Palkintojenjakotilaisuuden järjestäminen: 17 vaihetta (+ tarkistuslista)

Yleisö rakastaa hyviä palkintojenjakotilaisuuksia, mistä voi vakuuttua tarkastelemassa pelkästään viihdeteollisuutta. Tutkitaanpa siis tarkemmin, miten voit järjestää oman palkintojenjakotilaisuutesi.

Tässä artikkelissa käsitellään seuraavia aiheita:

• Miksi järjestää palkintojenjakotilaisuus?
• Palkintojenjakotilaisuuden suunnitteleminen
• Hyödyllinen tarkistuslista

Miksi järjestää palkintojenjakotilaisuus?

Tärkein syy palkintojenjakotilaisuuksien järjestämiseen on kiittää tiettyjä henkilöitä heidän saavutuksistaan, mutta niitä voi hyödyntää myös PR-tarkoituksiin.

Palkintojenjakotilaisuuksia on kahta eri tyyppiä: sisäisiä ja ulkoisia.

Sisäiset

Sisäisiä palkintojenjakotilaisuuksia järjestetään tavallisesti yrityksen työtekijöille nimellä ”Vuoden työntekijä” tai ”Yrityksen XYZ vuoden paras myyjä”.

Ulkoiset

Ulkoisissa palkintojenjakotilaisuuksissa juhlitaan yleensä kokonaista toimialaa. Sellaisia ovat esimerkiksi Grammy Awards ja Golden Globe.

Katsotaanpa seuraavaksi lähemmin, mitä huipputapahtuman järjestäminen edellyttää, on se tarkoitettu sitten oman yrityksesi työntekijöille, hyväntekeväisyysjärjestön lahjoittajille tai koko toimialallesi.

1. Kirjoita tiivistelmä

Tapahtuman tiivistelmässä eritellään tapahtuman tarkoitus, joka voi olla esimerkiksi varojen kerääminen hyvään tarkoitukseen tai kollegoiden kiittäminen.

Kysy itseltäsi seuraavia kysymyksiä tiivistelmää kirjoittaessasi:

• Kenelle palkintoja pitäisi antaa?
• Miksi juuri he ansaitsevat sen?
• Millaista tietoa tarvitset heistä?
• Kuka valitsee voittajat?
• Millaiselta palkintojen tulisi näyttää?
• Milloin tilaisuus pidetään?

2. Valitse teema

Palkintojenjakotilaisuudesta tulee kiinnostavampi, kun valitset sille teeman. Valitse jotain kiinnostavaa ja ikimuistoista, joka saa osallistujat muistelemaan tapahtumaa vielä pitkään jälkikäteen.

Vinkki: saat apua teeman valitsemiseen oppaastamme.

3. Määrittele budjetti

Budjetti määräytyy pitkälti sen mukaan, aiotko myydä tapahtumaan lippuja tai onko osallistuminen ilmaista. Ota huomioon myös hyväntekeväisyyslahjoitukset ja yrityssponsoroinnit.

Vinkki: lue oppaastamme lisää tapahtumabudjetin hallinnasta.

4. Valitse tapahtumapaikka

Kun olet määritellyt budjetin, on aika alkaa etsiä sopivaa tapahtumapaikkaa. Palkintojenjakotilaisuudet ovat yleensä loistokkaita tapahtumia, joten tapahtumapaikan pitäisi olla sen mukainen.

Vinkki: lue oppaastamme lisävinkkejä teemaan sopivan tapahtumapaikan valitsemiseen.

5. Suunnittele lava

Pohdi, millaiselta haluat lavan näyttävän ja mahtuuko se hyvin tapahtumapaikkaan. Kuvittele, minne lava ja yleisö tulevat sijoittumaan ja missä palkinnot jaetaan. Jätä tilaa brändäykselle.

Vinkki: Pinterestissä on inspiraatioksi kuvia erilaisista palkintojenjakotilaisuuksien lavasuunnitelmista.

6. Suunnittele istumapaikat

Osallistujen on päästävä istumaan palkintojenjakotilaisuuden ajaksi. Aseta palkintojensaajat istumaan siten, että heidän on helppo lähteä hakemaan palkintoaan. Sijoita siis voittajat lähelle lavaa.

Vinkki: voit suunnitella istumajärjestelyt esimerkiksi PerfectTablePlan-työkalun avulla.

7. Suunnittele äänentoisto ja videointi

Tekniikan on oltava laadukasta, joten suunnittele mikrofonit, äänentoistojärjestelmät, Wi-Fi-yhteydet ja projektorit etukäteen. Määrittele myös parhaat kameroiden paikat.

Vinkki: tapahtumalaitteistoa käsittelevästä artikkelistamme saat vinkkejä tarvittavan kalusteiston hankkimiseen.

8. Valitse kappaleet

Tunnelmaa kohottaa sopivasti, kun palkintojen ojentamisen aikana soi innostava ja inspiroiva kappale. Kappaleita voi käyttää myös puhujien esittelyyn ennen palkintojen ojentamista.

Vinkki: tässä on YouTube-soittolista palkintojenjakotilaisuuksien suosituimmista kappaleista.

9. Nimeä tilaisuudelle vetäjä

Vetäjä pitää tilaisuuden, puhujat ja kuulutukset kasassa tapahtumapäivänä. Jos et voi vetää tilaisuutta itse, nimeä vetäjäksi kokenut ja pätevä osaaja.

Vinkki: voit halutessasi myös palkata tehtävään ammattimaisen vetäjän.

10. Rekrytoi puhujat

On hyvä idea, että jokaisen palkinnon esittelee eri puhuja, joka on asiantuntija kyseisellä alalla. Voit helpottaa puhujien työtä juontokorteilla ja telepromptereilla.

Vinkki: tästä oppaasta saat vinkkejä sopivien puhujien rekrytoimiseen omaan palkintojenjakotilaisuuteesi.

11. Valitse tuomaristo

Palkinnoilla pitää olla painoarvoa, siksi tapahtumaan tarvitaan tuomaristo. Siinä on oltava mukana asiantuntijoita, jotka ovat päteviä valitsemaan palkintojensaajat.

Vinkki: tutustu OpenWater-sivuston maksuttomaan oppaaseen, jossa käsitellään tuomarien valitsemista.

12. Etsi sopivat palveluntarjoajat

Selvitä, millaista tekniikan, ruoka- ja juomatarjoilun, kalusteiston, lavastuksen ja koristelun on oltava. Voit saada hyviä tarjouksia, kun neuvottelet parhaiden palveluntarjoajien kanssa hyvissä ajoin etukäteen.

Vinkki:lue oppaastamme, miten palveluntarjoajien kanssa neuvotellaan niin, että budjetti ei ylity.

13. Palkkaa viihdyttäjiä

Koska kaikki eivät voi palkintoja voittaa, muillekin osallistujille on oltava tarjolla jotain kiinnostavaa. Teet tapahtumasta ikimuistoisen palkkaamalla mukaan esiintyjiä.

Vinkki: etsi käsiisi varaustoimisto, jonka listoilla on livebändejä, koomikkoja ja muita esiintyjiä.

14. Luo ohjelma

Laadi tapahtumaa varten yksityiskohtainen ohjelma ja kerro tiimillesi tapahtumien kulusta. Muista jättää osioiden väliin hieman puskuria viivästymisten varalta.

Vinkki: ohjelman luomista voi nopeuttaa käyttämällä palkintojenjakotilaisuuden ohjelmamalleja.

15. Harjoittele tapahtumaa

Harjoitus tekee mestarin. Siksi tapahtumaa on harjoiteltava etukäteen tiimin kanssa, jotta havaitset kaikki mahdolliset riskit, joita et tullut suunnitteluvaiheessa ajatelleeksi.

Vinkki: saat apua prosessiin tapahtumien harjoittelua käsittelevästä oppaastamme.

16. Mainosta palkintojenjakotilaisuuttasi

On kyseessä sitten pienimuotoinen yrityksen oma tapahtuma tai valtava koko toimialan tilaisuus, mainosta sitä ahkerasti etukäteen. Se on entistä tärkeämpää, jos myyt tapahtumaan lippuja.

Vinkki: maksimoi näkyvyytesi tapahtuman markkinointia käsittelevän oppaamme avulla.

17. Käytä apuna tarkistuslistaa

Huomioonotettavia asioita on valtavasti. Jos muistettavaa tuntuu olevan liikaa, pysyt kärryillä asioista palkintojenjakotilaisuuden tarkistuslistan avulla.

Ja voittaja on…

Nyt kun tiedät, mitä kaikkea palkintojenjakotilaisuuden järjestäminen vaatii, suunnittelu on vain polkaistava käyntiin.

Mitä siis enää odotat?