Kuinka arvioit tapahtumatiimisi: 11-Vaiheinen Opas Tiimin Suorituskyvyn Mittaamiseen

Jollet ole mustekala, tarvitset ylimääräisiä käsiä, jotta voit järjestää onnistuneen tapahtuman. Hyvä tapahtumatiimi on korvaamaton voimavara sinulle tapahtuman suunnittelijana.

Mutta miten tiedät, kuinka hyvin tiimillä menee? Löytämällä tavan arvioida heidän suorituskykyään tiedät, mikä toimii ja mikä ei.

Lue lisää siitä, miten voit määrittää tapahtumasi onnistumiskriteerit ja mitata näin joukkueen suorituskykyä.

1. Määritä tapahtumatiimin menestyksen kriteerit

Ennen kuin voit arvioida tiimiäsi, tai koko tapahtumaasi kyseisessä asiassa, sinun on määriteltävä menestyskriteerit. Muuten sinulla ei ole mitään, millä mitata suorituskykyä.

Menestyskriteerit voivat olla:

• Myydyt liput
• Kerätyt varat
• Sosiaalisen median sitoutuminen
• Tapahtuman kyselyn vastaukset
• Tiimin arviointilomakkeet

Riippumatta siitä, mitä kriteerejä päätätte käyttää, pidä huoli että käytät sitä selvän suunnan määrittämiseen. Näin sekä sinä että tiimi tietävät, mitä teiltä odotetaan.

Vinkki: Lue opas siitä, miten arvioida tapahtumia,saadaksesi apua kriteerien määrittämiseen.

2. Käytä KPI-mittaria tapahtumatiimille

Jos järjestät merkittävän tapahtuman, johon tulee paljon henkilökuntaa, kannattaa harkita KPI-mittarin (avainlukuja) käyttämistä arvioidaksesi tiimin jäseniä.

Tiimin KPI:t voivat auttaa sinua…

• Selvittämään, kuka tekee eniten (ja vähiten) työtä
• Ymmärtämään, mitkä tehtävät ovat haastavia tiimille
• Luomaan tapahtumaryhmän läpinäkyvyyttä
• Lisäämään kaikkien tuottavuutta ylipäätään

Jotkut päälliköt pitävät tiimin jäsenten mittareita ajanhukkana, kun taas toiset vannovat niiden nimeen. Se riippuu lähestymistavastasi tapahtumaryhmän johtamiseen.

Seuraavassa on joitakin mittareita, joita voit käyttää tapahtumatiimin arvioinnissa:

• Läsnäolo (myöhäiset saapujat, aikaiset lähtijät ja sairaspäivät)
• Avuliaisuus (ketä muut tiimin jäsenet pitävät avuliaimpina)
• Tehokkuus (kuinka tehokkaita he ovat tehtävissään)
• Aloitekyky (kuinka usein jäsenet ottavat vastuun ja keksivät ideoita)
• Laatu (kuinka hyvin jäsenet suorittavat tehtävänsä)

Kun arvioit jokaisen tiimin jäsenen suorituskykyä, muista positiiviset tai negatiiviset poikkeamat.

Positiiviset poikkeamat osoittavat, että tiimin jäsen tekee jotain erilaista, josta myös muut tiimin jäsenet voisivat hyötyä.

Toisaalta negatiiviset poikkeamat osoittavat, että yksittäisellä jäsenellä on vaikeaa. Tämä vähintäänkin alentaa kyseisen jäsenen tuottavuutta ja pahimmassa tapauksessa alentaa koko tiimin tehokkuutta.

Vinkki: Tämän resurssin avulla voit määrittää tapahtumaryhmän KPI:t.

3. Tee muistiinpanoja tapahtuman aikana

Sinun pitäisi tehdä muistiinpanoja siitä, mitä tapahtuman aikana tulee vastaan. Päivä on epäilemättä kiireinen, joten voi olla hyödyllistä kirjata ylös havaitsemasi asiat.

Kun pöly on laskeutunut, voit tarkastella muistiinpanoja. Tämä on erinomainen kvalitatiivinen lisäys numeroihin, joita käytät tapahtuman onnistumisen mittaamisessa.

4. Pyydä asiakkailta palautetta päivän aikana

Voit myös täydentää arviointitietojasi kysymällä palautetta tapahtumassa. Ei ole pahaksi kysyä vierailta, kokevatko he, että tiimisi on pitänyt huolta heistä.

Itse asiassa voit rohkaista vieraita arvostelemaan tapahtumaa verkossa ja mainitsemaan poikkeuksellisen hyvät tiimin jäsenet.

5. Kysy vierailta tapahtuman jälkeisissä kyselyissä

Tapahtuman jälkeinen kysely on erinomainen työkalu, jonka avulla voit parantaa tulevia tapahtumia. Sen avulla voit mitata, mitä vieraat pitivät paikasta, esiintyjistä, ruoasta ja tiimistä.

Voit sisällyttää avoimia ja monivalinnallisia kysymyksiä tiimin suorituskyvystä tapahtuman jälkeisessä kyselyssä.

Vinkki: Lue opas ilmaisista tapahtumakyselyn työkaluista, joita voit käyttää palautteen keräämiseen.

6. Mittaa verkossa olevat tiedot

Jos tiimi auttaa sinua sähköpostikampanjoissa ja sosiaalisessa mediassa mainostamisessa, voit myös käyttää näiden menestystä tiimin suorituskyvyn mittaamiseen.

Jos esimerkiksi tiimin jäsenen tehtävänä on vastata sosiaalisen median seuraajille, voit katsoa, kuinka monta vastausta he ovat kirjoittaneet potentiaalisille vieraille.

Vinkki: Lue tästä, mitä lukuja etsiä, kun mittaat online-markkinoinnin onnistumista.

7. Raportoi tiimille tapahtuman jälkeen

Hyvä käytäntö on järjestää raportointitapaaminen tiimisi kanssa tapahtuman jälkeen. Se on hyvä mahdollisuus tarkistaa tapahtuman tavoitteet ja nähdä, saavutitko ne.

Sen avulla voit myös käsitellä kaikkia kriittisiä haasteita tiiminä. Käytä tilaisuutta ideapalaverina saadaksesi mahdollisia ratkaisuja ongelmiin, joita olet kokenut ennen tapahtumaa ja sen aikana.

Vinkki: Lue, miten raportoida tapahtumatiimille tapahtuman jälkeen.

8. Puhu jokaisen tiimin jäsenen kanssa erikseen

Kaikki eivät halua puhua ryhmän edessä, varsinkin jos kyse on henkilökohtaisista asioista tai muiden tiimin jäsenten arvioinnista.

Jos järjestät pienemmän tapahtuman, kannattaa harkita kunkin tiimin jäsenen haastattelua erikseen. Se antaa sinulle paljon enemmän tietoa siitä, miten he kokivat tapahtuman.

Vinkki: Käytä näitä kysymyksiä inspiraationa arvioidaksesi tiimin jäsenten suoritusta.

9. Arvioi osallistumistasosi

Tapahtuman järjestäjänä ja johtajana on tärkeää arvioida omaa suorituskykyäsi. Olet aluksen kapteeni. Ilman sinua, se uppoaa.

On monia tapoja epäonnistua johtajana, vaikka aikoisitkin parasta.

Yksi niistä on osallistuminen pieniin tehtäviin, niin että unohdat kokonaiskuvan. Toisaalta voit olla niin kaukana tiimistäsi, että sinusta tulee vaikeasti tavoitettava.

Mieti omaa osallistumistasi tiimissä. Ja pyydä rohkeasti tiimiäsi antamaan palautetta suorituskyvystäsi tapahtuman johtajana.

Vinkki: Lue, miten voit arvioida itseäsi johtajana.

10. Ota huomioon ulkoiset tekijät

Kun arvioit tapahtumatiimiä, sinun on otettava huomioon myös asiat, joita tiimin jäsenet eivät voi hallita.

Voit mitata, kuinka hyvin tiimi suoriutuu tapahtuman mainostamisessa verkossa, mutta et voi ennustaa kilpailevien tapahtumien markkinoinnin vaikutusta.

Samalla tavalla voit mitata, kuinka hyvin tiimi huolehtii vieraista ulkotapahtumassa, mutta et voi ennustaa äkillisiä säämuutoksia, jotka vaikuttavat heidän työhönsä.

11. Analysoi kaikkea

Kun olet katsonut kaikkia lukuja, raportoinut tiimille ja kerännyt palautetta osallistujilta, on aika tehdä yhteenveto.

Tähän mennessä sinulla pitäisi olla seuraavat asiat tiimin suorituskyvyn arvioimiseen:

• Tapahtuman onnistumiskriteerit
• Tapahtumatiimin KPI:t
• Henkilökohtaiset havainnot tapahtuman aikana
• Osallistujien palaute paikan päällä
• Tapahtuman jälkeisen kyselyn tulokset
• Tiedot verkossa
• Tiimin jäsenten ehdotukset raportointitilaisuudesta
• Palaute yksittäisten tiimin jäsenten haastatteluista
• Palaute roolistasi tapahtuman järjestäjänä
• Kaikki ulkoiset tekijät, jotka eivät ole hallinnassasi

Riippuu sinusta, haluatko arvioida laadullisia vai määrällisiä tietoja, kun arvioit tiimin suorituskykyä. Jos olet epävarma, käytä molempia saadaksesi yksityiskohtaisemman kuvan.

Suunnittele seuraava tapahtuma

Nyt kun olet arvioinut tapahtumatiimin suorituskyvyn, on aika suunnitella seuraava tapahtuma. Toivottavasti sinulla on paljon arvokkaita uusia oivalluksia, jotka voivat auttaa sinua parantamaan suoritustasi.

Onnea, ja voit vapaasti jakaa meille ehdotuksia alla olevissa kommenteissa.