Hyväntekeväisyystapahtuman suunnitteleminen: 10 tärkeintä vaihetta

Hyväntekeväisyystapahtuman järjestäminen on aihe, josta kysytään paljon. Mikä tekee hyväntekeväisyystapahtumista niin haastavia?

Niiden järjestäjät joutuvat miettimään kaikkia samoja asioita kuin muidenkin tapahtumien järjestäjät, mutta se ei vielä riitä.

Huomioon on otettava paitsi budjettirajoitukset ja varainkeruutavoitteet, myös se, että kaikilla tapahtumaan osallistujilla on samat toiveet ja tavoitteet.

Ei pelkästään riitä, että pyytää ihmisiä lahjoittamaan rahaa hyvään tarkoitukseen, sillä he haluavat myös kokea uusia asioita, tulla nähdyksi ja tuntea itsensä erityiseksi.

Tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin seuraavista aiheista:

• Tapahtuman tarkoituksen määritteleminen
• Mitattavan tavoitteen asettaminen
• Realistisen budjetin laatiminen
• Kohdeyleisön löytäminen
• Houkuttelevan teeman luominen
• Teemaan sopivan paikan ja yhteistyökumppanien löytäminen
• Työntekijöiden ja lahjoittajien kokoaminen
• Lahjoitusten vastaanottaminen

Aiheita on paljon, joten käydään suoraan asiaan.

1. Tapahtuman tarkoituksen määritteleminen

Aloita määrittelemällä yksi tai useampia tavoitteita. Työskentelet järjestelmällisemmin, jos aloitat pohtimalla, mikä tapahtumasi tarkoitus on.

Useimpien hyväntekeväisyystapahtumien tavoite on tietenkin kerätä rahaa hyvään tarkoitukseen, mutta toiveena voi olla myös tietoisuuden lisääminen tai uusien ihmisten tavoittaminen.

2. Mitattavan tavoitteen asettaminen

Kun tapahtuman tarkoitus on määritetty, seuraavaksi on asetettava mitattava tavoite. Se voi liittyä esimerkiksi

• rahan keräämiseen
• myytyihin lippuihin
• hankittuihin jäseniin
• luotuihin yhteistyösuhteisiin
• hankittuihin sponsoreihin
• tietoisuuden lisäämiseen.

Tärkeintä on, että määritetty tavoite on järkevä, jotta tiedät, oliko tapahtumasi onnistunut vai ei.

Järkevät tavoitteet ovat

• Tarkkoja
• Mitattavia
• Saavutettavia
• Realistisia
• Ajankohtaisia

Lisäksi on tärkeää luoda aikataulu tapahtuman suunnittelulle ja tavoitteiden saavuttamiselle.

3. Realistisen budjetin laatiminen

Vanhan sanonnan mukaan raha tulee rahan luoksi. Kliseisyydestään huolimatta sanonta pitää täysin paikkansa.

Käytä hyväntekeväisyystapahtumasi budjetin luomiseen laskentataulukkoa ja pidä se ajan tasalla. Aluksi budjetti on vain karkea arvio, mutta tarkentuu vähitellen tapahtuman löytäessä muotonsa.

Budjetti auttaa hahmottamaan, kuinka paljon rahaa on varattava seuraaviin tarkoituksiin:

• Viihde
• Ruoat ja juomat
• Markkinointi
• Turvallisuus
• Henkilökunta
• Kuljetus
• Sähköt, vesi yms.
• Palveluntarjoajat
• Tapahtumapaikka

On tärkeää jättää itselleen puskuria yllättävien kulujen varalle.

Lue lisää kulujen karsimisesta täältä.

4. Kohdeyleisön löytäminen

Sinun on päätettävä, keille tapahtuma on tarkoitettu. Tapahtuman kohdeyleisön määrittäminen on tärkeää, sillä se vaikuttaa moniin muihin päätöksiin.

Ota huomioon esimerkiksi kohdeyleisön ikä, sukupuoli, tausta, ammatti ja kiinnostuksenkohteet.

Kun kohdeyleisö on selvillä, tiedät myös,

• millainen teema heihin vetoaa
• miten tapahtumaa kannattaa markkinoida
• millaiset lahjoittajat tapahtumaan sopivat
• millaista viihdettä tapahtumaan on järjestettävä.

Mieti kohdeyleisöä aina, kun epäröit jonkin tapahtumaan liittyvän asian suhteen.

5. Tiimin kokoaminen

Mitä enemmän auttavia käsiä on, sitä helpompaa työ on. Siksi logistiikkaa varten kannattaa koota oma tiimi. Jos mahdollista, yritä saada isänniksi paikallisia julkkiksia tai varakkaita lahjoittajia.

6. Tapahtuman teeman määrittäminen

Hyväntekeväisyystapahtuman teema on tärkeimpiä ihmisiä houkuttelevia tekijöitä. Valitse teema hyväntekeväisyyskohteesi ja tavoitellun yleisön mukaan.

Entä jos ideat loppuvat kesken?

Muista, että hyväntekeväisyystapahtuman ainoa ero mihin tahansa muuhun tapahtumaan verrattuna on, että mukana on hyväntekeväisyyselementti. Hae inspiraatiota muista tapahtumista ja pohdi, voisivatko ideat toimia omassa tapahtumassasi.

Alla on muutamia vinkkejä, joilla voit päästä alkuun:

• Sinkkujen ilta
• 5 km:n kaupunkijuoksutapahtuma
• Naamiaiset
• Konsertti
• Komediailta

Teema vaikuttaa sekä budjettiin että tapahtumapaikan valintaan, joten päätös on tehtävä huolellisesti.

7. Tapahtumapaikan löytäminen

Kun olet keksinyt teeman, on löydettävä tapahtumalle sopiva paikka. Paikkaan on mahduttava saman verran osallistujia kuin toivot houkuttelevasi paikalle mutta sen on myös oltava budjetin mukainen.

Tapahtumapaikoista neuvotellessasi voit hyödyntää sitä tosiasiaa, että olet järjestämässä hyväntekeväisyystapahtumaa. Monet voivat tarjota paikan vuokrasta alennusta tai jopa antaa sen käyttöösi täysin ilmaiseksi.

Selvitä etukäteen,

• kuinka paljon paikan vuokraaminen maksaa
• mitä hintaan sisältyy
• kuinka paljon ihmisiä paikkaan mahtuu
• onko hinnasta mahdollista saada alennusta.

Muista, että paikan ei tarvitse olla perinteinen. Riittää, että se on tapahtumaasi sopiva. Stand-up-illan voi hyvin järjestää vaikkapa lentokonehallissa, kunhan sinne saa istuimia ja äänentoistojärjestelmän.

8. Sponsorien hankkiminen

Hyväntekeväisyystapahtuman tarkoitus on kerätä lahjoituksia, joista suurin osa saadaan tapahtuman osallistujilta.

Mikään ei kuitenkaan estä myös hankkimasta sponsoreita.

Kun tavoite, budjetti, tiimi, teema ja tapahtumapaikka on selvillä, voit alkaa lähestyä potentiaalisia yhteistyökumppaneita.

Etsi yrityksiä, jotka sopivat teemaasi ja haluavat tavoittaa kohdeyleisösi. Kannattaa aloittaa yrityksistä, jotka jo valmiiksi sponsoroivat hyväntekeväisyystapahtumia seudullasi.

Lue lisää sponsorien hankkimisesta hyväntekeväisyystapahtumaan täältä.

9. Lahjoitusten vastaanottaminen

Hyväntekeväisyystapahtuman lahjoituksia voi ottaa vastaan monella eri tavalla. Voit keskittyä vain jonkin tietyn tavan markkinointiin tai tarjota osallistujille useita vaihtoehtoja.

Sopivia tapoja voivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Lipunmyynti
• Oheistuotteiden myynti
• Tekstiviestillä lahjoittaminen
• Arpajaiset

Etsi lipunmyyntijärjestelmä, joka on helppokäyttöinen ja toimii kaikilla alustoilla. Tee tapahtumaan rekisteröitymisestä mahdollisimman helppoa.

10. Palveluntarjoajien valitseminen

Jos olet päättänyt järjestää esimerkiksi illalliskutsut, tapahtumaan on saatava mukaan yhteistyökumppaneita. Käytä apuna tapahtuman teemaa ja kohdeyleisöä.

Saatat tarvita esimerkiksi seuraavia yhteistyökumppaneita:

• Ruokapalvelut
• Valokuvaajat
• Mediasuunnittelijat
• Laitteistovuokraus

Kuten tapahtumapaikoistakin, myös yhteistyökumppaneilta ja palveluntarjoajiltakin voi saada alennuksia. Ehkä saat mukaan yhteistyökumppaneita, jotka ovat työskennelleet hyväntekeväisyyden parissa aiemminkin.

CharityComms-palvelussa on erinomainenlistaus hyväntekeväisyyteen soveltuvista palveluntarjoajista.

Ja lopuksi

kaikki palaset on saatava sopimaan yhteen. Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla

• mitattavat varainkeruutavoitteet
• realistinen tapahtumabudjetti
• kohdeyleisö
• teema
• tapahtumapaikka ja viihdettä
• oma tiimi ja sponsorit
• yhteistyökumppaneita ja lippuja.

Sinun on varmistettava, että jokainen työskentee yhdessä ja kaikki sujuu hyvin. Tee tapahtumasta pohjapiirros ja käy logistiikka läpi muutamia kertoja etukäteen.

Viesti selkeästi tiimisi, sponsoriesi, tapahtumapaikan ja palveluntarjoajien kanssa. Tee varasuunnitelmia siltä varalta, että jotain menee pieleen viime hetkellä.

Onnea ja menestystä hyväntekeväisyystapahtumallesi! Kerro kommenttiosiossa, jos luettelosta mielestäsi puuttuu jotakin.