Tapahtuman suunnittelussa voi helposti lähteä mopo käsistä. On paljon asioita, jotka sinun täytyy muistaa ja joita seurata samanaikaisesti.
Siksi on hyvä, että sinulla on rakenne, joka auttaa pitämään sinut keskittyneenä. Jos sinulla on yleiskatsaus tehtävistä, voit aina palata siihen varmistaaksesi, mitä teet.
Ajattele sitä karttana suunnittelun erämaassa.
Olemme laatineet tapahtumien suunnittelupohjan, jota voit käyttää jos eksyt. Jokainen tapahtuma on erilainen, joten tätä pohjaa ei ole räätälöity juuri sinun tapahtumaasi.
Kaikilla tapahtumilla on kuitenkin yhteisiä elementtejä. Ja nämä ovat yleensä niitä tärkeimpiä.
Noudata tätä tapahtuman suunnittelupohjaa varmistaaksesi, että et unohda mitään vaihetta.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Varhainen valmistautuminen tapahtumaan
Sinun pitäisi alkaa suunnitella tapahtumaa mahdollisimman pian. Ei ole sellaista asiaa, kuin liian paljon aikaa valmistautua.
Suuret tapahtumat suunnitellaan vuosi (tai enemmän) etukäteen. Pienet tai keskisuuret tapahtumat kannattaa suunnitella reilu kuusi kuukautta etukäteen.
1. Päätä aihe
Ellet järjestä juhlia vain juhlimisen takia, sinulla tulisi olla aihe. Se voi olla hieno cocktailtilaisuus tai poliittinen konferenssi. Aloita tapahtuman syyllä.
2. Määritä kohdeyleisösi
Kun sinulle on selkeää, miksi järjestät tapahtuman, sinun pitäisi määritellä yleisösi. Kuka on kiinnostunut tällaisesta tapahtumasta? Miksi he osallistuisivat? Missä he liikkuvat netissä?
3. Päätä päivämäärä ja kellonaika
Valitse tapahtuman päivämäärä ja aika viisaasti. Varmista, että se ei ole samaan aikaan juhlapyhien, kausilomien tai suosittujen loma-aikojen kanssa. Pidä myös silmällä samanlaisia tapahtumia, jotta et kilpaile saman yleisön suosiosta.
4. Ota selvää tapahtumapaikoista
Tiedät yleisön ja tapahtuman arvioidun ajan. Nyt on aika löytää paikka. Jos tapahtuma on ulkona, sinun on hankittava asianmukaiset luvat. Jos se on sisätiloissa, on aika tehdä lista paikoista ja ottaa vastaan tarjouksia.
5. Etsi pitopalvelu
Nyt on myös hyvä aika miettiä tapahtuman menua. Onko se piknik, johon ihmiset tuovat omat ruokansa? Vai onko ruoka juhlissa keskeinen osa? Tee lista paikallisista catering-yrityksistä ja pyydä hintatarjouksia.
6. Rekrytoi tapahtuman tiimi
Jos järjestät vain pienen tapahtuman, voit ehkä järjestää sen itse. Muuten kannattaa ottaa selvää, voitko rekrytoida tiimin. Kirjoita luettelo tehtävistä, jotka haluat tehdä, ja aloita sitten delegointi.
7. Tee budjetti
Haluat myös raha-asiat pois huolesta. Kuinka paljon maksaa paikan vuokraaminen? Entä ruoka? Maksatko tiimillesi? Budjetti riippuu myös siitä, pyydätkö pääsymaksun ja yritätkö saada voittoa.
Muutama kuukausi ennen tapahtumaa
Voit alkaa järjestellä tapahtumasi yksityiskohtia kuukauden tai kaksi ennen kuin se alkaa.
1. Tee luonnos ohjelmasta
On hyvä idea suunnitella ohjelma riippumatta siitä, järjestätkö bileet vai konferenssin. Anna vieraille aikaa saapua 30–60 minuuttia myöhässä. Mutta varmista, että tapahtumassa on viihdyttäjiä niille, jotka saapuvat ajoissa. Suunnittele koko tapahtumasta karkea aikataulu.
2. Päätä paikka
Olet jo tutkinut asiaa, tehnyt luettelon tapahtumapaikoista ja kerännyt tarjouksia. Nyt on aika valita yksi niistä. Tee varaus ja allekirjoita sopimus. Varmista, että tiedät, mitä hintaan sisältyy.
3. Varmista ruoka ja juomat
Kuten paikan varaamisessa, sinun on päätettävä, mitä ruokaa ja juomia tilaat. Teetkö ne itse? Haluatko palkata pitopalvelun? Muista neuvotella ruoan toimittajan kanssa sekä mahdollisista koristeluista.
4. Vuokraa laitteet
Jos aiot järjestää viihdettä, tarvitset laitteita. Tutki ja varaa äänentoisto, mikrofonit, projektorit ja kaikki muut tarvittavat.
5. Perusta tapahtumasivu
Tee tapahtumasivu tai nettisivusto tapahtumallesi ja luo sosiaalisen median profiilit. Sisällytä myös lähtölaskenta tapahtuman päivämäärälle.
6. Lähetä kutsuja
Jos tapahtuma on yksityinen (tai sinulla on vieraslista), sinun pitäisi myös lähettää henkilökohtaisia kutsuja.
7. Aloita tapahtuman mainostaminen
Nyt on myös aika aloittaa mainostaminen. Aseta sosiaalisen median mainokset, tulosta lehtiset ja luo sähköpostikampanja
8. Aloita lipunmyynti
Jos tapahtumaan on liput, tarvitset paikan, missä myydä lippuja. Etsi lipunmyyntisivusto, joka integroituu tapahtuman verkkosivustoon ja sosiaaliseen mediaan.
Muutama viikko ennen tapahtumaa
Muutama viikko ennen tapahtumaa on varmistettava, että kaikki on kunnossa.
1. Vahvista osallistujat
Jos olet lähettänyt henkilökohtaisia kutsuja, tarkasta heidän osallistumisensa. Se auttaa sinua suunnittelemaan tapahtuman logistiikkaa.
2. Suunnittele logistiikka
Mieti, mihin autot pysäköivät ja mistä suunnasta he saapuvat paikalle. Mihin he jättävät takkinsa, kun tulevat sisälle? Sopiiko istumajärjestys lavasuunnitelman kanssa? Onko lavan järjestys edes päätetty?
3. Tarkista ensiapu ja turvallisuus
Tilasta riippuen saatat joutua tarkastamaan ensiapua ja turvallisuutta koskevat tarkastukset itse. Varmista, ettei tulipalo- tai muita terveysvaaroja ole.
4. Vahvista catering ja laitteet
Vahvista, että catering, AV-laitteet ja muut toimittajat, joiden kanssa olet työskennellyt, ovat tulossa.
5. Tee viime hetken ostokset
Onko olemassa pikkujuttuja, joita et ole saanut aikaiseksi tähän mennessä? Varmista, että ostat ne muutama viikko etukäteen.
Pari päivää ennen tapahtumaa
Viimeiset päivät ennen tapahtumaa ovat vilkkaimpia. Hyödynnä ne ja tee viime hetken tarkastuksia.
1. Järjestele tapahtumapaikka
Koristele paikan sisä- ja ulkotilat. Tee istumisjärjestys ja selfieseinä, jos tarvitset sellaisen.
2. Testaa laitteet
Varmista, että ääni, valaistus ja visuaalit toimivat oikein. Tarkista, onko WiFi-yhteys hyvä.
3. Tee kenraaliharjoitus
Käy läpi tapahtuman ohjelma ja kaikki muu, mitä siellä tapahtuu. Ota huomioon viiveet ja suunnittele, mitä teet, jos ja kun näin käy.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Anna juhlien alkaa
Se siitä! Olet nyt käynyt läpi kaiken, mitä tarvitaan tapahtuman suunnitteluun. Mutta on vielä paljon työtä tehtävänä…
Nyt sinun täytyy pitää itse tapahtuma. Suunnitteluvaiheesta on paljon vaivaa, mutta mitä tahansa voi tapahtua vieraiden saavuttua.
Toivottavasti tämä tapahtuman suunnittelupohja on auttanut sinua valmistautumaan kaikkiin skenaarioihin.
Onnea matkaan!
Vastaa