Kuinka Valita Pitopalvelu Tapahtumalle: Kaikki Mitä Sinun Kuuluu Tietää

Pitopalvelun ja tapahtuman suunnittelu kulkevat käsi kädessä, joten katsotaanpa, miten valitset pitopalvelun.

Tässä artikkelissa kerrotaan seuraavista asioista:

• Mitä miettiä ensimmäisenä ennen pitopalvelun etsimistä
• Miten löytää pitopalvelu ja miten valita oikea
• Hyvän pitopalvelun ominaisuudet
• Miten palkata pitopalvelu ja mitä käydä läpi ennen tapahtumaa

Oletko valmis maistelemaan näytteitä? Bon appetit.

Minkälainen pitopalvelu on tapahtumallesi sopiva?

Ennen kuin sukellat tutkimaan, mieti, millaista tapahtumaa olet järjestämässä. Se auttaa pitkälle, kun päätät, millaista pitopalvelufirmaa etsit.

Kysy itseltäsi:

• Kuinka muodollinen tapahtuma on?
• Millainen paikka sinulla on?
• Minkälainen istumajärjestely on?
• Kuinka monta vierasta osallistuu?
• Minkälaista ruokaa he odottavat saavansa?
• Onko heillä vaatimuksia ruokavaliosta?

Kolme pääasiallista pitopalvelun tyyppiä, joita tulet kohtaamaan, ovat:

• Cocktailkutsut: Halvin vaihtoehto, joka sisältää tyypillisesti juomat ja sormiruokia, joita vieraat syövät seisaaltaan, jutellessaan keskenään.
• Seisova pöytä: Toiseksi halvin vaihtoehto, jossa asiakkaat voivat itse hakea ruokansa ja valita monenlaista syötävää ja juotavaa.
• Pöytiintarjoilu: Kallein vaihtoehto, jossa asiakkaat istuvat pöydissä ja odottavat tarjoilua.

Vinkki: Lue lisää pitopalvelun tyyppien eduista ja haitoista saadaksesi paremman käsityksen tapahtumastasi.

Miten löytää pitopalvelu

On olemassa monenlaisia firmoja, jotka tarjoavat pitopalvelua. Käymme läpi joitakin keskeisiä pitopalvelun ja tapahtuman suunnittelun näkökulmia, jotka auttavat sinua keskittämään hakua.

1. Koko

Pitopalveluyrityksen on pystyttävä palvelemaan kaikkia​​ asiakkaita, jotka tulevat tapahtumaan. Pitopalvelun koon on vastattava tapahtuman kokoa.

2. Sijainti

On myös hyvä ajatella tapahtuman sijaintia. Paikallinen pitopalveluyritys voi tuntea paikan ja näin viivästyksiä pitkän matkan vuoksi ilmenee luultavasti vähemmän.

3. Budjetti

Se, kuinka paljon rahaa olet varannut tapahtuman budjettiin ruokailua varten, myös auttaa sinua supistamaan hakua. Yritä löytää pitopalvelu, jolla on sekä hyvä arvo että hinta.

4. Paikkarajoitukset

Monilla paikoilla on luettelo pitopalveluista, joiden kanssa he haluavat työskennellä. Ravintolan valitseminen luettelosta ei voi vain vähentää väärinkäsitysten riskiä, ​​vaan saatat jopa saada alennuksen.

Vinkki: Käytä pitopalveluhakua saadaksesi tarjouksia useilta pitopalvelufirmoilta yhdellä haulla.

Miten valita pitopalvelu

Olet tehnyt alustavaa tutkimusta. Nyt on aika valita pitopalvelu tapahtumaasi. Käydään läpi muutamia hyvän pitopalvelun ominaisuuksia, jotta teet oikean valinnan.

1. Kommunikaatio

Hyvä pitopalvelu on helposti saavutettavissa ja vastaa puheluihin ja sähköposteihin välittömästi. Jos sinulla on ongelmia kommunikaatiossa jo etukäteen, ongelmia on todennäköisesti myös myöhemmin.

Vinkki: Lue ravintola-alalla käytettävästä kielestä väärinkäsitysten välttämiseksi.

2. Organisaatio

Viestintätaitojen lisäksi sinun tulee huomioida myös se, onko pitopalvelu hyvin organisoitu. Saitko ehdotuksen ajoissa? Jos ei, se voi olla huono merkki tulevasta.

3. Kokemus ja erikoistuminen

Aivan kuten useimmat tapahtuman suunnittelijat ovat erikoistuneet tietyntyyppiseen tapahtumaan, monet catering-yritykset tekevät samoin. Varmista, että pitopalvelulla on kokemusta tapahtumatyyppisi kanssa työskentelystä.

4. Asiakaspalvelu

Asiakkaan tarpeiden ja odotusten tulisi olla pitopalvelun prioriteettina. Huomaa, kiinnittääkö pitopalvelu huomiota tiettyihin tarpeisiisi.

5. Joustavuus

Sinun tulisi tarkistaa, kuinka joustava pitopalvelu on menun ja ruokatarjoilun suhteen. Katso, ottavatko he huomioon kaikki ruokavaliovaatimukset, kuten ruoka-aineallergiat ja gluteenittomat ateriat.

Vinkki: Katso tämä luettelo erilaisista ruokavaliovaatimuksista, jossa on yksityiskohtaiset kuvaukset niistä.

6. Asiakkaiden arvostelut

Netin arvostelut ja henkilökohtaiset suositukset kertovat paljon, kun on kyse pitopalvelun kyvystä suorittaa työnsä. Ole huolellinen ja ota selvää pitopalvelusta ennen sen palkkaamista.

Vinkki:Käytä sivustoa, kuten Trustpilotia, kun etsit pitopalvelufirmaa ja lue näiden arvostelut.

Miten palkata pitopalvelu

Tähän mennessä sinulla pitäisi olla lyhyt luettelo pitopalveluehdokkaista tapahtumaasi. On vielä muutamia tapoja löytää sopiva pitopalvelu ja pari merkillepantavaa juttua, kun palkkaat heidät.

1. Edellisten tapahtumien kuvat

Kuvat kertovat paljon siitä, mitä voit odottaa ruoalta… ellet olet McDonald’sissa. Olettaen, että et tarjoa Big Maceja, varmista, että tarkastat aiempien tapahtumien kuvat.

2. Sertifikaatit

Ennen kuin palkkaat pitopalvelun, varmista, että tarkistat heidän todistuksensa. Niiden tulee noudattaa elintarvikestandardeja ja kaikkia tapahtumavakuutuksessa asetettuja vaatimuksia.

3. Ainesosat

Haluat ehkä tarkistaa, mistä pitopalveluyritys saa menun komponentit. Ovatko ne paikallisia? Ovatko ne orgaanisia? Onko ne hankittu vastuullisesti?

4. Valmistelu

Puhu pitopalvelun kanssa, miten ja missä ruoka valmistetaan. Joitakin ruokia on halvempi valmistaa etukäteen, mutta muut ruoat on valmistettava paikan päällä.

5. Maistelu

Olet nähnyt kuvat, mutta entä se maku? Hyvä pitopalvelu tarjoaa sinulle maistiaisia, jotta voit arvioida ennen palkkaamista, täyttääkö ne odotuksesi.

Vinkki: Lue, mitä voit odottaa pitopalvelun maistiaisista, jotta olet valmistautunut.

6. Huonekalut ja astiat

Kaikki paikat eivät tarjoa sinulle kalusteita ja ruokailuvälineitä tapahtumaasi. Jotkut catering-yritykset voivat kuitenkin sisällyttää ne hintaan, joten tarkista, onko tämä vaihtoehtona.

Vinkki: Jos tapahtumapaikka tai pitopalvelu ei tarjoa ruokailuvälineitä, ota yhteyttä erilliseen toimittajaan.

7. Käytettävissä oleva henkilökunta

Tarkista, onko catering-yrityksellä riittävä määrä henkilökuntaa tapahtumaan. Tarvitset yleensä yhden tarjoilijan joka toista pöytää kohti. (Vähemmän, jos järjestät seisovan pöydän).

Vinkki: Tässä artikkelissa on taulukko, jossa näkyy useimpien tapahtumien tarjoilija/asiakas-ratio.

8. Sopimuksen tiedot

Varmista, että kaikki yksityiskohdat otetaan huomioon, kun tutkit catering-sopimusta. Ovatko kaikki toimitettavat asiat listattu? Sisältääkö se arvonlisäveron? Odottaako henkilökunta juomarahaa? Oletko lukenut pienenkin tekstin?

Vinkki:Lue esimerkkejä catering-sopimuksista, jotta tiedät, mitä odottaa.

9. Peruutusehdot

Vaikka et luultavasti odota tapahtuman peruuttamista, on hyvä olla valmiina pahimpaan. Tarkasta pitopalvelun peruutusehdot kaiken varalta.

Nauti!

Sinun ei pitäisi olla nirso syöjä, mutta sinun pitäisi olla nirso, kun kyse on catering-yritysten palkkaamisesta. Tapahtumassa ei loppujen lopuksi ole kyse sinusta. Kyse on vieraiden kokemuksesta.

Maksaa vaivaa tutkia tätä etukäteen, jos suunnittelet tapahtumia myös tulevaisuudessa. Pitopalvelun palkkaaminen tähän tapahtumaan voi olla pitkäaikaisen liikesuhteen alku.

Sinulla pitäisi olla nyt paljon parempi käsitys siitä, miten valita pitopalvelu tapahtumalle, jota olet suunnittelemassa.

Onnea matkaan!