Miksi tapahtumasuunnittelun kurssille kannattaa mennä?
Olet ehkä vasta aloittanut omien tapahtumiesi suunnittelun ja haluat oppia lisää aiheesta.
Ehkä olet järjestänyt tapahtumia jo jonkin aikaa, mutta olet jämähtänyt rutiineihisi. Ehkä haluat vain kokeilla jotain uutta ja vaihtaa alaa.
Tapahtumasuunnittelun kursseilla voit valjastaa luovuutesi ja inspiroitua kokeilemaan jotain uutta.
Erilaisia tapahtumia järjestetään koko ajan enemmän, sillä kehittyvä teknologia on avannut tapahtumasuunnittelijoille uusia mahdollisuuksia.
Sosiaalisen median alustoilla tapahtumia voi markkinoida oikealle kohderyhmälle edullisesti. Verkossa toimivat tapahtumien lipunmyyntialustat, kuten Billetto, helpottavat lippujen luomista ja jakelemista huomattavasti.
Paljon kaikenlaista on siis meneillään, mutta niin on opittavaakin.
Onneksi hyviä tapahtumasuunnittelun kursseja on saatavilla runsaasti. On kyseessä sitten keikkaa järjestävä bändi tai pilatestuntia suunnitteleva järjestäjä, aina on jotakin opittavaa.
Tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin seuraavista aiheista:
- Tapahtumasuunnittelijoille välttämättömät taidot
- Tapahtumasuunnittelun pätevyydet
- Missä tapahtumasuunnittelun kursseja järjestetään?
- Mitä kursseilla oppii?
- Miten kauan opiskelu kestää?
- Mitä vaihtoehtoja on olemassa?
Millaisia taitoja tapahtumasuunnittelijalta vaaditaan?
Jos olet järjestämässä ensimmäistä tapahtumaasi, sinun on tiedettävä, millaisia ominaisuuksia onnistuminen edellyttää. Vaikka olisitkin jo kokenut konkari, seuraavat asiat on aina hyvä pitää mielessä.
Tärkeimmät laajat osaamisalueet, joita tapahtumajärjestäjältä vaaditaan, ovat sosiaaliset taidot ja organisointitaidot.
Hyviä sosiaalisia taitoja tarvitaan mahdollisten asiakkaiden ja osallistujien kanssa verkostoitumiseen, samoin muihin yrittäjiin ja yrityksiin tutustumisessa.
Organisointitaitoja taas tarvitaan, jotta kaikki sujuisi suunnitelmien mukaisesti ja tapahtumasta tulisi menestys.
Käytännössä sosiaaliset taidot tarkoittavat sitä, että on oltava uskallusta lähestyä vieraita ihmisiä ja tutustua heihin sekä verkossa että oikeassa elämässä.
Organisointitaitoihin sisältyy ohjelmisto-osaaminen, kuten se, että osaa käyttää erilaisia online-kalentereita, taulukkotietokantoja, ajanhallintaohjelmistoja ja projektinhallintatyökaluja.
Tapahtumien järjestämiseen vaaditaan tietenkin myös rahaa. Tapahtuman järjestäjän on opittava luomaan realistinen budjetti, neuvottelemaan tavaroiden ja palveluiden hinnoista ja valmistautumaan yllättäviin kustannuksiin.
Millaisia pätevyyksiä tapahtumasuunnittelijalta vaaditaan?
Tapahtumasuunnittelu muistuttaa paljolti yrittäjyyttä. Menestymiseen ei välttämättä vaadita mitään virallista pätevyyttä, mutta sellaisesta voi olla paljon hyötyä.
Vaikka diplomia ei tarvitakaan, itsensä on silti aina pidettävä ajan tasalla. Tarvittavat tiedot voi onneksi hankkia monilla eri tavoilla
Itsestäänselvin tapa oppia enemmän tapahtumasuunnittelusta on osallistua aihetta käsitteleville kursseille. Sellaisia löytyy paljon verkosta mutta myös monet oppilaitokset tarjoavat niitä.
Peruspätevyyden jälkeen lisäkoulutusta voi saada hankkimalla Certified Special Events Professional (CSEP) -pätevyyden.
Tarvittava koulutus määräytyy pitkälti sen mukaan, mihin suuntaan haluat lähteä. Menestymiseen tarvitaan usein erikoisosaamista ja käytännön taitoja huolimatta järjestettävän tapahtuman tyypistä.
Sillä ei ole merkitystä, oletko standup-koomikko vai haluatko järjestää yrityskeikkoja. Jos haluat toimia alalla pitkään, tapahtumasuunnittelun kursseista voi olla runsaasti hyötyä. Tavoittelemasi yleisö luottaa tapahtumiisi enemmän, jos he tietävät sinun olevan ammattilainen.
Mitä tapahtumasuunnittelun kursseilla voi oppia?
Onnistunut tapahtuma koostuu monista eri tekijöistä. Siksi tapahtumasuunnittelun kursseilla läpikäytäviä asioita on paljon. Kursseilla voi oppia enemmän muun muassa seuraavista aiheista:
- Brändäys
- Promotointi
- Markkinointi sosiaalisessa mediassa
- Taloudenhallinta
- Elintarvike- ja juomasuunnittelu
- Tapahtumapaikan valinta
- Sopimusneuvottelu
Miten pitkään tapahtumasuunnittelun kurssit kestävät?
Tapahtumasuunnittelu on opiskeltavana alana valtavan monipuolinen.
Urahaaveiden mukaan opiskelu voi kestää yhdestä viikonlopusta useisiin vuosiin.
Jos sinulla on runsaasti töitä jo entuudestaan, jokin lyhyempi kurssi on hyvä valinta. Jos kuitenkin haluat lähteä uudelle uralle tosissaan, yliopistot järjestävät aiheesta kokonaisia tutkintoja.
Verkkokurssit
Verkkokurssit ovat töissä oleville ammattilaisille kaikkein kätevin vaihtoehto, sillä uusia taitoja voi opiskella omaan tahtiin omassa kodissaan.
Internet on tiedon kultakaivos, jos vain osaa etsiä oikeasta paikasta. Joillakin verkkosivuilla tarjotaan lyhyitä kursseja 25 punnalla eli todella edullisesti. Verkosta saattaa myös löytää täysin ilmaisia kursseja.
Viikonloppukurssit
Toinen vaihtoehto on osallistua kokonaisen viikonlopun kestäville tapahtumasuunnittelun kursseille.
Tällaisia kursseja voi löytää vaikkapa avoimesta yliopistosta,ja niissä opetus tapahtuu enemmän opettajien ja muiden asiantuntijoiden johdolla. Viikonloppukurssit kestävät kolmesta neljään päivää ja maksavat vain noin 70 puntaa. Tällaisilla kursseilla keskitytään usein johonkin tapahtumasuunnittelun osa-alueeseen, kuten häihin, tapahtuman vetämiseen tai stailaukseen.
Diplomit
Useissa yliopistoissa tarjotaan tapahtumasuunnittelun ja sen läheisten osa-alueiden diplomeja. Lyhyet diplomiin johtavat kurssit kestävät yleensä puolesta vuodesta vuoteen.
Tällaiset kurssit ovat paitsi lyhyempiä, myös halvempia. Opiskelukustannukset ovat tällä hetkellä korkeampia kuin koskaan aikaisemmin. 500 – 1000 punnan lyhytkurssi voi olla houkuttelevampi vaihtoehto kuin 40 000 – 50 000 punnan arvoinen tutkinto.
Alemmat korkeakoulututkinnot (kandidaatti)
Jos olet vasta aloittelemassa tapahtumasuunnittelua tai haluat ymmärtää alaa syvällisemmin, voit hakeutua opiskelemaan yliopistoon.
Opiskelu yliopistossa kestää paljon pitempään: alemman korkeakoulututkinnon hankkiminen vie kolme vuotta. Joissakin tutkinnoissa varataan aikaa työharjoitteluun, toisissa taas käydään pelkästään töissä kokonainen vuosi ennen viimeistä opiskeluvuotta.
Ylemmät korkeakoulututkinnot (maisteri)
Alemman korkeakoulututkinnon hankittuaan voi siirtyä suorittamaanylempää korkeakoulututkintoa. Ylemmän korkeakoulututkinnon voi saada itselleen vuodessa, jos opiskelee kokoaikaisesti, tai kahdessa vuodessa, jos opiskelee töiden ohessa.
Lyhyemmissä (ja halvemmissa) tapahtumasuunnittelun kursseissa käydään läpi vähemmän asioita kuin pitemmissä (ja kalliimmissa) tutkinnoissa. Valitse itsellesi sopivin vaihtoehto tavoitteidesi mukaisesti.
Vaihtoehdot tapahtumasuunnittelun kursseille
Pelkästään tapahtumasuunnitteluun keskittyvät kurssit antavat alasta kaikkein laaja-alaisinta tietoa, mutta muitakin mahdollisuuksia on.
Matkailu- ja ravitsemisala
Koska matkailu- ja ravitsemusala on olennainen osa tapahtumasuunnittelua, lisää tapahtumasuunnittelusta voi oppia myös tämän alan kurssien kautta. Niillä käydään läpi esimerkiksi seuraavia asioita:
- Elintarvikkeet ja juomat
- Majoituspalvelut
- Toimitilajohtaminen
- Majoituspalvelujen rahoitus
- Henkilöstöhallinto
- Kirjanpito
- Yritysjuridiikka
- Markkinointi
Liiketaloustiede
Vaikka ”liiketoiminta” on käsitteenä laaja, monilla liiketaloustieteen kursseilla voi opiskella myös tapahtumasuunnittelua. Samalla opit enemmän seuraavista aiheista:
- Rahoitus
- Taloustiede
- Liiketoiminta
- Organisaatiokäyttäytyminen
Voiko paremmaksi tapahtumasuunnittelijaksi kehittyä opiskelematta?
Kyllä ja ei.
Joillekin ihmisille tapahtumien järjestäminen on hyvin luontevaa, mutta useimmat tarvitsevat siinä ohjausta. Jos verkkokurssit tai viikonloppuseminaarit eivät tunnu itselle sopivilta vaihtoehdoilta, tietoa on etsittävä muista lähteistä.
Katso YouTube-videoita.
Osaatko arvata, kuinka monta tuntia sisältöä YouTubeen ladataan joka ikinen minuuttia? 400 tuntia. Joka ikinen minuutti. Ladatuissa videoissa käsitellään kaikkia mahdollisia aihepiirejä, tietenkin siis myös tapahtumasuunnittelua.
Pääset alkuun katsomalla tämän kattavan koulutusvideon:
Etsi itsellesi mentori.
Kaikki kokeneet tapahtumajärjestäjät eivät vietä aikaansa yliopistoissa tai konferenssikeskuksissa. Heitä on kaikkialla.
Ehkä sosiaalisesta verkostostasi löytyy henkilöitä, jotka voisivat auttaa sinua tapahtumasi kanssa. Superammattilaisia heidän ei tarvitse olla, sillä se riittää, että heillä on sinua enemmän kokemusta. Ehkä sopiva asiantuntija löytyy Six Degrees of Kevin Bacon tai siisSix Degrees of Separation -periaatteen avulla.
Opettele tekemällä.
Masokisteille paras tapa oppia on samalla myös se vaikein – yrityksen ja erehdyksen kautta.
Jos epäröit tapahtuman menestymismahdollisuuksia, kokeile ja katso, kuinka käy. Suunnittele mahdollisimman paljon etukäteen, sillä aina on hyvä yrittää valmistautua odottamattomaan.
Kun tapahtuma on ohi, arvioi sitä kriittisesti. Mikä meni hyvin ja mikä taas todella huonosti? Voisiko positiivisia asioita parantaa? Voisiko negatiiviset asiat estää? Jos voisi, niin millä tavalla? Hienosäädä tapahtumasuunnitteluasi vähitellen tällä tavalla.
Yhteenveto
Samaan lopputulokseen voi päästä monilla eri tavoilla. Opiskella voi joko muutaman päivän tai pari vuotta. Valinta riippuu siitä, mitä toivot saavasi tapahtumasuunnittelun kurssistasi irti.
Pohdi ennen opiskelun aloittamista oppimistyyliäsi sekä sitä, kuinka paljon aikaa sinulla on käytettävissä muiden velvoitteidesi ohella.
Tärkeintä on kuitenkin kehittää omia viestintä- ja organisointitaitojaan. Niitä hiomalla pääset parhaiten eteenpäin.