Jos olet järjestämässä varainkeruutapahtumaa hyvää tarkoitusta varten, olet juuri oikeassa paikassa. Tässä kattavassa oppaassa kerrotaan nimittäin kaikki, mitä onnistuneeseen hyväntekeväisyystapahtumaan tarvitaan.
Siinä käydään läpi seuraavat aiheet:
- Miten ottaa kaikki irti suunnitteluvaiheesta
- Tapoja, joilla hyväntekeväisyystapahtumaa voi markkinoida ilmaiseksi
- Miten toimia tapahtumapäivänä
- Miten saada vieraista lahjoittajia tapahtuman jälkeen
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
1. Hyväntekeväisyystapahtuman suunnitteleminen
Hyväntekeväisyystapahtumat ovat hankalimmin järjestettäviä tapahtumia, sillä huomioon on otettava kaikki muissakin tapahtumissa tärkeät asiat mutta samalla on tuettava hyvää asiaa.
Alla on lyhyt yhteenveto kaikesta, mitä suunnitteluvaiheessa on otettava huomioon:
Teema
Varmista, että valitsemasi teema sopii yhteen hyväntekeväisyyskohteesi kanssa.
Tavoitteet
Aseta mitattava tavoite, kuinka paljon rahaa haluat kerätä tai kuinka monta lahjoittajaa haluat mukaan.
Budjetti
Määritä budjetti, joka huomioi viihteen, tapahtumapaikan, pitopalvelun, henkilöstön, markkinoinnin ja turvallisuuden.
Vapaaehtoiset
Rekrytoi vapaaehtoisia auttamaan tapahtuman järjestämisessä ja sen varmistamisessa, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaisesti tapahtumapäivänä.
Sponsorit
Lähesty potentiaalisia sponsoreita, jotka voivat auttaa kattamaan tapahtuman kustannukset vastineeksi brändinsä näkyvyydestä.
Lahjoitukset
Määritä tapa, jolla otat vastaan lahjoituksia, kuten lippujen ja oheistuotteiden myynti.
Palveluntarjoajat
Käy läpi palveluntarjoajia, kuten pitopalveluita, valokuvaajia, laitevuokraamoja ja mediasuunnittelijoita.
Vapaaehtoisten rekrytointi on usein ensimmäinen vaihe suunnittelussa. Sillä tavalla voit delegoida monia tehtävälistalla olevia asioita muiden tehtäväksi.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Olemme koonneet kattavan artikkelin, jossa kerrotaan tarkemmin yllä mainituista asioista. Olemme lisäksi tehneet inspiroivan listan varainkeruuideoista. Lukemalla molemmat varmistat, että tiedät kaikki tarvittavat perusasiat.
Lisälukemista: Hyväntekeväisyystapahtuman suunnitteleminen: 10 tärkeintä vaihetta ja 61 ainutlaatuista ideaa hyväntekeväisyystapahtumaa varten.
2. Hyväntekeväisyystapahtuman markkinoiminen
Hyväntekeväisyystapahtumia markkinoidaan samalla tavalla kuin muitakin tapahtumia, mutta koska kyseessä on hyväntekeväisyys, on oltava paljon tarkempi siitä, mihin rahat päätyvät.
Alla on muutamia asioita, jotka varainkeruutapahtuman markkinoinnissa on otettava huomioon:
Budjetti
Ole varovainen, kuinka paljon rahaa investoit markkinointiin ja missä kanavissa sitä teet.
Brändäys
Valikoi tarkasti, millaisissa paikoissa mainostat, ja varmista, että markkinointisi sopii yhteen hyväntekeväisyyskohteesi brändin ja viestin kanssa.
Katutiimit (street teams)
Pyydä vapaaehtoisiasi toimimaan katuryhmänä ja tehostamaan markkinointiasi sekä Internetissä että sen ulkopuolella.
Viesti
Sisällytä hyväntekeväisyystapahtumasi ydinviesti kaikkeen markkinointimateriaaliin.
Sosiaalinen media
Maksimoi tapahtumasi näkyvyys käyttämällä sosiaalista mediaa ilmaiseen markkinointiin.
Vaikuttajat
Selvitä, voisitko saada hyväntekeväisyyskohteestasi kiinnostuneita sosiaalisen median vaikuttajia auttamaan markkinoinnissa.
Liput
Etsi lipunmyyntiin yhteistyökumppani, joka antaa alennusta hyväntekeväisyystapahtumille.
Radio ja sanomalehdet
Kysy paikallisilta radioasemilta ja sanomalehdiltä, voisivatko ne käsitellä tapahtumaasi maksutta tai tavallista edullisemmin.
Hyväntekeväisyystapahtumien etuna on, että monet ihmiset ja instituutiot haluavat tukea niitä. Älä epäröi kysyä palveluksia ja alennuksia!
Mitä tehdä seuraavaksi?
Koska markkinointi voi olla haastavaa pienellä budjetilla, olemme koonneet avuksesi kattavan oppaan. Lue lisää varainkeruutapahtuman markkinoinnista napsauttamalla alla olevaa linkkiä.
Lisälukemista: 20 tapaa hyväntekeväisyystapahtuman markkinointiin.
3. Hyväntekeväisyystapahtuman isännöiminen
Tapahtuman isäntänä sinun tehtäväsi on varmistaa, että vieraat ja vapaaehtoiset viihtyvät. Tapahtumapäivänä on kuitenkin myös muistettava markkinointi.
Alla on muutamia tapahtumaisännän rooliin kuuluvia tehtäviä:
Briiffaus
Kerro vapaaehtoisille, miten vieraat otetaan vastaan ja rekisteröidään. Esittele heille päivän aikataulu ja kerro, miten toimia mahdollisessa hätätilanteessa.
Tapahtumapaikka
Valmistele tapahtumapaikka huolehtimalla istumajärjestyksestä sekä brändäysmateriaalien ja opasteiden asentamisesta.
Logistiikka
Huolehti logistiikasta tarkistamalla, onko liikenne- tai sääoloissa tapahtunut viime hetken muutoksia, jotka voisivat aiheuttaa viivästyksiä.
Tekninen laitteisto
Valmistele lava ja tekniset laitteet, kuten mikrofonit, äänentoistojärjestelmät, lavan valaistus, projektorit ja tietokoneet.
Tervehtiminen
Tervehdi vieraita heidän saapuessaan, tarjoile pientä purtavaa ja pidä ehkä lyhyt tervetuliaispuhe.
Sosiaalinen media
Pyydä vapaaehtoisia ottamaan tapahtumasta kuvia ja videoita. Kannusta vieraita jakamaan ottamiaan kuvia sosiaalisessa mediassa.
Siivoaminen
Kun juhlat ovat ohi, on aika korjata omat jälkensä ja hyvästellä vieraat.
Kysy vapaaehtoisiltasi, miten kaikki sujui tapahtuman aikana. Sillä tavalla saat kuulla tärkeitä tietoja, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Olemme koonneet vaiheittaisen oppaan siitä, miten onnistunut hyväntekeväisyystapahtuma järjestetään. Alla olevasta linkistä pääset suoraan artikkeliin.
Lisälukemista: Varainkeruutapahtuman järjestäminen (9 vaihetta).
4. Jatkotoimet hyväntekeväisyystapahtuman jälkeen
Kun tapahtuma on ohi, olet toivottavasti saavuttanut varainkeruutavoitteesi. Sinun olisi kuitenkin vielä otettava yhteyttä vieraisiisi, sillä voit vielä saada heistä muutamia lahjoittajiksi.
Alla luetellaan asioita, joihin on kiinnitettävä huomiota hyväntekeväisyystapahtuman jatkovaiheessa:
Luvut ja numerot
Tarkista, kuinka paljon varoja onnistuit keräämään, ja analysoi myös muut mahdolliset metriikat, kuten sosiaalisen median seuraajat.
Budjetti
Kun tiedät keräämiesi varojen määrän, on aika huolehtia kirjanpidosta ja laskea, kuinka paljon viivan alle jäi.
Sisältö
Lahjoittajat, sponsorit ja vapaaehtoiset haluavat nähdä varainkeruutapahtuman parhaita paloja. Tee kaikesta sisällöstä mielenkiintoinen kooste.
Kiitokset
On tärkeää kiittää kaikkia tahoja, sillä henkilökohtainen kiitos merkitsee vapaaehtoisille, sponsoreille ja lahjoittajille valtavasti.
Kerro saavutuksista
Varainkeruutapahtumaan osallistuneet henkilöt haluavat kiitosten lisäksi tietää tapahtuman saavutuksista.
Palaute
Kun lähetät kiitosviestejä ja kerrot tapahtuman saavutuksista, kerää samalla palautetta.
Tiimin debriiffaus
Lopuksi on tärkeää keskustella vapaaehtoisten kanssa ja selvittää, täyttyivätkö tavoitteet ja mitä voisi seuraavalla kerralla tehdä vielä paremmin.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Jos haluat varmistaa, että vieraasi lahjoittavat rahaa hyvään tarkoitukseen, lue alla olevasta oppaasta, miten se tapahtuu.
Lisälukemista:8 ideaa lahjoittajien saamiseen hyväntekeväisyystapahtuman jälkeen.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Tapahtuman päättäminen
Hyväntekeväisyystapahtumien järjestäminen voi olla varsin haastaa budjetti- ja brändäysrajoitteiden takia, mutta tämän artikkelin luettuasi olet paljon valmiimpi kohtaamaan nämä haasteet.
Tärkeimmät opit
Tämän oppaan tärkeimmät opit ovat seuraavat:
- Varmista, että kaikki suunnitelmasi sopivat yhteen hyväntekeväisyyskohteesi kanssa.
- Rekrytoi mukaan vapaaehtoisia jo varhaisessa vaiheessa hoitamaan vaadittavia asioita.
- Hyödynnä ilmaisia markkinointikanavia, kuten sosiaalista mediaa, mahdollisimman paljon.
- Ota vieraisiin yhteyttä tapahtuman jälkeen, sillä osa heistä voi vielä ryhtyä lahjoittajiksi.
Siinä kaikki tärkeimmät! Tuleeko mieleesi jotain, mitä haluaisit tähän oppaaseen lisätä? Kirjoita ehdotuksesi alla olevaan kommenttiosioon.
Vastaa