“Ruoka on olennainen osa tasapainoista dieettiä.”
– Fran Lebowitz
Jos olet ruoka- ja juomatapahtumien järjestäjä, alallasi eivät mahdollisuudet lopu. Markkinoilla on kuitenkin runsaasti hyvän ruoan ystäviä houkuttelevia tapahtumia. Miten siis erottautua joukosta?
Olemme koonneet onnistuneen ruoka- ja juomatapahtuman järjestämisestä kattavan oppaan, jolla teet osallistujiin lähtemättömän vaikutuksen.
Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:
- Ruokien ja esillepanon suunnittelu
- Houkuttelevat tekniikat lipunmyyntiin
- Miten toimia isäntänä, kun tarjolla on pikkupurtavaa
- Jatkotoimet tilaisuuden päättymisen jälkeen
Bon Appétit!
1. Ruoka- ja juomatapahtuman suunnitteleminen
Fine dining ja ruokien maistelu ei tarkoita pelkästään maistuvia herkkuja, sillä kyse on kokonaisuudesta. Pohdi suunnitteluvaiheessa, miltä haluat osallistujistasi tuntuvan ennen ja jälkeen tapahtuman sekä sen aikana.
Alla ovat tärkeimmät asiat, jotka ruoka- ja juomatapahtumaa suunnitellessa on otettava huomioon:
Odotukset
Valitse ruokia, joita osallistujasi odottavat saavansa.
Tapahtumapaikka
Etsi tapahtumapaikka, joka sopii tapahtumasi teemaan.
Määrät
Selvitä, kuinka paljon ruokia ja juomia tarvitaan yhtä osallistujaa kohti.
Pitopalvelu
Palkkaa hyvä pitopalvelu, jotta voit luottaa palvelun olevan laadukasta.
Esillepano
Muista suunnitella ruokien esillepano.
Erityisruokavaliot
Ota huomioon erityisruokavaliot, kuten ruoka-aineallergiat.
Ympäristö
Säästä luontoa hankkimalla ruoka-aineet paikallisilta toimittajilta.
Ruoan ja juomien on oltava tapahtumasi pääasia, mutta muitakaan osa-alueita, kuten esillepanoa, ei saa unohtaa.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Alla olevassa artikkelissa kerrotaan, miten valitset ruoka- ja juomatapahtumallesi oikeat ruoat, pitopalvelun ja tapahtumapaikan.
Lisälukemista: Ruoka- ja juomatapahtuman suunnitteleminen.
2. Ruoka- ja juomatapahtuman markkinoiminen
Anna potentiaalisille osallistujille markkinoinnin aikana vihjeitä tulevasta. Käytä visuaalisia apukeinoja ja ruoan asiantuntijoita kasvattamaan kiinnostusta sekä verkossa että sen ulkopuolella.
Tässä muutamia ideoita ruokatapahtuman markkinointiin:
Flaijerit ja julisteet
Käytä fyysisiä mainoksia, kuten flaijereita ja julisteita, siellä, missä ihmiset käyvät ruokaostoksilla.
Sosiaalinen media
Kohdista mainonta sosiaalisen median alustoissa henkilöihin, jotka ovat kiinnostuneita tapahtumassasi tarjottavasta ruoasta.
Visuaaliset apukeinot
Keskity kampanjointisi visuaaliseen puoleen ja tee kuvista mahdollisimman houkuttelevia.
Aihetunnisteet
Hyödynnä sosiaalisen median ruokaan liittyviä aihetunnisteita, esimerkiksi #sushi ja #yummy.
Vaikuttajat
Yritä saada mukaan vaikuttajia, jotka voivat mainostaa tapahtumaasi omalle yleisölleen.
Pitopalvelu
Pyydä pitopalvelua markkinoimaan tapahtumaasi (ja heidän tarjoilujaan) omissa sosiaalisen median kanavissaan.
Ryhmät
Maksimoi näkyvyys ja tunnettuus mainostamalla tapahtumaasi yksittäisten henkilöiden lisäksi ryhmille.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Olemme koonneet oppaan, jossa kerrotaan tarkasti, miten ruoka- ja juomatapahtumaa kannattaa markkinoida. Tutustu siihen tarkemmin!
Lisälukemista: Ruoka- ja juomatapahtumien markkinointi: täydellinen opas.
3. Ruoka- ja juomatapahtuman isännöiminen
Markkinointisi on saanut Instagramin täyttymään ruoanlaittotaitojasi esittelevistä otoksista. Seuraavaksi on aika osoittaa taitosi todeksi osallistujille.
Toimi näin tapahtumapäivänä:
Istumapaikat
Asettele pöydät ja järjestä istumapaikat aakkosjärjestykseen, jotta ne on helppo löytää.
Musiikki
Käytä musiikkia luomaan oikeanlainen tunnelma ruokateemallesi.
Turvallisuus
Varmista, että noudatat elintarvikehygieniaan liittyviä ohjeistuksia, että ruoka ei pilaannu ennen tarjoilua.
Tervehtiminen
Tervehdi osallistujia heidän saapuessaan, tarjoile pikkupurtavaa ja kerro tarkemmin menusta.
Seurustele vieraiden kanssa
Ota kontaktia, tee jokaisen osallistujan olo mukavaksi ja pidä keskustelu leppoisana.
Osallistujien kiittäminen
Kiitä vierailijoita osallistumisesta. Auta heitä tarvittaessa kuljetuksen ja majoituksen kanssa.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Tässä oppaassa on käyty läpi vain muutamia niistä monista asioista, joita voit tapahtumapäivänä isännän roolissa tehdä. Tutustu alla olevaan oppaaseen, jossa kerrotaan täydellisenä isäntänä toimimisesta.
Lisälukemista: 24 vinkkiä ruoka- ja juomatapahtuman järjestämiseen.
4. Jatkotoimet ruoka- ja juomatapahtuman jälkeen
Pullot ja lautaset ovat tyhjentyneet, ja osallistujat ovat palanneet takaisin koteihinsa. On aika takoa, kun rauta on vielä kuumaa, kiittämällä vieraita osallistumisesta ja houkuttelemalla heitä mukaan tuleviin tapahtumiin.
Toimi näin tapahtuman jälkeisenä päivänä:
Arviointi
Arvioi, menikö kaikki suunnitelmien mukaisesti ja miten pitopalvelu onnistui.
Osallistujien kiittäminen
Kiitä jokaista ruoka- ja juomatapahtumasi osallistujaa sekä pitopalvelua (jos he tekivät työnsä hyvin).
Palaute
Samalla kun kiität vieraita osallistumisesta kysy, mistä he pitivät tapahtumassa eniten ja mikä olisi voinut mennä vielä paremmin.
Kannustimet
Houkuttele osallistujia mukaan seuraaviin tapahtumiisi esimerkiksi tarjoamalla alennuslippuja.
Datan analysointi
Tutki, miten hyvin sähköpostiviestisi, sosiaalinen media ja muu tekemäsi mainonta toimivat.
Liput
Laske myymäsi liput ja ideoi, miten voisit saada ensi kerralla myytyä niitä vielä enemmän (ellei tapahtumasi ollut loppuunmyyty).
Budjetti
Tarkista tapahtumasi taloudellinen tulos ja arvioi, oliko yhteistyö tapahtumapaikan ja pitopalvelun kanssa kannattavaa.
Mitä tehdä seuraavaksi?
Palaute on kiistatta tehokkaimpia tapoja toiminnan kehittämiseen. Lue siis lisää siitä, miten voit saada vierailta palautetta sen jälkeen, kun olet kiittänyt heitä osallistumisesta.
Lisälukemista: Palautetta ruoasta: jatkotoimet ruoka- ja juomatapahtuman jälkeen.
Tapahtuman päättäminen
Ruoka- ja juomatapahtuman organisointi voi olla valtaisa urakka, mutta antamiamme ohjeita noudattamalla voit edetä asiassa yksi vaihe kerrallaan.
Tärkeimmät opit
Tässä ovat oppaan tärkeimmät opit, jotka voi kerrata aina suunnittelua aloitettaessa:
- Ruoan ja sen lisukkeiden on oltava tapahtuman keskiössä.
- Anna vieraillesi maistiaisia tapahtumasta keskittymällä mainonnan visuaaliseen puoleen.
- Ole tapahtuman isäntä/emäntä sanan todellisessa merkityksessä ja pidä luontevaa keskustelua yllä.
- Tee seuraavasta tapahtumastasi vieläkin parempi keräämällä mahdollisimman paljon palautetta.
Toivottavasti tästä oppaasta oli hyötyä! Jos sinulla on ideoita ja ajatuksia, joita haluaisit oppaaseemme lisätä, kirjoita ne alla olevaan kommenttiosioon!