Kuinka Isännöidä Varainhankintatapahtuma Hyväntekeväisyydelle (9 Vaihetta)

Hyväntekeväisyystapahtuman päivä on vihdoin koittanut. Mutta tiedätkö edes, miten isännöit varainhankintatapahtuman hyväntekeväisyydelle?

Jos et, tässä oppaassa selitetään, miten…

• Ohjeistat tiimiä
• Valmistelet paikan
• Hoidat logistiikan
• Valmistelet lavan ja laitteet
• Tervehdit vieraita
• Käyt tapahtuman läpi
• Siivoat ja teet jälkipuinnin

On aika kerätä varoja, joten mennään suoraan asiaan.

1. Ohjeista tiimiä

Vapaaehtoistiimisi on hyväntekeväisyystapahtuman selkäranka. On tärkeää, että otat aikaa yhteisiin tavoitteisiinkeskittymiseen tiimihengen rakentamiseksi.

On tärkeää, että jokainen tietää, mitä tapahtuu, ennen kuin kaikki tapahtuu. Varmista, että järjestät tiimin kokouksen ja käyt läpi, mitä kukin jäsen tekee.

Seuraavassa on muutamia aiheita, joita käydä läpi kokouksen aikana:

• Vieraiden tervehtiminen ja rekisteröinti
• Sosiaalisen median toiminnot (kuten suora lähetys)
• Päivän aikataulu
• Mitä tehdä hätätilanteessa

Sinun pitäisi tulostaa tapahtuman ohjelma itsellesi ja tiimille. Näin kaikki tietävät, milloin ovet aukeavat, puhujat esiintyvät ja illallinen tarjoillaan.

Vinkki: Voit tehdä ohjelman helposti yhdellä näistä ilmaisista malleista.

2. Valmistele paikka

On hyvä idea valmistella tapahtumapaikka ennen itse päivää. On kuitenkin olemassa tilanteita, joissa se ei ole mahdollista, kuten paikka, jota käytetään muihinkin toimintoihin.

Sinun tulisi huolehtia paikan koristamisesta, jotta se vastaa teemaa. Varmista, että kaikki ovat tietoisia hyväntekeväisyydestä, johon keräät rahaa.

Jos sinulla on brändäysmateriaaleja, käytä niitä niin paljon kuin mahdollista. Jos olet saanut lisämateriaaleja sponsoreilta ja lahjoittajilta, varmista, että olet ripustanut myös ne.

Voit myös joutua järjestämään istumapaikat niin, että se sopii tapahtuman teemaan. Jos pidät esitelmiä tai siellä on livebändi, sinun on järjestettävä istuimet vastaavasti.

Jos budjetti sallii sen, hanki tapahtumalle sisustaja tekemään työn tapahtumapäivän aamuna. Yritä löytää sisustaja, joka onerikoistunut hyväntekeväisyysjärjestöjen auttamiseen – heiltä saat paremman diilin.

Vinkki: Käytä tätä hakemistoa tapahtumien järjestäjistä ja suunnittelijoista, joka auttaa sinua löytämään sisustajan.

3. Valmistele logistiikka ja tarkista myyjät

Tarkasta, että kaikilla kolmansilla osapuolilla on kaikki hyvin tapahtuman päivänä. Varmista, että puhujat, viihdyttäjät, ateriapalvelu ja sisustajat ovat ajoissa.

On myös viisasta tarkistaa sääennuste, jos tapahtuma on ulkona. Se voi muuttua hetkessä, joten varmista, että sinä ja myyjät osaavat valmistautua kaikkeen.

Voit myös ottaa huomioon kuljetusten viivästykset tarkistamalla Google liikenteen. Näin voit järjestää, että jokainen lähtee aikaisemmin, jotta he ovat varmasti ajoissa.

Sinun on myös vahvistettava pysäköinti ja pääsy paikalle. Varmista, että jotkut tiimin jäsenistä ovat vastassa tapahtuman myyjiä, kun he saapuvat.

4. Valmistele lava ja tekniset laitteet

Jos tapahtumassasi on puhujia tai elävää viihdettä, sinun tulee valmistaa lava. Varmista, että se on nostettu, näkyvissä ja että siinä on kaikki tapahtuman brändäykset.

Sinun tulisi myös testata kaikki tekniset laitteet, jotta vältyt ikävyyksiltä tapahtuman aikana. Katso, voitko tehdä täydellisen teknisen harjoituksen ennen kuin vieraat saapuvat.

Seuraavassa joitakin laitteita, jotka kannattaa testata:

• Mikrofonit
• Äänijärjestelmä
• Lavan valaistus
• Projektorit
• Tietokoneet

On myös hyvä säilyttää varajohtoja kaikkeen, siltä varalta, että ne katoavat.

Vinkki: Lue, miten tehdä soundcheck ja laittaa näyttämövalot valmiiksi tapahtumille.

5. Tervehdi vieraita

Kaikki vieraasi eivät saavu samaan aikaan. Siksi on järkevää avata ovet 30–60 minuuttia ennen kuin kaikki alkaa, jotta myöhässä tulevilla on aikaa saapua.

Jotkut vieraat tulevat ajoissa. Varmista, heillä on jotain tekemistä sillä aikaa, kun he odottavat varsinaisen tapahtuman alkamista.

Voit antaa heille tervetuliaisjuomat ja valmistaa lyhyen tervehdyspuheen. Voisit käyttää aikaa kaikkien kiittämiseen siitä, että he ovat saapuneet paikalle ja puhu hyväntekeväisyyden kohteesta.

Jos hyväntekeväisyystapahtuma on muodollisempi, voit pyytää vieraita rekisteröitymään. Se on myös erinomainen tapa kerätä yhteystietoja, jotta voit mainostaa tulevia tapahtumia.

Vinkki: Tässä on lista tervetuliaisjuomista, joita voit tarjoilla vieraita tervehtiessä.

6. Ota kuvia ja videoita

Päivän kuvat ja videot tulevat olemaan kultakaivos, kun hankit lisää lahjoittajia hyväntekeväisyyden kohteelle tapahtuman jälkeen.

Järjestä valokuvaaja tai videokuvaaja paikan päälle. Kuten tapahtuman sisustuksessa, voi olla hyödyllistä etsiä sellainen valokuvaaja, joka on jo aiemmin kuvannut hyväntekeväisyystilaisuuksia.

Jos ammattimaisen valokuvaajan rekrytointi ei onnistu, pyydä jotakuta tiimistä. Amatöörikuvamateriaali on parempi kuin ei materiaalia ollenkaan.

Jos käytät sosiaalista mediaa (ja miksi et käyttäisi?), voit myös suoratoistaa tapahtuman. Huomaa vain, että joillakin alustoilla raja on 1–4 tuntia suoratoistoa.

Vinkki: Voit lukea nämä vinkit onnistuneeseen tapahtumavideoon, jotta voit hyödyntää kattavuutta.

7. Kannustakaa jakamista sosiaalisessa mediassa

Sosiaalisen median tulisi olla olennainen osa brändäyspyrkimyksiäsi. Sisällytä linkki asiaankuuluvaan sosiaalisen median tiliin kaikkialla, missä hyväntekeväisyyden kohde tai tapahtuma mainitaan.

Niiden ei tarvitse olla henkilökohtaisia ​​tilejäsi. Jos haluat keskittyä hyväntekeväisyyden kohteeseen, jota olet tukemassa, hanki heidän lupansa profiilien mainostamiseen.

Se auttaa heitä lisäämään tietoisuutta, mikä tarkoittaa sitä, että useammat ihmiset tukevat heitä.

Luo selfienurkkaus, jossa vieraat voivat ottaa kuvia itsestään. Sinun tulisi myös rohkaista heitä käyttämään tapahtuman hashtagia, kun he postaavat sen nettiin.

On uskomattoman hyödyllistä, jos voit saada osallistujia auttamaan tapahtumaa sosiaalisen median mainostamisessa. Se on kuin ylimääräinen digitaalinen feissaritiimi.

8. Siivoa

Kun tapahtuma on ohi, on aika siivota. Osa tapahtuman valmisteluista tulisi sisältää siivoussuunnitelman, jotta jokainen pääsee kotiinsa ajoissa.

Ota selvää läheisistä roskiksista ja paikat, joissa voit kierrättää paperia, muovia ja lasia. Selvitä, onko olemassa hyviä tapoja hävittää jäljelle jääneitä elintarvikkeita.

Vinkki: Käytä tätä tarkistuslistaa siivotessasi suuria tapahtumia.

9. Pyydä palautetta päivän aikana

Kiitä vieraitasi käynnistä, sponsoreitasi ja avunantajiasi tukemisesta ja tiimiäsi heidän ponnisteluistaan. Tiimisi arvostaa erityisesti tunnustusta kovasta työstä.

Mutta miksi et tappaisi kaksi kärpästä yhdellä iskulla?

Käytä tilaisuutta hyväksesi ja kysy jokaiselta, mitä he ajattelivat tapahtumasta. Sen ei tarvitse olla muodollista tai yksityiskohtaista palautetta, vain muutamia pointteja.

Se auttaa kahteen asiaan. Ensinnäkin se antaa sinulle yleiskuvan siitä, miten kaikki meni. Toiseksi se valmistaa antamaan yksityiskohtaisempaa palautetta sitten kun lähetät heille sähköpostia tapahtuman jälkeen.

Vinkki: Käytä tätä kysymyslistaasaadaksesi käsityksen siitä, mitä kysyä ihmisiltä päivän aikana.

Sinä teit sen!

Onnittele itseäsi, koska olet juuri onnistunut vetämään hyväntekeväisyystapahtuman. Toivottavasti olet kerännyt paljon varoja ja levittänyt tietoisuutta hyväntekeväisyyden kohteesta.

Jos olet noudattanut näitä ohjeita, tiedät jo, mitä tehdä seuraavaksi. Sinulla on paljon visuaalista sisältöä tapahtumasta, jonka avulla voit levittää lisää tietoisuutta verkossa.

Taputa itseäsi selkään… ja valmistaudu kysymään palautetta kaikilta tapahtumaan osallistuneilta.