Miksi tarvitset oppaan tapahtumien arvioimiseksi?
On ehdottoman tärkeää arvioida tapahtuman menestyminen, jos aiot järjestää tapahtumia uudestaan.
Tapahtuman perusteellinen arviointi auttaa sinua ymmärtämään:
- Mikä toimi ja mikä ei
- Täytitkö vieraiden odotukset
- Kuinka hyvin markkinointi onnistui
- Olivatko budjetti ja aikataulu realistisia
- Mihin pitäisi kiinnittää erityistä huomiota ensi kerralla
Toisin sanoen, kehityt tapahtumasuunnittelijana kun arvostelet kriittisesti omaa suorituskykyäsi. Se antaa itseluottamusta ja opit enemmän tapahtumien suunnittelusta.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Vaihe 1: Käytä SMART-kriteerejä
SMART-kriteerit on suosittu menetelmä menestyksen mittaamiseksi. Tavoitteesi tulisi olla erityisiä (specific), mitattavissa olevia (measurable), nimittäviä (assignable), realistisia (realistic) ja ajallisia (time-related).
Erityisiä
Mitä paremmin erityistyt, sitä tarkemmin voit arvioida tapahtumasi. Tietty tavoite on myös helpompi välittää tiimillesi.
Mitattavia
On erittäin hyödyllistä, jos voit mitata menestyksesi ja asettaa sille määrät. Tämä määrä voi olla lippujen myynti, rahat varainhankinnasta tai sosiaalisen median sitoutuminen.
Nimittäviä
Jokainen tavoite on osoitettava henkilölle tai tiimille. Näin tiedät, kuka on vastuussa kyseisen tavoitteen saavuttamisesta.
Realistisia
Ehkä tärkeintä on, että tavoitteesi ovat realistisia. Jos et onnistu realististen tavoitteiden asettamisessa, johtaa se tapahtuman epäonnistumiseen kokonaisuutena.
Ajallinen
Lopuksi sinun on määritettävä aika, jona aikana tavoitteet saavutetaan. Tämä voi olla kuukausia, viikkoja tai päiviä tapahtuman koon mukaan.
Vaihe 2: Vertaa tapahtumaa kilpailijoihisi
Nyt kun olet asettanut SMART-kriteerit, voit alkaa tutkia kilpailevia tapahtumia. Niiden tulokset antavat sinulle viitteitä siitä, kuinka hyvin onnistuitte verrattuna heihin.
On tärkeää tutkia tapahtumia, jotka ovat mahdollisimman samanlaisia kuin sinun. Älä vertaa omenoita appelsiineihin. Jos tapahtuma on pieni paikallinen musiikkifestivaali, älä vertaa sitä Roskildeen.
Vaihe 3: Tee havaintoja tapahtuman aikana
Yksi tärkeimmistä tehtävistä tapahtuman aikana on katsoa ja kuunnella. Pistä merkille, kuinka hyvin asiat sujuu. Nauttivatko vieraat? Onko tiimillä vaikeaa?
Kirjoita puhelimen tai muistivihon avulla huomioita paikan päältä. Se auttaa sinua muistamaan tarkemmin, mitä tapahtui.
Jos siellä oli yksi huono tapahtuma, saatat unohtaa kaikki positiiviset tapahtumat… tai päinvastoin.
Vaihe 4: Pyydä vierailta palautetta tapahtumassa
Älä ujostele kysyä vierailta, mitä he ajattelevat tapahtuman aikana. Voit kysyä heiltä suoraan ja tehdä muistiinpanoja.
Mutta hauskempi tapa saada palautetta, on tehdä siitä osa tapahtumaa. Voit esimerkiksi tarjota vieraille goodie bagin, jos he jättävät palautteen tapahtuman sovellukseen.
Voit myös muuttaa sen interaktiiviseksi asettamalla kaksi roskakoria uloskäynnille. Pyydä vieraita tyhjentämään roskat yhteen, jos he pitivät tapahtumasta, tai toiseen, jos he eivät pitäneet siitä.
Vaihe 5: Lähetä kysely tapahtuman jälkeen
On tärkeää kerätä mahdollisimman paljon palautetietoja. Siksi suosittelemme, että keräät palautetta sekä päivän aikana, että sen jälkeen.
Netissä on useita online-kyselyvälineitä (kuten Survey Monkey), joita voit käyttää tähän tarkoitukseen. Niiden avulla palautelomakkeen luominen on nopeaa ja helppoa.
Voit myös luoda oman palautelomakkeen ja lähettää sen vieraille. Kiitä heitä osallistumisesta ja selitä, miksi heidän palautteensa on sinulle tärkeää.
Pyydä sitten vieraita arvioimaan jokaisen tapahtuman osa-alueen numeroilla 1–5 tai 1–10:
- Tapahtuma kokonaisuutena
- Paikka ja tilat
- Ruoat ja juomat
- Puhujat ja esiintyjät
- Kuinka todennäköisesti he suosittelevat tapahtumaa
Sinun pitäisi myös jättää tila, jossa vieraat voivat kirjoittaa lisäkommentteja.
Vinkki: Esimerkkejä tapahtumien palautekysymyksistä on tässä oppaassa.
Vaihe 6: Kerää lehtileikkeitä ja median mainintoja
Jos olet ottanut yhteyttä mediaan kunnolla, voit odottaa joitakin mainintoja lehdistössä.
Hyvä tapa seurata tiedotusvälineitä on luoda Google-hälytystapahtuman nimellä.
Sinun pitäisi myös seurata sosiaalisen median mainintoja, koska näitä on todennäköisesti enemmän.
Vaihe 7: Seuraa sitoutumista sosiaalisessa mediassa
Jokaisella sosiaalisen median alustalla on työkalu kävijätiedoille, joka antaa sinulle arvokasta tietoa.
Voit käyttää näitä työkaluja laskemaan:
- Tykkäykset
- Kommentit
- Jaot
- Maininnat
- Seuraajat
On kuitenkin todennäköistä, että olet useilla eri alustoilla. Onneksi voit yhdistää kaikki tiedot sosiaalisen median mittaustyökaluilla, kuten HootSuitella.
Numerot kertovat tietenkin vain osan jutusta.
Saatat olla kiinnostunut tietyistä asioista, mitä ihmiset sanovat tapahtumistasi sosiaalisessa mediassa. Tätä varten sinun pitäisi käyttää työkaluja, kuten Spezify.
Vaihe 8: Pidä merkillä, kuinka monta ihmistä osallistui
Sosiaalisen median maininnat ovat mukavia, mutta todelliset kävijät ovat parempia. Sinulla pitäisi olla lippujärjestelmä, jonka avulla voit laskea osallistujat.
Hyvä lipunmyyntisivusto kertoo myös:
- Miten vieraasi saivat tietää tapahtumastasi
- Mitä maksutapaa vieraat käyttivät
- Miten ja milloin he tulivat sisään
Sen pitäisi myös kertoa, kuinka monta rekisteröityi, mutta ei ilmestynyt paikalle. Näin voit seurata, ketkä eivät tulleet paikalle.
Vaihe 9: Tarkasta tapahtuman budjetti
Kaikessa on kyse rahasta. Useimmissa tapauksissa ainakin.
Olet laatinut budjettisuunnitelman ennen tapahtumaa. Nyt on aika nähdä, kuinka hyvin pysyit siinä (ja teitkö voittoa).
Lisää kaikki kustannukset, jotka liittyvät paikkaan, laitteisiin, ruokailuun ja niin edelleen. Laske sitten, kuinka paljon rahaa teit lipunmyynnillä.
Vähennä kulut tuloista… ja voila!
Sinun pitäisi myös merkitä kaikki erikoistarjoukset, joita sovit myyjien kanssa. Jos et, niin ota selvää, voitko tehdä jotain saadaksesi tarjouksen seuraavan tapahtumaan.
Vaihe 10: Pidä jälkipuinti tapahtuman tiimin kanssa
Vieraat ja tapahtuman sponsorit eivät ole ainoat, joiden mielipiteistä sinun pitäisi huolehtia. Muista myös kuunnella tapahtumaryhmääsi.
On aina hyvä pitää jälkipuinti, kun pöly on laskeutunut. Kysy jokaiselta, minkä he kokivat menneen hyvin ja mikä voisi mennä seuraavan kerran sujuvammin.
Sinun pitäisi myös ottaa lausuntoja puhujilta tai esiintyjiltä, joita oli tapahtumassa. Heiltä saattaa saada hyviä lainauksia sosiaaliseen mediaan.
Billetto on lipunmyyntialusta, joka auttaa tapahtumien hallinnassa, markkinoinnissa ja järjestämisessä. Luo tapahtumasivu ja aloita lipunmyynti 5 minuutissa.
LUO TAPAHTUMA >>
Yhteenveto
Nyt tiedät, miksi tarvitsit oppaan tapahtumien arvioimiseksi. On paljon mietittävää!
Yhteenvetona, tässä mitä sinun pitää tehdä:
- Käytä SMART-kriteerejä
- Vertaa tapahtumiasi samantapaisiin kilpailijoihin
- Tee havaintoja tapahtuman aikana
- Pyydä asiakkailta palautetta tapahtumapäivänä
- Lähetä kysely tapahtuman jälkeen
- Seuraa mainintoja mediassa
- Analysoi sosiaalisen median data
- Laske, kuinka monta ihmistä osallistui
- Lisää numerot ja luvut tapahtuman budjettiin
- Kysy palautetta tiimiltä
Tarkasta kaikki nämä kohdat, ja sinulla on yksityiskohtainen analyysi siitä, kuinka hyvin tapahtuma menestyi.
Onnea tapahtuman arvioinnissa!
Vastaa