Tapahtumajärjestäjät unohtavat usein suunnitteluvaiheessa tapahtuman hyvinvointi- ja turvallisuusnäkökohdat.
Tässä artikkelissa käsitellään tarkemmin sitä, mitä hyvinvoinnin ja turvallisuuden varmistamisesta tapahtumissa on tiedettävä.
Tärkeimmät hyvinvointiin ja turvallisuuteen liittyvät asiat tapahtumissa
Vaikka monet tässä esitetyt tiedot ja linkit liittyvät Isoon-Britanniaan, artikkelin yleisistä periaatteista on hyötyä tapahtumajärjestäjille ympäri maailmaa. Hyvinvoinnin ja turvallisuuden on oltava tapahtuman järjestämisessä kaikkein tärkein asia. Sinun on otettava huomioon seuraavat asiat:
Keistä kaikista olet tapahtumassa vastuussa?
Vastuusillasi olevat henkilöt eivät rajoitu pelkästään tapahtuman osallistujiin, sillä sinun on otettava huomioon myös työntekijät: vakituinen henkilöstö, urakoitsijat tai vapaaehtoiset.
Miten suuria riskit ovat?
Jos tapahtumassasi vammojen tai onnettomuuksien riski on tavallista suurempi, sinun on pyrittävä pienentämään sitä erityisen huolellisella suunnittelulla.
Jos jotakin menee pieleen sinun vahtivuorollasi, sinun on tiedettävä, miten toimia siinä tilanteessa asianmukaisesti. Jos et osaa toimia oikein ja sinun havaitaan rikkoneen turvallisuussäädöksiä, voit saada jopa 20 000 punnan sakot.
Voit pahimmassa tapauksessa saada rikossyytteen. Suunnittelu ja valmistautuminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta pystyt varmistamaan turvallisuuden tapahtumassasi.
Valmistautuminen
Tapahtumajärjestäjänä olet vastuussa riskiarvioinnin, hätätapaussuunnitelman ja turvallisuussuunnitelman tekemisestä.
1. Riskiarviointi
Sinun on suunnittelun varhaisessa vaiheessa tehtävä riskiarviointi huolimatta järjestämäsi tapahtuman tyypistä.
Siinä käydään läpi kaikki mahdolliset tapahtumaasi liittyvät riskit.
Riskiarviointiin kuuluvat muun muassa seuraavat asiat:
- Onko äänenvoimakkuus hyväksyttävällä tasolla?
- Onko vaarana, että sähköjohdot vaurioituvat?
- Millainen tulipaloriski on?
- Voivatko strobovalot aiheuttaa osallistujille kohtauksia?
- Ovatko väliaikaisrakennelmat riittävän turvallisia ennakoidulle yleisömäärälle?
- Ovatko WC-tilat riittävät ennakoidulle osallistujamäärälle?
- Onko puhdasta vettä saatavilla?
- Käsitelläänkö jätteet asianmukaisesti?
Valmistautumalla huolellisesti kaikenlaisiin tilanteisiin varmistat, että vieraidesi turvallisuus säilyy ja kaikki tietävät, miten toimia, jos jotakin menee pieleen.
Lataa tämä mallipohja ja ota siitä kopio jokaista järjestämääsi tapahtumaa varten. Täytä se huollisesti ja käy se läpi tapahtumatiimisi kanssa.
On syytä tutustua myös paloturvallisuuden riskiarviointiin.
Vinkki: tutustu tähän kattavaan oppaaseen, jossa kerrotaan riskiarvioinnin tekemisestä ja annetaan käytännön esimerkkejä mallipohjan täyttämiseen.
2. Hätätilannesuunnitelma
Kukaan tapahtumajärjestäjä ei koskaan halua käyttää hätätilannesuunnitelmaa, mutta se on oltava kuitenkin olemassa siltä varalta, että jotakin menee pieleen.
Hätätilanne voi olla mitä tahansa tulipalosta tulvaan ja pommiuhkaan. Miten tällaisissa tilanteissa toimitaan? Miten saat kutsuttua paikalle poliisin, palokunnan tai ambulanssin, jos tarve tulee?
Koko henkilöstösi on oltava tietoinen hätätilannesuunnitelmasta, jotta he osaavat toimia oikealla tavalla, jos jotakin ikävää sattuu.
Hätätilannesuunnitelma on laadittava heti riskiarvioinnin jälkeen, jolloin tiedät enemmän mahdollisista riskitekijöistä ja miten voit varautua niihin.
Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan onnettomuuksiin ja hätätilanteisiin varautumisesta.
3. Turvallisuussuunnitelma
Tapahtumaa varten on laadittava myös turvallisuussuunnitelma, joka tavallisesti sisältää myös riskiarvioinnin ja hätätilannesuunnitelman. Se osoittaa, että olet ottanut huomioon kaikki tärkeimmät tapahtumaasi liittyvät hyvinvointi- ja turvallisuusnäkökohdat.
Tapahtumasi tyypin mukaan tapahtumapaikat ja paikalliset viranomaiset haluavat nähdä turvallisuussuunnitelmasi suunnitteluvaiheen aikana. He haluavat varmistaa, että olet varautunut kaikenlaisiin tilanteisiiin.
Voit turvautua suunnitelmaan myös silloin, jos jotakin ikävää sattuu tapahtuman aikana ja siitä tulee oikeustapaus.
Turvallisuussuunnitelmassa on oltava mukana seuraavat asiat:
- Tapahtuman yksityiskohdat: missä, milloin, mitä, yksityiskohtaiset aikataulut, tapahtumapaikkaa koskevat suunnitelmat ja niin edelleen.
- Kuka on vastuussa ja muut tärkeät yhteyshenkilöt
- Hankkimasi luvat ja lisenssit
- Riskiarviointi
- Hätätilannesuunnitelma
- Miten henkilöstö viestii keskenään
- Sähkönlähteet ja -käyttö
- WC-tiloja, juomavettä ja jätteenkäsittelyä koskevat asiat
- Liikuntarajoitteisten tilat/palvelut ja esteettömyys
- Äänenvoimakkuus ja sen hallinta
- Liikenteen ja väkijoukkojen hallinta
- Ensiapu ja järjestyksenhallinta
- Tiedot mahdollisista väliaikaisista rakenteista, laitteistoista ja nähtävyyksistä
- Ruoka- ja juomahuolto: ketkä pitävät siitä huolta, mitä he tekevät ja mitä lisenssejä heillä on?
- Henkilöstön kokonaismäärä ja heidän velvollisuutensa
Vinkki: Etkö tiedä, mistä lähteä liikkeelle? Artikkeli Tehokkaan turvallisuussuunnitelman laatiminen auttaa sinut alkuun.
Tapahtumien hyvinvointi- ja turvallisuusohjeistukset
Ison-Britannian turvallisuusviranomaisen Health and Safety Executive (HSE) puoleen kannattaa kääntyä, jos haluaa tietää enemmän tapahtumien turvallisesta järjestämisestä.
joilla on kattavasti tietoa muun muassa seuraavista aiheista:
- Väkijoukkojen hallinta
- Kuljetus ja liikenne
- Paloturvallisuus
- Melu
- Työntekijöiden hyvinvointi
- Kulkuesteiden käyttäminen
- Jätteenkäsittely
- Erikoistehosteet
- Tapahtumapaikan suunnittelu
- Putoamisriskit
- Väliaikaisten rakenteiden käyttäminen
Jokaisen aiheen osalta saat tietää myös,
- millaisia velvollisuuksia sinulla tapahtumajärjestäjänä on
- mitkä ovat tärkeimmät huomioon otettavat asiat
- mistä saat tarvittaessa lisätietoa.
Järjestätpä sitten tapahtuman ensimmäistä kertaa tai oletpa kokenut konkari, HSE:n verkkosivuihin on syytä tutustua huolellisesti.
Vinkki: vaikka tilauspohjainen The Purple Guide on tarkoitettu musiikkitapahtumille, siellä on myös runsaasti tärkeää tietoa tapahtumien turvallisuuden varmistamisesta sekä tapaustutkimuksia ja käytännön esimerkkejä.
Koskevatko kaikki turvallisuusnäkökohdat minun tapahtumaani?
Kaikkien tapahtumajärjestäjien on kiinnitettävä huomiota tapahtumansa turvallisuuteen, mutta jotkin sen osa-alueet vaihtelevat tapahtumasta toiseen.
Esimerkiksi pieni taidenäyttely paikallisessa galleriassa on täysin erilainen kuin 5 000 ihmiselle tarkoitettu stadiontapahtuma. Väliaikaisista rakenteista, WC-tilojen riittävyydestä tai jätteenkäsittelystä ei silloin tarvitse huolehtia. Riittää, kun luo tapahtumasi tarpeisiin sopivan turvallisuussuunnitelman.
Jos tapahtumiin liittyy alkoholia tai ulkoilma-aktiviteetteja, turvallisuusriskit ovat suuremmat.
Vinkki: hyvä tapa selvittää, onko kaipaamastasi aiheesta jo tietoa olemassa, on kirjoittaa Internetissä hakusanaksi ”turvallisuus [tapahtumasi tyyppi]”.
Lisätietojen saaminen
Kaikkien näiden asioiden huomioon ottaminen voi tuntua uuvuttavalta, varsinkin jos olet miettimässä turvallisuusasioita ensimmäistä kertaa. Ei ole kuitenkaan syytä huoleen, sillä on olemassa runsaasti tietoa, jota voit käyttää hyödyksesi.
HSE:n Näin pääset alkuun -artikkelista on valtavasti hyötyä ensikertalaisille. Voit myös hyödyntää seuraavia tahoja:
Tapahtumapaikkojen tarjoama apu
Monien tapahtumapaikkojen verkkosivuilla on jo tapahtumajärjestäjille suunnattua tietoa, jonka avulla varmistat, että otat tapahtumasi turvallisuudessa huomioon kaikki tarvittavat asiat.
Jos heidän verkkosivuiltaan ei löydy mitään, kysy, onko heillä mitään valmista tietoa tai tarkistuslistoja olemassa. Tapahtumapaikatkin tietenkin haluavat, että tapahtumasi sujuu mutkattomasti. Heillä myös saattaa olla aiempaa kokemusta samantyyppisistä tapahtumista.
Paikallisvaltuustot
Paikallisvaltuustojen sivuilla (esimerkiksi PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk ja Yorkshiredales.org.uk) on paljon tietoa ja tarkistuslistoja, jotka auttavat turvallisuuden varmistamisessa. Käy paikallisvaltuustosi verkkosivuilla tai ota yhteyttä sen edustajiin ja kysy, löytyykö heiltä hyödyllistä tietoa.
Tapahtuman turvallisuuteen perehtyneet konsultit
On myös olemassa yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet tukemaan tapahtumajärjestäjiä turvallisuuskysymyksissä. Tässä niistä muutamia:
- Event Safety Plan tarjoaa turvallisuustukea tapahtumajärjestäjille. Yrityksellä on koulutuksia, konsultaatiopalveluita ja verkkotyökaluja, jotka auttavat vastaamaan kaikkiin turvallisuusvaatimuksiin.
- Stagesafe on turvallisuuskonsultointiyritys, joka keskittyy pääasiassa musiikkitapahtumiin ja live-tuotantoihin. He osaavat auttaa kaikkien turvallisuusasiakirjojen, tarkastusten, turvallisuussuunnitelmien ja tapaturmatutkimusten kanssa.
- The Event Safety Advisors on tehnyt yhteistyötä monien tunnettujen brändien kanssa. Tutustu kiinnostaviin tapaustutkimuksiin yrityksen verkkosivuilla.
Samanlaisia konsultointiyrityksiä on paljon, joten sellaisia on varmasti myös sinun kotiseudullasi.
Suuriin tapahtumiin liittyvät erityishuomiot
Jos olet järjestämässä suurta tapahtumaa ja olet huolissasi väkijoukkojen hallinnasta, saat neuvoja ja suunnitteluapua Crowd Safety -sivustolta.
Koska suuriin yleisötapahtumiin liittyy valitettavasti myös terroristi-iskujen vaara, tutustu Ison-Britannian hallituksen ylläpitämään Crowded places guidance -oppaaseen.
Vinkki: Northumbrian yliopiston ylläpitämä turvallisuuden tarkistuslista on hyvä esimerkki kaikista niistä yksityiskohdista, joita sinun on otettava huomioon.
Panosta turvallisuussuunnitelmaan kunnolla
Vaikka tapahtuman turvallisuusasioiden huomioiminen saattaa tuntua ensin vaivalloiselta, on äärimmäisen tärkeää pitää niistä huolta.
Heikosti järjestetyistä turvallisuustoimenpiteistä voi koitua sinulle tapahtumajärjestäjänä tuhoisia seuraamuksia. Vastuullasi on varmistaa, että noudatat kaikkia asianmukaisia säännöksiä ja olet laatinut turvallisuussuunnitelman.
Riskiarvioinnilla ja turvallisuussuunnitelmalla varmistat sekä henkilöstösi että vieraidesi turvallisuuden. Lisäksi ne auttavat sinua varautumaan ikäviin asioihin tapahtuman aikana.