Olet kerännyt varoja hyväntekeväisyyteen ja vetänyt hienon tapahtuman. Toivottavasti kaikilla oli hauskaa ja he saivat enemmän tietoja hyvästä asiasta.
Juhlat voivat olla ohi, mutta työsi ei ole.
Tehdessäsi hyväntekeväisyystapahtuman jälkipuintia, olet enemmänkin siirtymässä bonuskierrokseen. On aika muuttaa osa tapahtumasi osallistujista lahjoittajiksi.
Tässä oppaassa käsitellään seuraavia aiheita:
- Tulosten tarkastelu
- Tapahtuman talousarvion lyöminen lukkoon
- Sisällön luominen tapahtumamateriaalista
- Kaikkien kiittäminen ja tulosten jakaminen
- Palautteen kerääminen ja tiimille raportoiminen
Tämän jälkeen sinulla on paremmat valmiudet muuntaa tapahtuman osallistujat lahjoittajiksi.
1. Valmistaudu jälkipuintiin
Tapahtuman jälkeisen seurannan tulisi olla osa tapahtuman suunnittelua. Voit laatia kiitosviestin etukäteen ja täyttää sitten tyhjät kohdat tapahtuman jälkeen.
Vinkki: Käytä sähköpostipohjaa, jonka avulla hahmotat, miltä sen pitäisi näyttää.
2. Katso numeroita
Ennen kuin lähetät viestejä, sinun pitäisi katsoa numeroita. Oletko saavuttanut tapahtumalle asettamasi tavoitteet?
Halusitpa sitten kerätä varoja tai levittää tietoisuutta, sinun pitäisi analysoida keräämiäsi tietoja.
Voit mitata menestystäsi seuraavilla tavoilla…
- Kuinka monta lippua olet myynyt
- Kuinka moni osallistui (jos se oli ilmainen tapahtuma)
- Sosiaalisen median ja lehdistön maininnat
- Kuinka monta lahjoittajaa ilmoittautui
- Kuinka paljon rahaa keräsit yhteensä
Jokainen haluaa nähdä, miten he vaikuttivat hyvään asiaan. Anna heille numerot ja faktat, jotta he tuntevat saaneensa jotain aikaan.
Se kannustaa heitä tukemaan sinua edelleen.
Vinkki: Käytä näitä varainhankinnan menestyksen mittaamiseen, jotta voit seurata suoritustasi.
3. Tapahtuman talousarvion lyöminen lukkoon
Kun juhla on ohi, on aika lyödä budjetti lukkoon. Hyväntekeväisyysjärjestöjä katsotaan tarkasti, kun budjetointi on kyseessä, koska rahan on tarkoitus tukea hyvää asiaa.
Jos olet onnistunut pysymään budjetissa, tämä on yksinkertainen tehtävä.
Lukuja, joita sinun täytyy lisätä, ovat esimerkiksi…
- Kuinka monta lippua olet myynyt
- Myyty ruoka ja juomat
- Oheistuotteet ja myynti suunnilleen
- Yritysten sponsorointi
- Päivän lahjoitukset
Ja sitten vähennä kaikki kulut kuten…
- Tilan vuokraus
- Cateringin kustannukset
- Puhuja- ja viihdemaksut
- Markkinointikulut
Vertaa lopullisia lukuja selvittääksesi, täyttyykö alkuperäinen budjettisuunnitelma. Tämä on hyödyllistä tulevien hyväntekeväisyystapahtumien budjetoinnissa.
Lisäksi se on myös hyvä tapa näyttää mahdollisille lahjoittajille, että hallitset raha-asiat.
Vinkki: Tämän oppaan avulla lasket hyväntekeväisyystapahtuman tuloja ja menoja.
4. Luo sisältöä tapahtumasta
Sinulla oli valokuvaaja, joka dokumentoi juuri järjestämäsi hyväntekeväisyystapahtuman… eikö? Nyt sinulla pitäisi olla joukko valokuvia ja videoita kovalevylläsi.
Jos olet tehnyt suoran lähetyksen tapahtumasta, videon pitäisi olla jo sosiaalisen median profiileissa. Mutta voit silti olla luova.
Yksi parhaista tavoista käyttää tätä materiaalia on luoda tapahtumalle video kohokohdista. Voit yhdistää videota ja valokuvia ja muuta materiaalia, joka liittyy tuettuun hyväntekeväisyyteen.
Sinun pitäisi myös lähettää sosiaaliseen mediaan valokuvia puhujan lainauksilla. Se kannustaa heitä jakamaan sen seuraajiensa kanssa, mikä tarkoittaa enemmän julkisuutta sinulle.
Visuaalinen sisältö on erityisen hyvä tapa tavoittaa uusia lahjoittajia hyväntekeväisyyteen. Kaikki eivät vaikutu faktoista ja luvuista – jotkut haluavat nähdä konkreettisempia tuloksia.
Vinkki: Jos et tiedä miten muokata videoita, voit löytää vapaaehtoisen videoeditorin netistä.
5. Kiitä kaikkia heidän panoksestaan
Sinun pitäisi muistaa kiittää kaikkia siitä, että he ovat auttaneet tapahtumaa menestymään. Se on kiva henkilökohtainen lisä, ja näin on todennäköisempää muuttaa osallistujia tuleviksi lahjoittajiksi.
Muista lähettää iso kiitos seuraaville…
- Tapahtuman osanottajat
- Puhujat ja esiintyjät
- Paikka ja myyjät
- Sponsorit ja lahjoittajat
- Tapahtumaryhmä
Sinun ei tarvitse lähettää satoja käsinkirjoitettuja kirjeitä. Mutta on mukavaa kiittää tiettyjä avainhenkilöitä, kuten suurempia lahjoittajia, henkilökohtaisesti.
Vinkki: Katso näitä varainhankinnan ”kiitos” -lainauksia, jos haluat inspiraatiota sähköposteihin.
6. Jaa tulokset (ja kerro tarina)
Kaikki ovat kiinnostuneita siitä, mitä hyväntekeväisyystapahtuma saavutti. Tapahtuman jälkeinen sähköpostisi tulisi sisältää mahdollisimman paljon asiaankuuluvia tietoja.
Älä pommita ihmisiä monimutkaisilla tilastoilla ja luvuilla, vaan anna heille yleiskatsaus faktoista. Näytä heille, kuinka paljon heidän tukensa auttoi.
Seuraavassa on tuloksia, joita voit jakaa tapahtuman jälkeen:
- Kuinka paljon rahaa ja tietoisuutta saitte
- Lehtileikkeet ja median maininnat
- Sosiaalisen median sitoutuminen ja jaot
Tärkeintä on, että tuot esiin, miten kaikki nämä tulokset auttavat. Mitä voidaan tehdä lisävarojen ja huomion kanssa?
Kerrotarina hyväntekeväisyyden kohteesta ja siitä, miten tuki on auttanut. Käytä sitä näyttämään, mitä lisärahoitus lahjoittajilta voi tehdä asian parantamiseksi?
Vinkki: Lue, miten voit mitata varainhankinnan menestystäja sisällyttää muita tuloksia.
7. Kerää palautetta kaikilta
Yksi tärkeimmistä tapahtuman jälkeisistä toimista on kysyä palautetta. Kaikki osallistuvat voivat antaa sinulle arvokkaita tietoja, joita voit käyttää tulevissa tapahtumissa.
Palautteen pyytäminen ei auta vain sinua, mutta se myös antaa vieraille ja sponsoreille tunteen, että he ovat olennaisempi osa tapahtumaa.
Voit lähettää palautelomakkeen ja pyytää osallistujia arvioimaan tapahtumasi asteikolla yhdestä viiteen. Sinun pitäisi myös sisällyttää kommenttiosio, johon he voivat kirjoittaa tarkempaa palautetta.
Jos haluat saada tarkempia tietoja, kysy osallistujilta…
- Mistä he pitivät tapahtumassa
- Miten voit parantaa seuraavaa tapahtumaa
- Olisivatko he kiinnostuneita samankaltaisista tapahtumista
- Voivatko he harkita hyväntekeväisyyteen lahjoittamista
Vinkki: Tee oma palautelomake käyttämällä SurveyMonkey-sivustoa.
8. Raportoi tiimille
Tapahtuman jälkipuinnin viimeinen osio on järjestää tapaaminen. Sinulla olisi jo oltava yleinen käsitys siitä, mikä toimi ja mikä ei.
Jos ei, niin on aika kysyä…
- Saavutitko tavoitteesi?
- Mikä meni hyvin?
- Mikä meni vikaan?
- Miten voit parantaa suoritustasi?
Nyt on aika mennä syvemmälle tiimisi kanssa ja käyttää saamaasi palautetta hyväksi. Katso, voisitko edistää positiivisia tuloksia ja vähentää negatiivisia seuraavan tapahtuman yhteydessä.
Käytä tilaisuutta hyväksesi, jotta voit toistaa juuri olleen tapahtuman tulokset. Sinun pitäisi saada tapahtumaryhmänne innostumaan seuraavasta hyväntekeväisyystapahtumasta.
Vinkki: Lue tämä opas siitä, miten raportoida hyväntekeväisyystiimille oikein.
Yhteenvetona
Olet tehnyt menestyksekkäästi hyväntekeväisyystapahtuman jälkipuinnin. Toivottavasti se on johtanut tyytyväisiin lahjoittajiin, sponsoreihin ja tapahtumaryhmän jäseniin.
Tärkeintä on, että olet antanut merkittävän panoksen hyväntekeväisyyteen. Saamasi palautteen pitäisi antaa sinulle ideaa seuraavasta tapahtumasta.
Seuraavasta tapahtumasta puhuttaessa: Tao, kun rauta on kuuma. Olet auttanut tapahtuman osallistujia ottamaan ensimmäisen askeleen kohti lahjoittamista.
Seuraava askel on sinun tehtäväsi!
