Kattava opas onnistuneeseen ruoka- ja juomatapahtumaan

“Ruoka on olennainen osa tasapainoista dieettiä.”

– Fran Lebowitz

Jos olet ruoka- ja juomatapahtumien järjestäjä, alallasi eivät mahdollisuudet lopu. Markkinoilla on kuitenkin runsaasti hyvän ruoan ystäviä houkuttelevia tapahtumia. Miten siis erottautua joukosta?

Olemme koonneet onnistuneen ruoka- ja juomatapahtuman järjestämisestä kattavan oppaan, jolla teet osallistujiin lähtemättömän vaikutuksen.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

• Ruokien ja esillepanon suunnittelu
• Houkuttelevat tekniikat lipunmyyntiin
• Miten toimia isäntänä, kun tarjolla on pikkupurtavaa
• Jatkotoimet tilaisuuden päättymisen jälkeen

Bon Appétit!

1. Ruoka- ja juomatapahtuman suunnitteleminen

Fine dining ja ruokien maistelu ei tarkoita pelkästään maistuvia herkkuja, sillä kyse on kokonaisuudesta. Pohdi suunnitteluvaiheessa, miltä haluat osallistujistasi tuntuvan ennen ja jälkeen tapahtuman sekä sen aikana.

Alla ovat tärkeimmät asiat, jotka ruoka- ja juomatapahtumaa suunnitellessa on otettava huomioon:

Odotukset

Valitse ruokia, joita osallistujasi odottavat saavansa.

Tapahtumapaikka

Etsi tapahtumapaikka, joka sopii tapahtumasi teemaan.

Määrät

Selvitä, kuinka paljon ruokia ja juomia tarvitaan yhtä osallistujaa kohti.

Pitopalvelu

Palkkaa hyvä pitopalvelu, jotta voit luottaa palvelun olevan laadukasta.

Esillepano

Muista suunnitella ruokien esillepano.

Erityisruokavaliot

Ota huomioon erityisruokavaliot, kuten ruoka-aineallergiat.

Ympäristö

Säästä luontoa hankkimalla ruoka-aineet paikallisilta toimittajilta.

Ruoan ja juomien on oltava tapahtumasi pääasia, mutta muitakaan osa-alueita, kuten esillepanoa, ei saa unohtaa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Alla olevassa artikkelissa kerrotaan, miten valitset ruoka- ja juomatapahtumallesi oikeat ruoat, pitopalvelun ja tapahtumapaikan.

Lisälukemista: Ruoka- ja juomatapahtuman suunnitteleminen.

2. Ruoka- ja juomatapahtuman markkinoiminen

Anna potentiaalisille osallistujille markkinoinnin aikana vihjeitä tulevasta. Käytä visuaalisia apukeinoja ja ruoan asiantuntijoita kasvattamaan kiinnostusta sekä verkossa että sen ulkopuolella.

Tässä muutamia ideoita ruokatapahtuman markkinointiin:

Flaijerit ja julisteet

Käytä fyysisiä mainoksia, kuten flaijereita ja julisteita, siellä, missä ihmiset käyvät ruokaostoksilla.

Sosiaalinen media

Kohdista mainonta sosiaalisen median alustoissa henkilöihin, jotka ovat kiinnostuneita tapahtumassasi tarjottavasta ruoasta.

Visuaaliset apukeinot

Keskity kampanjointisi visuaaliseen puoleen ja tee kuvista mahdollisimman houkuttelevia.

Aihetunnisteet

Hyödynnä sosiaalisen median ruokaan liittyviä aihetunnisteita, esimerkiksi #sushi ja #yummy.

Vaikuttajat

Yritä saada mukaan vaikuttajia, jotka voivat mainostaa tapahtumaasi omalle yleisölleen.

Pitopalvelu

Pyydä pitopalvelua markkinoimaan tapahtumaasi (ja heidän tarjoilujaan) omissa sosiaalisen median kanavissaan.

Ryhmät

Maksimoi näkyvyys ja tunnettuus mainostamalla tapahtumaasi yksittäisten henkilöiden lisäksi ryhmille.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Olemme koonneet oppaan, jossa kerrotaan tarkasti, miten ruoka- ja juomatapahtumaa kannattaa markkinoida. Tutustu siihen tarkemmin!

Lisälukemista: Ruoka- ja juomatapahtumien markkinointi: täydellinen opas.

3. Ruoka- ja juomatapahtuman isännöiminen

Markkinointisi on saanut Instagramin täyttymään ruoanlaittotaitojasi esittelevistä otoksista. Seuraavaksi on aika osoittaa taitosi todeksi osallistujille.

Toimi näin tapahtumapäivänä:

Istumapaikat

Asettele pöydät ja järjestä istumapaikat aakkosjärjestykseen, jotta ne on helppo löytää.

Musiikki

Käytä musiikkia luomaan oikeanlainen tunnelma ruokateemallesi.

Turvallisuus

Varmista, että noudatat elintarvikehygieniaan liittyviä ohjeistuksia, että ruoka ei pilaannu ennen tarjoilua.

Tervehtiminen

Tervehdi osallistujia heidän saapuessaan, tarjoile pikkupurtavaa ja kerro tarkemmin menusta.

Seurustele vieraiden kanssa

Ota kontaktia, tee jokaisen osallistujan olo mukavaksi ja pidä keskustelu leppoisana.

Osallistujien kiittäminen

Kiitä vierailijoita osallistumisesta. Auta heitä tarvittaessa kuljetuksen ja majoituksen kanssa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Tässä oppaassa on käyty läpi vain muutamia niistä monista asioista, joita voit tapahtumapäivänä isännän roolissa tehdä. Tutustu alla olevaan oppaaseen, jossa kerrotaan täydellisenä isäntänä toimimisesta.

Lisälukemista: 24 vinkkiä ruoka- ja juomatapahtuman järjestämiseen.

4. Jatkotoimet ruoka- ja juomatapahtuman jälkeen

Pullot ja lautaset ovat tyhjentyneet, ja osallistujat ovat palanneet takaisin koteihinsa. On aika takoa, kun rauta on vielä kuumaa, kiittämällä vieraita osallistumisesta ja houkuttelemalla heitä mukaan tuleviin tapahtumiin.

Toimi näin tapahtuman jälkeisenä päivänä:

Arviointi

Arvioi, menikö kaikki suunnitelmien mukaisesti ja miten pitopalvelu onnistui.

Osallistujien kiittäminen

Kiitä jokaista ruoka- ja juomatapahtumasi osallistujaa sekä pitopalvelua (jos he tekivät työnsä hyvin).

Palaute

Samalla kun kiität vieraita osallistumisesta kysy, mistä he pitivät tapahtumassa eniten ja mikä olisi voinut mennä vielä paremmin.

Kannustimet

Houkuttele osallistujia mukaan seuraaviin tapahtumiisi esimerkiksi tarjoamalla alennuslippuja.

Datan analysointi

Tutki, miten hyvin sähköpostiviestisi, sosiaalinen media ja muu tekemäsi mainonta toimivat.

Liput

Laske myymäsi liput ja ideoi, miten voisit saada ensi kerralla myytyä niitä vielä enemmän (ellei tapahtumasi ollut loppuunmyyty).

Budjetti

Tarkista tapahtumasi taloudellinen tulos ja arvioi, oliko yhteistyö tapahtumapaikan ja pitopalvelun kanssa kannattavaa.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Palaute on kiistatta tehokkaimpia tapoja toiminnan kehittämiseen. Lue siis lisää siitä, miten voit saada vierailta palautetta sen jälkeen, kun olet kiittänyt heitä osallistumisesta.

Lisälukemista: Palautetta ruoasta: jatkotoimet ruoka- ja juomatapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Ruoka- ja juomatapahtuman organisointi voi olla valtaisa urakka, mutta antamiamme ohjeita noudattamalla voit edetä asiassa yksi vaihe kerrallaan.

Tärkeimmät opit

Tässä ovat oppaan tärkeimmät opit, jotka voi kerrata aina suunnittelua aloitettaessa:

• Ruoan ja sen lisukkeiden on oltava tapahtuman keskiössä.
• Anna vieraillesi maistiaisia tapahtumasta keskittymällä mainonnan visuaaliseen puoleen.
• Ole tapahtuman isäntä/emäntä sanan todellisessa merkityksessä ja pidä luontevaa keskustelua yllä.
• Tee seuraavasta tapahtumastasi vieläkin parempi keräämällä mahdollisimman paljon palautetta.

Toivottavasti tästä oppaasta oli hyötyä! Jos sinulla on ideoita ja ajatuksia, joita haluaisit oppaaseemme lisätä, kirjoita ne alla olevaan kommenttiosioon!