Konferenssin järjestämisen ensiapukurssi: 15 askelta menestykseen

Konferenssit ovat loistava tapa verkostoitua, ja niissä oppii alan viimeisistä käänteistä.

Konferenssien järjestäminen puolestaan voi olla monimutkaista.

Tässä artikkelissa annamme sinulle ensiapua konferenssien järjestämiseen, joka estää sinua jäämästä jumiin eri tilanteisiin.

Käymme läpi, miten:

• Luot teeman konferenssillesi
• Keskityt kohdeyleisöösi
• Luot aikajanan
• Asetat budjetin
• Keräät ympärillesi tiimin
• Rekrytoit puhujat
• Varmistat sponsorit
• Löydät tapahtumapaikan
• Luot verkostoitumismahdollisuuksia
• Tilaat tekniset laitteistot
• Löydät cateringin
• Järjestät majoituksen
• Luot markkinointisuunnitelman
• Otat sosiaalisen median avuksesi
• Löydät oikeat hallintatyökalut

Valmiina? Paikoillanne? Mennään!

1. Miksi olet järjestämässä konferenssia?

Konferenssit ovat yleensä tietyn mielenkiinnonkohteen ympärille rakentuneita tapahtumia, josta löytyy jokin vieraat, puhujat ja sponsorit yhteenliittävä punainen lanka.

Se voi olla…

• “Sosiaalisen median tulevaisuus”
• “Kuinka kasvatat bisnestäsi”
• “Poliittinen aktivismi 2019”.

Määrittele tarkka teema, se tekee konferenssin hallinnoinnista helpompaa. Lue lisää aiheesta täältä: miten päätät teeman.

2. Kenelle konferenssi on?

Tärkein asia konferenssissasi ovat osallistujat, joten kaikkea tekemistäsi tulee ohjata ajatus siitä, että kuinka heidät saadaan saapumaan paikalle.

Mieti seuraavia asioita:

• Mitkä aihepiirit kiinnostavat heitä?
• Millaisista puhujista he pitäisivät?
• Mihin paikkaan he pääsevät saapumaan?
• Mitä ruokaa ja juomaa he arvostaisivat?
• Kenen kanssa he haluavat verkostoitua?

Lue lisää aiheesta miksi kohdeyleisö on tärkeä.

3. Luo aikajana

Päätä suuntaa-antava päivämäärä konferenssille. Saatat joutua muuttamaan tarkkaa päivämäärään hiukan tapahtumapaikan ja puhujien mukaan.

Päivämäärän asettaminen mahdollistaa aikajanan luomisen: mitä tapahtuu ja milloin.

Käytä tätä esimerkkia konferenssin aikajansta apunasi.

4. Määritä mainoskampanjan budjetti

Budjettisi määrittää konferenssin laajuuden. Aikajana ja budjetti ovat alkuun suuntaa-antavia,

ne muovautuvat kun olet keskustellut sponsorien kanssa ja aloittanut palkkaamaan puhujia.

Käytä tätä konferenssin budjettipohjaa päästäksesi alkuun.

5. Tiimin kokoaminen

Konferenssin järjestäminen vaatii paljon työtä, joten tarvitset tiimin taaksesi.

Ihmisiä, joita tarvitset..

• Myyjä varmistamaan sponsorit, näytteilleasettajat ja delegaatiot.
• Markkinoija pitämään yhteyttä mediaan, huolehtimaan sosiaalisen median kanavista ja kirjoittamaan sähköposteja osallistujille.
• Logistiikkaan ihmisiä organisoimaan tapahtumapaikakaa, cateringia ja muuta liikkumista.
• Tuottajia kommunikoimaan puhujien kanssa ja luomaan agendaa.
• Teknikoita hoitamaan äänentoiston, valot ja visuaalisen median.
• Hallintohenkilöitä auttamaan suunnittelussa, budjetoinnissa ja hallinnoinnissa.

Lue tästä lisää Millainen rakenne on hyvä sisäisissä tiimeissä.

6. Palkkaa puhujat

Luo toivelista puhujista ja luonnostele ehdotuksia.

Mieti näitä asioita:

• Mitä puhuja itse hyötyy ammattitaitonsa lainaamisesta konferenssin käyttöön?
• Onko heilä kirja tai innovaatio, jota he voisivat esitellä?
• Onko sinun kohdeyleisösi myös heidän kohdeyleisönsä?

Viimeisimpänä, puhujat haluavat varmasti rahallisen korvauksen ajastaan, ja siksi onkin tärkeää lisätä tämä budjettiin.

Lue lisää pääpuhujien taksoista.

7. Varmista sponsorit

Sponsorit ovat hyvä lisä konferenssiin, koska saat heistä lisää uskottavuutta. Ja mikä tärkeämpää, he auttavat rahoittamaan tapahtumaasi.

Myyntitiimisi tulee etsiä yrityksiä, jotka haluavat markkinoida konferenssisi osallistujille. Luokaa sponsoripaketteja, joita myytte heille.

Etsi inspiraatiota näistä konferenssin sponsoripaketeista.

8. Etsi tapahtumapaikka

Paikan tulee olla viehättävä, mutta ennen kaikkea tarkoitukseen sopia. Etsiessäsi paikkaa, kysy itseltäsi seuraavia kysymyksiä:

• Pääsevätkö kaikki tähän paikkaan?
• Sijaitseeko lähellä majoitusta ja ravintoloita?
• Onko paikka vapaana konferenssipäiväksi?
• Mikä on paikan kapasiteetti? Onko se riittävä?
• Onko sinulla varaa paikan vuokraan?
• Sisältääkö vuokra henkilökuntaa, teknisiä laitteita tai cateringin?

Voit etsiä inspiraatiosta tästä listasta: Iso-Britannian kaupungit ja konferenssipaikat.

9. Luo verkostoitumismahdollisuuksia

Konferenssit ovat hyvä paikka oppia uutta puhujilta, mutta ihmiset haluavat myös tutustua toisiinsa. Meluista konferenssihalli ei ole aina paras paikka sellaiseen, vaan

Varaa joitain kokoushuoneita kahdenkeskisiin keskuteluihin vieraillesi. Voit myös vaihtoehtoisesti järjestää pika-verkostoitumishetken konferenssissa.

10. Tilaa tekniikka

Jos paikan vuokraan ei kuulu tekniikkaa, sinun täytyy löytää sille toimittaja. Ota huomioon seuraavat asiat:

• Video: projektorit ja screenit videoita sekä PowerPoint-esityksiä varten
• Audio: mikrofonit, monitorit ja mikserit puhujia varten
• Valaistus: spotit, tunnelmavalaistus ja yleisvalaistus kuvaamista varten
• Esitykset: kamerat ja Wifi tallennusta, streamausta ja esityksiä varten

Voit etsiä top 20 tekniikantarjoajien listalta sopivaa.

11. Palkkaa catering

Ruoat ja juomat eivät myöskään ehkö sisälly paikkavuokraan, joten cateringin organisointi on erittäin tärkeää. Muista ottaa ruokavaliot huomioon menua suunnitellessa.

Vilkaise top 8 konferenssi-catering -listausta saadaksesi inspiraatiota.

12. Varmista osallistujien majoittuminen

Monet konferenssit jatkuvat päiviä, joten varmista, että vieraillasi on majapaikka.

Sivustot kuten HireSpace listaavat lähellä olevia majoituspaikkoja.

13. Löydä painotalo yhteistyöhön markkinointimateriaaleja varten

Tulet tarvitsemaan paperisia esitteitä, julisteita ja muita markkinointimateriaaleja. Ja mikä tärkeintä, sinun tulee jakaa osallistujille agenda- ja aikataulutiedot.

Vilkaise Pinterestistä ideoita toteutukseen.

14. Mene someen

LinkedIn on konferenssijärjestäjän ystävä, mutta älä silti jätä muita alustoja huomiotta.

Tässä muutamia hyviä ideoita sosiaalisen median kanaviesi boostaukseen:

• Rekisteröi konferenssille tili kaikille alustoille, kuten Facebookiin
• Kuvaa mainosvideo YouTubeen
• Luo omat hastagit Twitteriin ja Instagramiin
• Kirjoita blogeja LinkedIniin
• Jaa kuvia Pinterestiin Instagramiin
• Live-twiittaa konferenssistä ja tägää puhujat ja sponsorit
• Asettele tilien nimiä ja hastageja ympäri konferenssin tapahtumapaikkaa

Sosiaalinen media on ilmainen markkinointityökalu jota ilman et voi elää, mutta kannattaa myös harkita maksullista somemainontaa osana markkinointistrategiaasi.

15. Ota käyttöön konferenssin hallintatyökalu

Tätä tarvitset säästämään aikaasi. Työkalun avulla hallinnoit myös lippuasioita ja rekisteröitymisiä.

Kannattaa etsiä järjestelmä, joka mahdollistaa…

• Osallistujien rekisteröitymisen ja lipunmyynnin
• Paikan hallinnoinnin reaaliajassa
• Osallistujadatan keräämisen ja raportoinnin
• Sosiaalisen median integraatiot
• Mobiilikäytön
• Tapahtuman ollessa käynnissä paikan päällä kirjautumisen

Sen on myös hyvä olla helppo asentaa ja käyttää. Vilkaisepa Billeton konferenssihallintatyökalua.

Muista seuranta

Nyt tiedät perusasiat konferenssin järjestämisestä. (IJos haluat lukea lisää, katso artikkelimme konferenssin järjestämisestä.) Oikein suunniteltuna ja hallittuna siitä tulee suurmenestys. Mutta kuten jo sanottu, muista tehdä jälkiseurantaa.

Koita saada mahdollisimman paljon palautetta puhujilta, sponsoreilta, vierailta ja tiimiltäsi. Palaute on korvaamattoman arvokasta, kun alat järjestää seuraavaa samanlaista tapahtumaa. Lähetä kiitos-sähköposti ja kerro ihmisille, että arvostit heidän osallistumistaan ja tukeaan.

Onnea konferenssillesi!