Kuinka Kouluttaa ja Johtaa Tapahtuman Vapaaehtoisia: 10 Tärkeintä Vaihetta

Jos luet tätä, olet onnistuneesti hankkinut vapaaehtoisia tapahtumaan!

Nyt on aika oppia kouluttamaan ja johtamaan tapahtuman vapaaehtoisia.

Tämä opas kattaa, miten…

• Perehdyttää ja kouluttaa vapaaehtoisia
• Kommunikoida selkeästi ja tehokkaasti
• Luoda osastoja ja nimittää tiimin johtajat
• Pysyä lain oikealla puolella
• Luoda varasuunnitelmia hätätilanteiden varalle

Oletko valmis ottamaan roolin tapahtuman vapaaehtoisten johtajana?

1. Perehdytä tapahtuman vapaaehtoiset

Olitpa onnistunut rekrytoimaan kokeneita vapaaehtoisia tai aloittelijoita, sinun pitäisi perehdyttää heidät kaikki asianmukaisesti.

Perehdytyksessä kuuluu…

• Kiittää ilmoittautumisesta vapaaehtoiseksi
• Kerro vähän taustaa sinusta (ja organisaatiosta)
• Esitä täsmällisesti tapahtuman tavoitteet
• Selitä, miten heidän roolinsa liittyvät tapahtuman tavoitteisiin
• Kuvaile viestintäkeinoja
• Selitä, mitä odotat heiltä

Hyvä perehdytys innostaa vapaaehtoisia työskentelemään tapahtumalle. Tee hyvä vaikutelma itsestäsi, ja he yrittävät tehdä vaikutuksen sinuun.

Vinkki: Lue lisää parhaista keinoista vapaaehtoisten perehdyttämiseen.

2. Luo tapahtuman orientoitumissuunnitelma

Kun olet toivottanut vapaaehtoiset tervetulleiksi, sinun on luotava orientoitumissuunnitelma, joka valmistaa heidät tulevaa tapahtumaa varten.

Tapahtuman orientoitumissuunnitelmaan sisällytettävät asiat:

• Menettelytavat
• Mitä odottaa tapahtumapäivänä
• Mitä pukea päälle
• Missä tavataan tiimin kanssa
• Mihin aikaan ilmoittaudutaan esimiehelle
• Kuinka seurata työaikoja
• Kehen ottaa yhteyttä, jos tulee ongelmia
• Miten saada korvausta kuluista

Voit kertoa tämän ohjelman henkilökohtaisesti tai pyytää vapaaehtoisia käymään nämä läpi netissä, jos olet tekemisissä suuren joukon kanssa.

Vinkki: Lue lisää loistavan vapaaehtoisten orientaatio-ohjelman luomisesta.

3. Miten kouluttaa tapahtuman vapaaehtoiset

Koulutus on tärkeä asia, kun on kyse tapahtumien vapaaehtoisten johtamisesta. Heidän suorituksensa riippuu erittäin paljon koulutuksen laadusta.

Pidä kokous (henkilökohtaisesti tai verkossa), jossa käydään läpi kaikki olennaiset yksityiskohdat. Kannusta vapaaehtoisia esittämään niin monta kysymystä kuin mahdollista, jotta ei sattuisi sekaannuksia.

Toinen tärkeä seikka on varmistaa, että vapaaehtoiset oppivat tuntemaan toisensa. Se tekee heidän yhteistyöstä tehokkaampaa tapahtumapäivänä

Kattavaan koulutukseen sisältyy:

• Tapahtuman aikataulu
• Määrätyt tehtävät (ja niiden määräajat)
• Kuinka käyttää kullekin määrättyjä työkaluja
• Varasuunnitelmat, jos jokin menee pieleen
• Miten kommunikoida osallistujien, myyjien, esiintyjien ja sponsoreiden
• Miten tapahtumapaikalle pääsee (mukaan lukien pysäköinti)
• Mistä saada lounasta
• Milloin pitää taukoja (ja kuinka usein)

Vinkki: Opettele, kuinka voit kouluttaa tapahtuman vapaaehtoisia oikein.

4. Kuinka käyttää hyväksi tapahtuman vapaaehtoisten erikoistaidot

Seulonnan, haastattelun, perehdyttämisen ja koulutusvaiheen aikana sinun pitäisi miettiä, mitkä vapaaehtoiset tekevät hyvin tiettyjä tehtäviä.

Jotkut vapaaehtoisistasi saattavat olla introvertteja ja huolellisia. Toiset saattavat olla hyvin ulospäin suuntautuneita mutta epäkäytännöllisiä. Keskity jokaisen vapaaehtoisen vahvuuksiin, jotta he suorittavat tehtävänsä hyvin.

Jos olet epävarma siitä, mihin sinun pitäisi sijoittaa vapaaehtoiset, anna heille pieni tehtävä. Näin tiedät, kuinka hyvin he tekevät sen ja pitäisikö heidän jatkaa.

5. Nimitä tapahtuman vapaaehtoistyön johtaja(t)

Sinun tulisi nimittää tiimin johtaja tai vetäjä, olipa sinulla pieni kymmenen vapaaehtoisen tiimi tai satoja vapaaehtoisia.

Sinulla on todennäköisesti paljon tekemistä tapahtumapäivänä, joten on hyvä antaa vapaaehtoisille toinen yhteyshenkilö, jos olet liian kiireinen auttamaan heitä.

Jos olet jakanut tapahtuman vapaaehtoiset ryhmiin (kuten markkinointi, palvelu, siivous jne.), Voit nimetä tiimin johtajan kustakin osastosta.

Vinkki: Sinun pitäisi luoda erillinen työnkuvaus ryhmän johtajalle. Katso tätä esimerkkiä musiikkifestivaalista saadaksesi käsityksen siitä, miltä sen pitäisi näyttää.

6. Luo raportointijärjestelmä

Jos järjestät suuremman tapahtuman, kuten konferenssin tai festivaalin, kannattaa harkita raportointijärjestelmän luomista, jotta voit organisoida vapaaehtoisia helpommin.

Hyvä raportointijärjestelmä auttaa sinua järjestämään vapaaehtoisten aikataulun, läsnäolon, tehtäväluettelot ja muut tiedot, joita käytät arvioidaksesi vapaaehtoisia tapahtuman jälkeen.

Vinkki: Nämä ilmaiset vapaaehtoisten hallintatyökalut tapahtumille auttavat luomaan raportointijärjestelmän.

7. Kommunikoi tehokkaasti

Viestintä on avain jokaisessa tiimissä. Sinun tulisi pitää huolta, että kommunikoit tapahtuman vapaaehtoisten kanssa selkeästi ja usein.

Se varmistaa, että vapaaehtoiset ovat ajan tasalla viimeisimmistä tapahtumakehityksistä. Kun pidät yhteyttä tiimiisi kanssa, huomaat myös nopeasti, jos joku ei vastaa.

Käytä joitakin näistä ilmaisista työkaluista, jotta voit kommunikoida tehokkaasti vapaaehtoistyöryhmän kanssa:

• Facebook Messenger (pienemmille tiimeille)
• Facebook-ryhmät (suurille tiimeille)
• WhatsApp-ryhmäkeskustelut
• Slack
• Sähköpostilistat
• Skype-ryhmäkeskustelut
• GoToMeeting

Jos johdat suurta ryhmää, jossa on alaosastoja, rohkaise heitä luomaan omat yksityiset ryhmät. Tällä tavoin pääkanava ei ole täynnä kommentteja.

8. Ota selvää lakiasioista

On joitakin lakiasioita, jotka sinun täytyy lukea, kun olet johtamassa tapahtuman vapaaehtoisia.

Vaikka vapaaehtoiset ovat palkattomia, on olemassa lakeja heidän oikeuksista, turvallisuudesta, koulutuksesta, vakuutuksista, kustannuksista ​​ja valvonnasta.

Sinun on varmistettava, että tiedät, kuinka monta tuntia he voivat työskennellä, kuinka monta taukoa he pitävät, ja niin edelleen.

Vinkki: Vapaaehtoisjärjestöjen kansallinen neuvosto (NCVO) kertoo kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää.

9. Laadi varasuunnitelmia

Et voi ennustaa kaikkea, mutta on hyödyllistä tehdä joitakin varasuunnitelmia mahdollisien ongelmien varalle, joista olet jo tietoinen.

Saattaa esimerkiksi käydä niin, että vapaaehtoinen rekisteröityy, mutta ei ilmesty paikalle. On olemassa vaara, että joku jättää hommat kesken missä tahansa vaiheessa.

Siksi sinun tulee tehdä varotoimia, kuten antaa selkeät ohjeet siitä, milloin ja mihin ilmoittaudutaan, sekä rekrytoida ylimääräisiä vapaaehtoisia siltä varalta että joku ei ilmesty paikalle.

10. Kiitä tapahtuman vapaaehtoisia

Kun tapahtuma on ohi, sinun tulee kiittää vapaaehtoisia siitä, että he ovat auttaneet sinua. Kerro, kuinka paljon he ovat vaikuttaneet tapahtuman onnistumiseen.

Se on myös hyvä tilaisuus kysyä vapaaehtoisryhmältä palautetta, miltä tuntui työskennellä ​​tapahtumassa.

Yksi erinomainen tapa on lähettää tapahtuman jälkeinen kysely vapaaehtoisille. Se on erityisen käytännöllistä, jos olet tekemisissä suuren ryhmän kanssa.

Vinkki: Voit käyttää valmiita pohjia vapaaehtoisilta kyselyyn (tai tehdä oman) SurveyMonkey-ohjelmalla.

Pidä yhteyttä vapaaehtoisten kanssa tapahtuman jälkeen

Sinun ei pitäisi lopettaa yhteyden pitoa tapahtuman vapaaehtoisiin sen jälkeen kun olet kiittänyt heitä ja saanut palautetta.

Saatat tarvita heitä tuleviin tapahtumiin. Kannattaa jatkaa suhdetta, jonka olet jo aloittanut ensimmäisen tapahtuman aikana.

Kuka tietää, saatat lopulta rekrytoida heidät palkattuina työntekijöinä organisaatiosi.

Onnea matkaan!