Onnistuneen tapahtumasponsorointitarjouksen laatiminen

Rahoitus on tärkeä tekijä tapahtumien järjestämisessä. Sen tietävät kaikki, myös yritykset, jotka mielellään lähtevät mukaan sponsoroimaan tapahtumia.

Artikkelin aiheet ovat seuraavat:

• Peruskysymykset, joihin on vastattava ennen sponsorien lähestymistä
• Potentiaalisten tapahtumasponsorien tutkiminen
• Sponsorien lähestyminen alkukarsinnan jälkeen
• Tapahtumasponsorointitarjouksen perusosat ja -rakenne

Oletko valmis saamaan sponsorirahoitusta? Käydäänpä siis asiaan!

Tapahtuman brändin ja tavoitteiden määrittäminen

Ennen kuin tapahtumasponsorointitarjouksen voi laatia (tai lähestyä sponsoreita ylipäätään), oma tapahtuma ja tavoitteet on määriteltävä selkeästi.

Sillä tavalla voit rajata mahdollisten sponsorien määrää, mutta myös auttaa heitä ymmärtämään paremmin, millaista hyötyä heille voi tapahtumastasi olla.

Alla on muutamia tärkeimpiä kysymyksiä, joihin sinun on vastattava ja jotka auttavat määrittelemään brändisi ja tavoitteesi. Se helpottaa tapahtumasponsoreiden työtä, kun lähetät heille tarjouksesi.

1. Tapahtuman brändi

Millaista tapahtumaa olet järjestämässä? Mitkä ovat tavoitteesi, arvosi ja liiketoimintafilosofiasi? On myös tärkeää määritellä tarkkaan oma henkilökohtainen brändi tapahtumasuunnittelijana.

2. Kohdeyleisö

Keille tapahtumasi on tarkoitettu? Ovatko he ammattilaisia, jotka pitävät verkostoitumistapahtumista ja konferensseista, vai toiveikkaita rock-tähtien alkuja, jotka soittavat festivaaleilla ilmakitaraa?

3. Ammatillinen tausta

Millainen on ammatillinen taustasi? Onko sinulla jo vankka tausta menestyksekkäiden tapahtumien järjestäjänä? Oletko työskennellyt alalla, josta saamiasi taitoja voit hyödyntää tapahtumasuunnittelijana?

4. Ainutlaatuiset myyntivaltit

Mikä erottaa sinut kaikista muista tapahtumajärjestäjistä, jotka havittelevat sponsoreita omalle tapahtumalleen? Onko sinulla myyntivaltteja, jotka tekevät sinusta ainutlaatuisen?

5. Yhteistyön edut

Mitä hyötyä yhteistyöstä kanssasi voi saada? Onko se myynnin kasvattaminen tai henkilöstön inspiroituminen? Saavatko yritykset hyvää mainosta, kun niiden nimi mainitaan omasi rinnalla?

Miten potentiaalisia tapahtumasponsoreita etsitään ja tutkitaan?

Kun olet määritellyt oman brändisi, kohdeyleisösi ja tärkeimmät myyntivalttisi, voit alkaa etsiä potentiaalisia sponsoreita ja ottaa heihin yhteyttä.

Voit etsiä sopivia tapahtumasponsoreita esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Etsi yrityksiä, jotka ovat sponsoroineet samantyylisiä tapahtumia ennenkin. (He tekevät todennäköisesti niin myös jatkossa.)
• Laadi luettelo näiden yritysten kilpailijoista. (He eivät halua jäädä ulkopuolelle.)
• Kysy aiemmilta osallistujilta, mitä brändejä he kuluttavat. (Nuo brändit haluavat tavoittaa kohdeyleisösi.)
• Tutki kohdeyleisöäsi ja selvitä, millaisista asioista he pitävät. (Kannattaa ottaa yhteyttä heidän suosimiinsa brändeihin.)
• Sponsor My Event -palvelun avulla löydät yrityksiä, jotka ovat valmiita ja halukkaita sponsoroimaan tapahtumia.

Potentiaalisten tapahtumasponsorien lähestyminen

Nyt sinulla pitäisi olla käytössäsi lista sponsoreista, joita haluat lähestyä, mutta miten sen muka voi tehdä ilman tapahtumasponsorointitarjousta?

Hellitetäänpä siis hieman.

Kun lähestyt sponsoreita, käytännössä soitat myyntipuheluita ja lähetät myyntiviestejä. Kukaan ei pidä sellaisesta. (Ostamisen jälkeen he sen sijaan rakastavat sinua.) Vielä ei kuitenkaan olla siinä vaiheessa.

Ensin on selvitettävä, kehen henkilöön sinun kannattaa ottaa yhteyttä. ”Oikea henkilö” on sellainen, joka toimii kirstunvartijana ja johon on yleensä vaikea saada yhteyttä.

Sinun on usein käytävä läpi valtava määrä Internet-artikkeleita ja LinkedIn-profiileja ja soitettava ja lähetettävä sähköpostia sekä portinvartijoille että kollegoille, ennen kuin pääset juttusille oikean henkilön kanssa.

Onneksi olemme laatineet oppaan, jossa kerrotaan, miten onnistut tässä vaikeassa tehtävässä. (Avaa linkki toiseen välilehteen ja palaa sitten takaisin tänne lukemaan lisää tarjouksen laatimisesta.)

Tapahtumasponsorointitarjouksen kirjoittaminen

Seuraavaksi perehdytään tarkemmin pieniin yksityiskohtiin. Sponsorointitarjous, joka tunnetaan myös nimellä pitch deck, on kirjalliseen muotoon laadittu myyntiesitys. Siksi sellaisen laatimiseen ei ole olemassa mitään kiveenhakattuja sääntöjä.

Sen on vain tarkoitus olla mahdollisimman myyvä.

Kun olet päässyt portinvartijan ohi ja päässyt juttusille oikean henkilön kanssa, sinua joko pyydetään lähettämään sponsorointitarjous tai saapumaan henkilökohtaiseen tapaamiseen.

Jos sinua on pyydetty lähettämään tarjous etukäteen, tavallinen Word-asiakirja tai PDF-tiedosto käy hyvin.

Jos sinulle on ehdotettu henkilökohtaista tapaamista, valmistele PowerPoint-esitys.

Seuraavaksi tutkitaan, miten tapahtumasponsorointitarjous on laadittava.

1. Kuvaile tapahtumaasi lyhyesti

Tapahtuma on se tärkein asia, jota sinun on yritettävä tarjota potentiaalisille sponsoreille.

Varmista, että tässä ensimmäisessä osassa on kaikki tärkeät sponsoreita kiinnostavat tiedot:

• Tapahtuman nimi
• Päivämäärä ja aika
• Puhujat ja esiintyjät
• Ruokatarjoilu ja palveluntarjoajat
• Tapahtumapaikka ja sijainti
• Tapahtuman myyntivaltit

Potentiaaliset sponsorit saattavat olla kiinnostuneita myös tapahtumasi historiasta tai taustasta (jos olet järjestänyt samaa tapahtumaa ennenkin).

Lisäksi he haluavat tietää, miksi toimit tapahtumajärjestäjänä. Mikä on tapahtuman tarkoitus ja mikä on tavoitteesi tapahtumajärjestäjänä?

2. Esittele kohdeyleisösi

Järjestämäsi tapahtuman tyyppi antaa viitteitä siitä, millaiselle yleisölle se on tarkoitettu. Tarjouksesi toisessa osassa sinun on määriteltävä kohdeyleisösi tarkemmin.

Mainitse esimerkiksi seuraavat seikat (mitä enemmän tietoa lisäät, sitä parempi):

• Ikähaarukka
• Sukupuoli
• Mielenkiinnonkohteet
• Ammatti
• Tulotaso
• Tekniikan tuntemus

Koska sponsorointitarjouksen ulkoasulla on myös merkitystä, lisää infografiikkaa kohdeyleisöstäsi.

Vinkki: lue oppaastamme, miten kohdeyleisö määritetään, jotta osaat lisätä tarjoukseen oikeat asiat.

3. Osoita osaamisesi

Muistatko, miten yllä mainittiin ammatillinen osaaminen? Nyt on aika osoittaa, mitä kaikkea olet saavuttanut ja millaisia tuloksia olet saanut.

On tietenkin tärkeää, että sinulla on loistava tapahtumaidea ja että kohdeyleisösi on sama kuin potentiaalisella sponsorillasi, mutta miksi he myöntäisivät rahoitusta juuri sinulle?

Ammatillinen historiasi kertoo, että olet alan ammattilainen ja tiedät, mitä olet tekemässä. Jos haluat saada tapahtumallesi investoijia, sinun on pystyttävä osoittamaan uskottavuutesi.

Vinkki: katso, miten laaditaan houkutteleva tapahtumasuunnittelijan ansioluettelo.

4. Määrittele prosessisi

Tähän mennessä olet määritellyt tapahtumasi idean, kohdeyleisön ja oman pätevyytesi. Seuraavaksi on siirryttävä asioiden kertomisesta asioiden osoittamiseen.

Selvitä vaihe vaiheelta, miten aiot toteuttaa suunnitelmasi. Näin vakuutat sponsorisi siitä, että todellakin tiedät, mitä olet tekemässä, ja että tavoitteesi ovat realistiset.

Kuvittele, että olet laatimassa pankille liiketoimintasuunnitelmaa hakiessasi lainaa. Samat periaatteet koskevat sekä lainan hakemista pankilta että sponsorointitarjouksen saamista investoijilta.

Aikajanassa on oltava mukana myös markkinointi, jotta sponsorit näkevät, miten paljon tapahtuma ehtii saada näkyvyyttä kohdeyleisön keskuudessa.

Vinkki: voit käyttää tämän oppaan tapahtumasuunnittelun aikajanoja apuna omassa suunnittelussasi.

5. Ehdota erilaisia sponsorointipaketteja

Kun olet mainostanut tapahtumaasi, kohdeyleisöäsi ja omaa osaamistasi, on aika kertoa sponsoreille, miten ja millä tavalla he pääsevät ääneen.

Laadi sponsorointipaketteja, jotka tuovat näkyvyyttä heidän brändilleen ja kasvattavat heidän liiketoimintaansa.

Paketteihin voi sisältyä seuraavia asioita (saat esimerkkejä jokaista kohtaa napsauttamalla):

• Verkkosivupalkit
• Reaaliaikaisen suoratoiston hallinta
• Juoma- ja ruokatarjoilut
• Tuotekassit ja esitteet
• Mainokset tapahtumasovelluksessa

Vinkki: hae inspiraatiota omaan tarjoukseesi näistä tapahtumasponsorointi-ideoista.

Tapahtumasponsorointitarjouksen mallipohja

Jos kaiken sponsorointitarjoukseen sisällytettävän tiedon määrä tuntuu hämmentävältä, ei syytä huoleen. Pyörää ei onneksi tarvitse keksiä uudelleen.

On olemassa paljon valmiita maksuttomia sponsorointitarjousmalleja, jotka voit muokata omaan tapahtumaasi sopivaksi.

Better Proposals on erinomainen esimerkki tyylikkäästä ja ammattimaisesta tarjousmallista. Voit myös käydä template.net-sivustolla, jossa on yli 13 muokattavaa sponsorointitarjousmallia.

Oletko valmis lähestymään investoijia?

Onneksi olkoon! Olet valmis järjestämään seuraavan tapahtumasi rahoituksen. Muista tehdä jokaisesta tarjouksestasi yksilöllinen, sillä kaikki pitävät persoonallisesta otteesta.

Onko sinulla kokemusta sponsorointitarjousten lähettämisestä? Kerro siitä meille alla olevassa kommenttiosiossa.