Tapahtumasuunnittelijan on pidettävä huolta valtavasta määrästä asioita. Tapahtumarekisteröinti on vain yksi niistä. Se on tietenkin prioriteettilistan kärjessä mutta voi viedä paljon aikaa.
Siksi tarvitaan tapahtumarekiströinti- ja lipunmyyntiohjelmistoja.
Mitä verkon tapahtumarekisteröintisivustot tekevät?
Verkon tapahtumarekisteröintisivustot helpottavat elämää monella eri tavalla.
Ensiksikin se selkeyttää oman tapahtuman rekisteröintilomakkeen tai -sivun luomista. Tapahtumasivusto tarvitaan joka tapauksessa, mutta sinun ei tarvitse huolehtia lipunmyynnistä, vain tapahtuman markkinoinnista.
Toiseksi, useimmat tapahtumarekisteröintisivustot integroituvat näppärästi WordPressin kaltaisiin palveluihin sekä Facebookin ja LinkedInin kaltaisiin sosiaalisen median alustoihin.
On niistä tietenkin paljon muutakin iloa.
Koska tapahtumien lipunmyyntisivustoista on tullut valtavan suosittuja, ne käyvät keskenään digitaalista asevarustelua voidakseen tarjota tapahtumasuunnittelijoille mahdollisimman paljon etuja.
Tutustutaanpa niistä tärkeimpiin.
Milloin tapahtuman rekisteröintisivua pitäisi käyttää?
Lyhyesti sanottuna, silloin kun sinä olet kiireinen. Koska useimmat tapahtumasuunnittelijat ovat aina kiireisiä, on hyvä tutustua näiden sivustojen tarjoamiin moniin etuihin.
1. Rekisteröintilomakkeet
Tapahtumarekisteröintiohjelmistot ovat osallistujille helppo tapa rekisteröityä tapahtumaan. Niiden rekisteröintilomakemallien täyttäminen käy helposti ja nopeasti.
2. Mukautusmahdollisuudet
Jos valmiina olevat rekisteröintilomakkeet eivät sovi sinun tarpeisiisi, etsi sivusto, jota voi mukauttaa ilman syvällistä teknistä osaamista. Usein rekisteröintilomakkeiden luomiseen käytetään vedä ja pudota -tyyppisiä järjestelmiä.
3. Osallistujien tiedot
Tapahtumarekisteröintisivustojen avulla keräät osallistujista tietoja, joita voit myöhemmin käyttää tulevien tapahtumien markkinointiin. Monissa sivustoissa on myös mahdollisuus analysoida tietoja tarkemmin ja sillä tavalla saada arvokasta lisätietoa.
4. Osallistujatietokannat
Osallistujatietojen lisäksi jotkin sivustot tarjoavat integroitua tietokantaa tapahtuman kaikista osallistujista. Sillä tavalla sinun on tallennettava heidän sähköpostiosoitteensa ja muut tietonsa vain kerran.
5. Useita kielivaihtoehtoja
Jos järjestät tapahtumia, jotka keräävät kansainvälisen yleisön, on hyvä, että kaikki tärkeät tiedot ovat saatavilla useilla eri kielillä. Verkon useimmat konferessirekisteröitymissivustot selviävät tehtävästä.
6. Useita valuuttoja
Kansainväliset osallistujat saattavat haluta ostaa lippunsa omalla valuutallaan, joten niitä on kielen tavoin hyvä olla useita. Hyvällä tapahtumarekisteröintiohjelmistolla valuuttamuunnokset käyvät näppärästi.
7. Maksuvaihtoehdot
Useimmat maksavat verkko-ostoksensa pankki- tai luottokorteilla, mutta muitakin vaihtoehtoja on. Monissa rekisteröintisivustoissa on mahdollista hoitaa rekisteröityminen ja maksaminen kätevästi PayPalilla.
8. Varatut istuinpaikat
Jos järjestät tapahtuman, jossa osallistujilla on istumapaikat, heillä on oltava jokin keino istumapaikkojen varaamiseen. Joissakin sivustoissa on jopa kartta tapahtumapaikan istumajärjestelyistä.
9. Kopioi tapahtuma -toiminto
Kokeneet tapahtumajärjestävät, jotka järjestävät samankaltaisia tapahtumia usein, voivat vain kopioida tapahtuman tiedot yhdellä hiiren napsautuksella ja säästää arvokasta aikaa.
10. Markkinointityökalut
Suosituimmissa tapahtumarekisteröintisivustoissa on runsaasti markkinointityökaluja, joita voit käyttää omien työkalujesi ohella. Monet niistä voi jopa automatisoida, joten aikaa säästyy vielä enemmän.
11. Sähköpostimarkkinointi
Yksi rekisteröintisivustojen tavallisimmista markkinointityökaluista on sähköpostimarkkinointi. Voit jopa tuoda järjestelmään olemassa olevia listoja ja lähettää suoraan viestejä tilaajillesi.
12. Sovellusten integrointi
Hyvä rekisteröintijärjestelmä säästää sinut kalliiden ohjelmistojen ostamiselta, mutta mitä sitten tehdään, jos sinulla on jo käytössäsi CRM-järjestelmä? Hyviin rekisteröintisivustoihin voi integroida yleisimmät CRM- ja markkinointiohjelmistot.
13. Osallistujien sisäänkirjautuminen
Suosituimmissa sivustoissa on verkkorekisteröitymismahdollisuus, jota osallistujat voivat tapahtumapäivänä käyttää sisäänkirjautumiseen. Sano siis hyvästit paperisille lomakkeille ja ylimääräiselle stressille.
14. Mukautettava ulkoasu
Jos budjettisi on rajallinen, etsi rekisteröintisivusto, jonka sivuasettelu on muokattavissa. Sillä tavalla sinun ei välttämättä tarvitse investoida omaan tapahtuvasivustoon saadaksesi yksilöllisen näköisen ilmeen.
15. Lippualennukset
Osana markkinointistrategiaasi voit vauhdittaa tapahtuman lipunmyyntiä tarjoamalla alennuksia aikaisin lippuja ostaville. Hyvässä lipunmyyntisovelluksessa onnistuvat sekä kampanjakoodit että muut alennukset.
16. Kirjanpidojärjestelmä
Kaikki tapahtumasuunnittelijat tietävät, miten hankalaa budjetin seuraaminen on, saati siinä pysyminen. Jotkin sivustot auttavat yksinkertaistamaan tätä prosessia tarjoamalla tapahtumarekisteröinnin ja erilaisten maksuvaihtoehtojen lisäksi myös kirjanpito-ominaisuuksia.
17. Tapahtumakyselyt
Sivustossa pitäisi olla myös mahdollisuus tehdä osallistujille kyselyjä sekä ennen tapahtumaa että sen jälkeen. Heidän palautteensa perusteella voit tehdä tulevista tapahtumistasi entistä parempia.
Esimerkkejä laadukkaista tapahtumarekisteröintisivustoista
Koska olemme jo maininneet ”hyvät rekisteröintisivustot”, totta kai myös esittelemme sellaisia, jotta sinun ei tarvitse tehdä vertailutyötä Googlen avustuksella.
1. Event Smart
Event Smart on maksuton tapahtumarekisteröintisivusto, joka tarjoaa myös kaksi premium-versiota. Maksuttomia ominaisuuksia ovat muun muassa rajoittamaton tapahtumien määrä, maksuvaihtoehdot, käyttäjät, rekisteröintilomakkeet ja raportointi.
2. Eventzilla
Eventzilla on toinen maksuton sisäänkirjautumisohjelmisto, jota voi käyttää ilmaiseksi maksuttomissa tapahtumissa ja joka veloittaa maksetuista tapahtumista vain 1 $ myytyä lippua kohti. Sen ominaisuuksia ovat muun muassa mobiilikirjautuminen, osallistujakyselyt ja alennusmahdollisuudet.
3. Billetto
Näin sitä vain mainostetaan omaa sivustoa. Muistatko vielä kaikki 17 ominaisuutta, jotka yllä käytiin läpi? Billetto tarjoaa laajan kattauksen ominaisuuksia, joilla tapahtumastasi tulee menestys.
Miten saada kaikki hyöty irti tapahtumarekisteröinnistä
Nyt kun tiedät, mitä kannattaa etsiä ja mistä, on aika selvittää, miten tapahtuman rekisteröintiprosessista saa kaiken mahdollisen hyödyn irti. Seuraa vain alla olevia vinkkejä.
1. Tee rekisteröitymisestä mahdollisimman helppoa
Mitä enemmän erilaisia kenttiä ihmisten on täytettävä, sitä epätodennäköisemmin he ostavat mitään. Tee siis rekisteröitymisestä mahdollisimman helppoa kysymällä vain välttämättömimmät tiedot.
Vinkki: käytä mukautettujen rekisteröintilomakkeiden luomiseen JotFormin kaltaisia työkaluja.
2. Kerää tarvitsemasi tiedot
Vaikka rekisteröityminen on pidettävä suoraviivaisena, sen ei pitäisi tapahtua arvokkaiden osallistujatietojen kustannuksella. Varmista, että keräät kaiken tiedon, mitä tarvitset tulevien tapahtumien markkinointiin.
Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan, miten kerätä kaikkein tärkeimmät osallistujatiedot.
3. Ilmoita lipputiedot selkeästi
Lisää tapahtuma- tai rekisteröintisivulla mahdollisimman paljon tietoja, jotta osallistujat tietävät, mistä he maksavat. Varmista, että tärkeimmät tiedot ovat mukana myös lipuissa.
Vinkki: lue tästä oppaasta, miten suunnitella lippuja, joissa on kaikki olennaiset tiedot.
4. Lisää joukkoon tehokkaita toimintakehotteita
Älä oleta, että tapahtumastasi kiinnostuneet ihmiset tietävät, mitä heidän pitäisi seuraavaksi tehdä. Lisää lippujen myyntitodennäköisyyttä käyttämällä tehokkaita toimintakehotteita.
Vinkki: hae inspiraatiota 31 toimintakehotteen listasta ja muokkaa niistä itsellesi sopivia.
5. Integroi mukaan sosiaalista mediaa
Ystävät tuovat mukanaan ystäviä. Kannusta siis osallistujia levittämään sanaa verkostossaan sisällyttämällä mukaan sosiaalisen jakamisen toimintoja. Varmista myös, että jokainen voi halutessaan ostaa liput suoraan Facebookista.
Vinkki: tehosta myyntiä Hootsuiten kattavalla sosiaalisen median tapahtumaoppaalla.
Siinä kaikki!
Toivottavasti tämän artikkelin luettuasi ymmärrät paremmin kaikki verkon rekisteröintisivuston käyttämisen hyödyt.
Jos sinusta tuntuu, että tekstistä jäi puuttumaan jotain aivan olennaisia ominaisuuksia, kerro niistä alla olevassa kommenttiosiossa.