Kuinka järjestät salaisia tapahtumia (ja mitä työkaluja kannattaa käyttää)

Miksi ihmeessä halauaisit järjestää salaisen tapahtuman? Eikö koko pointti ole saada ihmisiä kerääntymään yhteen?

Kyllä ja ei.

Elämme maailmassa, jossa mikään ei ole enää salaista vaan jaetaan sosiaalisessa mediassa kaikille. TMI (too much information) on osa päivittäistä elämäämme, mikä jättää meidät kaipaamaan vähän ”tuntematonta”.

On maagista olla tilanteessa, jossa ei tiedä tarkkaan, mitä odottaa. Olemme aiemmin kirjoittaneet, miten eksklusiiviset tapahtumat saavat ihmiset tuntemaan itsensä tärkeiksi.

Yksinomaisuus tekee ihmeitä lipunmyynnille.

Mutta mikä voisikaan olla eksklusiivisempaa, kuin tapahtuma, josta vain muutama ihminen tietää?

Salaiset tapahtumat eivät ole ainoa loistava keino luoda hypeä. On myös muita syitä, miksi ehkä halautkin järjestää tapahtuman vain tietylle ryhmälle.

Syy voi olla vähän jännittävä (Eyes Wide Shut, muistatko?) tai haluat ehkä vain kerätä läheisimmät ihmiset kokoon.

Olemme kaikki kuulleet tapahtumista, joista on tullut viraaleja ilmiöitä somessaja kaikki ovat alkaneet puhua niistä.

Eli siis, salaiset tapahtumat ovat aiheenamme. Tässä artikkelissa käymme läpi:

• Miksi kannattaa järjestää salainen tapahtuma
• Mikä osa kannattaa pitää salaisena
• Mitä yksityiskohtia julkistaa ja milloin
• Kuinka kommunikaatio järjestetään
• Miten löydät oikean tapahtumapaikan
• Miten luot pääsyn tapahtumaan
• Miten käytät vaikuttajia markkinoinnissa
• Lipunmyynti salaisiin tapahtumiin
• Tapahtumanjälkeisen seurannan koordinointi

Kuten huomaat, tämä on hiukan monimutkaisempaa, kuin se, ettei vaan kerro kenellekään mitään.

Aloitetaanpa!

1. Miksi salaisen tapahtuman järjestäminen kannattaa?

Oletko koskaan miettinyt, miten jäätelönmyyjät selviävät talven yli?

He myyvät kuumaa kaakaota.

Jokaisella yrityksellä on nousukausia ja laskuja. Avain laskukaudesta selviytymiseen on miettiä business uudelleen.

Salaisten tapahtumien avulla maustat vähän meininkiä ja pysyt työnsyrjässä kiinni kausivaihtelusta huolimatta. Näin voit myös tuoda vähän mystiikkaa ja eksklusiivisuutta mukaan toimintaasi.

2. Mikä se salaisuus on?

Kannattaa miettiä pitkään ja hartaasti sitä, mikä se salaisuus on. Osa siitä kannattaa pitää mysteerinä,

mutta haluat samalla saada ihmiset kiinnotuneeksi. Haluat, että he alkavat puhumaan tapahtumasta luodaksesi hypeä sen ympärille.

Secret Sessions on lauluntekijäryhmä Lontoossa, joka järjestää kuukausittaisia livetapahtumia. Liput ja lokaatiot paljastetaan vain ryhmän jäsenille. Kukaan ei tiedä, ketkä milloinkin tulevat nousemaan lavalle, ja silti tapahtumat ovat aina onnistuneita.

Dans Le Noir on ravintola, jossa asiakkaat syövät pimeässä ja tarjoilijat ovat sokeita. Muutamaa yleistä valintaa lukuunottamatta et tiedä yhtään, mitä sinulle tarjoillaan.

Sekä Secret Sessions että Dans Le Noir ovat oppikirjaesimerkkejä salaisista tapahtumista. Mieti, mikä voisi olla sellainen salainen osa, jolla saat herätät asiakkaidesi kiinnostuksen.

3. Tiputtele yksityiskohtia

Tipoittain paljastuvien yksityiskohtien varaan on hyvä rakentaa osa markkinointikampanjastasi. Lopulta ne johtavat tapahtumaan.

Aloita yleisisllä tiedoilla; paikalla ja ajankohdalla. Kavenna annettavan tiedon murusten informaation määrää prosessin edetessä.

Valmistele juoni, minkä mukaan tiedät mitä paljastetaan milloinkin ja seuraa kiinnostuksen kehittymistä. Saat ihmiset odottamaan seuraavaa palapelin palaa.

4. Etsi sopiva tapahtumapaikka

Tapahtumapaikan itsessään ei tarvitse olla salaisuus.

Aiemmin mainittu Secret Sessions järjestetään tunnetuissa paikoissa ja Dans Le Noir on kansainvälinen ketjuravintola.

Voit kuitenkin tuoda lisämaustetta valitsemalla salaisen ja vähän tunnetun, underground-mestan tapahtumallesi.

Mutta pidä paikkavalinnassa prioriteettinä nimenomaan paikan sopivuutta tapahtumaasi ajatellen. Tärkeinpänä: Varmista, että paikan henkilökunta ei paljasta yhtään salaisuuttasi eteenpäin!

5. Tee tiedosta pääsyvaatimus

Tunnistat konseptin, jos olet ollut koskaan suurkaupunkien kerman kokoontumisissa.

Ensiksi sinun täytyy kuulla tapahtumasta joltakin, joka tietää siitä. Ja sen jälkeen sinun on mentävä pimeälle kujalle, piilouduttava roskiksen taa ja odottettava sen tyhjennystä.

Tai helpompi kaava meneen äin: Mene oikeaan pubiin, valitse oikea kirja hyllystä ja saat avattua oven salaiseen tapahtumaan.

Vain luovuus on rajanasi. Lisää pieni haaste osallistujillesi, he arvostavat sitä.

6. Mieti kommunikaatiotavat uudelleen

Tapahtuman salaisesta luonteesta johtuen sinun täytyy miettiä, miten on järkevää rakentaa kommunikaatio sinun ja asiakkaidesi välille. Voit jättää vihjeitä sosiaaliseen mediaan ja sähköpostilistallesi.

Mutta se ei riitä pelkästään, vaan tarvitset erillisen kommunikaatiokanavan niiden kanssa, jotka todella ovat tulossa paikalle.

Voit valita monista vaihtoehdoista:

• Tekstiviestit
• WhatsApp-ryhmän
• Puhelinlinjan
• Erillisen postituslistan
• Fyysiset liput
• Suljetun Facebook-ryhmän
• Etanapostin
• Kustomoidun mobiilisovelluksen

Et kuitenkaan pysty 100% estämään asiakkaitasi jakamasta tapahtuman tietoja jollain tasolla. Mutta on heidän omaksi hyväkseen pitää salaisuudet, jotta heidän kaverinsa voivat olla jälkeenpäin kateellisia.

7. Käytä vaikuttajia ja toimittajia apunasi

Jos sinulla on verkostoissasi asiaan sopivia sosiaalisen median vaikuttajia,rekrytoi heitä markkinointiin.

Anna heidän tiputella vihjeitä seuraajilleen oman markkinointisi tukena. Heistä on sinulle suuri apu, koska seuraajat pitävät heitä ”luotettuina neuvonantajina”.

Voit myös houkutella toimittajia ja bloggaajia tekemään samaa lukijoilleen. Ole kuitenkin tarkka, että kaikki jakavat vain sinun määrittämiesi raamien sisällä olevaa tietoa, ja vasta sinun jälkeesi.

8. Miten lipunmyynti salaiseen tapahtumaan järjestetään?

Jotkin lipunmyyntisovellukset mahdollistavat yksityisen (tai salaisen) tapahtuman järjestämisen.

Silloin tapahtumasi ei tule etusivulle näkyviin, eikä löydy edes haulla.

Billetto tarjoaa juuri sellaisen vaihtoehdon. Voit myös piilottaa tiettyjä lippuja erityisten pääsykoodien (access codes) taakse.

Tällaiset pääsykoodit kannattaa siis lisätä osaksi markkinointistrategiaasi.

9. Tapahtuman jälkeen

Haluat ihmisten puhuvan tapahtuman jälkeen, aivan kuten julkisenkin tapahtuman ollessa kyseessä.

Vieraasi eivät malta olla kertomatta muille mikä se salaisuus oli, joten on taas aika käyttää luovuutta. Jos haluat toistaa salaisen tapahtuman joskus, sinun täytyy keksiä uusia salaisuuksia.

Se voi olla eri esiintyjä, paikka tai täysin erilainen konsepti. Edellisen tapahtuman osallistujat eivät kuitenkaan saa arvata, mitä tuleman pitää.

Yhteenveto..

Salaisissa tapahtumissa on paljon hyötyjä. Niillä saa aikaan hypeä ja puhetta kausivaihteluiden aallonpohjan aikana, ja ne lisäävät paljon kaivattua mystiikkaa tapahtumakenttään.

Kannattaa ottaa seuraavat pointit huomioon:

• Mieti, mikä salaisuus on
• Tiedä, mitä tietoja paljastaa ja milloin
• Mieti kommunikaatiotavat uudelleen
• Etsi tapahtumalle sopiva paikka
• Tee sisäänpääsystä mysteeri
• Käytä vaikuttajia tiputtelemaan vihjeitä
• Ota lipunmyyntialusta käyttöön, kuten Billetto, joka mahdollistaa salaiset tapahtumat
• Tee jälkiseuranta saadaksesi hype jatkumaan tapahtuman jälkeen

Kaikki rakastavat salaisuuksia, joten sinulla on paljon syitä ryhtyä hommiin! Onnea matkaan!