Billetto Blog

Go out more.

tapahtuman suunnittelu

by on Vastaa

Sankarillinen ponnistus: Kuinka Aloittaa Coni

Sarjakuvat ovat olleet olemassa jo pitkään, mutta nykyaikainen nörttikulttuuri on kasvanut uudenlaiseksi.

Koska supersankarit, pelaaminen ja anime ovat nousseet julkisuuteen, conit ovat nousseet pysäyttämättömiksi pedoiksi.

Fanit rakastavat coneja. Jos olet itse fani, saatat haaveilla omasta comic conista tai vastaavasta exposta. Tietenkin tämä jättää kysymyksen siitä, miten coni aloitetaan.

Käydään läpi perusasiat ja tutkitaan conin järjestämisprosessia.

Ehkä vielä mietit, kiinnostaako ketään tällainen tapahtuma. Muistutamme vain, että et näe missään muualla kuutta Wolverinia tanssimassa rivissä. Korvaamatonta.

Pääse alkuun

Kun aloitat, tarkista ensin odotukset. Miksi haluat aloittaa conin?

Onko kyse rahasta? Jos näin on, harkitse asiaa uudelleen. Vaikka suuret conit ovat periaatteessa rahantekovälineitä niiden järjestäjille, pieni coni tarvitsee vähän rakkautta, jotta pääset alkuun.

Ja kun sanomme vähän, tarkoitamme paljon.

Kuinka aloittaa coni: Tähtää pienempään kuin tämä joukko.
Jos ensimmäinen comic conisi tuo tämän verran vieraita, olet supersankari järjestäjien keskuudessa.

Itse asiassa voiton pitäisi olla vain jotain extraa. Tapahtuman järjestäjän todellinen motivaattori on intohimo. Conit ovat rakkauden tulosta, ja jos ne täyttävät lompakon, hienoa!

Järjestäjien tulisi kuitenkin lähestyä conia näin: laatutapahtuma, jonka tarkoituksena on ilahduttaa faneja.

Vinkki: Ajattele loppuun asti! Suosittelemme tätä opasta,millainen ajatusmaailman conin järjestäjällä tulisi olla.

Maassa maan tavalla…

Maassa… tähdissä, missä vaan. Katso, mitä muut conit tekevät. Jos et ole koskaan osallistunut coniin, se on hankala suunnitella.

Tarkastele erityisesti paikallista skeneä. Mikä toimii yhteisössäsi? Mitkä ovat suurimpia kiinnostuksen kohteita? Pelit, sarjakuvat, sci-fi tai jokin muu?

Vinkki: Ennen kuin aloitat conin suunnittelun,käy muissa coneissa ja ota vaikutteita. Hakemistot voivat auttaa sinua löytämään paikalliset conit, kun niitä tulee.

Keskity

On monia suuntia, mihin järjestäjä voi keskittyä. Tarkastellaan joitakin conien maailman pääteemoja.

Sarjakuvat

Tiesit tämän tulevan. Sarjakuvat, Marvel-elokuvat, pienoismallit, kuvittajat, puvut ja kaikki, mitä on mukana sarjakuvien maailmassa. Sarjakuvaconit sisältävät tapahtumia ja oheistavaraa, jotka sisältävät kaikkea edellä mainittuja.

Faniconin järjestäminen voi alkaa yksinkertaisesti rakkaudesta sarjakuviin, kuten näihin.
Pro vinkki: Haluatko aloittaa sarjakuvaconin? Tuo sarjakuvia.

Pelaaminen

Kun puhutaan suurista yrityksistä, lautapelit eivät ole menossa minnekään. Ne ovat todella tehneet ihmeellisen paluun viime vuosikymmenen aikana. Unohda Candylandja Monopoly. Nykyään lautapelit ovat monimutkaista sosiaalista viihdettä aikuisille.

Vinkki: Lautapelikahviloiden noustessa suosioon, sinulla on ihanteellinen paikka pelaamista koskevan conin järjestämiseen.

Anime

Tämä tyylikäs japanilainen animaatio on jäänyt omaan genreensä. Anime ja manga ovat isoja juttuja. Animen conia suunnitellessasi voit löytää paljon materiaalia. Animet voivat olla kypsiä, filosofisia sarjoja kuten Ghost in the Shell ja kevyitä suosikkeja kuten One Piece. Kaikki ovat pukeutuneet suosikkihahmoikseen.

Kauhu

Kauhun maailma on täynnä luonnottomia B-elokuvien kirkumista. Mutta se tarjoaa myös synkkiä psykologisia trillereitä. Kauhuconeissa kaikki saapuu paikalle pelottavan hauskan tapahtuman vuoksi. Kammottavat meikki, minimuseot ja elokuvaohjaajien paneelit voivat esiintyä täällä. Sopii erinomaisesti hirvittävien tavaroiden myyntiin.

Tapahtumapaikka

Joitakin maailman suurimpia faniconeja pidetään suurissa, vaikuttavissa paikoissa. Kongressikeskukset ja muut suuret rakennukset eivät ole harvinaisia.

Uusi coni ei todennäköisesti toteudu näissä.

Mutta on olemassa paljon vaihtoehtoja, kun aloitat conin! Avoimet tilat ovat välttämättömiä. Vieraat haluavat kuljeskella ympäriinsä. He haluavat myös pystyä katsomaan ympärilleen ja tutkia kaikkia pukuja ja keräilyesineitä.

Anna supersankareillesi tilaa lentää. Liikuntasalit ovat lähes täydellisiä uusille coneille. Jotkutjopa käyttävät kirjastojatähän tarkoitukseen (kaikista mahdollisista paikoista).

Vinkki: Ole viisas! Jos päätät järjestää sen kongressikeskuksessa, on olemassa muutamat perusteet lippujen myymiseen, jotka sinun pitäisi tietää.

Raha

Vanhempasi olivat oikeassa: raha ei kasva puissa. Ellei sinulla ole supersankariystävää, jolla on taito hankkia käteistä, tämä on yksi vaikeimmista vaiheistasi.

Suositun ”Intervention” conin järjestäjät suosittelevat säästämään 4 000–8 000 euroa useamman päivän tapahtumaan.

Olkaamme rehellisiä: Saatat jäädä tappiolle ensimmäisten vuosien aikana. Oman conin järjestäminen vie aika paljon rahaa. Mutta mitä enemmän investoit, sitä parempi conista tulee. Ja tämä on erittäin hyödyllistä ihmisten houkuttelemiseen ajan mittaan.

Mitä budjetoida?

Muutama kohde erottuu joukosta budjetoinnissa. Erityisesti faniconeja varten on muutamia asioita, jotka on otettava huomioon.

Lakiasiat

Faniconit ovat jännittäviä festivaaleja. On innostusta. On intohimoa. Nämä asiat merkitsevät yhdellä tai toisella tavalla mahdollisia vahinkoja. Asianajaja on hyödyllinen hyvässä tapahtumaan valmistautumisessa. Tapahtumien mukaan räätälöity vastuuvakuutus? Kyllä kiitos.

Opi suunnittelemaan coni pukeutumalla tähän pukuun ja käymällä muutamassa conissa.
Supersankarit eivät pelasta sinua. Coni tarvitsee oikeudellista suojaa.

Julkkikset

Tämä ei ehkä ole vakava huolenaihe, ennen kuin coni kasvaa tunnetuksi. Samaan aikaan, julkkiksen näyttäytyminen voi viedä conin useita askeleita ylös suosiossa. Julkkiksesta riippuen tämä voi maksaa jopa 1000 euroa.

Teema

Ellei kyseessä ole coni tyhjän sisustuksen faneille, teema on tärkeä. Ajattele kaikkea julisteiden, myyjien koppien, esiintyjien, henkilökunnan pukujen ja muiden väriloistoa. Faneille tarkoittaa jo paljon, jos he saavat hyviä viboja heti astuttuaan rakennukseen.

Ai, koristeet? Ne maksavat.

Vinkki: Olemme tehneet sinulle oppaan rahoituksen perusteista.

Mainonta

Jep, tapahtuman mainonta maksaa myös. Oikean markkinointityökalun avulla sinun ei tarvitse heitellä lentolehtisiä eri puolilla kaupunkia.

Mutta lentolehtisetkin voivat olla hyvä juttu! Sarjakuvakaupat, videopelien myyjät ja lautapelikahvilat ovat kaikki hyviä paikkoja paperimainoksille.

Nettisivuston tekeminen conille ei ole huono idea markkinoinnin kannalta. Saatat haluta myös mainostamista tapahtumasivustojenkautta. Mitä lähempänä sivusto on coneja, sitä parempi.

Vinkki: Haluatko olla luova? Tutustu kätevään listaamme mestarillisista markkinointivihjeistä.

Liput

Kuten mainitsimme, alkuvuosina coni voi olla ylämäkeen taistelua. Osallistumismaksun periminen on hyvä tapa palauttaa osa investoinneista.

Billetton kaltaiset foorumit voivat tehdä lippujen myynnistä helppoa ja nopeaa. Voit myydä lippuja etukäteen ja seurata vieraiden määrää digitaalisesti. Voit jopa rekisteröidä heidät ovella yksinkertaisella skannauksella. Lippujen myyntisivustojen käyttö ovat tulossa tärkeämmäksi ja tärkeämmäksi.

Laita bensaa liekkeihin

Loppujen lopuksi conissa on kyse pelkästään yhdestä asiasta: faneista.

Hullua.

Muista, että rakkautesi coneihin näkyy. Oletko itsekin fani? Sitten tiedät jo, mitä haluat järjestääksesi mahtavan comic conin. Tai vastaavan tapahtuma. Mitä tahansa fanit vaativat.

Kerro meille mieleenpainuvimmista coneista alla olevissa kommenteissa!

by on Vastaa

Kuinka tehdä kohderyhmän kyselytapahtuma saadaksesi paremman käsityksen seuraavan tapahtuman yleisöstä

Markkinatutkimus on olennainen osa ammattimaisen tapahtuman järjestäjän työkalupakkia. On olemassa monia tapoja tehdä tämä, kuten kyselyn lähettäminen ja tapahtuman järjestäminen kohderyhmälle.

Olemme jo käyneet läpi kaiken tapahtumakyselyihin liittyvän. Nyt on aika tehdä yleiskatsaus siitä, miten voit tehdä tapahtuman kohderyhmälle, jotta saat enemmän arvokasta tietoa.

Lue lisää…

  • Mikä on kohderyhmien tarkoitus
  • Kuinka suunnitella kohderyhmä
  • Mitä kysymyksiä kysyä
  • Kuinka rekrytoida osallistujat
  • Miten ohjata keskustelua
  • Mitä tehdä tuloksilla

Miksi etsiä kohderyhmä?

Tapahtumien palautekyselyt, joista olemme puhuneet aiemmin, kertovat miltä osallistujista tuntui ja miten he kokivat tapahtuman.

Kohderyhmän tapahtuma puolestaan ​​menee syvemmälle ja yrittää saada selville, miksi heistä tuntui tältä.

Toisin sanoen palautekyselyt antavat sinulle yleiskatsauksen siitä, miten tapahtuma sujui, kun taas kohderyhmä auttaa sinua ymmärtämään yksityiskohdat.

Kohderyhmät, ja tapahtumakyselyt, eivät ole hyödyllisiä pelkästään tapahtuman jälkeisessä arvioinnissa. Ne voivat auttaa sinua osana markkinatutkimusta ennen tapahtumaa.

Kuinka suunnitella kohderyhmän tapahtuma

Suunnittelu on kaikki kaikessa, mutta tiesitkin sen jo tapahtumien järjestämisestä. Sama pätee kohderyhmäkeskustelun järjestämiseen, joten puhutaan siitä, miten se voidaan tehdä.

1. Määrittele tavoitteet

Tarvitset selkeän tavoitteen, ennen kuin rekrytoit jonkun kohderyhmään. Mihin kysymyksiin haluat vastauksia? Mitkä tiedot helpottavat tulevien tapahtumien suunnittelua?

Seuraavassa on muutamia kysymyksiä, joita voit kysyä kohderyhmältä:

  • Tuntuuko tapahtumaidea houkuttelevalta kohderyhmälle?
  • Miten voit parhaiten mainostaa tapahtumaa heille?
  • Miten voit parantaa tapahtumiasi?

Selkeä tavoite helpottaa kohderyhmän tapahtuman suunnittelua. Näin varmistat, että saat parhaan hyödyn ajastasi ja ponnisteluistasi.

2. Kohdeyleisön määritteleminen

Se, kumpi määritellään ensin, tavoitteet vai kohderyhmä, on vähän kuin muna vai kana-tilanne. Se riippuu siitä, mitä priorisoit.

Jos sinulla on selkeä tavoite tapahtumallesi ja sinulle ei ole väliä, kehen se vetoaa, sinun pitäisi aloittaa kohderyhmän tavoitteesta.

Jos toisaalta tapahtuman tarkoitus on saavuttaa tietty yleisö, sinun on määritettävä ensin, mikä se on. Sitten voit keskittyä tapahtumakonseptiin myöhemmin.

Kohderyhmän kyselytapahtuma: Tapahtuman yleisön määrittäminen
Kohdeyleisön määritteleminen

Järjestyksestä riippumatta sinun on määritettävä kohdeyleisösi. Mitä suppeammin teet sen (esim. ”20-30 vuotta vanhoja naisia, jotka ovat kiinnostuneita kalasta”), sitä tarkempia vastauksia saat.

Vinkki: Lue opas siitä, miten löytää kohdeyleisö, jotta päädyt oikeisiin ihmisiin.

3. Etsi paikka

Kohderyhmätapahtumat ovat yleensä pieniä. Tämä tarkoittaa, että sinulla on loputtomasti vaihtoehtoja paikan valitsemiseen.

Varmista, että se on rennossa ympäristössä, jossa on vähän melua. Tarkista myös, onko sinne hyvät julkisen liikenteen yhteydet ja pysäköintipaikkoja.

Vinkki: Lue oppaamme paikan etsimisestä, jotta et päädy väärään paikkaan.

4. Keksi kysymykset

Nyt kun tiedät ryhmän ja tapahtuman tarkoituksen, sinulla pitäisi olla yleiskäsitys siitä, mitä haluat kysyä osallistujilta.

Tavoitteena on kysyä kysymyksiä, joista saat enemmän irti kuin ”kyllät” tai ”eit”. Jätä ne kysymykset kyselyihin. Sen sijaan kysy avoimia kysymyksiä, joiden avulla osallistujat voivat vastata tarkemmin.

Kohderyhmän kyselytapahtuma: Suunnittele kysymyksesi huolellisesti.
Suunnittele kysymyksesi huolellisesti.

Seuraavassa on esimerkkikysymyksiä, joita voit käyttää:

  • Mikä tekee tapahtumasta mieleenpainuvan?
  • Mistä kuulet tulevista tapahtumista?
  • Miltä XYZ tapahtumatoiminta tuntuisi?

Vinkki: Jos haluta lisää apua, lue tämä opas siitä, miten suunnittelet kohderyhmän haastattelun.

5. Rekrytoi osallistujia

On aika rekrytoida osallistujat… mutta kuinka monta? Tämä riippuu siitä, kuinka kauan haluat pitää heitä paikalla, ja kuinka monta kysymystä haluat kysyä.

Jos se on vain yhden tunnin ja haluat esittää kymmenen kysymystä, hanki 5–6 osallistujaa, jotta jokaisella on mahdollisuus vastata.

On hyvä tarjota jonkinlaista kannustinta vastineeksi osallistujien ajasta. Yksi vaihtoehto on lahja suosittuun kauppaan tai ravintolaan.

Vinkki: Voit käyttää TestingTimenkaltaista yritystä, jonka avulla voit rekrytoida sopivat kohderyhmätapahtuman osallistujat.

Miten kohderyhmän tapahtuma vedetään

Sinulla olisi hyvä olla henkilö, joka vetää keskustelua. Koska sinä olet se henkilö, joka haluaa vastauksia, kyseinen henkilö on luultavasti sinä.

On myös hyvä ajatus hankkia avustaja, joka tekee muistiinpanoja ja mahdollisesti nauhoittaa keskustelun, jotta voit käydä sen läpi myös myöhemmin.

Aloita istunto kiittämällä kaikkia siitä, että he saapuivat paikalle. Selitä lyhyesti järjestettävän tapahtuman tarkoitus ja miten tietoja käytetään.

Seuraavassa on muutamia tärkeimpiä asioita, joita muistaa vetäessäsi keskustelua:

  • Toista osanottajien pitkiä tai moniselitteisiä kommentteja varmistaaksesi, että olet ymmärtänyt ne oikein.
  • Pidä kiinni vetäjän roolista: Vältä osallistumasta itse keskusteluun.
  • Varmista, että et kysy johdattavia kysymyksiä tai vaikuta ihmisten vastauksiin äänensävyllä tai kehon kielellä.
  • Aseta (ja pidä huolta) sääntöjä keskustelua varten, jotta ihmiset eivät keskeytä toisiaan.

Kun istunto on päättynyt, kiitä kaikkia käynnistä. Muista antaa heille luvatut kannustimet.

Vinkki: Lue nämävinkit kohderyhmän keskustelun vetämiseen ja kunnollisiin muistiinpanoihin myöhempää käyttöä varten.

Kuinka analysoida palautetta ja tuloksia

Kirjoita puhtaaksi kohderyhmän keskustelun nauhoitus. Leikkaa pois kaikki tarpeettomat rupastelut, jotta keskityt vain tärkeisiin kohtiin.

Luo taulukko kysymyksistä. Täytä jokaisen osallistujan vastaus, jotta saat selvän yleiskatsauksen.

Luokittele vastaukset jokaisesta kysymyksestä, jotta sinun on helpompi huomata suosituimmat. Saatat esimerkiksi päätyä seuraaviin luokkiin kysymykselle ”Miten löydät tulevia tapahtumia?”:

  • A: Sosiaalinen media
  • B: Uutiskirjeet
  • C: Flaijerit ja esitteet

Kun olet kirjoittanut kaiken puhtaaksi, sekä kooditellut ja luokitellut kaikki vastaukset, on aika kirjoittaa raportti. Sisällytä kaikki tärkeimmät havainnot ja johtopäätökset, jotka voit tehdä niistä.

Vinkki: Tässä tarkastellaan, miten analysoida kohderyhmän vastauksia.

Pysy keskittyneenä

Kohderyhmät ovat hyvä tapa tutustua tapahtuman yleisöön. Se antaa sinulle tietoja, joita et pysty hankkimaan yksinkertaisilla palautekyselyillä.

Kohderyhmän tapahtumissa on kuitenkin pieni näytekoko. Tämä tarkoittaa, että saatat joutua suorittamaan useamman kuin yhden session, jotta saat kaikki tarvittavat tiedot.

Onko sinulla ensikäden kokemusta kohderyhmätapahtumien järjestämisestä? Jaa kokemuksesi alla olevissa kommenteissa!

by on Vastaa

14 hyödyllistä ideaa yliopistotapahtumiin

Yliopistoissa elämä keskittyy pienten harmaiden aivosolujen aktivointiin – ja niiden turruttamiseen seuraavissa opiskelijabileissä.

Opiskelijat ovat kuitenkin kiinnostuneita muustakin kuin juomisesta, sillä niitäkin opiskelijoita sentään löytyy, jotka pitävät itse asiasta eli opiskelemista.

Se antaa sinulle, aloittelevalle tapahtumajärjestäjälle, loistavat mahdollisuudet kehittää suunnittelutaitojasi. Kaipaatko yliopistotapahtumien järjestämiseen ideoita, joilla päästä alkuun?

Ota MacBookisi ja latte-mukisi valmiiksi esille!

Olemme koonneet alle listan kiinnostavista tapahtumaideoista, joita voit käyttää apuna omassa opiskelijatapahtumassasi.

Lue lisää muun muassa seuraavista aiheista:

  • Käsityöpajat
  • Ruoanlaittokurssit
  • Aikuisuustaitojen opetteleminen
  • TED-tyyppiset puheet
  • Eri opiskelijajärjestöjen yhteistapahtuma
  • Alumnien tapaaminen
  • Kaupungin paikalliskierrokset
  • Ympäröivän yhteisön palveleminen

…ja paljon muusta.

14 parasta vinkkiä yliopistotapahtumiin

Opiskelijat ovat kuin keitä tahansa muutkin sillä erotuksella, että heillä ei ole vielä juurikaan kokemusta reaalimaailmasta ja siksi he ovat vähemmän kyynisiä. Olemme koonneet listan yliopistotapahtumista, jotka voivat auttaa tässä asiassa.

1. Käsityöpajat

Käsityöpajat ovat loistava tapa saada opiskelijatoverit mukaan johonkin uuteen ja luovaan toimintaan, mutta niillä voi olla merkittävämpikin tarkoitus. Tilaisuuden voi käyttää hyödykseen esimerkiksi koristelemalla kampusaluetta.

2. Ruoanlaittokurssit

Toinen luova (mutta maistuvampi) tapahtumaidea on järjestää yliopistolla kokkauskursseja. Niissä voi halutessaan keskittyä johonkin tiettyyn teemaan, esimerkiksi joulun lähestyessä erilaisiin jouluruokiin.

3. Aikuisuustaitojen opetteleminen

Tee-se-itse- ja ruoanlaittotaidot ovat molemmat osa aikuisten elämää. Aikuisuuteen kuuluu kuitenkin monia muitakin hyödyllisiä taitoja, kuten budjetin laatiminen, veroilmoituksen täyttäminen ja muut vastaavat varsin ikävystyttävät asiat. Järjestä tapahtuma, jossa opiskelijat voivat harjoitella näitä taitoja.

Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan yhdeksästä aikuisuuteen liittyvästä taidosta, joihin tällaisissa tapahtumissa voi keskittyä.

Ideoita yliopistotapahtumiin: opettele aikuisuuteen liittyviä taitoja.
Opettele aikuisuuteen liittyviä taitoja.

4. TED-tyyppiset puheet

Vaikka et voisikaan saada tapahtumaasi mukaan tämän hetken kysytyimpiä esiintyjä, voit silti järjestää oman TED-tyyppisen puhujatapahtuman tai jopa todellisen TEDx-tapahtuman.

5. Eri opiskelijajärjestöjen yhteistapahtuma

Tällä ei tarkoiteta mitään yökerhotapahtumia, vaan tilaisuutta, johon kokoontuu kahden eri opiskelijajärjestön edustajia keskustelemaan omista mielenkiinnonkohteistaan.

6. Alumnien tapaaminen

Jos saat käsiisi oman yliopistosi alumneja, jotka ovat tehneet valmistumisensa jälkeen mielenkiintoisia asioita, kutsu heidät tapaamaan nykyisiä opiskelijoita ja kertomaan oman tarinansa.

7. Kaupungin paikalliskierrokset

Järjestä kaupunkikierros, jossa esittelet muualta tulleille opiskelijoille ympäristöä. Keskity esimerkiksi erilaisiin kulttuurikohteisiin tai järjestä baarikierros (tai yhdistä molemmat ideat yhdeksi eeppiseksi kaupunkikierrokseksi).

8. Ympäröivän yhteisön palveleminen

Jos kaupungissa toimii vilkkaita ja eläviä yhteisöjä, voisi olla hyvä idea tutustuttaa opiskelijat niihin. Mikäpä oli parempi tapa vahvistaa yhteistyösiteitä kuin järjestää merkityksellinen yhteisötapahtuma.

9. Hyvinvointitapahtumat

Opiskelijaelämä voi olla varsin stressaavaa, sillä krapulan lomassa pitäisi yrittää opiskella ahkerasti. Siksi hyvinvointitapahtuman, kuten joogatunnin tai spa-päivän, organisointi on erittäin tervetullutta.

10. Pikaverkostointi

Jatko-opiskelun merkittävin tarkoitus on opiskelu, mutta toisella sijalla on verkostoituminen. Pikaverkostoitumistapahtumassa on helppo tutustua ihmisiin eri opiskelualoilta.

Ideoita yliopistotapahtumiin: verkostoidu tulevaisuuden tähtien kanssa.
Verkostoidu tulevaisuuden tähtien kanssa.

11. Upeat illalliset

Jos ylellisyys ja loistokkuus ovat enemmän mieleesi, voit järjestää upeat illalliset. Opiskelijat saavat hetkeksi vaihtaa arkiset asunsa loistokkaisiin pukimiin ja valmistautua Instagram-kelpoiseen iltaan.

12. Kahvila

Epävirallinen mutta silti merkittävä tapahtumatyyppi on vanha kunnon kahvila, sillä opiskelijat elävät kahvilla. Kerää siis kaikki yhteen suosikkijuomansa äärelle vaihtamaan kuulumisia ja ajatuksia.

13. Älypuhelinelokuvafestivaali

Jokainen älypuhelimen omistaja osaa kuvata elokuvan, joten mikset järjestäisi niiden ympärille omaa kampusfestivaalia? Määrittele festivaalin säännöt ja teemat ja kannusta kaikkia osallistumaan omilla parhailla töillään.

14. Pop-up-valokuvauskopit

Moderneissa valokuvauskopeissa on kaikenlaisia teknisiä hienouksia, joilla kuviin voi lisätä aihetunnisteita ja sen jälkeen jakaa ne verkossa. Rohkaise opiskelijatovereita sosiaalisuuteen pop-up-valokuvauskopeilla.

Miten saada opiskelijat jakamaan kampustapahtumia?

Olet ehkä jo löytänyt kampustapahtumillesi kiinnostunutta yleisöä, mutta kilpailevia tapahtumia on runsaasti. Miten voit varmistaa, että tapahtumasi tulee huomatuksi ja houkuttelee osallistujia?

1. Käytä apuna sosiaalista mediaa

Onnistuneen tapahtumamarkkinoinnin ensimmäinen askel on kertoa asiasta kaikille sosiaalisessa mediassa. Saatat ehkä jo kuulua jonkinlaisiin opiskelijoiden Facebook-ryhmiin, joten aloita niistä, mutta käytä kaikkia muitakin sosiaalisen median alustoja.

Ideoita yliopistotapahtumiin: opettele somemarkkinoinnin perusteet.
Opettele somemarkkinoinnin perusteet.

2. Ryhmien välinen markkinointi

Vaikka pelkkä oma markkinointi voi viedä pitkälle, kannattaa silti käyttää apuna muita opiskelijaryhmiä ja -järjestöjä. Edistä tapahtumasi näkyvyyttä hyödyntämällä heidän someläsnäoloaan.

3. Kätevä varaaminen

Varmista, että tapahtuman löytämisen ja oman paikan varaamisen välillä on mahdollisimman vähän välivaiheita. Liput on voitava varata suoraan Facebookista tai muusta vastaavasta alustasta.

4. Maksetut sosiaalisen median mainokset

Jos sinun budjettisi riittää siihen, voit markkinoida tapahtumaasi sosiaalisen median maksetuilla mainoksilla. Koska tapahtuma on tarkoitettu kampuksen opiskelijoille, tiedät jo kohdeyleisösi.

5. Käytä lipunmyyntisovellusta

Lipunmyyntisivusto on kätevä silloin, kun tapahtumasi koskee suurinta osaa kampuksen opiskelijoista. Varmista vain, että ostaminen on mahdollista suoraan sovelluksesta (katso kohta 3).

6. Tämän blogin seuraaminen

Markkinoinnissa on osattava tuoda esille omaa itseään. Siksi tässä blogissa kerrotaan, miten se tapahtuu. Oppaassamme kerrotaan, miten voit markkinoida tapahtumaasi Facebookissa tai Googlessa.

Saitko hyviä ideoita?

Voi tuntua haastavalta saada yleisön huomio yliopistokampuksella, sillä opiskelijoilla on jatkuvasti erilaisia tenttejä, osa-aikatöitä, lupaavia romanssinpoikasia ja bileitä.

Kun idea ja suunnittelu ovat kunnossa, pystyt järjestämään tapahtuman, joka taatusti kerää kiinnostunutta yleisöä ja kohottaa asemaasi kampuksella.

Ja kukapa tietää, ehkäpä opiskelijatapahtumasi ovat vain ensimmäisiä merkintöjä vähitellen kasvavassa, vaikuttavassa tapahtumajärjestäjän ansioluettelossasi. Toivottavasti sait tästä yliopistotapahtumien idealuettelosta inspiraatiota omien tapahtumiesi järjestämiseen.

Oletko aikaisemmin järjestänyt kampustapahtumia? Jaa meille sekä positiiviset että negatiiviset kokemuksesi alla olevassa kommenttiosiossa.

by on Vastaa

Tapahtumasuunnittelun Tarkistuslista Kiireiselle Tapahtumien Suunnittelijalle

On tärkeää tarkistaa tapahtuman suunnittelun tarkistuslista, kun järjestät tapahtuman. On paljon, mistä täytyy pitää huolta, ja et halua juuttua yksityiskohtiin.

Siksi on parasta ensin luoda visio siitä, millaisen haluat tapahtuman olevan. Tämän jälkeen voit siirtyä karkeisiin elementteihin.

Kaksi tärkeintä kysymystä, jotka sinun pitäisi kysyä itseltäsi, ovat:

  1. Mitä haluat tapahtumalta?
  2. Kuinka paljon resursseja sinulla on?

Kun olet vastannut näihin kahteen kysymykseen, loppu on vain aukkojen täyttämistä. Ja meillä on paljon aukkoja täytettävänä.

Olemme luoneet tämän erittäin tiiviin tapahtuman suunnittelun tarkistuslistan, jotta voit säilyttää painopisteen sekä suuressa kuvassa, että yksityiskohdissa. Tämä on tehty laajaksi ja yleiseksi, jotta se sopisi useimpiin tapahtumiin.

Olemme jakaneet sen kuuteen tapahtuman suunnittelun vaiheeseen:

  • 6–12 kuukautta ennen tapahtumaa
  • 3–6 kuukautta ennen tapahtumaa
  • 1–3 kuukautta ennen tapahtumaa
  • 1–2 viikkoa ennen tapahtumaa
  • Juuri ennen tapahtumaa ja sen aikana
  • Heti tapahtuman jälkeen

Voit vapaasti tulostaa tämän ja kuljettaa mukanasi – ja tarkista kaikki kohdat!

Tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan ensimmäinen osa on... suunnittelu.
Tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan ensimmäinen osa on… suunnittelu.

6–12 kuukautta ennen tapahtumaa

Tapahtumasuunnittelun ensimmäinen vaihe on tavoitteiden päättäminen ja tutkimuksen tekeminen.

  • Määritä, miten mittaat menestyksesi
    • Myydyt liput
    • Kerätyt lahjoitukset
    • Saadut voitot
    • Tietoisuuden lisääminen
  • Valitse aika ja päivämäärä, joka ei ole samaan aikaan juhlapyhien kanssa
  • Kirjoita tapahtuman valmistelujen aikataulu
  • Listaa parhaat tapahtumapaikat ja pyydä hintatarjouksia paikan vuokrauksesta
    • Varmista, että vieraille on riittävästi tilaa
  • Luo budjetti, jossa on arvioidut kustannukset seuraavista:
    • Tapahtumapaikan vuokra
    • Laitteiden vuokraus
    • Viihdyttäjän tai puhujan palkkiot
    • Markkinointi
    • Muut kulut
  • Sinua auttavan tapahtuman tiimin rekrytointikulut
    • Suunnittelu ja logistiikka
    • Tekninen puoli
    • Markkinointi ja sosiaalinen media
  • Tutki ja listaa mahdolliset viihdyttäjät tai puhujat
    • Päätä sopivin käyttämällä kohdeyleisöäsi
    • Päätä, haluatko etsiä heidät itse vai hankitko ulkopuolisen firman
  • Tutki ja listaa mahdolliset tapahtuman sponsorit
    • Etsi yritykset, jotka työskentelevät samalla alalla
    • Tarkista, kuka sponsoroi tapahtumia, jotka ovat samanlaisia kuin sinun
  • Luo tapahtumalle sivu tai kokonaan omat nettisivut
    • Varmista, että se heijastaa tapahtuman teemaa
    • Optimoi sivusto, jotta saat sinne liikennettä
    • Käytä mobiiliystävällistä mallia
  • Luo sosiaalisen median tilit
    • Facebook
    • Instagram
    • Twitter
    • YouTube
    • LinkedIn
    • Pinterest
Seuraavaksi tapahtumasuunnittelun tarkistuslistalla on panna kaikki käytäntöön.
Seuraavaksi tapahtumasuunnittelun tarkistuslistalla on panna kaikki käytäntöön.

3–6 kuukautta ennen tapahtumaa

Toisessa vaiheessa asiat alkavat muotoutua. Vahvista kaikki ja aloita tapahtuman mainostus.

  • Järjestä lipunmyynti tapahtumallesi
    • Etsi lipunmyyntialusta
    • Päätät lipun hinnat
    • Tarjoa Early Bird-alennuksia
    • Arvioi, kuinka monta vierasta osallistuu
    • Tarkasta budjettisi sen mukaan
  • Tee tapahtumapaikan valmistelutyöt
    • Selvitä, tarvitsetko lisenssejä tai lupia
    • Hanki tarvittaessa vastuuvakuutus
    • Selvitä, kuuluuko paikkaan pitopalvelu tai tekniset laitteet
    • Varmista, että pysäköintitilaa ja istuimia on riittävästi
    • Tarkista ensiapu- ja turvallisuusmenettelyt
  • Varaa puhujat tai viihde
    • Kirjoita yksityiskohtainen sopimus
    • Sovi livebändistä tai pääpuhujasta
    • Lisää heidän valokuvansa ja bio tapahtuman verkkosivustolle
    • Järjestä matkat ja majoitus
  • Turvaa tapahtuman sponsorointi
    • Lähetä tapahtumapaketti
    • Tee suullinen tai kirjallinen sopimus
  • Aloita tapahtuman markkinointikampanja
    • Luo mainosmateriaalia sosiaaliseen mediaan
      • Kuvat
      • Videot
      • Blogipostaukset
      • Podcastit
    • Luo lehdistöpaketti, jonka voit lähettää tiedotusvälineille
      • Tapahtuman tausta
      • Aika ja paikka
      • Huomattavat vieraat, viihdyttäjät tai puhujat
    • Lähetä kutsuja vieraslistallesi
    • Ilmoita tapahtuma kaikkiin tärkeisiin tapahtumalistoihin
    • Tilaa markkinointimateriaaleja tulostusliikkeestä
      • Tapahtuman ohjelma
      • Julisteet ja kortit
      • Flyerit ja tarrat

1–3 kuukautta ennen tapahtumaa

Kolmas vaihe on vahvistaa, että vieraat, puhujat ja sponsorit ovat vielä mukana. Se on myös vaihe, jolloin voit kasvattaa tapahtuman markkinointia.

  • Muistuta kiinnostuneita vieraita vahvistamaan osallistumisensa
  • Vahvista logistiikka puhujien tai viihdyttäjien kanssa
    • Käy läpi sopimusvelvoitteet
    • Tarkista vielä matkat ja majoitustilat
  • Vahvista tapahtuman sponsorointisopimukset
    • Tarkista, ovatko sponsorit edelleen mukana
    • Saa heidät jopa ostamaan sponsorointipaketit
  • Kiihdytä tapahtumamarkkinointia
    • Lähetä lähtölaskenta sosiaaliseen mediaan ja sähköposteihin
    • Ilmoita Early Bird-alennusten päättymisestä
    • Lähetä lehdistötiedote tiedotusvälineille, kuten blogeihin ja sanomalehtiin
Tapahtuman suunnittelun tarkistuslistan viimeinen osa on vahvistaa, että kaikki on kuin pitää.
Tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan pitäisi auttaa sinua vahvistamaan, että kaikki on kuin pitää.

1–2 viikkoa ennen tapahtumaa

Muutama viikko ennen tapahtumaa on aika varmistaa, että homma on lähtenyt rullaamaan niin kuin pitää.

  • Tarkista tapahtuman ohjelma
    • Tarkasta kaikki osat, jotka on ehkä muutettava
    • Mieti varasuunnitelmia viime hetken peruutusten varalta
  • Vahvista tapahtuman suunnitelma kaikkien mukana olevien kanssa:
    • Tapahtumaryhmä
    • Osallistujat
    • Puhujat ja viihdyttäjät
    • Sponsorit
    • Tapahtumapaikka
    • Pitopalvelu
    • Laitteiden toimittajat
  • Vahvista osallistujien lopullinen määrä
  • Viimeistele istumajärjestys
  • Varmista, että joku on ovella ottamassa ilmoittautumisia vastaan
  • Järjestä videokuvaaja kuvaamaan hienoimmat hetket tapahtuman aikana

Juuri ennen tapahtumaa ja sen aikana

Päivä on melkein saapunut, ja sinun on varmistettava, ettei mitään jätetä sattuman varaan.

  • Testaa kaikki tekniset laitteet
  • Tarkista sään ja liikenteen ennusteet
  • Tarkista, että ruoka ja juomat saapuvat ajoissa
  • Varmista, että paikka on sisustettu ja kaikki kyltit ovat paikoillaan
  • Tee kopioita tärkeistä asiakirjoista
    • Tapahtumasuunnitelma
    • Istumajärjestys
    • Vieraslista
    • Medialista
Viimeisin tapahtuman suunnittelun tarkistuslistalla oleva asia on varmistaa, että saat palautetta kaikilta osallistujilta.
Viimeisin tapahtuman suunnittelun tarkistuslistalla oleva asia on varmistaa, että saat palautetta kaikilta osallistujilta.

Heti tapahtuman jälkeen

  • Siivoa paikka tai järjestä siivoustiimi
  • Muokkaa tapahtumassa otettuja videoita tapahtuman jälkeiseen promovideoon
  • Jatka tapahtumamarkkinointia
    • Lähetä valokuvia ja videoita tapahtumasta verkkosivustollesi ja sosiaaliseen mediaan
    • Ota yhteyttä tiedotusvälineihin, jotka olivat läsnä, ja pyydä että he mainitsevat tapahtumasi
    • Pidä huolta että jokainen tietää, miten suuri menestys tapahtumasi oli
  • Tarkista rahat
    • Tarkista myytyjen lippujen kokonaismäärä
    • Kerää kaikki kuitit korvauksia varten
    • Päivitä tapahtuman budjetti
  • Ota yhteyttä kaikkiin mukana olleisiin ja kiitä heitä henkilökohtaisesti
    • Tapahtumaryhmä
    • Sponsorit
    • Media
    • Puhujat ja esiintyjät
    • Vieraat
  • Lähetä kyselyjä saadaksesi palautetta siitä, miten voit parantaa seuraavalla kerralla

Jäikö meillä jotain välistä?

Jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, joten voit vapaasti muokata tapahtuman suunnittelun tarkistuslistaa.

Jos sinusta tuntuu että on jotain yleistä, mitä emme käyneet läpi, kerro meille kommenteissa.

Onnea, ja muista käyttää tapahtuman suunnittelun tarkistuslistaa!

by on Vastaa

Erityisruokavaliot Tapahtumissa: 10 Tärkeintä Rajoitusta, Jotka Sinun Täytyy Tietää

Vanha sanonta kuuluu: Yksi teko merkitsee enemmän kuin tuhat sanaa Sama koskee vieraiden ruokavalioita tapahtumissa.

Jos pidät huolta heidän ruoastaan, he muistavat että sait heidät tuntemaan itsensä arvokkaaksi. Mutta kasvissyöjät, joilla on laktoosi-intoleranssi, muistavat myös, kuinka yritit syöttää heille kinkku-juusto voileivän ja ison lasillisen maitoa.

Joten sinun on tiedettävä erityisruokavalioista,palkkasitpa sitten pitopalvelun tai valmistat ruoan itse.

Haluatko tietää lisää erityisruokavalioista tapahtumissa? Käydäänpä läpi herkullisia yksityiskohtia ruoan ja tapahtumien järjestämisen maailmoissa.

Tarjoilla vai eikö tarjoilla?

On olemassa vain harvoja tapahtumia, joissa ei voi tarjoilla ruokaa. Joitakin tapahtumia ei tietenkään voi järjestää ilman ruokatarjoilua. Jos yrität kertoa jotakin gaalassa, jossa ei ole ruokatarjoilua, sinun on parasta olla todella uskomaton vetäjä.

Erityisruokavalio saattavat sulkea pois tällaisia hampurilaisia
En tiedä sinusta, mutta minä en ole koskaan kieltäytynyt ilmaisesta ateriasta tapahtumassa.

Yleensä ruokatarjoilu on hyvä idea juhliin. Maukkaat ateriat tekevät vieraiden olon mukavaksi. Tämä voi saada heidät rentoutumaan ja nauttimaan tapahtumasta enemmän.

Pidemmät tapahtumat venyvät ruoka-aikojen läpi. Toisin sanoen: mitä pidempi tapahtuma on, sitä todennäköisemmin sinun on tarjoiltava ruokaa.

Vinkki: Pureskele muutama näistä syistä, miksi tarjoilla ruokaa tapahtumassa.

Pyydä tietoa erityisruokavalioista

Aiot tarjoilla ruokaa. Mutta miten pyydä tietoa erityisruokavalioista?

”Hei Ruusa, kerropa, mistä ruoista tulet todella sairaaksi? Pikku turvotusta ei nyt lasketa. ”

Ei näin. Onneksi on olemassa sähköpostimalli erityisruokavalioiden kyselyyn. Tämä voi tehdä asioista paljon helpompaa sinulle isäntänä.

Yleensä pyydät listan erityisruokavalioista rekisteröintiprosessin aikana. Kun lähetät kutsuja, sisällytä pieni muistutus, että sinuun on otettava yhteyttä erityisruokavalion vaatimuksista.

Tällä tavoin vieraiden, joilla on laajempi ruokavalio, ei tarvitse käydä läpi kyselyjä ruokavalioistaan. Kun kuulet vieraistasi, älä unohda vastata ja kysellä kaikki yksityiskohdat.

Digitaaliset ruokailutiedot

Jos käytät lipunmyyntisivustoa, niissä on usein mahdollisuus sisällyttää ruokavaliokysymykset suoraan ostoprosessiin.

(Esimerkiksi meillä Billettossa on ominaisuus nimeltä ”varauskysymykset”. Järjestäjät voivat kerätä ylimääräistä tietoa vierailtaan, mukaan lukien erityisruokavaliot. Kätevää!)

Kysymykset erityisruokavalioista ovat tietysti vapaaehtoisia.

Vinkki: Käy läpi, millainen on hyvä kysely rekisteröimisen yhteydessä, mukaan lukien se, miten pyydät kunnolla tietoa erityisruokavalioista.

Yleinen strategia valmistautumiseen

Et koskaan tiedä, milloin vieras saattaa unohtaa kertoa erityisruokavaliostaan. Jos näin käy, on hyvä olla muutama turvallinen vaihtoehto kaiken varata.

Muuten saattaa käydä köpelösti: Joku, jolla on kala-allergia, syö katkarapuja tapahtumassasi ja saa allergisen reaktion. Hän ei tiennyt, että se sisälsi katkarapua.

Tuoreita hedelmiä
Ovatko nuo viinirypäleet gluteenittomia?

Kokeile joitakin näistä:

  • Lautanen täynnä kasvispaloja herkullisen dipin kera
  • Valikoima juustoja
  • Hedelmäsalaatti
  • Leipiä

Nämä ovat tyypillisesti turvallisia vaihtoehtoja. Niistä on helppo nähdä, mitä ne sisältävät, jos joku läsnäolija on allerginen. Ja useimmat vieraat, joilla on erityisruokavalio, voivat valita luotettavasti jotain, mitä he voivat syödä.

Harkitse pienten kylttien kirjoittamista, jotta voit ilmoittaa tarkalleen ainesosista. Jos käytät pitopalvelua, varmista, että he antavat sinulle täyden luettelon ainesosista. Jos ne ovat epämääräisiä, on todennäköisesti aika harkita toista pitopalvelua.

Voit myös käyttää symboleita ja leimata asiaankuuluvat erityisruokavalioiden symbolit kyltteihin. Vihreä kasvissyöjille, keltainen vegaanille ja niin edelleen.

Erityisruokavaliot, jotka sinun pitäisi tietää

Käytä vähän aikaa tutustuaksesi joihinkin yleisimpiin erityisruokavalioihin. Saat lisätietoja ja reseptejä, jotka sopivat ilmoitettuihin rajoituksiin, napsauttamalla alla olevia linkkejä.

1. Laktoosi-intoleranssi

Laktoosi on sokeria, jota on maidossa ja muissa maitotuotteissa. Tämä ei yleensä ole elämän tai kuoleman kysymys allergisille. Laktoosin käyttäminen yleensä aiheuttaa epämukavuutta, koska sisäelimet eivät pysty sulattamaan sitä.

2. Kasvissyöjät ja vegaanit

Kasvissyöjätkään eivät syö pelkkää salaattia. Itse asiassa on olemassa paljon vakuuttavia kasvisruokia. He eivät syö minkäänlaista lihaa.

Veganismi on enemmän elämäntapa. Kasvissyöjien tavoin vegaanit eivät syö lihaa. He eivät myöskään kuluta tai käytä eläimistä peräisin olevia materiaaleja. Ei nahkatakkeja, ei munia.

3. Keliakia

Keliakia on immuuni häiriö. Saatat tuntea sen ”gluteeniallergiana.” Allergiset eivät voi syödä gluteenia, muuten heidän ohutsuolensa vaurioituu. Tämä ei ole mukava tunne.

Tämä on yksi listan vaikeimmista merkinnöistä. Ruis, ohra, vehnä ja kaura sisältävät gluteenia. Tämä kaventaa ruokavaihtoehtoja melko paljon. Onneksi gluteeniton pizza on olemassa. Onni onnettomuudessa.

Vinkki:Tutustu Lontoolaiseen catering-firmaan, joka tarjoaa laajan valikoiman vegaani-, laktoosittomia- ja gluteenittomia vaihtoehtoja.

4. Makrobioottinen ruokavalio

Makrobioottiset ruokavaliot ovat vaikeita kuvata lyhyesti. Ne keskittyvät kuitenkin pääasiassa viljaan. Niihin sisältyy usein kasviksia ja ne eivät sisällä jalostettuja elintarvikkeita tai eläintuotteita.

5. Paleoruokavalio

Paleoruokailijat ihailevat kivikautisia makuja. Tämä tarkoittaa kalaa, lihaa, hedelmiä ja vihanneksia. Maito- ja viljatuotteita ei yleensä näy näillä aterioilla.

6. Soija-allergia

Aikuiset yleensä tottuvat soijaan, joten tämä allergia on yleisimmin lapsilla. Soija voi olla kuuluisa soijakastikkeen takia, mutta siitä on tullut suosittu monissa ruoissa. Löydät sitä soijamaidosta, soijaburgereista, tofusta ja monista muista elintarvikkeista.

7. Pähkinäallergiat

On olemassa kahdenlaisia ​​allergioita: maapähkinä ja pähkinä. Maapähkinäallergia on pahempi. Jopa pieni kosketus maapähkinäöljyn kanssa voi laukaista sen.

Merkitse aina ruoka, jolla on mitään tekemistä maapähkinöiden kanssa. Itse asiassa saattaa olla parempi välttää maapähkinöitä ihan kokonaan: Tämä on yleinen allergia.

Maapähkinät ja maapähkinävoi ovat yleisiä erityisruokavalion vaatimuksia
Maapähkinä-allergiat ovat vaarallisia – ja ne laukeaa helposti.

Toisaalta muut pähkinät voivat aiheuttaa jonkun immuunijärjestelmän ylittymisen. Näin tapahtuu pähkinäallergian kanssa, joka voi aiheuttaa vaarallisen reaktion.

8. Diabetes

Diabeetikot eivät voi tuottaa insuliinia. Tämän seurauksena heidän on seurattava tarkasti verensokeritasoa. Vältä runsaasti rasvaa sisältäviä elintarvikkeita ja tarjoa muitakin vaihtoehtoja kuin todella makeat ruoat ja juomat. (Sokerittomat virvoitusjuomat on yksinkertainen vaihtoehto sen sokerisille serkuille.)

9. Kosher

Jotkut juutalaisen taustan omaavat voivat pyytää kosher-lihaa. Kosher-lihan on oltava erityisellä tavalla teurastettu. Sianliha ja äyriäiset eivät ole koskaan kosheria.

10. Halal

Islamilainen ruokavalio. Halal-ruoka on valmistettava juuri kuten kosher-ruoka. Esimerkiksi alkoholia ja eläinrasvaa ei saa käyttää ruoan valmistuksessa.

Tarjoile huolellisesti

Mitä tapahtuman ruokaan tulee, viestintä ja huolenpito ovat avainasemassa. Tämän oppaan avulla voit valmistautua ja ottaa yhteyttä vieraisiisi ennen suurta päivää. Terveet vieraat, terveet tapahtumat. Kerro meille suosikkisi erityisruoista alla olevissa kommenteissa!

by on Vastaa

Tapahtumavälineistön vuokrausopas: mitä tarvitaan ja mistä niitä saa

Kaikki tapahtumajärjestäjät tietävät, että onnistunut tapahtuma edellyttää monien eri osa-alueiden yhteispeliä. Jotkin niistä ovat elintärkeitä koko tapahtuman onnistumiselle.

Seuraavaksi on siksi aika käsitellä tapahtumavälineistöä.

Tässä oppaassa käsitellään seuraavia aiheita:

  • Millaisissa tapahtumissa välineistöä tarvitaan
  • Useimmissa tapahtumissa tarvittavaa yleisvälineistöä
  • Tapahtumien erikoisvälineistöt
  • Erilaiset vaihtoehdot välineistön hankkimiseen
  • Mistä tapahtumavälineistöä saa

Oletko valmis laajentamaan osaamistasi?

Millaisissa tapahtumissa välineistöä tarvitaan?

Alla mainitaan esimerkkejä tapahtumista, joissa jonkinlaista välineistöä välttämättä tarvitaan.

  • Konferenssit
  • Messut
  • Näyttelyt
  • Konsertit
  • Komediaesitykset
  • Teatteriesitykset
  • Elokuvaesitykset
  • Kurssit

Vaikka et olisikaan aivan varma, tarvitaanko sinun tapahtumassasi välineistöä, kannattaa jatkaa lukemista. Saatat nimittäin yllättyä.

Useimmissa tapahtumissa tarvittavaa välineistöä

Jokainen tapahtuma on erilainen, mutta tietynlaista välineistöä tarvitaan tapahtumissa aina, jotta kaikki sujuisi hyvin. Seuraavaksi käydään läpi yleistä tapahtumavälineistöä.

1. Pöydät ja tuolit

Kaikissa ruokaa, juomaa tai erilaisia esityksiä sisältävissä tapahtumissa vieraille tarvitaan pöytiä ja tuoleja. Poikkeuksia ovat juhlavastaanotot ja ravebileet, vaikka niissäkin pöydästä tai parista voi olla hyötyä.

Pöytiä saatetaan tarvita esimerkiksi

  • ateriointiin
  • rekisteröintiin
  • tiedonvälittämiseen
  • välineistölle
  • oheismyynnille.

Vinkki: tutustumalla erilaisiin pöytä- ja istumisjärjestyksiin saat paremman käsityksen siitä, mitä kaikkea tarvitset.

2. Teltat ja katokset

Jos järjestät ulkoilmatapahtuman, on hyvä ajatus tarjota vieraille suojaa huonolta säältä tuomalla paikalle telttoja tai katoksia.

3. Kyltit ja banderollit

Jokaisessa tapahtumassa on hyvä käyttää edes jonkinlaisia kylttejä, vaikka sitten pelkästään kertomaan osallistujille, missä tapahtuma pidetään.

Kylttejä ja banderolleja voi kuitenkin käyttää myös seuraaviin tarkoituksiin:

  • Brändäys
  • Ohjelmat
  • Opastaminen
  • Pysäköinti
  • Tupakointi

Vinkki: lukemalla kylttejä ja opasteita käsittelevän oppaan saat paremman käsityksen siitä, mitä kaikkea tarvitset.

4. Sähköt ja kaapelointi

Jos järjestät ulkoilmatapahtuman, sinun on selvitettävä, miten saat sinne parhaiten sähköä. Sisätilatapahtumissakin voidaan kuitenkin tarvita esimerkiksi jatkojohtoja.

5. Valaistus

Ehkä pohdit lasereita ja spottivaloja tai haluat vain luoda tunnelmaa valaistusta vähentämällä. Joka tapauksessa valoa on oltava sen verran, että vieraat näkevät illan ohjelman – ja toisensa.

Tapahtumavälineistö: valaistus.
Valaistus on olennainen osa monia tapahtumia.

Tässä muutamia alueita, joissa valaistusta voidaan tarvita:

  • Tapahtumapaikka
  • Korokkeet
  • Lavat
  • Kaiteet
  • Köydet ja verkot
  • Teltat ja katokset

Vinkki: tästä artikkelista saat vinkkejä, miten käyttää valaistusta hyväksi luovasti.

6. Lava

Jos tapahtumassasi on mukana esiintyjiä tai puhujia, on hyvä olla käytössä lava, jotta koko yleisö näkee ja kuulee heidät vaivatta.

Vinkki: lue enemmän erikokoisista lavoista, jotta tiedät, millaisen hankkia omaan tapahtumaasi.

7. Äänentoisto

Valaistuksen tavoin äänentoistojärjestelmät ovat olennainen osa tapahtumia, joissa pidetään puheita tai esityksiä.

Saatat tarvita esimerkiksi seuraavia välineitä:

  • Mikrofonit
  • Kaiuttimet
  • Lavamonitorit
  • Mikrofoni- ja kaiutintelineet
  • Miksauspöytä
  • Kuulokkeet
  • Levysoittimet
  • Musiikkisoittimet (älypuhelin, taulutietokone tai kannettava)

Vinkki: lue, miten osallistujamäärä vaikuttaa välineistövaatimuksiin ja miten äänentoistojärjestelmät toimivat.

8. Näyttölaitteistot

Erilaiset esitykset soveltuvat monenlaisiin tapahtumiin yritysten tuote-esittelytilaisuuksista nolostuttaviin perhevalokuviin sukujuhlissa.

Tapahtumavälineistö: projektori.
Varmista, että sinulla on kaikki esityksissä tarvittavat välineet,

joista alla mainitaan muutamia olennaisimpia:

  • Kannettava tietokone (verkkovideoita varten)
  • PowerPoint
  • Projektori
  • Näyttö/valkokangas
  • Fläppitaulu
  • Tyhjä, paljas tausta

9. Säilytys ja varastointi

Tarvitset myös tilat kaikkien välineiden säilytykseen, mutta sitä tarvitaan muuhunkin kuin vain välineiden varastointiin. Säilytystiloissa voi pitää esimerkiksi myös tapahtumatiimin tarvikkeita sekä elintarvikkeita.

Tapahtumien erikoisvälineistöt

Jos järjestät erikoistapahtuman, jossa pelkät yleisvälineet eivät riitä, on mietittävä erityisen tarkasti, mitä kaikkea paikan päällä tarvitaan.

Alla on esimerkkejä erikoisvälineistä, joita erilaisissa tapahtumissa voidaan tarvita:

Mistä tapahtumavälineistöä voi hankkia?

Omaan tapahtumaan sopivaa välineistöä voi hankkia monista eri paikoista. Kaikille eri budjeteille sopivia vaihtoehtoja on onneksi olemassa.

1. Osta uutena

Jos rahasta ei ole pulaa tai tarvitsemasi välineet eivät ole erityisen kalliita, on parasta ostaa kaikki tarvitsemasi uutena, jotta voit pitää ne itse ja käyttää niitä aina kun haluat.

2. Osta käytettynä

Jos tarvittavat välineet ovat kalliinpuoleisia, kannattaa etsiä sopivia tarjouksia eBaysta. Toinen hyvä paikka käytettyjen välineiden etsimiseen on Gumtree.

3. Vuokraa

Jos tarvitset välineitä vain lyhyen aikaa (esimerkiksi yhdessä tai kahdessa tapahtumassa), tapahtumavälineistö on parasta vuokrata.

Tapahtumavälineistö: vuokraaminen.
Välineiden vuokraaminen on edullinen tapa hankkia kaikki tarvittava.

4. Vuokraa ja osta myöhemmin

Jos et ola varma, järjestätkö samanlaisia tapahtumia myös tulevaisuudessa, mutta saatat tehdä niin, jos ensimmäisestä tulee menestys, voit vuokrata välineet ensin ja ostaa ne vasta myöhemmin.

Vinkki: Etkö ole varma, mikä olisi sinulle paras vaihtoehto? Lue lisää välinevuokrauksen eduista.

Mistä tapahtumavälineistöä saa

Seuraavaksi kaikkein painavin kysymys: mistä tapahtumassa tarvittavaa välineistöä voi hankkia?

Useimmilla välineistön tarjoajilla on mahdollisuus ostaa välineet joko uutena tai käytettynä tai vuokrata ne normaaliin tapaan tai leasing-sopimuksella.

Jos asut Isossa-Britanniassa, voit aloittaa seuraavista paikoista:

Alla luetellaan verkkosivuja, joista voit löytää hyviä välinetarjouksia:

Jos nämä palvelut eivät vielä sinulle riitä, tutustu myös seuraaviin palveluhakemistoihin:

Vinkki: jos etsit edullisia vaihtoehtoja, lue, miten neuvotella välinevuokraajien kanssa hinnoista.

Siis välineitä hankkimaan!

Tässä artikkelissa olet saanut paremman käsityksen tarvittavista välineistä, niiden hankintamahdollisuuksista ja hinnoista.

Jos olet saanut hyviä tarjouksia mistä tahansa yllä mainituista tapahtumavälineistä, kerro siitä alla olevassa kommenttiosiossa. Jakaminen kannattaa aina!