Kuinka Löytää Vapaaehtoisia Tapahtumaan: 6 Tärkeintä Vaihetta

Tapahtuman järjestäjänä haluat tietää, miten voit löytää vapaaehtoisia tapahtumaan. Erityisesti, jos järjestät varainhankintatilaisuuden.

Tämä opas auttaa sinua…

• Määrittämään, miksi tarvitset vapaaehtoisia
• Luomaan tehtävät tapahtuman vapaaehtoisille
• Keksimään kannustimet vapaaehtoisille
• Etsimään mahdolliset ehdokkaat
• Rekrytoimaan sopivia vapaaehtoisia tapahtumaan

Tämän artikkelin loppuun mennessä tiedät tarkalleen, miten voit määritellä vapaaehtoistyön tehtävät ja miten löydät ihmisiä täyttämään ne.

1. Määritä tapahtumavaatimukset

Ensimmäinen askel tapahtuman vapaaehtoisten rekrytointiprosessiin on määrittää, miksi tarvitset niitä. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa sinun pitäisi kirjoittaa luettelo vaadittavista tehtävistä.

Kun tiedät, mitä on tehtävä, sinulla on myös käsitys tehtävien edellyttämistä taidoista. Tämän silmällä pitäen on helpompi löytää parempia vapaaehtoisia, joilla on juuri oikeaa kokemusta.

Tapahtuman vapaaehtoiset voivat auttaa sinua monissa asioissa, kuten…

• Tapahtuman suunnittelu
• Promootio ja markkinointi
• Tapahtuman osallistujien tarkistaminen
• Suunnan näyttäminen tapahtuman aikana
• Ruoka- ja juomatarjoilu
• Kaiuttimien tai viihdyttäjien huolenpito
• Siivoaminen tapahtuman jälkeen

Mutta käytännön taidot eivät ole kaikki, mitä tarvitset. Ehkä tapahtumasi vaatii tiettyjä persoonallisuuksia, kuten optimistisia tai hyvän huumorintajun omaavia ihmisiä.

Saatat tarvita myös vapaaehtoisia, joilla on fyysistä voimaa. Jos tarvitset jonkun nostamaan raskaita laatikoita, haluat jonkun, joka on vahva ja jolla on hyvä kestävyys.

Tee luettelo toivottavista persoonallisuuksista, joita tarvitset tapahtuman vapaaehtoisille.

Vinkki: Lue ohjeet siitä, kuinka suunnitella tapahtuma ja mitä tehdä tapahtumapäivänä, jotta sinun on helpompi kirjoittaa tehtävälista ja vaatimukset.

2. Ota yhteys tapahtuman sidosryhmiin

On hyvä idea rekrytoida vapaaehtoisia tapahtumaan, mutta varmista, että kaikki tietävät asiasta. Kerro tiimillesi mahdollisista vapaaehtoisten rekrytointistrategioista.

Jos et suunnittele tapahtumaa yksin, kannattaa kuunnella muita tapahtumaan osallistuneita tahoja (kuten sponsoreita) ennen vapaaehtoisten rekrytointia.

Vinkki: Lue, miten neuvotella muiden tahojen kanssa, jos odotat, että joku vastustaa vapaaehtoisten rekrytoimista tapahtumaan.

3. Luo tehtävät tapahtuman vapaaehtoisille

Kun sinulla on luettelo tehtävistä tapahtuman ympärillä, on aika laatia tehtäviä mahdollisille vapaaehtoisille.

Katso, mitkä tehtävät voidaan tehdä samassa ryhmässä, jotta tiedät, mitkä vapaaehtoiset voivat olla vastuussa kustakin tehtävästä. Kuvittele, että olet luomassa osastoja yritykselle (mitä oletkin periaatteessa).

Tässä on luettelo mahdollisista osastoista, joita voit luoda:

• Siivous
• Toimiluvat
• Järjestys
• Asiakaspalvelu
• Logistiikka
• Markkinointi
• Oheismyynti
• Liput
• Liikenne

Kun sinulla on luettelo osastoista, jotka hoitavat tiettyjä tehtäviä, voit aloittaa segmenttien erottelun yksittäisiin rooleihin.

Markkinointiosastollasi voisi esimerkiksi olla yksi henkilö sosiaaliseen mediaan, yksi flyereihin ja yksi ottamaan yhteyttä tapahtumalistauksiin.

Kun olet määrittänyt yksittäiset roolit kussakin osastossa, voit aloittaa työnkuvan kirjoittamisen jokaiselle osastolle.

Tehtävänkuvauksen tulisi sisältää, esimerkiksi seuraavat asiat:

• Vastuut
• Määräajat
• Tavoitteet
• Taidot
• Kokemus
• Tiedot
• Fysiikka/voima
• Persoonallisuus

Yritä tehdä työn kuvaus mahdollisimman yksityiskohtaiseksi. Näin vältät hakijat, jotka ovat ymmärtäneet väärin, mitä etsit.

Vinkki: Lue, miten voit kirjoittaa erinomaisen kuvauksen vapaaehtoistyölle.

4. Tarjoa kannustin vapaaehtoistyölle

Vapaaehtoiset ovat tyypillisesti palkattomia, mikä tarkoittaa sitä, että sinulla täytyy olla jokin kannustin tehdäksesi houkuttelevan ehdotuksen. Sinun täytyy ajatella luovia tapoja rekrytoida vapaaehtoisia.

Seuraavassa on joitakin mahdollisia kannustimia, joita voit antaa vapaaehtoisille:

• Vapaa pääsy tapahtumaan
• Backstage passit
• Ruoat ja juomat
• Alennukset tuotteista tai palveluista
• Työkokemus
• Suosituskirje

Kannustimen ei pitäisi olla vain jotain, jota ilman sinun on helppo elää. Sillä pitäisi olla todellinen arvo mahdollisille vapaaehtoisille.

Ajattele sitä palkkana. Et tee työtäsi ilmaiseksi, miksi heidän pitäisi? Kannustimen pitäisi olla yhtä suuri tai arvokkaampi kuin vapaaehtoistyöhön kuluva aika ja työ.

Vinkki: Tutustu näihin hyviin kannustimiin tapahtuman vapaaehtoisille, jotta voit päättää, mitä itse käytät.

5. Etsi mahdolliset tapahtuman vapaaehtoiset

Tiedät, mitä on tehtävä, kuka voi tehdä sen ja mitä tarjoat vastineeksi. Tähän mennessä kaikki hyvin. Nyt sinun on oikeasti löydettävä tapahtuman vapaaehtoiset.

Käytä olemassa olevia kanavia

Ensimmäinen asia, jonka voit tehdä, on käyttää olemassa olevia kanavia, joissa mainostaa vapaaehtoistyön mahdollisuutta. Julkaise sosiaalisessa mediassa, lähetä postituslistalle ja kysy henkilökohtaiselta verkostoltasi.

Vinkki: Lue, miten voit mainostaa vapaaehtoistyötä verkossa.

Kysy muilta organisaatioilta

Hyvä tapa hankkia vapaaehtoisia on kysyä muilta organisaatioilta, jotka käyttävät niitä. On todennäköistä, että heillä on muutama hyvä ehdokas tiedoissaan, jonka he voivat jakaa kanssasi.

Vinkki: Hyväntekeväisyysjärjestöt kuten Cancer Research UK ja British Heart Foundation käyttävät vapaaehtoisia tapahtumissaan.

Hae vapaaehtoisten tietokantoja

Voit myös etsiä olemassa olevia tietokantoja vapaaehtoisista löytääksesi ne, jotka ovat jo rekisteröityneet vapaaehtoisiksi. He etsivät vain oikeaa tilaisuutta.

Vinkki: Voit etsiä ehdokkaita sivustoilta, kuten SignUp.com löytääksesi ehdokkaita tapahtumaasi.

Anna heidän löytää sinut

Voit myös lisätä itsesi sivustoille ja foorumeille, jotka auttavat vapaaehtoisia löytämään työmahdollisuuksia. Varmista vain, että tapahtuma tai syy on niiden arvoinen (katso 4).

Vinkki: Lisää tilaisuutesi Do-it.org-sivustoon tullaksesi huomatuksi.

6. Rekrytoi tapahtuman vapaaehtoiset

Kun olet löytänyt mahdolliset ehdokkaat vapaaehtoistyöhön, on aika tehdä esivalinnat, haastatella ja rekrytoida parhaat.

Esivalinnat

Jos saat paljon hakemuksia, voit hylätä hakijat, jotka eivät sovi sinulle, käyttämällä seulontakyselyä.

Kyselylomakkeella kysytään heidän taitojaan, kiinnostuksen kohteitaan ja vapaaehtoistyön syitä. Se voi myös auttaa sinua jakamaan heidät tiettyihin vapaaehtoistehtäviin ennen haastattelua.

Haastattelu

Jos tapahtuma on suhteellisen pieni, haastattele jokainen vapaaehtoinen henkilökohtaisesti. Vaihtoehtoisesti voit tehdä Skype-puhelun heidän kanssaan, jos ne eivät ole lähellä.

Henkilökohtainen haastattelu antaa sinulle paljon paremman käsityksen siitä, ketä he ovat henkilöinä, ja haluatko heidät tapahtuman vapaaehtoisryhmään.

Rekrytoi

Kun olet valinnut parhaat ehdokkaat, on aika palkata heidät. Lue tämä vapaaehtoisen rekrytointiprosessi, joka auttaa sinua viimeistelemään hakusi.

Löysitkö vapaaehtoisia?

Toivottavasti tämä opas on auttanut vapaaehtoistyöntekijän löytämisessä. Sinulla pitäisi nyt olla erinomainen tiimi, joka on valmis auttamaan tapahtumassasi.

Nyt sinun on otettava selvää, miten johtaa vapaaehtoistyöntekijäryhmää, minkä katamme pian tässä blogissa.

Pysy kuulolla!