Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan

Onko sinun vastuullesi annettu häiden, syntymäpäivien tai sukujuhlien järjestäminen? Tai ehkä haluat suunnitella työkavereillesi hauskat juhlat?

Olet juuri oikeassa paikassa, sillä tämän kattavan oppaan avulla järjestät onnistuneen yksityistapahtuman. Vaikka tapahtuma on pieni ja yksityinen, on silti otettava huomioon monia asioita, jotta kaikki sujuu hyvin.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

• Tarjoilun, viihteen ja tapahtumapaikan suunnitteleminen (ja yksityisyyden varmistaminen)
• Missä ja millä tavalla mainostaa pientäkin yksityistapahtumaa
• Miten toimia isäntänä tapahtumapäivänä
• Erilaisia mahdollisuuksia jatkotoimiin juhlien jälkeen

1. Yksityistapahtuman suunnitteleminen

Ensimmäinen vaihe yksityistapahtuman suunnittelussa on teeman, tarkoituksen ja kohdeyleisön määrittäminen. Kun ne on saatu selville, on aika luoda realistinen budjetti ja aikataulu.

Tässä on muutamia tärkeimpiä kysymyksiä, jotka on otettava huomioon yksityistapahtuman suunnittelussa:

Tapahtumapaikka

Sopiiko paikka yhteen tapahtuman teeman kanssa?

Yksityisyys

Onko tapahtumapaikka riittävän yksityinen?

Menu

Mitä ruokaa on tarjolla ja miten se tarjotaan?

Viihde

Aiotko pitää puheen tai palkata esiintyjän?

Budjetti ja aikataulu

Kuinka paljon aikaa ja rahaa sinulla on käytettävissäsi?

Koska yksityistapahtumia on erilaisia, suunnitelma on aina laadittava kulloisenkin tapahtuman perusteella.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Seuraavassa kattavassa oppaassa vastataan näihin kaikkiin kysymyksiin ja opastetaan sinua yksityistapahtuman suunnittelussa.

Lisälukemista: Yksityistapahtuman suunnitteleminen: 11 tärkeää asiaa.

2. Yksityistapahtuman mainostaminen

Yksityistapahtuman markkinointi keskittyy usein sen rajattuun luonteeseen. On kyseessä sitten hääjuhla tai julkkisillallinen, osallistujat arvostavat sitä, että osallistumista on rajoitettu.

Alla mainitaan muutamia tapoja, joilla voit yksityistapahtumaa markkinoida:

Ajankohta

Ota huomioon tapahtuman ajankohta ja aloita markkinointi riittävän aikaisin.

Kohdeyleisö

Keskity yleisösi käyttämiin markkinointikanaviin.

Brändisuosittelijat

Hyödynnä tulevan tapahtuman markkinoinnissa aiempien tapahtumien osallistujia.

Rajoitettu osallistujamäärä

Herätä kiinnostusta korostamalla rajoitettua osallistujamäärää.

Vaikuttajat

Kutsu vaikuttajia mukaan tapahtumaan ja käytä heidän nimeään markkinoinnissa.

Kilpailut

Järjestä tapahtumalipuista kilpailu, jotta saat ihmiset jakamaan tapahtumaa.

Lipunmyynti

Käytä lippujen myymiseen ja tarkempien tietojen hankkimiseen lipunmyyntialustaa.

Kaikki nämä menetelmät eivät välttämättä sovellu omalle tapahtumallesi. Älä kutsu sosiaalisen median vaikuttajia häihin tai sukujuhliin, ellet tunne heitä.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Huolimatta siitä, millaista yksityistapahtumaa olet järjestämässä, saat ideoita sen markkinointiin kattavasta oppaastamme.

Lisälukemista: 12 tapaa yksityistapahtuman markkinointiin.

3. Yksityistapahtuman isännöiminen

Yksityistapahtuman isäntänä vieraiden viihtyvyys on sinun vastuullasi. Jos järjestät syntymäpäivä- tai hääjuhlat, on entistä tärkeämpää valmistautua huolellisesti.

Yritä suunnitella mahdollisimman monia näistä asioista etukäteen, jotta tapahtumapäivänä stressiä olisi vähemmän:

Kulku paikan päälle

Varmista, että tapahtumapaikalle pääsee helposti ja ajo-opasteet ovat paikoillaan.

Istumapaikat

Järjestele pöydät ja istuimet, jotta kaikki tietävät, missä heidän paikkansa ovat.

Ilmapiiri

Luo tunnelmaa musiikilla ja valaistuksella.

Viihde

Tee mahdollisten esiintyjien tai puhujien olo mukavaksi ja varaa heille oma tila rentoutumiseen ja valmistautumiseen.

Tekninen laitteisto

Tarkista kaikki tekniset laitteet, kuten mikrofonit, äänentoistojärjestelmä, projektori, kohdevalot ja IT-järjestelmät.

Juomat ja pikkupurtavat

Valmistele tervetuliaismaljat ja pikkupurtavat vieraiden saapumista varten.

Sosiaalinen media

Ota kuvia ja videoita ja kannusta jakamaan sisältöä sosiaalisessa mediassa.

Jos aikasi ei riitä kaiken tämän valmisteluun ennen tapahtumapäivää, varaa itsellesi riittävästi aikaa tapahtumapäivänä ennen vieraiden saapumista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Jos tuntuu siltä, että tässä kaikessa on liikaa hoidettavaa yhdellä kertaa, älä huoli. Olemme koonneet yksityiskohtaisen oppaan, jossa tapahtuman isännöiminen käydään läpi vaihe vaiheelta.

Lisälukemista: Opas yksityistapahtuman isännöimiseen (9 vaihetta).

4. Jatkotoimet yksityistapahtuman jälkeen

Yksityistapahtuman jälkeiset jatkotoimet määräytyvät tapahtumatyypin mukaan. Jos kyseessä ovat sukujuhlat, voit olla vieraisiin yhteydessä Facebookissa. Jos taas kyseessä on bisnestapahtuma, LinkedIn voi olla hyvä valinta. Alla luetellaan muutamia tärkeimpiä jatkotoimia yksityistapahtuman jälkeen:

Osallistujien kiittäminen

Kiitä vieraita osallistumisesta äläkä unohda omaa tiimiäsi tai tapahtumapaikkaa. Muista kiittää myös mahdollisia sponsoreita, palveluntarjoajia ja vaikuttajia.

Käy läpi tavoitteesi

Määrittele, saavutitko tapahtumalle asettamasi tavoitteet. Oliko tavoitteena asiakastapaaminen? Tai vain hauskanpito perheen ja ystävien kesken?

Palaute

Pyydä palautetta kaikilta osallisilta, jotta tiedät, miten voit tehdä tulevista tapahtumistasi entistä parempia.

Verkostoidu verkossa

Vahvista luomiasi verkostoja tai herättele niitä uudestaan olemalla heihin yhteydessä

Budjetti

Laske yhteen tulosi ja menosi ja katso, teitkö voittoa vai jäitkö tappiolle. Voit käyttää siinä apuna lipunmyyntialustaasi (jos sinulle on käytössäsi sellainen).

Markkinoi seuraavaa tapahtumaasi

Kerro vieraillesi seuraavasta yksityistapahtumasta, jota olet suunnittelemassa. Voit saada heistä brändilähettiläitä tarjoamalla heille esimerkiksi alennuksia.

Luo kohokohdista koosteita

Kerää kaikki tapahtumassa otetut valokuvat ja videot ja jaa niitä vieraidesi kanssa, jotta he voivat palata tapahtuman huippukohtiin.

Käytä jatkotoimissa omaa harkintakykyäsi. Bisnesasiakkaan kanssa järjestetyssä tapahtumassa otettujen selfie-kuvien jakaminen ei välttämättä ole hyvä idea. Tai asiakas ei välttämättä toivoisi sellaista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Tässä oppaassa on käyty läpi ideoita, joilla luotuja verkostoja voi vahvistaa tapahtuman jälkeen. Tutustu artikkeliin napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lisälukemista: Verkostojen vahvistaminen: jatkotoimet yksityistapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Artikkelissa on käsitelty yleisesti kaikki, mitä sinun on onnistuneesta yksityistapahtumasta tiedettävä. Toivottavasti uudesta osaamisestasi on hyötyä seuraavassa omassa tapahtumassasi.

Tärkeimmät opetukset

Tässä muutamia tärkeimpiä ohjeita suunnittelun aloittamista varten:

• Pohdi tapahtumapaikan tarjoamaa yksityisyyttä ennen sen varaamista.
• Keskity tapahtuman markkinoinnissa sen rajoitettuun osallistujamäärään.
• Varmista, että tapahtumapaikalle on helppo päästä ja luot viihdyttävän tunnelman.
• Vahvista verkostojasi ottamalla yhteyttä tapaamiisi ihmisiin tapahtuman jälkeen.

Tuntuuko yksityistapahtuman järjestäminen artikkelin lukemisen jälkeen vähän vähemmän stressaavalta? Kerro meille mielipiteesi alla olevassa kommenttiosiossa.