Kun kuvittelet hyvinvointitapahtuman vetämistä, mitä tulee mieleen?
Ehkä joukko munkkeja istumassa risti-istunnossa zenmäisessä tilassa. Tai innoissaan olevat vieraat nauttimassa uskomattoman maukkaista, vähäkalorisista vegaaniburgereista.
Mitä ikinä sinulle tulee mieleen, voimme vakuuttaa teille tästä: Wellness-tapahtuma ei isännöi itseään!
Jopa täydellisten hyvinvointitapahtumien gurut eivät voi istua odottamassa uudelleensyntymistä. Hyvä tapahtuma edellyttää hyvää suunnittelua ja mainostamista. Puhumattakaan mahtavasta vetäjästä kaiken keskellä.
Katsotaanpa vinkkejä hyvinvointitapahtuman isännöimiseen, mukaan lukien:
- Digitaaliset työkalut
- Tiimin organisointi
- Tilan valmistelu
- Vieraiden kokemus
- Logistinen suunnittelu
- Lopettelu
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Myynnin digitaaliset työkalut
Voit helpottaa elämääsi digitaalisten työkalujen avulla. Erityisesti hyvinvointitapahtumiin tarkoitetuilla työkaluilla. Lippusivustot –kuten Billetto – voivat olla tähän hyviä resursseja.
Hyvinvointitapahtuman päivänä voit käyttää lippumyyntisivustoa auttamaan valmistelussa ja vieraiden sisäänkirjautumisessa. Tämä sisältää:
- Vieraslistan tulostus ja tiedon jakaminen tiimisi kanssa
- Lipunmyynti ovella, myyntiohjelmiston avulla (iPad toimii hyvin tähän)
- Lippujen skannaaminen älypuhelimella tai tabletilla (Billettolla on sovellus tähän)
- Päivitysten lähettäminen asiakkaille tarvittaessa
Vinkki: Tässä on loistava työkalu aikataulun järjestämiseen wellness-tapahtumien aikana.
Johda hyvinvointitiimiäsi
Hyvinvointitapahtumissa yhteistyö terveysorganisaatioiden kanssa on yleistä. Tällöin tämä houkuttelee myös vapaaehtoisia tapahtumaan. Tämä tarkoittaa, että hyvin harvat hyvinvointitapahtumat toimivat ilman vahvaa tiimityötä.
Vähän ennen hyvinvointitapahtuman alkua on tärkeää käydä taistelusuunnitelman läpi vielä viimeisen kerran. Tämä on erinomainen tilaisuus esitellä tapahtuman ohjelma, johon kaikki järjestäjät voivat viitata ja keskustella.
Tähän kokoukseen sisällytetään yhteenveto eri tehtävistä ja muista tiedoista:
- Vieraiden tervehtiminen
- Aikataulun hallinta
- Suunnitelma hätätilanteiden varalle
- Tapahtuma sosiaalisessa mediassa
Keskity tulevaan
Tiimin tulee aina olla varustettu hyvinvointitapahtumaan liittyvillä tiedoilla.
Jos esimerkiksi hyvinvointitapahtuma kohdistuu terveelliseen ruokavalioon, tiimin tulee olla valmis vastaamaan proteiineja, hiilihydraatteja ja kaloreita koskeviin kysymyksiin. Tai jos teemana on meditaatio, työntekijöiden tulisi olla valmiita auttamaan vieraita perustekniikan kanssa.
Vinkki: Jotta olisit täysin valmis tapahtumaan, harkitse mahtavan tapahtumaohjelman suunnittelua.
Paikan valmistelu
Hyvinvointitapahtumat voivat vaatia paljon valmistelutöitä. Jos paikka ei ole valmis, et ole sinäkään! Varmista, että tiedät, milloin paikka on saatavilla valmisteluun. Haluat aloittaa mahdollisimman pian.
Mitä valmistella
Hyvinvointitapahtuman tyypistä riippuen voit ottaa käyttöön tiettyjä laitteita:
- Terveysseulonta-asemat
- Harjoittelulaitteet
- Urheilu- ja pelitarvikkeet
- Ensiapukoppi
- Terveellisen ruoan valmistustarvikkeet tai buffet-pöydät
- Hyvinvoinnin oheistuotteet ja myyjien kopit, jos sellaisia on. (Tarvitseeko joku stressipalloja jo nyt?)
Kumppanisi ovat ehkä pyytäneet, että heidän mainoksensa pystytetään. Pidä nämä suhteet vahvana kunnioittamalla sitä ja auttamalla tekemään heidän sponsorointinsa näkyväksi.
Älä arkaile
Aloita vieraiden kokemus hyvillä viboilla. Tämä on aina tärkeää, mutta erityisesti kun järjestät wellness-tapahtumaa.
Kaikki riippuu – arvasitko jo – hyvinvoinnista! Tee vieraiden olosta hyvä ja tervetullut. Tämä voi olla niin helppoa kuin ovella seisominen ja ”Tervetulon” sanominen. Sinun ei tarvitse sanoa sitä outo zenmäisellä äänellä.
Vinkki: Tässä on kivoja ideoita, joiden avulla vieraat tuntevat olonsa tervetulleiksi.
Entä aikaiset vieraat?
Yksi asia, jota kannattaa välttää, on odottaminen tapahtuman ulkopuolella. Tämä voidaan välttää avaamalla ovet vähän aikaisemmin, jotta vieraat voivat liukua sisään ja nauttia tapahtumasta heti.
Varmista kuitenkin, että heillä on jotain tekemistä! Terveysseulonnat ovat helppo tapa pitää varhaiset vieraat kiireisenä. Terveelliset buffetit luovat myös hyviä viboja ja auttavat vieraita tuntemaan olonsa kotoisaksi alusta alkaen.
Vinkki: Olivatpa he liian ajoissa tai myöhässä, vieraiden tulee tuntea olonsa tervetulleeksi sisääntulon aikana.
Logistiikka ja ajan tasalla oleminen
Et halua, että sinulta menee mitään ohi isäntänä.
Tarkista aina esiintyjiltä, tavarantoimittajilta ja muiden osastojen henkilökunnalta, onko kaikki valmiina. Ajattele kohtausta Star Wars Episodi IV: ”Red 10, valmiina. Red 7, valmiina… ”
Seuraavassa on muutamia asioita, jotka haluat tarkistaa ennen tapahtuman alkua:
- Onko kaikki ruoka tuoretta ja näyttää hyvältä? Oletko valmis tarjoilemaan?
- Onko terveystarkastukset tai vastaavat laitteet kunnossa? (Harkitse henkilökohtaista testaamista)
- Onko mitään paikan päällä mitään, joka voisi olla ristiriidassa hyvinvointivibojen kanssa? (Likaiset kylpyhuoneet, roskaruokakääreet jonkun aterialta ja niin edelleen.)
- Onko sinulla varasuunnitelma huonojen sääolojen sattuessa? (Monet wellness-tapahtumat pidetään ulkona.)
Hymyile!
Kun vedät hyvinvointitapahtuman, mieti tulevaisuutta. Tämän tapahtuman kuvia ja videoita voidaan käyttää tulevien mainostamiseen.
Kuntoiluun liittyviin tapahtumiin, voit pyytää vierailta ennen ja jälkeen kuvia. Monet terveys- ja kuntoryhmät käyttävät tätä strategiaa luomaan motivaatiota, ja ottavat kaksi kuvaa vuoden välein.
Voit lopulta jakaa nämä kuvat nettisivuillesi ja sosiaalisen mediaan: ”Oma sitoutumiseni kuntoiluun alkoi Terve Tyyppi Festeillä 2019…”
Mitä muita kuvia ottaa
Varmista, että saat myös runsaasti kuvia, joissa on esimerkiksi seuraavia asioita:
- Herkullinen terveysruoka
- Hauskoja aktiviteetteja
- Lapset oppimassa hyvinvoinnista
- Hymyilevä henkilökunta ja vieraat
Ajatuksena on kuvata mahdollisimman paljon iloisia ihmisiä. Kyse on loppujen lopuksi hyvinvoinnista, joten varmista, että henkilöstö metsästää iloisia ihmisiä, joita kuvata!
Vinkki: Lue lisää ennen ja jälkeen -kuvien taitolajista ja jaa nämä vinkit vieraiden kanssa, jos he haluavat kokeilla tätä.
Kaikki yleisöstä
Kun valmistaudut hyvinvointitapahtumaan, asiat voivat mennä monimutkaiseksi. Mutta todellisessa hyvinvointitapahtumassa on hyödyllistä kerrata seuraavaa mantraa:
Tämä tapahtuma järjestetään vieraille.
Älkää antako suunnitteluvirheiden estää hyvää tapahtumaa. Kaikki hyvät terveys- ja hyvinvointitapahtumat alkavat hyvästä palvelusta.
Palvele tapahtuman kävijöitä, joiden elämää parannetaan osallistumalla. Vaikka vain vähän.
Vinkki: Älä vain kerro vieraille, että he ovat tärkeitä, vaan näytä se heille.
Tehdään jotain todella hienoa
Jos tämä on ensimmäinen wellness-tapahtumasi, se voi tuntua stressaavalta. Keskity asiakkaiden saamiseen ja heidän tekemiseen onnelliseksi. Jos huomaat tämän, saat kokemusta seuraavaan tilaisuuteen.
Ajan mittaan vuotuinen hyvinvointitapahtuma voi kukoistaa ihmeellisesti.
Vinkki: Katso näitä ideoita terveystapahtuman vetämisestä, kun järjestät täydellisen terveys- ja hyvinvointitapahtuman.
Pack it up, pack it in
Tiesit, että tämä oli tulossa. Siivoa, puhdista kaikkialta. Kaikki tekevät osuutensa.
Voit vaikka laulaa samalla.
Kun tämä tapahtuma päättyy, on runsaasti, mitä repiä alas ja siistiä. Viimeinen asia, jota tarvitset, on laiskan siivoojan maine. Hyvinvointitapahtumat koskevat sekä sisäistä että ulkoista puhtautta. Tämä koskee myös ympäristöä!
Varmista, että olet järjestänyt tehokkaan jätehuoltomenetelmän. Haluat myös miettiä kompostia ja kierrätysvaihtoehtoja. Et koskaan tiedä, mistä saat julkisuutta. Hyvinvointitapahtuman, joka tunnetaan kierrätettävien tavaroiden sijoittamisesta kaatopaikalle, voi olla hankalaa käsitellä tätä julkista kuvaa.
Terve kroppa, terve ympäristö.
Vinkki: Tapahtumien puhdistuspalvelut voivat helpottaa asioita.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Monta asiaa, mitä miettiä
Pidä opas lähelläsi kun pidät hyvinvointitapahtumaa, ja kaikki on kunnossa.
Kommentoi alle omia ehdotuksiasi ja kokemuksiasi… tai jotain muuta, mitä haluat sanoa hyvinvointitapahtumasta!
Vastaa