Kuinka Suunnitella Yksityistilaisuus: 11 Asiaa, Jotka Tulisi Ottaa Huomioon

Olet päättänyt järjestää yksityistilaisuuden, mutta et ole varma, miten se tapahtuu. Se on ihan okei, siksi sinä luet tätä.

Jatka lukemista saadaksesi selville, miten…

• Määrität tapahtuman tavoitteet
• Valitset oikean paikan tapahtumallesi
• Asetat realistisen budjetin
• Saat sen sopivan yksityiseksi
• Sovit ruokalistan
• Löydät ja majoitat esiintyjiä tai puhujia

Oletko valmis saamaan vastaukset kysymyksiisi?

1. Millainen tapahtuma on?

Tapahtuman suunnittelu pitäisi alkaa tällä kysymyksellä. Yrityksen verkostoitumisillallisella on erilaiset vaatimukset kuin sukujuhlilla.

Mieti myös seuraavia kysymyksiä:

• Kuka osallistuu tapahtumaan?
• Onko se työhön tai vapaa-aikaan liittyvä?
• Onko siellä ohjelmaa?
• Tarvitsetko teknisiä laitteita?
• Millaista ruokaa haluat?

Suunnittelusta tulee paljon helpompaa, kun olet ensin määrittänyt yksityistilaisuuden tavoitteen.

2. Missä tapahtuma pidetään?

Kun olet määrittänyt tapahtuman tarkoituksen ja aiheen, on aika tarkastella sijaintia. Järjestätkö tapahtuman kaupungissa tai maaseudulla? Sisä- vai ulkotiloissa?

Seuraavassa on muutama kohta, jotka kannattaa pitää mielessä paikan valinnassa:

• Soveltuuko se tapahtuman teemaan?
• Haluavatko vieraat maiseman muutoksen?
• Kuinka helposti vieraat pääsevät sinne?
• Onko siellä täydellinen yksityisyys?
• Kuinka paljon se maksaa sinulle?

Vihje: DesignMyNightilla on hyvä lista yksityisistä vuokratiloista tapahtumallesi.

3. Milloin tapahtuma pidetään?

Sinulla on todennäköisesti ajatus päivämäärästä tapahtumallesi. Haluat kuitenkin, että paikka on myös vapaa kyseisenä päivänä, mikä kannattaa pitää mielessä ajankohtaa miettiessä.

Ajattele myös, missä kohtaa vuotta se pidetään. Jos suunnittelet joulujuhlia, sinun täytyy varata paikka hyvissä ajoin pettymysten välttämiseksi.

Vinkki: Pidä pyhäpäivät ja lomat mielessä.

4. Mikä on budjettisi?

Budjetin teko voi olla hankalaa useista syistä. Ensinnäkin et tiedä aina, kuinka monta ihmistä tapahtumaan tulee – ja on vaikeaa budjetoida jotain, jota et tiedä.

Mutta yritä arvioida parhaasi mukaan ja kirjoita ylös parhaat ja pahimmat tilanteet. Sinun pitäisi myös selvittää, kuka maksaa kaiken. Onko se henkilö tai yritys?

Vinkki: Lue ensi alkuun oppaamme siitä, miten voit tehdä ja hallita tapahtuman budjettia.

5. Tilan vuokraus vai säästöbudjetti?

Yksi tärkeä asia, joka kannattaa miettiä paikan valitsemisessa ja budjetin suunnittelussa on se, maksatko koko paketin vai sovitko vähimmäissummasta, jonka vieraat kuluttavat.

Tilojen vuokraus tarkoittaa, että maksat kiinteän hinnan tilasta, ruoasta ja juomista. Jos et halua maksaa tilasta, tarkoittaa se sitä että sen käyttö on ilmaista, edellyttäen että vieraat käyttävät tietyn määrän rahaa ruokaan ja juomiin.

Jotkut paikat tarjoavat alhaisemman vuokran, mutta ruoat ja juomat lisätään laskuun.

Sinun pitäisi ottaa huomioon nämä seikat:

• Kuinka monta vierasta osallistuu?
• Mikä on budjettisi?
• Pystytkö neuvottelemaan hinnasta?

Vinkki: Lue, miten neuvotella vuokrauksen hinnasta, jotta saat varmasti vastinetta rahoillesi.

6. Kuinka yksityinen tulisi tapahtuman olla?

Tapahtumasi yksityisyyttä on myös mietittävä. Se riippuu tapahtuman tarkoituksesta (katso #1) ja kuka osallistuu.

Jos järjestät yrityksen kokouksen keskustellaksesi arkaluonteisista asioista, tai olet kutsunut julkkiksia, voit haluta mahdollisimman yksityisen tilaisuuden.

Mieti näitä asioita:

• Onko tila erillään muusta rakennuksesta?
• Onko se äänieristetty suojaamaan arkaluonteisia keskusteluja?
• Onko paikalla oma sisäänkäynti?
• Onko siellä erillinen WC vieraille?

Sinun pitäisi käydä läpi nämä kysymykset paikan vuokraajan kanssa varmistaaksesi, että kaikki on otettu huomioon.

7. Kuka tarjoaa ruoan?

Tapahtuman ruoan tarjoaja riippuu sopimuksesta paikan vuokraajan kanssa. Jos olet valinnut pelkän tilan vuokrauksen, sinun on tilattava ulkopuolinen catering-palvelu.

Catering voi tulla myös kalliiksi, joten ota selvää, onko ruoan hankkiminen tilan vuokraajalta halvempaa.

Vinkki: Tutustu näihin huippuluokan catering-palveluihin löytääksesi sopivimman.

8. Miten ruoka tarjoillaan?

Ruoka ja juomat ovat aina iso osa tapahtumaa. Maku ja tunnelma ovat tärkeitä, mutta ota huomioon myös käytännön asiat.

Sopiiko yksityistilaisuuteen…

• Juomat ja sormiruoka?
• Seisova pöytä?
• Kolmen ruokalajin illallinen?

Valintasi riippuu siitä, kuinka muodollinen tapahtuma on sekä siitä, voiko paikka tarjota haluamaasi.

9. Minkälainen menun pitäisi olla?

Kun olet määrittänyt kaikkein käytännöllisimmän tavan tarjota ruokaa, kannattaa miettiä, mitä siellä tarjoillaan.

Jos et valinnut seisovaa pöytää, mieti mistä vieraat pitävät ja mistä he eivät pidä. Myös erityisruokavaliot on otettava huomioon.

Erityisruokavaliot

Joillakin vieraillasi voi olla erityisruokavalioita eri syistä. Menuun tulisi sisältyä ainakin yksi vaihtoehto, joka käy kaikille tapahtumaan osallistujille.

Seuraavassa on joitakin asioita, jotka on otettava huomioon menusta päätettäessä:

• Halal- ja kosher-ruokavaliot
• Vegaanit ja kasvissyöjät
• Ruoka-allergiat (maapähkinät, gluteeni jne.)

Kannattaa pyytää vieraita sisällyttämään kaikki erityisvaatimukset, kun he vastaavat kutsuun. Mutta tarkista myös paikan vuokraajalta ja ateriapalveluyritykseltä nämä etukäteen.

Täytekakut

Jos olet järjestämässä häät tai syntymäpäivät, haluat tarjota täytekakun. Tarkista paikan vuokraajalta, voivatko he tehdä sen. Muuten sinun täytyy tilata se erikseen leipomolta.

Juomat

Useimmat paikat tekevät rahaa juomien myynnillä, joten pidä tämä mielessä, kun suunnittelet yksityistilaisuutta. Onko tapahtumassa ilmaiset juomat, maksetaanko juomat jälkikäteen, tai pitäisikö vieraiden maksaa omat juomansa?

10. Onko siellä ohjelmaa?

Häät tai syntymäpäiväjuhlat sisältävät ohjelmaa, kuten live-musiikkia. Yritys saattaa toivoa koomikon tai alan asiantuntijan paikan päälle.

Vihje: Katso tämä juttu viihdetoimistoista nähdäksesi, mitä voit hankkia yksityistilaisuuteesi.

11. Tarvitsetko teknisiä laitteita?

Jos yksityistilaisuus sisältää esiintyjän tai puhujan, tarvitset teknisiä laitteita.

Tarkista, onko paikassa…

• Mikrofonit
• Äänentoisto
• Valaistus
• Lava
• IT-laitteet
• Projektori

Vinkki: Jos tapahtumapaikassa ei ole näitä, ota yhteyttä AV-laitteiden vuokrausfirmaan.

Tunnet itsesi valmiiksi?

Sinulla pitäisi nyt olla hyvä kuva siitä, mitä sisältyy hyvän yksityistapahtuman järjestämiseen. Nyt on jäljellä vain suunnitelman toteuttaminen.

Tarkasta blogimme ja ota selvää, miten se tapahtuu.