Miten joukkoja kannattaa tapahtumissa hallita, riippuu pitkälti itse väkijoukosta. Jotkut väkijoukot käyttäytyvät rauhallisesti, toiset taas haluavat juhlia rankasti. Niin rankasti jopa, että paikkoja saattaa mennä rikki.
On vaikeaa valmistautua tuntemattomaan, mutta sopivilla joukkojenhallintastrategioilla voit vähentää huomattavasti tapahtuman pieleen menemisen riskiä.
Tässä oppaassa käydään läpi seuraavat aiheet:
- Miksi tapahtumissa tarvitaan väkijoukkojen hallintaa?
- Miksi se on niin tärkeää?
- Vinkkejä joukkojenhallintaan tapahtumissa
- Hyödyllisiä oppaita, sovelluksia ja yrityksiä
On aika valmistella vedenpitävä joukkojenhallintasuunnitelma, jossa olet valmistautunut kaikkeen mahdolliseen.
Millaisissa tapahtumissa on kiinnitettävä huomiota väkijoukkojen hallintaan?
Väkimassojen hallinta on yleensä tarpeen vain silloin, jos tapahtuma vetää paikalle valtaisan yleisön. Jos suunnittelet pienimuotoista kokoontumista perheen ja ystävien kesken, väkijoukkojen hallinnasta ei tarvitse murehtia.
Jos taas aiot järjestää jonkin seuraavista suurista tapahtumista, asiaan on kiinnitettävä huomiota aivan eri tavalla:
- Musiikkikonsertit ja -festivaalit
- Urheilukilpailut ja -tapahtumat
- Kansainväliset liiketoimintakonferenssit
Miksi joukkojenhallinta on niin tärkeää?
Ihmiset käyttäytyvät eri tavalla, kun he ovat osa suurta, kasvottomien yksilöiden massaa. Suuret tunteet, kuten ilo, viha ja innostus, tarttuvat nopeasti ja voivat muuttua vaarallisiksi.
Jos joukkojenhallintaan ei ole panostettu, seurauksena voi olla omaisuusvahinkoja, henkilövammoja ja yleistä kaaosta. Tutustu kauheisiin katastrofeihin ja lue lisää siitä, miten pahasti asiat voivat mennä pieleen.
Vinkkejä tehokkaaseen väkijoukkojen hallintaan tapahtumissa
Väkijoukot voivat todellakin muuttua vaarallisiksi, jollei niitä pidetä hallinnassa. Tutustutaanpa siksi tarkemmin joukkojenhallintastrategioihin, joilla vältät katastrofit omassa tapahtumassasi.
1. Tunne yleisösi
Jalkapallo-otteluissa ja metallimusiikin festivaaleilla toiminta on vilkkaampaa kuin akateemisissa konferensseissa tai messuilla. Tunne osallistujat ja heidän käyttäytymistapansa suurissa ihmisjoukoissa.
2. Suunnittele etukäteen
Joukkojenhallinnan pitäisi olla keskeinen osa tapahtumasuunnittelua. Kun olet valinnut tapahtumapaikan, voit alkaa pohtia, millä tavalla osallistujat tulevat siellä liikkumaan.
3. Tiedota asiaankuuluvia osapuolia
Kun olet selvittänyt kysymykset kuka, milloin ja missä, voit alkaa ottaa yhteyttä tahoihin, joihin tapahtumasi tulee vaikuttamaan ja joiden on tiedettävä yleisöstä enemmän.
Ota yhteyttä seuraaviin tahoihin:
- Pelastuspalvelut
- Tapahtuman alihankkijat
- Paikallisviranomaiset
- Lähellä olevat yritykset
- Tapahtumapaikan johtajat
He osaavat auttaa joukkojenhallinnan käytännön asioissa, sillä heillä todennäköisesti on aiempaa kokemusta vastaavista tapahtumista.
4. Tee riskienarviointi
Hyvinvointiin ja turvallisuuteen liittyvien riskien arviointi on olennainen osa joukkojenhallintastrategiaa. Tunnista potentiaaliset vaaratekijät ja pohdi, miten pidät väkijoukon poissa niiden ulottuvilta.
5. Laadi hätäsuunnitelma
Asiat voivat mennä pieleen, vaikka kaiken olisi suunnitellut kuinka huolellisesti tahansa. Siksi sinulla pitäisi aina olla varasuunnitelma.
Laadi suunnitelma pahimpien mahdollisten tilanteiden varalta:
- Sään äkillinen muuttuminen
- Syttyvät esineet alkavat palaa
- Osallistujien kesken syntyy tappelu
- Joku jää kiinni varastamisesta
- Väkijoukko menee paniikkiin, ja ihmisiä alkaa jäädä sen jalkoihin
Pohdi, millä tavalla tuollaiset tilanteet saa parhaiten hallintaan, jotta tiedät, miten toimia tositilanteessa.
Vinkki: lue oppaastamme, miten tapahtumaa varten luodaan hätäsuunnitelma.
6. Käytä runsaasti opasteita ja kylttejä
Tapahtumapäivänä vältyt monilta kysymyksiltä, kun käytät hyviä opasteita ja kylttejä. Varmista, että osallistujat löytävät tiensä paikasta toiseen ja tietävät, minne heidän ei ole lupa mennä.
Osoita seuraavat paikat suurilla kylteillä, jotka näkee jo kaukaa:
- Rekisteröitymispisteet
- WC-tilat
- Tupakointialueet
- Vain henkilökunnalle tarkoitetut alueet
- Mahdollisesti vaaralliset alueet
7. Erota alueet toisistaan
Rajaa lippujono- ja rekisteröintialueet erilaisilla kulkuesteillä, kuten köysillä, paaluilla tai aidoilla. Osoita päätapahtumapaikka selkeästi ja rajaa ei-toivotut alueet ulkopuolelle.
8. Rajoita alkoholinkäyttöä
Vaikka alkoholi on tehokas jäänmurtaja sosiaalisissa tilanteissa, se voi murtaa myös paljon muuta, jos innostunut väkijoukko nauttii sitä liikaa. Harkitse alkoholinkäytön rajoittamista sen mukaan, millainen väkijoukko on kyseessä.
9. Tutki osallistujat
Jos epäilet, että osa osallistujista saattaa yrittää tuoda tapahtumaan jotain laitonta, hanki paikalle turvallisuushenkilökuntaa tekemään henkilöntarkastuksia.
Vinkki: tässä yksityiskohtaisessa tapahtumaturvallisuutta käsittelevässä oppaassa annetaan vinkkejä muun muassa osallistujen tutkimiseen.
10. Lyhennä jonoja helpottamalla ilmoittautumista
Varma keino saada ihmiset hermostumaan on laittaa heidät odottamaan. Pitkät jonot saattavat herättää muuten asiallisesti käyttäytyvissä osallistujissa aivan toisenlaisen puolen.
Tässä on muutamia tapoja ilmoittautumisen tehostamiseen:
- Järjestä useita ilmoittautumispisteitä.
- Käytä Billetton kaltaista lipunmyyntisovellusta.
- Rekrytoi asiakaspalveluhenkisiä työntekijöitä hoitamaan rekisteröitymiset.
- Käytä kääntöportteja, viivakoodinlukijoita tai RFID-siruja.
Vinkki:tässä oppaassa kerrotaan enemmän ilmoittautumisten hoitamisesta ja pitkien jonojen estämisestä.
11. Hanki riittävästi henkilökuntaa
Et selviä joukkojenhallinnasta yksin, joten varmista, että palkkaat riittävästi henkilökuntaa suhteessa osallistujamäärään.
Paikalla pitäisi olla vahtimestareita kertomassa, mihin osallistujien pitää mennä. Koko tiimin on tunnettava tapahtumapaikka perin pohjin. Heidän on myös pystyttävä kommunikoimaan keskenään kätevästi, esimerkiksi radiopuhelimien tai älypuhelimen ryhmäviestien kautta.
Sijoita henkilökuntaa strategisesti ympäri tapahtumapaikkaa ja erityisesti tärkeimpiin kohteisiin:
- Sisäänkäynnit
- Ilmoittautumispisteet
- Lipunmyyntikojut
- Istuma-alueet
- Asiakaspalvelutiskit
- Esittelytilat
12. Palkkaa vartijoita
Suurissa tapahtumissa tarvitaan usein ulkopuolisia vartiointifirmoja, joilla on kokemusta väkimassoista, häiriökäyttäytymisestä ja vaarallisista tilanteista.
Palkkaamiesi vartijoiden vastuulle kannattaa antaa seuraavat asiat:
- Osallistujien tutkiminen salakuljetettavien esineiden varalta
- Fyysiseksi käyvien riitojen selvittely
- Yhteydenotto pelastuspalveluihin
13. Pyydä jokaista osallistujaa raportoimaan epäilyttävästä toiminnasta
Vartijat eivät voi olla kaikkialla kaiken aikaa, joten tarvitset avuksi lisää silmäpareja. Pyydä tiimiäsi ja tapahtuman osallistujia raportoimaan vartijoille kaikesta oudosta tai epäilyttävästä toiminnasta.
14. Varmista, että voit antaa hälytyksen kaikille
Äänesi hukkuu helposti ihmismassan alle, joten tarvitset muita keinoja, jos haluat ilmoittaa kaikille tiimiläisillesi tärkeistä asioista. Voit käyttää apuna esimerkiksi äänentoistojärjestelmää tai tapahtumasovellusta, jos sellainen on käytössä.
15. Käy läpi strategiaasi
Kun tapahtuma on onnellisesti ohi, käy joukonhallintastrategiasi läpi. Keskustele tiimisi ja vartiointifirman kanssa ja kysy, mikä toimi hyvin ja mitä pitäisi tehdä toisin.
Yrityksiä ja työkaluja, jotka auttavat väkijoukkojen hallinnassa
Markkinoilla on runsaasti työkaluja ja ammattilaisia, jotka osaavat auttaa joukkojenhallinnassa ja turvallisuuden ylläpitämisessä.
Alla mainitaan muutamia suosituimpia brittiläisiä vartiointiliikkeitä:
Hyödyllisiä oppaita löytää toimialan eri järjestöjen verkkosivuilta:
On olemassa myös väkijoukkojen hallintaan tarkoitettuja ohjelmistosovelluksia:
Muistakaa: turvallisuus ennen kaikkea!
Suuret tapahtumat ovat usein todella hienoja, varsinkin kun tarjolla on kovaäänistä musiikkia ja runsaasti alkoholia. On kuitenkin tärkeää, että paikalla on ammattilaisia, jotka varmistavat kaikkien paikalla olijoiden turvallisuuden.
Toivottavasti nämä joukkojenhallintastrategiat auttavat varmistamaan, että seuraavasta tapahtumastasi tulee kaikille upea kokemus.
Onko sinulla omakohtaista kokemusta tai mielipiteitä joukkojenhallinnasta? Kerro ajatuksistasi alla olevassa kommenttiosiossa.