Jokainen kokous hyötyy siitä, että keskusteltavat asiat on suunniteltu valmiiksi. Suuremmissa liiketoimintakonferensseissa vakuuttava agenda on äärimmäisen tärkeää.
Artikkelin aiheet ovat seuraavat:
- Miltä konferenssin tyypillinen agenda näyttää
- Vinkkejä agenda luomiseen
- Agendan mallipohjia ja muita työkaluja
Millainen on konferenssiagendan tyypillinen rakenne
Agendan määrittelemiseen ei ole olemassa mitään kiveenhakattuja sääntöjä, mutta useimmat ohjelmat muistuttavat jollakin tavalla toisiaan.
Monissa konferenssien agendoissa tyypillinen päivä näyttää tältä:
- 08:00–09:00: Rekisteröityminen alkaa
- 09:00–10:00: Puhuja 1
- 10:00–11:00: Tauko
- 11:00–12:00: Pienryhmäkokoontuminen 1
- 12:00–13:00: Lounastauko
- 14:00–15:00: Puhuja 2
- 15:00–16:00: Pienryhmäkokoontuminen 2
- 16:00–17:00: Pienryhmäkokoontuminen 3
- 17:00–18:00: Verkostoitumistilaisuus
- 18:00–20:00: Vapaata oleskelua
- 20:00–00:00: Iltajuhlat
Vinkkejä konferenssin agendan laatimiseen
Agendan luominen ei ole aina kovin suoraviivaista, sillä on vastattava erilaisiin odotuksiin, varattava puhujia ja otettava huomioon konferenssipaikan tavoitettavuus.
1. Päätä konferenssin teema
Ensimmäinen vaihe agendan luomisessa on koko tapahtuman kattavan teeman määrittäminen. Onko toimiajallasi tällä hetkellä jotain trendikkäitä aiheita?
Vinkki:saat oppaastamme inspiraatiota omalle tapahtumallesi sopivimman teeman valitsemiseen.
2. Tee kyselyitä ennen tapahtumaa
Agendan on tarjottava osallistujille lisäarvoja, joten selvitä, millaisista asioista he haluavat kuulla. Lähetä osallistujille etukäteen kysely,
jossa voit kysyä esimerkiksi seuraavia asioita:
- Mitä toivot oppivasi konferenssissa?
- Keitä puhujia haluaisit kuulla?
- Minkä tyyppiset kokoontumiset (esimerkiksi pienryhmä tai verkostoituminen) ovat sinulle tärkeimpiä?
Teet konferenssissa paremman, kun tutkit osallistujien toiveita etukäteen tällä tavalla.
Vinkki: voit käyttää tietojen hankkimisessa apuna tapahtumakyselytyökaluja.
3. Varaa puhujia
Kun tapahtuman teema on päätetty ja tiedät, keitä puhujia osallistujat toivovat paikalle, on aika käydä läpi sopivia puhujia ja ottaa heihin yhteyttä.
Innostavat puhujat varmistavat, että osallistujat odottavat tapahtumapäivää innokkaasti. Kun pienryhmäsessioissa on monia erityyppisiä panelisteja, kaikki tietyn aihealueen näkökulmat tulevat katettua.
Suosittuja puhujia voi olla hankala saada mukaan, joten omalle konferenssille on luotava kiehtova tarina.
On hyvä varata itselleen riittävästi aikaa ennen konferenssia puhujien varaamiseen, koska parhaiden puhujien kalenterit täyttyvät nopeasti.
Vinkki: Speakers Corner -tyyppisillä verkkosivuilla listataan suosittuja puhujia.
4. Luo interaktiivisia sessioita
Osallistujat toivovat voivansa oppia jotakin asiantuntijapuhujien esityksistä, mutta he haluavat myös itse osallistua koko konferenssin ajan.
Alla mainitaan muutamia erilaisia sessioita, joita voit sisällyttää omaan agendaasi:
- Johdetut kyselysessiot
- Epämuodollisemmat kahdenväliset keskustelut
- Tuote-esittelyt
- Verkostoitumissessiot
- Mielipidemittaukset
- Tietovisat
- Viralliset pyöreän pöydän keskustelut
Interaktiviisissa sessioissa osallistujat voivat tuntea itsensä aktiivisiksi toimijoiksi passiivisten kuuntelijoiden sijasta. Osallista siis konferenssikävijöitä.
5. Järjestä sessiot aihealueittain
Suurissa konferensseissa pidetään tavallisesti satoja erilaisia sessioita. Vaikka valinnanvaraa on aina hyvä olla, organisointi voi olla haastavaa.
Tietyn aihealueen sessiot voi koota yhteisen alateeman alle, mikä tekee agendan hahmottamisesta osallistujille helpompaa.
Jos kuvitellaan, että olet järjestämässä markkinointikonferenssia, aihealue A voisi näyttää vaikka seuraavanlaiselta:
- 1. sessio: ”Facebook-mainosten hyödyntäminen”
- 2. sessio: ”Vaikuttajamarkkinoinnin perusteet”
- 3. sessio: ”LinkedIn-palvelun merkitys vuonna 2019”
Aihealue B voisi sen sijaan olla vaikka tällainen:
- 1. sessio: ”Sähköpostiluettelon kasvattaminen”
- 2. sessio: Hakukoneoptimoinnin uusimmat edistysaskeleet
- 3. sessio: ”Verkkosivukävijöiden asiakkuuden lisääminen”
Osallistujat voivat kuitenkin halutessaan valita kiinnostavia sessioita useita aihealueista. Agendasta tulee kuitenkin yhtenäisempi, kun erilaiset aihepiirit jaetaan omiin osioihinsa.
Vinkki: lue lisää lisäarvoa tuovien pienryhmäsessioiden järjestämisestä.
6. Pidä konferenssin asiantuntijat ajan tasalla agendasta
On tärkeää, että kaikki osallistujat tietävät, missä agendan kanssa ollaan menossa. Esimerkiksi puhujat ja panelistit haluavat tietää mahdollisista muutoksista ja aikarajoista.
Varmista kaikkien pysyminen ajan tasalla seuraavalla tavalla:
- Keskustele osallistumisesta ja palkkioista.
- Kerro mahdollisista aikarajoista ja toimitettavista materiaaleista.
- Pyydä kaikki esitysmateriaalit etukäteen.
- Ota selvää mahdollisista teknisistä erikoisvaatimuksista.
- Järjestä henkilöesittelyjen ja kuvien lähettäminen.
- Käy läpi ja vahvista esitysten yleistiedot.
Vinkki: lue lisää puhujien valmistelemisesta, jossa voi käyttää apuna tätä esimerkkiä.
7. Sisällytä agenda tapahtumasovellukseen
Paperiset agendat ovat jo mennyttä maailmaa. Saattaa olla, että oletkin jo suunnitellut käyttäväsi seuraavassa konferenssissasi apuna tapahtumasovellusta. Varmista, että agenda on mukana sovelluksessa osallistujien avuksi.
Bisnesalan ihmisillä on työelämässään kiireistä myös konferenssin aikana, joten varmista, että agendan voi synkronoida heidän omien kalentereidensa kanssa.
Sovelluksessa oleva agenda on myös kätevä tapa kerätä osallistujilta palautetta. Anna osallistujille mahdollisuus tykätä, kommentoida ja arvioida jokaista aihealuetta tai sessiota, jotta saat selville, mikä toimii ja mikä taas ei.
Vinkki: tutustu parhaisiin konferensseihin soveltuviin tapahtumasovelluksiin.
Hyödyllisiä agendatyökaluja ja -mallipohjia
Pyörää ei onneksi tarvitse keksiä uudelleen agendaa miettiessä, sillä verkossa on tarjolla runsaasti maksuttomia malleja.
Alla esitellään muutamia agendamalleja, joita voit käyttää lähtökohtana omassa tapahtumassasi:
Agendojen luomiseen on myös olemassa omia sovelluksiaan:
Oletko valmis agendan luomiseen?
Nyt sinulla on kaikki tarvittavat työkalut vakuuttavan konferenssiagendan luomiseen, mikä auttaa tapahtumaasi menemään sujuvasti.
Oletko löytänyt jonkin erityisen toimivan konferenssiagendan? Kerro siitä meille alla olevassa kommenttiosiossa. Tiedon jakaminen kannattaa!