Miten neuvotella tapahtumapaikkojen ja myyjien kanssa: 16 toimivaa vinkkiä

Olet suunnitellut suurimman osan tulevasta tapahtumasta ja tajunnut, että rahaa kuluu helposti.

Joten mitä nyt tehdään?

Neuvottelet hinnoista. Seuraava kysymys kuuluu, miten teet sen. No, rakas lukija, me olemme tällä sitä varten.

Lue lisää 16:sta hyödyllisestä vinkistä neuvotellaksesi tapahtumapaikkojen ja myyjien kanssa, jotta saat kaiken irti tapahtuman budjetilla.

1. Määritä budjetti

Ensimmäinen askel onmäärittää tapahtuman budjetti, jotta tiedät, paljonko rahaa voit käyttää. Tee alustavia tutkimuksia, jotta tiedät, kuinka paljon siitä voit varata paikkaan ja myyjiin.

2. Älä näytä korttejasi

Vaikka tiedät, kuinka paljon rahaa voit käyttää, se ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi kertoa se paikkojen omistajille tai myyjille.

Parempi lähestymistapa on kertoa heille, että olet vielä selvittämässä budjettiasi. He tarjoavat sinulle vakiohinnat, joita voit neuvotella sitten alaspäin.

3. Ota huomioon uudet yritykset

Uudet paikat ja myyjät ovat nälkäisempiä kuin vakiintuneemmat. Tämä tarkoittaa sitä, että he ovat myös halukkaampia neuvottelemaan hinnasta kanssasi.

Vaihtoehtoisesti voit myös tarkastella yrityksiä, joilla on keskitasoiset tai huonot arvostelut netissä. He tarvitsevat myös uusia asiakkaita, jotka voivat auttaa palauttamaan heidän maineensa.

Varo kuitenkin, sillä sekä uudet että huonon arvion saaneet yritykset tarkoittavat lisäriskiä siitä, että palvelu ei välttämättä ole korkealuokkaista.

Vinkki: Harkitse tapahtumapaikkojen asiantuntijalta kysymistä uusista paikoista, jotka saattavat haluta vuokrata sinulle.

4. Pyydä useita tarjouksia

Sinun ei pitäisi koskaan tyytyä ensimmäiseen ja parhaaseen paikkaan tai myyjään. Valittavana on laaja valikoima yrityksiä – ja siksi laaja valikoima hintoja.

Kun olet kerännyt useita tarjouksia, voit alkaa pelata yrityksiä toisiaan vastaan. Tämä on loistava neuvottelutaktiikka – kuka haluaisi hävitä kilpailijoille?

5. Varo myyntitaktiikoita

Tapahtumapaikoilla ja myyjillä pelaaminen ​​on hienoa, mutta muutkin voivat pelata tätä peliä. Ole valmis siihen, että myyjät yrittävät tehdä saman tempun sinulle.

Saatat kuulla, että muutkin ovat kiinnostuneita vuokraamaan tapahtumapaikkaa tai palkkaamaan myyjän samana päivänä kuin sinä – ja siksi heidän ei tarvitse alentaa hintojaan.

6. Ole realistinen osallistujamääristä

Yksi vahvuuksistasi on ihmismäärä, jonka voit tuoda paikan päälle. Jos yliarvioit tapahtuman osallistujamäärän, vahvuutesi lentää ulos ikkunasta.

Toisaalta realistisen määrän arviointi luo sinulle paljon vahvemman aseman neuvotteluissa paikan ja myyjän maksuista. Jos voit taata vieraita, voit alentaa hintaa.

Vinkki: Tutustu näihin vinkkeihin tapahtuman osallistujamäärän ennustamiseksi.

7. Ajoitus on tärkeintä

Paras aika, jolloin saat hyvän hinnan neuvoteltua, on sesongin ulkopuolella ja arkisin. Tapahtumapaikoilla ja myyjillä ei ole mitään syytä antaa sinulle alennusta aikoina, jolloin heillä on suuri kysyntä.

Toinen hyvä aika neuvotella on kuukauden tai vuosineljänneksen lopussa. He ovat yrityksiä, joten heilläkin on kuukausittaiset ja vuosineljännesten tavoitteet ja he ovat joustavampia hinnasta.

Vaihtoehtoisesti voit ilmoittaa paikalle ja myyjille, että olet joustava päivämäärissä. Näin voit valita ajan, jolloin he ovat vähemmän kiireisiä ja saat siten alennetun hinnan heidän palveluistaan.

8. Ole tarkka

Aloittelijan virhe, jota sinun ei pitäisi tehdä, on että et tiedä, mitä haluat. Määrittele tarkkaan neuvotteluiden aikana, mitä haluat.

Älä pyydä ”alennusta”. Pyydä 10% alennusta. Älä pyydä parempaa pakettia. Pyydä, että tiettyjä asioita lisätään tai poistetaan tarjoamastasi paketista.

9. Hyödynnä läheisiä tapahtumia

Ei ole harvinaista, että paikat järjestävät useita tapahtumia samana päivänä tai suhteellisen lyhyen ajan sisällä. Tutki, mitä muita tapahtumia harkitsemassasi tapahtumapaikassa järjestetään.

Jos esimerkiksi valitset saman menun kuin lähellä järjestettävä tapahtuma, voit ehkä neuvotella hinnan alas, koska ateriapalvelulla on vähemmän työtä.

10. Tuo oma henkilökunta

Monilla paikoilla on luettelo mieleisistä myyjistä, jotka he haluavat sinun palkkaavan kun vuokraat heidän tilansa. Näillä myyjillä on sopimus paikan kanssa, ja heidän hintansa ovat usein korkeammat.

Kysy tapahtumapaikasta, voitko joko tuoda oman henkilökunnan tai palkata ulkopuolisia myyjiä. Jos he eivät suostu tähän, kerää tarjouksia ulkopuolisilta myyjiltä neuvotellaksesi tapahtumapaikan tarjoaman myyjän hinnasta.

11. Pyydä lisäpalveluja

Paikan tai palvelun hinnasta ei ole aina mahdollista neuvotella. Joskus on parempi pyytää lisäpalveluja neuvottelemaasi pakettiin.

Monilla yrityksillä on perushinta, jonka he tarvitsevat kulujensa kattamiseksi ja voiton saamiseksi. He pystyvät usein heittämään ylimääräisiä palveluita ilman ylimääräisiä kustannuksia.

12. Keskustele peruutusoikeudesta

Kannattaa keskustella tapahtumapaikan tai myyjän kanssa tehdyn sopimuksen peruutusoikeudesta. Jos sinun täytyy peruuttaa tapahtuma jostain syystä, menetät usein rahasi.

Sinun pitäisi pyytää liukuvaa peruutusoikeutta. Tämä tarkoittaa sitä, että mitä aiemmin etukäteen peruutat varauksesi, sitä suuremman osan rahoistasi saat takaisin.

Vinkki: Tutustu tähän oppaaseen peruutusoikeudestasaadaksesi tarkemman kuvan.

13. Tarjoa useaa kauppaa kerralla

Jos järjestät useita tapahtumia tai aiot luoda kakkososan tapahtumalle, korosta tätä. Useamman kaupan mahdollisuus on loistava työkalu neuvotteluissa ensimmäisen tapahtuman hinnasta.

14. Tarjoa jotain luonnossa

Raha ei ole kaikki kaikessa ja tämä pätee myös neuvotteluihin. Mieti, onko sinulla jotain muuta, mitä voit tarjota paikalle tai myyjille vastineeksi.

Ehkä sinulla on paljon sosiaalisen median seuraajia, jonka avulla voit mainostaa myös heitä. Tai ehkä tapahtumaasi tulee julkkisvaikuttaja, mikä tekee hyvää heidän imagolleen.

15. Ole valmis lähtemään pois

Älä pelkää lähteä pois. Kaikki tapahtumapaikat ja myyjät eivät ole joustavia tai halukkaita neuvottelemaan kanssasi. Jotkut niistä voivat olla suorastaan ​​kohtuuttomia.

Tiedä, milloin olet kokeillut kaikki neuvotteluvälineet ja vaihtoehtosi on loppu. Älä tuhlaa aikaasi tyhjään. Valittavana on paljon muita paikkoja ja myyjiä.

16. Jatkotoimet tapahtuman jälkeen

Olet varmaan maksanut talletuksen etukäteen ja maksat lopullisen laskun tapahtuman jälkeen. On tärkeää, että tarkistat lopulliset tulokset verrattuna siihen, mitä olette sopineet.

Pyydä alennusta lopullisesta hinnasta, jos et ole tyytyväinen. Yksikään yritys ei halua huonosta kokemuksesta johtuvia negatiiviset arvosteluja, joten he tulevat yleensä mielellään vastaan välttääkseen tämän.

Laita nämä vinkit hyvään käyttöön

Paikkojen ja palveluiden hinnasta ei aina ole helppoa neuvotella. Mutta jos näet vähän vaivaa, on varmasti mahdollista saada parempi sopimus.

Kerro meille, miten nämä vinkit toimivat sinulle. Voit myös kertoa omia vinkkejäsi alla olevaan kommenttiosioon.