Kuinka paljon musiikkifestivaalin järjestäminen maksaa? 18 kuluerää, joihin kannattaa varautua

Kuinka paljon festivaaleista syntyy kuluja? Yritämme vastata siihen kysymykseen tässä artikkelissa siltä varalta, että pohdit musiikkifestivaalien järjestämistä.

Kerromme lisää seuraavista aiheista:

• Musiikkifestivaalien järjestämisen keskimääräiset kulut
• Miten kustannukset määritetään?
• Erilaisia keinoja kulujen kattamiseen

Mitä musiikkifestivaalien järjestäminen keskimäärin maksaa?

Tarkan summan määrittäminen on äärimmäisen vaikeaa, sillä kyseessä voi olla esimerkiksi pieni paikallinen festari tai valtava Glastonburyn kaltainen massatapahtuma.

Vain harvojen musiikkifestivaalien budjetista saa tietoa verkosta, itse asiassa ei yhdenkään, mutta onneksi sentään jotkut järjestäjät ovat jakaneet tiedonmurusia.

Vuonna Glastonburyn liikevaihto oli 37,3 miljoonaa puntaa, mutta voittoa tuli vain 86 000 puntaa. Musiikkifestivaalien järjestäminen ei siis todellakaan ole mikään pikaväylä rikkauksiin.

Musiikkifestivaalien kustannusten määrittäminen

Meillä on nyt jonkinlainen arvio siitä, mitä musiikkifestivaalit keskimäärin maksavat, mutta erityisen kiinnostavaa on, mitä tapahtuman eri osa-alueet kustantavat. Katsotaanpa siis tarkemmin, mlstä osista kustannukset rakentuvat.

1. Esiintyjät

Esiintyjien palkkioissa on eniten vaihtelua. Esimerkiksi tämän ohjelmatoimiston listoilla olevien esiintyjien palkkiot vaihtelevat 300 ja 2000 euron välillä, mutta kuuluisat esiintyjät tulevat vielä paljon kalliimmaksi.

2. Tapahtumapaikan vuokra

Ellet saa hyvää diiliä joltain paikalliselta maanviljelijältä, sinun on vuokrattava tapahtumapaikka. Hinta voi olla esimerkiksi 200 puntaa / päivä / henkilö tai noin 5000 puntaa koko päivältä.

3. Lava

Kuinka paljon festivaalilava maksaa? Pienten hinta on noin 700 puntaa, keskikokoisten 1500 – 3000 ja suurimpien jopa 20 000 puntaa. Tässä muutamia lavarakenteiden toimittajia:

• Soundstage One
• Staging Services
• OutdoorStages

4. Sähkö, vesi jne.

10 000 osallistujan festivaaleilla pelkästään sähköön saattaa kulua 60 000 – 100 000 puntaa. Vaikka vettä ei tarvitsekaan jakaa ilmaiseksi, vessojen ja suihkujen vedestä pitää joka tapauksessa maksaa.

5. Jätteenkäsittely

Samoista 10 000 ihmisen festivaaleista syntyy valtava määrä hävitettävää jätettä. Tapahtuma-alueen siivoaminen voi maksaa noin 30 000 puntaa.

6. Mainokset ja kyltit

Kyltit, julisteet, bannerit ja muu printtimateriaali on yllättävän halpaa kaikkiin muihin kustannuksiin verrattuna. 10 000 osallistujan festivaalien kustannukset voivat olla noin 1 000 euron luokkaa.

7. Markkinointi

Useimmat B2C-yritykset kuluttavat vuosittain noin 16 % vuosittaisesta nettoliikevaihdostaan markkinointiin. Glastonburyn liikevaihto on noin 37 miljoonaa puntaa, joten markkinointiin on käytetty noin 5,5 miljoonaa puntaa.

8. Tekniikka

Tarvitset lipunmyyntisovelluksen, joka helpottaa lipunmyynnin hallintaa ja osallistujien mielipiteiden keräämistä. On kuitenkin tärkeää panostaa myös tiimin hallinnollisiin apuvälineisiin, joten varaa niihin noin 1000 puntaa.

9. Laitteiston vuokra

Festivaalien äänentoistopaketin saa vuokrattua noin 850 punnalla, mutta se riittää vasta yhteen lavaan. Kerro siis summa festivaaliesi lavojen arvioidulla määrällä.

10. Vakuutukset

Voisi kuvitella, että vakuutusten omavastuuosuudet ovat tähtitieteellisiä suurten ihmismassojen festivaaleilla. Alle 20 000 osallistujan festivaalien vakuutuksen saa kuitenkin jopa vain 62 punnalla.

11. Luvat ja lisenssit

Jos olet järjestämässä festivaaleja Isossa-Britanniassa, tarvitset luvan sekä PRS for Music Limited (PRS)- että Phonographic Performance Limited (PPL) -järjestöltä. Hallituskin haluaa osansa kakusta, mutta sen koko riippuu festivaaleista.

12. Infrastruktuuri

Jos festivaalit järjestetään sisätiloissa, infrastruktuurista ei tarvitse huolehtia. Ulkoilmafestivaaleilla saattaa joutua rakentamaan kulkuväyliä ja parkkipaikkoja, mikä voi 10 000 kävijän tapahtumassa maksaa 250 000 puntaa.

13. Turvallisuus

10 000 päihtynyttä festivaalivierasta on aikamoinen turvallisuusriski, mikä ei ole kovin yllättävää. Isle of Wightin festivaaleilla poliisien ja yksityisten vartiointifirmojen palkkaamiseen kului miljoona puntaa.

14. Valo- ja videokuvaus

Festivaalit ovat täynnä ikuistamisen arvoisia hetkiä, joten varmista, että saat ne kaikki talteen. Yksi videokuvaaja maksaa noin 750 puntaa päivässä, joten kerro summa festivaalipäivillä ja tarvitsemallasi kuvaajamäärällä.

15. Henkilöstö

Osallistujien perään pitää myös katsoa, joten siihenkin tarvitaan työntekijöitä. On olemassa yrityksiä, jotka erikoistuvat festivaalihenkilökunnan vuokraamiseen, mutta voit käyttää apuna myös vapaaehtoisia.

Siinä taisikin olla kaikki.

Tai ei aivan…

16. ALV

Ennen kuin alat määrittää festivaalilippujen hintaa, ota huomioon, että valtio haluaa 20 % ALV-veroa. Se on lisättävä lipun hintaan.

17. PRS-järjestö

PRS (aikaisemmin Performing Right Society) haluaa oman siivunsa myymiensä lisenssien lisäksi. Jätä siis lipunmyyntituloista sivuun 3 % järjestöä varten.

18. Sää

Muistatko vielä kesän 2012? Huonon sään takia peruttiin 57 festivaalia, siis sen jälkeen, kun kaikki yllä olevat kustannukset oli jo maksettu. Siinä jos missä tunnelma lässähtää.

7 tulovirtaa kulujen kattamiseen

Yllä käytiin läpi masentavan suuria summia, joita musiikin ilosta on maksettava. Käydäänpä siis seuraavaksi läpi tapoja, joilla menot voi kattaa.

1. Liput

Lipunmyynti on tärkeä tulonlähde mutta ei niin tuottoisa kuin voisi luulla. Wychwood-festivaali kattaa vain 60 % kuluistaan lipunmyynnillä, vaikka liput ovat keskimääräistä kalliimpia.

2. Mukavuudet

Muta, hiki ja kyyneleet eivät ole kaikkien mieleen. Yhä useammat maksavat mielellään vähän ylimääräistä mukavuuksista, kuten ilmastoiduista teltoista, mukavista sängyistä ja omista vessoista.

3. Sponsoroinnit

Kattavasta sponsorointipaketista voi veloittaa sponsoreilta mitä tahansa parista sadasta 20 000 puntaan. Tarvitset kuitenkin useita merkittäviä sponsoreita, jotta saat riittävästi tuloja.

4. Oheistuotteet

Esiintyjät haluavat tietenkin myydä omia oheistuotteitaan esiintymisensä jälkeen. Tee siis sinäkin samoin. Luo festivaalia varten omat oheistuotteet ja myy niitä mahdollisimman paljon.

5. Ulkopuoliset myyjät

Voit myös päästää ulkopuoliset yritykset myymään tuotteitaan festivaaleillasi. Osallistujat haluavat ostaa tapahtumasta itselleen muistoja, ja sinä taas voit veloittaa myyjiltä 300 – 400 puntaa myyntipaikkaa kohti.

6. Ruokapalvelut

Ruokaa on pakko olla saatavilla, joten voit tehdä hyvän tilin myymällä festivaaleilla omia ruokiasi. Voit toki käyttää myös ulkoisia yrityksiä ja veloittaa niiltä vuokraa ruokapalvelusta.

7. Baarit

Olut on se ainesosa, jota ilman yksikään festivaali ei tule toimeen. Pystytä siis paikalle baareja, jotka pitävät janoiset festivaalikävijät tyytyväisinä, kun heidän omat eväänsä loppuvat.

Työkaluja festivaalibudjetin laskemiseen

Voi olla vaikeaa pysyä kärryillä kaikista mahdollisista kuluista ja tuloista. Olemme siksi koonneet yhteen muutamia työkaluja, joista on apua festivaalikulujen laskemisessa.

Käytä apuna esimerkiksi seuraavia budjettimallipohjia:

• Guidebook: erilaisia tapahtumabudjettien mallipohjia
• Concert Promotions: festivaalien kulutaulukko
• Creative & Cultural Skills: livemusiikkitapahtuman esimerkkibudjetti

Vinkki: lisävinkkejä tapahtumabudjettien hallintaan saat meidän omasta oppaastamme.

Oletko valmis kesärientoihin?

Kuten varmasti huomasit, musiikkifestivaalien järjestäminen ei ole mitään ruusuilla tanssimista. Pelkästään nollille pääseminen on äärimmäisen vaikeaa, voittoa tekeminen onkin sitten melkein mahdotonta.

Tiedätkö järjestäjiä, jotka ovat onnistuneet järjestämään voittoa tuottaneet festivaalit? Kerro meille alla olevassa kommenttiosiossa.