Mitkä ovat parhaat päivämäärät tapahtumien järjestämiseen? Hyvä kysymys, johon yritämme auttaa sinua löytämään vastauksen tämän artikkelin avulla.
Saattaa tuntua yksinkertaiselta valita päivämäärä tietyille tapahtumille: syntymäpäivät, vuosipäivät, joulu, pääsiäinen ja uusivuosi… mutta kaikki tapahtumat eivät ole sidottuja tiettyihin päiviin.
Joten miten valitset tapahtumaan sopivan päivämäärän?
Valittavana on 365 päivää, joten voi olla pelottavaa etsiä päivämäärä ja sopia siitä. Helpotetaan suunnitteluprosessia hieman käyttämällä poissulkemismenetelmää.
Tässä oppaassa keskitytään siihen, miten valita tapahtuman päivämäärä ja auttamaan sinua ottamaan huomioon…
- Yleisösi
- Suoritettavat tehtävät
- Suositut loma-ajat
- Pyhäpäivät
- Sään ja ilmastonmuutokset
- Julkisen liikenteen häiriöt
- Kilpailevat tapahtumapäivät
- Myyjien ja paikan saatavuus
- Puhujien ja viihdyttäjien saatavuus
Kun olet käynyt läpi kaikki nämä, sinulla on paljon parempi käsitys parhaista päivämääristä tapahtuman järjestämiseksi.
1. Ajattele yleisöäsi
Kuten kaikessa tapahtumien suunnitteluun liittyvissä asioissa, tapahtuman osanottajien tulisi olla mielessä, kun valitset tapahtuman päivän.
Arkipäivät tiistaista perjantaihin voivat olla käytännöllisiä B2B-sektorin osallistujille. B2C-sektorin osallistujat taas saattavat mieluummin käydä viikonlopputapahtumissa.
Vinkki: Jos et ole varma, mikä sopii tapahtuman osallistujille, lue tämä opas siitä, miten määrität kohderyhmäsi.
2. Anna itsellesi riittävästi aikaa
Sinulla on paljon suunnittelua ja mainostamista tehtävänä ennen tapahtumaa. Valitun tapahtuman päivämäärän pitäisi antaa sinulle riittävästi aikaa tehdä molemmat niin, että siitä tulee menestys.
Vinkki:Lue tapahtumien suunnittelua ja mainostamista koskevat oppaamme, jotta saat käsityksen siitä, kuinka paljon prosessissa on tehtävää.
3. Ota huomioon loma-ajat
Kannattaa välttää suosittuja loma-aikoja. Ihmiset varaa yleensä lomamatkansa pitkälle etukäteen. Koulujen lomat ja juhlapyhätkuuluvat yleensä tähän luokkaan.
Sinun pitäisi myös yrittää välttää aikoja juuri ennen yleisiä lomia ja niiden jälkeen. Ihmiset ovat liian kiireisiä valmistautumisessa lomaan juuri ennen ja liian kiireisiä työssään heti sen jälkeen.
4. Poliittiset ja julkiset tapahtumat
Ota huomioon kertaluonteiset julkiset tapahtumat, jotka voivat olla samaan aikaan suunnittelemasi päivän kanssa. Poliittiset tapahtumat, kuten vaalit, eivät usein ole hyvä päivä tapahtumalle.
Ihmiset keskittyvät enemmän tällaisiin tapahtumiin, puhumattakaan siitä, että tiedotusvälineet keskittyvät myös ensisijaisesti poliittisiin tapahtumiin ja julkisiin tapahtumiin.
5. Julkisen liikenteen häiriöt
Suurkaupunkien työmatkalaiset tietävät, että mikään ei pilaa viikonloppuohjelmaa kuin ”suunnitellut korjaustyöt” tai vaikka lakot.
Onneksi molemmista ilmoitetaan hyvissä ajoin, mikä antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa suunnitelmiasi. Kiinnitä huomiota julkiseen liikenteeseen liittyviin häiriöihin, kun valitset tapahtumapäivän.
6. Ota huomioon työajat
Jos järjestät yrityskonferenssin tai musiikkifestivaalin, joka kestää useita päiviä, viikonloppu on paras.
Osallistujien on paljon helpompi ottaa yksi tai kaksi vapaapäivää torstaina tai maanantaina, kuin koko työviikkoa.
7. Ole johdonmukainen (tai sitten ei)
Olet ehkä huomannut, että useimmat vuosittaiset tapahtumat, kuten konferenssit ja festivaalit, järjestetään samaan aikaan joka vuosi. Se toimii, koska se auttaa osallistujia suunnittelemaan vuoden etukäteen.
Mutta voi myös olla myös mielenkiintoista vaihtaa päivä ja järjestää vuosittainen tapahtuma eri kaudella. Tämä voi tuoda sinulle aivan uuden yleisön ja mahdollisuuden pysyä kilpailun kärjessä.
8. Pidä kilpailijoita silmällä
Kilpailusta puheen ollen, kannattaa ottaa selvää, milloin he järjestävät tapahtumia. Et halua, että tapahtuman päivämäärä on samaan aikaan heidän kanssaan, jolloin päätyisit taistelemaan osallistujista.
Siksi saattaa olla hyödyllistä lisätä kaikki kilpailevat tapahtumat kalenteriisi. Näin tiedät tarkalleen, milloin ne järjestetään, jotta voit päättää oman päiväsi.
9. Säästä puheenollen
Sää voi vaikuttaa suuresti tapahtumaan, riippumatta siitä pidetäänkö se ulkona vai ei. Sade, raekuuro ja voimakkaat tuulet haittaavat ilmeisesti ulkona tapahtuvia festivaaleja.
Toisaalta, kuka haluaa olla juuttuneena sisälle yrityskonferenssiin, kun ulkona on 25 astetta ja aurinko porottaa täydeltä taivaalta? (Ja mitä tapahtuu, kun ilmastointi ei toimi?)
Vinkki: Tarkista aiemmat lämpötilojen keskiarvot, kun suunnittelet tapahtuman päivää.
10. Tietoisuuspäivät
Jos tapahtumallasi on tietty teema, kannattaa ottaa selvää, onko aiheeseen liittyvää tietoisuuspäivää (tai kuukautta).
Perinteiset tiedotusvälineet uutisoivat usein tietoisuuspäivistä, mikä tarkoittaa sitä, että tapahtumasi lehdistötiedote on todennäköisemmin esillä niissä. Sosiaalisessa mediassakin on todennäköisesti jo olemassa oleva hashtag, jota voit käyttää mainostamiseen.
11. Paikan ja myyjien saatavuus
Jos on olemassa tietty tapahtumapaikka ja myyjät, jotka haluat tapahtumaasi, sinun on otettava huomioon niiden saatavuus, kun valitset tapahtuman päivää.
Se ei ehkä ole ongelma, jos järjestät säännöllisiä tapahtumia, joista he ovat tietoisia. Muista kuitenkin, että paikoilla ja myyjillä on suosittuja aikoja, jolloin kysyntä on suuri.
12. Puhujien ja viihdyttäjien saatavuus
Sama pätee kaikkiin puhujiin ja viihdyttäjiin, jotka haluat varata tapahtumaan. Jos heidän aikataulunsa ei sovi valitun tapahtumapäivän kanssa, he todennäköisesti jättävät sen välistä.
Pääpuhujat myyvät paljon lippuja konferensseihin, ja suuret bändit myyvät festivaaleja. Jos he peruuttavat, tämä voi olla vahingollista tapahtuman onnistumisen kannalta.
Päätä päivämäärästä
Nyt kun tiedät paremmin mahdollisista sudenkuopista, on aika ilmoittaa tapahtuman päivämäärä.
Lisää se kalenteriin nettisivuillesi ja ala levittämään sanaa. Ilmoita siitä sosiaaliseen mediaan, postituslistalle ja kerro kaikille että jättävät päivämäärän vapaaksi.
Onnea matkaan!