Tapahtuman liiketoimintasuunnitelma on kätevä asiakirja, sillä se auttaa tapahtumajärjestäjää keskittymään olennaiseen mutta myös myymään tapahtumaideaansa potentiaalisille rahoittajille.
Tässä artikkelissa opit, mitä eri osa-alueita hyödylliseen ja houkuttelevaan liiketoimintasuunnitelmaan olisi sisällytettävä.
1. Toimintarakenne
Tapahtumayhtiösi ja -tiimisi rakenne auttavat vakuuttamaan potentiaaliset sijoittajat. Loistava tapahtumaidea ei riitä, jos sinulle ei ole tiimiä toteuttamassa sitä.
Toimintarakenteen kuvaukseen pitäisi sisällyttää seuraavat asiat:
- Sinä ja sinun roolisi tapahtumajärjestäjänä
- Rekrytoimasi tapahtumatiimi (sekä jäsenten nimikkeet ja roolit)
- Yritysmuoto (yksityinen elinkeinonharjoittaja, henkilöyhtiö tai osakeyhtiö)
- Palveluntarjoajat ja toimittajat, joiden kanssa aiot tehdä yhteistyötä
- Yrityksesi historia ja mahdolliset aiemmat saavutukset
Vinkki: jos toimintarakenteesi on monimutkaisempi, tämä opas auttaa sinua sen kuvauksen kirjoittamisessa.
2. Tapahtuman kuvaus
Tapahtuman kuvaus on liiketoimintasuunnitelmasi ydin, jonka on oltava riittävän myyvä potentiaalisille rahoittajille. Sisällytä mukaan mahdollisimman paljon yksityiskohtia.
Alla luetellaan asioita, joita tapahtumakuvauksessa on huomioitava:
- Toiminta-ajatus: kuvaile tapahtuman kokonaistarkoitus ja mitä haluat saavuttaa ennen ja jälkeen sekä tapahtuman aikana.
- Tavoitteet ja aikataulu: määrittele tehtävät, jotka on saatava hoidettua, milloin ne on tehtävä, kuka niistä vastaa ja millä tavalla ne on tarkoitus tehdä, jotta tapahtuman toiminta-ajatus saavutetaan.
- Tapahtuman ohjelma: kuvaile tapahtuman ohjelma tarkasti ja kerro, millaista sisältöä aiot tapahtuman osallistujille tarjota.
- Kohdeyleisö: kerro investoijille, millaista yleisöä tavoittelet (mainitse ostajapersoonasi), miksi tapahtumasi houkuttelisi heitä paikalle ja miten aiot tapahtumaa markkinoida.
- Sidosryhmät: mainitse kaikki tapahtuman merkittävimmät sidosryhmät, missä määrin he tapahtumaan osallistuvat ja millaista lisäarvoa tapahtuma heille tuottaa.
Voit myös kertoa lyhyesti tapahtuman historiasta, jos olet järjestänyt saman tapahtuman aikaisemminkin. Mainitse kaikki positiiviset tulokset sekä suunnitelmasi, jolla aiot ylittää ne tulevaisuudessa.
3. Kehityssuunnitelma
Tapahtumakuvauksen tavoite on houkutella potentiaaliset rahoittajat tukemaan tapahtumaa. Kun laajennat kuvausta kehityssuunnitelmalla, he ymmärtävät tapahtumasi taloudelliset mahdollisuudet paremmin.
- Tulevaisuuden visio: kuvaile visiotasi ja kerro, mitä toivot tapahtumaltasi tulevaisuudessa. Onko tapahtuman tarkoitus laajentua ensi vuonna? Laajeneeko se muihin maihin?
- Strateginen kehittyminen: kerro, millä tavalla aiot tulevaisuuden visiosi toteuttaa, millä aikavälillä ja ketkä ovat mukana kehittämisessä.
- SWOT-analyysi: osoita investoijille, että olet ajatellut kaikkea, esittelemällä heille visiosi vahvuudet ja heikkoudet.
Vinkki: jos sinulla ei ole aiempaa kokemusta tapahtumien SWOT-analyyseista, lue aiheesta lisää täältä.
4. Tapahtuman edellytykset
Kuvaile tapahtuman edellytyksissä, mitä kaikkea tapahtuman toteuttaminen vaatii. Rahoittajat muodostavat sen pohjalta käsityksen, kuinka paljon resursseja tarvitset. Se myös osoittaa, että olet ollut perinpohjainen.
Tässä on muutamia asioita, joita tulet tapahtumassasi tarvitsemaan:
- Tilat ja palvelut:: sisältää tapahtumapaikan, tarjoilut, kuljetuksen, majoituksen, pysäköinnin, sähköt ja WiFi-yhteyden.
- Laitteet: sisältää äänentoiston, valaistuksen ja lavavarusteet mahdollisia esiintyjiä tai puhujia varten.
- Henkilöstö: kuvaile, millaista henkilökuntaa tarvitset tapahtumaa, palveluita, turvallisuutta, viihdettä ja ensiapua varten.
- Lainopilliset asiat: mainitse kaikki lisenssit ja vakuutukset, joita tapahtumasi edellyttää.
- Budjetti: esitä arvio siitä, kuinka paljon kaikki yllä oleva tulee maksamaan.
Vinkki: lue oppaastamme, millaisia vakuutuksia tulet tarvitsemaan.
5. Markkinointisuunnitelma
Tapahtumaa on myytävä muillekin kuin vain potentiaalisille sijoittajille, sillä myös kohdeyleisösi on saatava tietää siitä. Siksi investoijat haluavat kuulla, miten aiot tapahtumaasi markkinoida.
Alla mainitaan muutamia asioita, joita markkinointisuunnitelman luomisessa on otettava huomioon:
- Asemointi: määrittele arvolupauksesi ja oma paikkasi suhteessa kilpailijoihisi.
- Lipunmyynti: määrittele, kuinka paljon liput tulevat maksamaan ja miten aiot niitä jaella.
- Markkinointi: määrittele, mitä kanavia (esimerkiksi sähköposti, kirjeposti, hakukonemarkkinointi [SEM] ja sosiaalinen media) haluat markkinoinnissa ja yleisösi tavoittamisessa käyttää.
- PR-toiminta: tutki, mihin medioihin haluat olla yhteydessä ja millä tavalla vakuutat ne kertomaan tapahtumastasi.
- Budjetti: arvioi, kuinka paljon tapahtuman markkinointi tulee kokonaisuudessaan maksamaan.
Vinkki: voit ladata suunnittelun avuksi tapahtumamarkkinointimallin.
6. Taloudellinen suunnitelma
Rahan tekeminen vaatii rahaa, mutta jokainen tapahtumaasi investoiva haluaa tietää, että osaat käsitellä sitä. Määrittele taloudellisessa suunnitelmassasi, miten aiot tapahtumasi budjettia hallita.
Määrittele tapahtumasi kaikki tulonlähteet:
- Liput
- Oheismyynti
- Näyttelytilojen myynti
- Rahoitus
- Avustukset
- Lahjoitukset
- Sponsorisopimukset
Listaa sen jälkeen kaikki ennakoidut kuluerät:
- Tapahtumapaikan vuokra
- Laitteiston vuokraus
- Markkinointi
- Puhujat ja esiintyjät
- Pitopalvelu
- Valokuvaus
- Opasteet ja koristeet
- Henkilöstö
- Sovellukset ja ohjelmistot
Vinkki: lue oppaastamme, miten luot tapahtumalle budjetin ja arvioit tapahtumasi kustannukset.
7. Viimeisteleminen
Kun kaikki liiketoimintasuunnitelman tärkeät osa-alueet ovat valmiit, on aika viimeistellä se ja tehdä ulkoasusta vaikuttava.
Seuraavat osiot lisätään liiketoimintasuunnitelman alkuun tai loppuun:
- Etukansi: sisältää tapahtuman nimen ja logon, liiketoimintasuunnitelmasi otsikon ja yhteystietosi.
- Sisällys: luo sisällysluettelo, josta saa käsityksen liiketoimintasuunnitelman eri osa-alueista.
- Tiivistelmä: kirjoita liiketoimintasuunnitelmasta yhteenveto, josta saa käsityksen kaikista tärkeimmistä asioista muutamassa minuutissa.
- Liitteet: liitä suunnitelman loppuun mahdolliset liiketoimintasuunnitelmaasi täydentävät lisähuomautukset, raportit tai tutkimukset.
Vinkki: saat ohjeita liiketoimintasuunnitelman muotoiluun tästä oppaasta.
Tapahtuman liiketoimintasuunnitelman tarkistuslista
Alla on yhteenveto liiketoimintasuunnitelman eri osista:
- Etukansi: otsikko, tapahtuman nimi ja logo.
- Sisällysluettelo: jokaisen osion sivunumerot.
- Tiivistelmä: liiketoimintasuunnitelman lyhennelmä.
- Toimintarakenne: tiedot yritysmuodosta ja henkilöstöstä.
- Tapahtuman kuvaus: tavoitteet, ohjelma ja kohdeyleisö.
- Kehityssuunnitelma: visio, strategia ja SWOT-analyysi.
- Tapahtuman edellytykset: tilat ja palvelut, laitteisto, henkilöstö ja lainsäädännölliset asiat.
- Markkinointisuunnitelma: asemointi, lipunmyynti, markkinointi, PR ja budjetti.
- Taloudellinen suunnitelma: tulot ja menot.
- Liitteet: lisätutkimukset, kaaviot ja huomautukset.
Yhteenveto
Tapahtuman liiketoimintasuunnitelman laatiminen vie jonkin verran aikaa, mutta voit olla tyytyväinen itseesi, kun saat sen valmiiksi. Siitä on hyötyä paitsi potentiaalisille rahoittajille, myös sinulle itsellesi ja tapahtumatiimillesi.
Muista, että tapahtuman liiketoimintasuunnitelman on tarkoitus olla elävä ja muuttuva asiakirja. Päivitä sitä siis joka kerta, kun suunnitelmiin tulee muutoksia.
Jos haluat tietää lisää liiketoimintasuunnitelman tekemisestä, katso tämä video.