Oikean tapahtumapaikan etsiminen on harvoin suoraviivaista, sillä jokaisella tapahtumalla on omat vaatimuksensa.
Voi olla vaikeaa löytää paikkaa, joka on tarpeeksi suuri (ja vapaana). Tapahtuman järjestäjän on pohdittava muun muassa seuraavia kysymyksiä, jotka osoittavat, kuinka haastavaa suunnittelu voi olla.
Onko tapahtumapaikassa kaikki tarvittava tekninen laitteisto? Onko paikka helposti saavutettavissa? Onko paikassa henkilökuntaa? Onko sinun tuotavia omia laitteistoja? Hätääntyminen on helposti lähellä, kun yrittää ottaa kaiken tarvittavan huomioon. Vinkkilistamme helpottaa suunnitteluasi.
Tärkeimmät asiat ovat seuraavat:
- Mitä kaikkea paikan etsimisprosessiin liittyy?
- Miten paikan soveltuvuutta arvioidaan?
Tapahtumapaikan etsiminen
Mitä vaiheita sopivan paikan etsimiseen kuuluu? Miten prosessi alkaa ja päättyy? Tutkitaanpa näitä kysymyksiä tarkemmin.
1. Aloita etsintä ajoissa
Tätä asiaa ei voi korostaa liiaksi, sillä suosituimmat tapahtumapaikat varataan kuukausiksi tai jopa vuosiksi etukäteen. Myös puhujien, yhteistyökumppanien tai esiintyjien varaaminen on sitä helpompaa, mitä aikaisemmin olet liikkeellä.
Mitä enemmän aikaa tapahtumaan on, sitä todennäköisemmin saat varattua toivomasi paikan ja sitä stressittömämmin suunnittelu etenee.
2. Määrittele tapahtumalle kriteerit
Kuvittele, että olet menossa vuokraamaan autoa, mutta et ole lainkaan pohtinut, kuinka taloudellinen auton pitäisi olla tai kuinka monta istumapaikkaa siinä saisi olla. Se ei olisi kovinkaan järkevää, sillä valmistautuminen kannattaa aina.
Sama koskee myös tapahtumapaikan etsimistä. Sinun on laadittava luettelo kriteereistäsi, joiden pitäisi kattaa kaikki mahdollinen kapasiteetista ja turvallisuudestajoukkoliikenteen saavutettavuuteen ja henkilökuntaan.
Mielikuvaa voisi jatkaa niin, että vuokraamosta ei kannata lähteä urheiluauton kanssa, jos oikeasti tarvitsee käytännöllistä perheautoa.
Vinkki: Jos haluat kattavan listauksen pohdittavista kysymyksistä, tutustu näihin13 tärkeään asiaan, jotka tapahtumapaikan valinnassa on huomioitava.
3. Laadi budjetti
Budjetti on tärkeää laatia kaikkeen mitä ikinä liiketoiminnassa tai elämässä tekeekään. Budjetti on yksi kriteereistä mutta ansaitsee oman kappaleensa. Budjetissa on otetta huomioon paitsi itse tapahtumapaikka, myös mahdolliset turvallisuustoimet, henkilöstö ja erilaiset luvat.
Vinkki: Tällä loistavalla työkalulla laadit helposti budjetin seuraavaa tapahtumaasi (ja tapahtumapaikkaasi) varten.
4. Kokoa luettelo paikoista ja ota niihin yhteyttä
Saattaa olla houkuttelevaa valita ensimmäinen sopivalta vaikuttava paikka ja varata se. Neuvotteluihin ja arviointeihin kuluu vähemmän aikaa, mutta jos päätös olikin huono, et huomaa sitä.
Pelkästään yhdenkinpaikan löytäminen voi olla haastavaa, mutta olennaista onkin etsiä useita paikkoja ja karsia niistä pois sopimattomat.
Kun olet valinnut muutamia ehdot täyttäviä vaihtoehtoja, on aika ottaa niihin yhteyttä.
Tapahtumapaikat haluavatitselleen lisää liiketoimintaa, joten on mahdollista, että ne haluavat auttaa henkilöstön ja markkinoinnin kanssa. Keskusteluissa selviää myös, millaista laitteistoa paikassa on ja mitä kaikkea muuta paikasta löytyy.
Tapahtumapaikka, jossa ymmärretään tarpeitasi ja jossa ollaan valmiina auttamaan lisäpyynnöissä, säästää ylimääräiseltä stressiltä.
Vinkki:lue vihjeitä tapahtumapaikkojen kanssa neuvotteluuntästä artikkelista.
5. Käy paikan päällä
Paikan varaamisen kultainen sääntö kuuluu, että älä koskaan varaa mitään käymättä ensin paikan päällä. Käynti voi helposti muuttaa käsitystäsi paikasta suuntaan tai toiseen. Saattaa olla, ettei pysäköintitilaa ole lainkaan tai paikka on kulkuesteinen. Henkilökunta voi olla tylyä tai laitteisto huonossa kunnossa. Sellaisesta paikasta on pysyteltävä kaukana.
Vierailuihin voi mennä aikaa, mutta saat niiden aikana selville, tuntuvatko paikat sopivilta tapahtumasi järjestämiseen. Ensivaikutelma on tärkeä.
Työkaluja tapahtumapaikkojen tutkimiseen (ja miten niitä käytetään)
Apuna etsimisessä voi käyttää monia eri työkaluja. Jotkin ovat itsestäänselvyyksiä, toiset taas eivät. Tapahtumapaikan etsimisessä kannattaa käyttää ainakin osaa alla mainituista työkaluista.
1. Tagvenue
Tagvenue on loistava työkalu kaikenlaisten tapahtumien järjestämiseen. Kyseessä on Ison-Britannian ja Australian kattava tietokanta, johon on koottu yli 5000 tapahtumapaikkaa.
Sivuston työkalulla voit etsiä tapahtumatyypin, osallistujamäärän ja halutun sijainnin mukaan. Saat tulokseksi ehtojasi vastaavat tapahtumapaikat. Jos esimerkiksi haluat järjestää konsertin 200 hengelle Manchesterissa, saat itsellesi karsitun luettelon näiden ehtojen perusteella.
Voit esimerkiksi suodattaa hakutuloksiasi omien ehtojesi perusteella. Tee hakuja esimerkiksi tiettyjen A/V-laitteistojen, anniskeluoikeuksien tai turvallisuustekijöiden perusteella.
Venue Scanner on toinen hyvin samalla tavalla toimiva sivusto. Jos et meinaa löytää mitään omalta paikkakunnaltasi, kannattaa etsiä myös tämän sivuston tietokannasta.
2. Tapahtumia listaavat verkkosivustot
Tapahtumalistauksista löytää runsaasti kiinnostavia tapahtumia, joista on täysin luvallista hakea inspiraatiota omaan tapahtumaan.
Tutustu lähettyvillä järjestettäviin muihin samankaltaisiin tapahtumiin. (Kaikissa tapahtumalistauksissa voi suodattaa tuloksia.)
Huomaat nopeasti, jos tiettyjä paikkoja käytetään samantyyppisten tapahtumien järjestämiseen. Kerää itsellesi lista tarkemmin tutkittavista paikoista.
Tämä menetelmä vaatii jonkin verran paikasta toiseen kulkemista mutta takaa, että löydät tapahtumapaikkoja, jotka ovat aktiivisia ja käytössä toimialallasi.
Vinkki: Verkossa on sadoittain tapahtumalistauksia. Ison-Britannian yksi parhaista tapahtumaoppaista on täällä.
3. Hakukoneet
Nämä ohjeet eivät koske pelkästään Googlea, vaikka se monille onkin itsestään selvin vaihtoehto.
Tapahtumasuunnittelijoilla on Googleen viha-rakkaussuhde, mikä on täysin ymmärrettävää.
Google on yhä paras tapa etsiä mitä tahansa maan ja taivaan väliltä, kuten tapahtumapaikkoja. Muutamalla hakusanalla saa valtavasti tuloksia, mutta se voi myös teettää lisätöitä.
Jos haet esimerkiksi hakusanoilla ”konserttipaikka Birmingham” tai ”konferenssikeskus Southampton”, saat useita sivuja läpikahlattavia tuloksia.
Tuloksissasi näkyviä tapahtumapaikkoja ei ole suodatettu millään tavalla. Sinun on tehtävä jonkin verran tutkimustyötä saadaksesi selville, mitkä tuloksista ovat sinulle sopivia.
Google ei myöskään takaa, että tuloslistalla näkyvä tapahtumapaikka olisi enää toiminnassa. On turhauttavaa, jos paikka onkin ollut suljettuna jo kuukausia.
Vinkki: Voit tehostaa Google-hakujasi tutustumalla näihin elämää helpottaviin hakuvinkkeihin.
Muuta huomioitavaa
Nyt tiedät, miten tapahtumapaikkoja karsitaan ja millä tavalla sopivia paikkoja löytää. Alla on vielä muutamia muita huomioitavia asioita.
1. Kohdeyleisö
Tapahtumapaikka saattaa vaikuttaa täydelliseltä paperilla mutta ei kuitenkaan tunnu kohdeyleisölle sopivalta. Oletko järjestämässä metallimusiikin keikkaa? Siinä tapauksessa ei kannata valita klassisen musiikin konserttitilaa. Varaatko tapahtumaa yritysmaailman huippuasiantuntijoille? Valitse jotakin ylellistä. Ota huomioon kohdeyleisösi odotukset.
2. Täytä tila kokonaan
Jos odotat tapahtumaan 100 osallistujaa mutta löydät 500-paikkaisen tilan sopivaan hintaan, harkitse vähän pienempää paikkaa. Ei ehkä kuulosta loogiselta, mutta liian suuri tapahtumapaikka näyttää siltä kuin tapahtumassasi olisi todellista vähemmän osallistujia (vaikka vähän väljyyttä onkin hyvä olla).
3. Mukavuudet, yhteistyökumppanit ja muut palvelut
Onko tapahtumassa oltava ruokatarjoilua? Tarvitaanko pöytiä ja tuoleja vai seisovatko osallistujat? Huolehtiiko tapahtumapaikka turvallisuudesta? Määritä tapahtumapaikan tarjonta hyvissä ajoin, jotta säästyt ongelmilta myöhemmin.
Vinkki:Add to event on erinomainen verkkosivusto, josta löytyy erilaisia yhteistyökumppaneita, jos sinun on hankittava ne itse.
Ryhdy toimeen välittömästi
Näiden vinkkien avulla poimit itsellesi vahvimmat ehdokkaat, joihin alkaa tutustua tarkemmin. Kun toimit viisaasti ja määrittelet toiveesi ajoissa, säästät sekä aikaa että vaivaa.
Kun sopiva tapahtumapaikka on löytynyt, käymällä läpi nämä suunnitteluvinkitvarmistat, että tapahtumastasi tulee suuri menestys. Onnea tapahtumapaikan etsintään!