Omiin tarpeisiin sopivimman tapahtumanhallintaohjelmiston löytäminen

Sopivan tapahtumanhallintaohjelmiston löytäminen voi olla haastavaa, sillä valinnanvaraa on niin paljon.

Hyvä uutinen on kuitenkin se, että etsiminen ei edellytä tuntikausien Google-selailua. Tässä selkeässä oppaassa kerrotaan, miten löydät tarpeisiisi sopivimman sovelluksen.

Ensimmäiseksi määritettävät kysymykset

Ennen kuin alat kartoittaa erilaisia vaihtoehtoja, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

1. Mitä ominaisuuksia tapahtumanhallintaohjelmistolta toivot?

Nykyään ei todellakaan ole pulaa hyvistä tapahtumanhallintatyökaluista.

Valintaa helpottaa, jos tiedät etukäteen, millaisia asioita ohjelmistoltasi toivot.

Alla luetellaan muutamia ideoita:

• Lipunmyynti: haluatko myydä lippuja verkossa ja nähdä reaaliaikaiset myyntitilastot?
• Projektinhallinta: jotkin ohjelmistot tarjoavat kokonaisvaltaisen ratkaisun, jolla voit hoitaa tapahtumasi kaikkia osa-alueita.
• Tapahtuman verkkorekisteröinti: osallistujat voivat rekisteröityä verkossa, ja tiedot tallentuvat suoraan tietokantaasi.
• Tietokannan hallinta: tarvitsetko CRM-järjestelmän, joka antaa sinulle yksityiskohtaista tietoa osallistujista ja mahdollisuuden viestiä heidän kanssaan?
• Markkinointityökalut: luo aloitussivuja verkkorekisteröitymistä varten ja lanseeraa markkinointikampanjoita sekä sähköpostitse että sosiaalisessa mediassa.
• Tiimin tai henkilöstön koordinointi: pidä kirjaa siitä, kuka tekee mitäkin.
• Raportointi: analysoi esimerkiksi lipunmyyntiä ihmisryhmien mukaan, tehokkaimpia markkinointikanavia sekä kustannuksia.
• Kyselyt: kysymällä asiakkailtasi, mikä tapahtumassa onnistui ja mikä ei, saat arvokasta tietoa tulevaa suunnittelua varten.
• Budjetinhallinta: pidä kirjaa kaikista menoistasi ja tuloistasi. Saat kaikissa vaiheissa tarkkaa tietoa investointisi tuottavuudesta.

Voi olla hyödyllistä tehdä lista toivotuista asioista: mitä ominaisuuksia ohjelmistossa on ehdottomasti oltava ja mitkä taas ovat vain hyviä olla olemassa. Lista auttaa priorisoimaan tapahtumanhallintaohjelmistot toiveidesi mukaan.

Jos et ole vielä varma asiasta, älä huoli.

Kun alat tutustua sovelluksiin paremmin, saat paremman käsityksen niiden ominaisuuksista. Niistä saattaa löytyä jotain sellaistakin, mitä et ole tiennyt olevan olemassakaan.

2. Miten paljon olet valmis investoimaan?

Mitään tarkkaa vastausta ei voi antaa kysymykseen, kuinka paljon tapahtumanhallintaohjelmiston pitäisi maksaa. Pohdi ennen vaihtoehtoihin tutustumista, kuinka paljon olet valmis maksamaan.

Jotkin ohjelmistotyökalut edellyttävät tilausta, toisissa maksu taas on rekisteröintikohtainen. Hinnat voivat vaihdella huomattavasti. Kalliimmissa vaihtoehdoissa on usein enemmän ominaisuuksia ja vaihtoehtoja.

Jos taas etsit ilmaista tapahtumanhallintaohjelmistoa, vaihtoehtoja on valtavasti. Voit pärjätä sellaisilla siihen asti, kunnes olet valmis siirtymään maksulliseen työkaluun.

Vinkki:tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin erilaisista maksuvaihtoehdoista.

3. Kuinka monet henkilöt tulevat tapahtumanhallintaohjelmistoa käyttämään?

Jos kyseessä on yksittäinen henkilö tai pienyritys, ei välttämättä ole tarvetta monimutkaiselle, suuryrityksille suunnatulle vaihtoehdolle.

Jos ohjelmistossa on oltava rekisteröitymis- ja lipunmyyntimahdollisuus, sen on pystyttävä selviytymään riittävistä ihmismääristä.

Vinkki:tässä erinomaisessa oppaassa käydään läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat valitsemaan sopivimman tapahtumanhallintatyökalun.

Tapahtumanhallintaohjelmiston löytäminen nopeasti

Internet on loistava keksintö, eikö vain?

Ensimmäiseksi ei kuitenkaan tarvitse turvautua Google-hakuihin

vaan kannattaa suunnata Software Advice -palvelun tapahtumanhallintasivulle, jossa luetellaan kymmeniä tapahtumanhallintatyökaluja. Ole hyvä!

Näet jokaisesta työkalusta seuraavat tiedot ilman lisäklikkauksia:

• Lyhyt ohjelmistokatsaus
• Arvio hintahaarukasta (ilmaistu dollarimerkkeinä)
• Yhteensopivuus eri alustojen kanssa
• Minkä kokoisille yrityksille työkalu on tarkoitettu (pienet/keskisuuret/suuret)
• Tähtiluokitus ja linkki arvioihin

Sivustolla voit toimia jommallakummalla seuraavista tavoista:

1. Käy kaikki erilaiset listaukset läpi ja kirjaa ylös kaikki joukosta erottuvat asiat. (Artikkelin kirjoitushetkellä erilaisia listauksia oli 75, joten kaikkien niiden läpikäyminen vie hetken jos toisenkin.)
2. Sivun yläosassa olevilla suodattimilla voit kätevästi rajata pois kaikki sellaiset tapahtumanhallintaohjelmistot, jotka eivät ainakaan tarkoituksiisi sovi. Voit suodattaa ohjelmistoja hinnan, luokituksen, koon ja toimialan mukaan.

Software Advice ei tietenkään ole ainoa paikka, josta tapahtumanhallintaohjelmistoja voi etsiä. Alla muutamia muita vaihtoehtoja:

• Capterra
• EventMB
• GetApp
• G2 Crowd

Ne kaikki ovat hyviä palveluita sopivien ohjelmistojen etsimiseen, lajitteluun ja suodattamiseen.

Tapahtumanhallintaohjelmistojen arvioiminen

Etsintäsi jatkuessa saat listan perusvaatimuksesi täyttävistä ohjelmistoista, mutta miten niistä voi valita vain parhaat? Ota huomioon seuraavat asiat:

Ominaisuusvalikoima

Tapahtumanhallintaohjelmistoissa on valtavasti eroja ominaisuuksien määrässä. Ilmaisissa tapahtumanhallintaohjelmistoissa ominaisuuksia on usein rajoitetummin kuin kalliimmissa versioissa.

Pidä ulottuvillasi ”pakollisten ominaisuuksien” listaa, jotta pystyt arvioimaan parhaiten sopivaa ohjelmistoa objektiivisesti. Tarvitsetko kaikki eri ominaisuuksia ja hienouksia, joita ohjelmistossa on?

Vaikka jokin ohjelmisto kuulostaa hyvältä, ei välttämättä kannata maksaa ominaisuuksista, joille ei ole käyttöä.

Vinkki:tässä oppaassa kerrotaan enemmän hyödyllisten ominaisuuksien arvioimisesta.

Maine

Hotelliakaan ei varata lukematta muiden käyttäjien arvioita. Sama koskee tapahtumanhallintaohjelmiston ostamista.

Vaikka jokin vaikuttaa hyvältä paperilla, se ei välttämättä todellisuudessa sitä ole. Selvitä, millaisia kokemuksia muilla tapahtumasuunnittelijoilla on ohjelmistosta.

Käytön helppous

Ei ole järkevää investoida rahaa tuotteeseen, jonka käyttäminen on yhtä tuskaa.

Tapahtumanhallintaohjelmiston on oltava niin selkeä, että kuka tahansa tiimissäsi osaa käyttää sitä. Valitsemasi ohjelmiston on siis oltava

• intuitiivinen
• selkeä ja helppokäyttöinen
• nopeasti latautuva (esimerkiksi valikosta toiseen siirryttäessä)
• esitettävä tiedot ja tilastot selkeässä muodossa
• …ja niin edelleen

Muiden käyttäjien kokemusten lukeminen (katso kohta ”Maine”) antaa usein hyvän kuvan ohjelmiston helppokäyttöisyydestä.

Verkossa on onneksi runsaasti elämää helpottavia ohjelmistovertailuja.

Vinkki:tutustu tähän loistavaan, kymmenen parhaan tapahtumanhallintatyökalun kattavaan vertailuun.

Onko maksuton kokeilu mahdollista?

Jotkin yritykset, kuten Cventja EvenMobi, tarjoavat maksuttoman kokeilun, jonka aikana voit kokeilla heidän verkko-ohjelmistoon ennen ostopäätöstä.

Tästä mahdollisuudesta on hyötyä erityisesti silloin, kun työkalujen välillä valitseminen on vaikeaa. Kokeilujakso kestää yleensä kahdesta neljään viikkoa, joten hyödynnä se täysimääräisesti.

Vinkki: lue lisää tärkeimmistä silmällä pidettävistä asioista.

Löysitkö etsimäsi?

Toivottavasti tästä oppaasta on apua, kun etsit itsellesi parasta tapahtumanhallintaohjelmistoa.

Saattaa vaatia muutamia yrityksiä ja erehdyksiä, ennen kuin sopivin sovellus löytyy, mutta sen jälkeen tapahtumien järjestäminen muuttuu paljon mukavammaksi ja miellyttävämmäksi.

Onnea matkaan!