunnittelun kursseille, joita on lyhyistä viikonloppukursseista kokonaisiin yliopistotutkintoihin.

Vinkki: tapahtumasuunnittelun kursseja käsittelevässä oppaassa perehdytään tarkemmin erilaisiin kouluttautumisvaihtoehtoihin.

Miten saada töitä freelance-tapahtumasuunnittelijana?

Tuhannen taalan kysymys kuuluu, miten löytää töitä, jolla saada laskut maksettua. Onneksi vaikuttavan ja vakuuttavan ansioluettelon rakentamiseen on olemassa useita keinoja.

1. Tarkkaile muita tapahtumasuunnittelijoita

Pyörää ei tarvitse keksiä joka kerta uudelleen, sillä voit ottaa mallia menestyvistä tapahtumasuunnittelijoista. Yritä päästä töihin tällaiselle ammattilaiselle oppimaan alan saloja.

Jos kuitenkin haluat päästä alkuun omin voimin, voit tutustua heihin työn ulkopuolella ja kysellä heiltä enemmän toimialasta ja markkinoista.

Vinkki: voit käyttää apuna alalle pääsemiseen LinkedInin tapahtumasuunnittelijoille tarkoitettuja ryhmiä.

2. Aloita paikallisesti

Tapahtumasuunnittelijana on hyvä aloittaa omilla kotiseuduilla. Voit ilmoittautua vapaaehtoiseksi paikallisiin hyväntekeväisyysjärjestöihin tai tutkia sosiaalisesta mediasta, milloin ystäväsi viettävät syntymäpäiviään.

Selvitä, onko joku tuttusi tai lähiseuduilla asuva järjestämässä kokoontumista, ja tarjoudu avuksi. Rikastumaan ei tällä tavalla pääse, mutta saat täytettä ansioluetteloosi ja pääset näyttämään kykysi.

3. Aloita pienistä tapahtumista

On parasta lähteä liikkeelle pienemmistä ympyröistä ja siirtyä vähitellen isompiin. Jos tartut aluksi liian vaativaan haasteeseen, on vaarana, että urasi tapahtumasuunnittelija päättyy alkuunsa.

Pienissä tapahtumissa on vähemmän riskejä ja stressiä. Niiden avulla sinun on helpompi tunnistaa omia heikkouksiasi ja vahvuuksiasi ja kehittää niitä paremmiksi.

4. Erikoistu tietyntyyppisiin tapahtumiin

Tapahtumasuunnittelussa kilpailu on kovaa, joten on järkevää valita oma erikoistumisalueensa, kunhan on ensin päässyt alkuun.

Kun onnistut brändäämään itsesi tietynlaisiin tapahtumiin erikoistuneeksi suunnittelijaksi, on helpompi saada uusia töitä, sillä olet asiakkaiden silmissä ammattimaisempi.

Vinkki: tässä artikkelissa esitellään tarkemmin tapahtumasuunnittelun eri osa-alueita ja kerrotaan erikoistumisesta.

5. Verkostoidu, verkostoidu, verkostoidu

Tapahtumasuunnittelu on hyvin sosiaalinen ala, joten oman verkoston rakentaminen vaatii hyviä sosiaalisia taitoja. Tulet tekemään yhteistyötä esimerkiksi tapahtumapaikkojen, palveluntarjoajien, vaikuttajien, osallistujen ja monien muiden tahojen kanssa.

Myös tapahtumasuunnittelijoiden omista verkostoitumistapahtumista voi olla monenlaista hyötyä. Käy esimerkiksi osoitteessa Meetup.com tai jollakin muulla vastaavalla sivustolla ja tarkista, missä tapahtumasuunnittelijoiden seuraava kokoontuminen järjestetään.

6. Markkinoi brändiäsi

Vaikka tapahtumien mainostaminen on tärkeää, yhtä olennaista on markkinoida omaa henkilökohtaista brändiä. Luo itsellesi viralliset kotisivut ja rekisteröi omat sosiaalisen median tilit suosituimmilla alustoilla.

Voit myös listautua Keltaisten sivujen tapaisiin verkkosivuihin sekä tapahtumasuunnittelijoiden virallisiin rekistereihin. Potentiaaliset asiakkaat löytävät sinut sillä tavalla helpommin, kun he haluavat järjestää tapahtumia.

Oletko valmis ryhtymään toimeen?

Kun nyt olet saanut paremman käsityksen siitä, mitä kaikkea freelance-tapahtumasuunnittelijan työhön kuuluu, on aika ryhtyä tuumasta toimeen.

Blogistamme saat paljon hyödyllistä lisätietoa, jonka turvin lähteä ensimmäistä tapahtumaa suunnittelemaan.

Kerro meille kommenteissa, oletko jo toiminut freelancerina ja millaisia kokemuksia sinulla on ollut.