Billetto Blog

Go out more.

tapahtuman vapaaehtoiset

by on Vastaa

Kuinka Kouluttaa ja Johtaa Tapahtuman Vapaaehtoisia: 10 Tärkeintä Vaihetta

Jos luet tätä, olet onnistuneesti hankkinut vapaaehtoisia tapahtumaan!

Nyt on aika oppia kouluttamaan ja johtamaan tapahtuman vapaaehtoisia.

Tämä opas kattaa, miten…

  • Perehdyttää ja kouluttaa vapaaehtoisia
  • Kommunikoida selkeästi ja tehokkaasti
  • Luoda osastoja ja nimittää tiimin johtajat
  • Pysyä lain oikealla puolella
  • Luoda varasuunnitelmia hätätilanteiden varalle

Oletko valmis ottamaan roolin tapahtuman vapaaehtoisten johtajana?

1. Perehdytä tapahtuman vapaaehtoiset

Olitpa onnistunut rekrytoimaan kokeneita vapaaehtoisia tai aloittelijoita, sinun pitäisi perehdyttää heidät kaikki asianmukaisesti.

Perehdytyksessä kuuluu…

  • Kiittää ilmoittautumisesta vapaaehtoiseksi
  • Kerro vähän taustaa sinusta (ja organisaatiosta)
  • Esitä täsmällisesti tapahtuman tavoitteet
  • Selitä, miten heidän roolinsa liittyvät tapahtuman tavoitteisiin
  • Kuvaile viestintäkeinoja
  • Selitä, mitä odotat heiltä

Hyvä perehdytys innostaa vapaaehtoisia työskentelemään tapahtumalle. Tee hyvä vaikutelma itsestäsi, ja he yrittävät tehdä vaikutuksen sinuun.

Vinkki: Lue lisää parhaista keinoista vapaaehtoisten perehdyttämiseen.

2. Luo tapahtuman orientoitumissuunnitelma

Kun olet toivottanut vapaaehtoiset tervetulleiksi, sinun on luotava orientoitumissuunnitelma, joka valmistaa heidät tulevaa tapahtumaa varten.

Tapahtuman orientoitumissuunnitelmaan sisällytettävät asiat:

  • Menettelytavat
  • Mitä odottaa tapahtumapäivänä
  • Mitä pukea päälle
  • Missä tavataan tiimin kanssa
  • Mihin aikaan ilmoittaudutaan esimiehelle
  • Kuinka seurata työaikoja
  • Kehen ottaa yhteyttä, jos tulee ongelmia
  • Miten saada korvausta kuluista

Voit kertoa tämän ohjelman henkilökohtaisesti tai pyytää vapaaehtoisia käymään nämä läpi netissä, jos olet tekemisissä suuren joukon kanssa.

Vinkki: Lue lisää loistavan vapaaehtoisten orientaatio-ohjelman luomisesta.

3. Miten kouluttaa tapahtuman vapaaehtoiset

Koulutus on tärkeä asia, kun on kyse tapahtumien vapaaehtoisten johtamisesta. Heidän suorituksensa riippuu erittäin paljon koulutuksen laadusta.

Pidä kokous (henkilökohtaisesti tai verkossa), jossa käydään läpi kaikki olennaiset yksityiskohdat. Kannusta vapaaehtoisia esittämään niin monta kysymystä kuin mahdollista, jotta ei sattuisi sekaannuksia.

Toinen tärkeä seikka on varmistaa, että vapaaehtoiset oppivat tuntemaan toisensa. Se tekee heidän yhteistyöstä tehokkaampaa tapahtumapäivänä

Kuinka kouluttaa ja johtaa tapahtuman vapaaehtoisia: Pidä huoli, että annat vapaaehtoisille kattavan koulutuksen.
Pidä huoli, että annat vapaaehtoisille kattavan koulutuksen.

Kattavaan koulutukseen sisältyy:

  • Tapahtuman aikataulu
  • Määrätyt tehtävät (ja niiden määräajat)
  • Kuinka käyttää kullekin määrättyjä työkaluja
  • Varasuunnitelmat, jos jokin menee pieleen
  • Miten kommunikoida osallistujien, myyjien, esiintyjien ja sponsoreiden
  • Miten tapahtumapaikalle pääsee (mukaan lukien pysäköinti)
  • Mistä saada lounasta
  • Milloin pitää taukoja (ja kuinka usein)

Vinkki: Opettele, kuinka voit kouluttaa tapahtuman vapaaehtoisia oikein.

4. Kuinka käyttää hyväksi tapahtuman vapaaehtoisten erikoistaidot

Seulonnan, haastattelun, perehdyttämisen ja koulutusvaiheen aikana sinun pitäisi miettiä, mitkä vapaaehtoiset tekevät hyvin tiettyjä tehtäviä.

Jotkut vapaaehtoisistasi saattavat olla introvertteja ja huolellisia. Toiset saattavat olla hyvin ulospäin suuntautuneita mutta epäkäytännöllisiä. Keskity jokaisen vapaaehtoisen vahvuuksiin, jotta he suorittavat tehtävänsä hyvin.

Jos olet epävarma siitä, mihin sinun pitäisi sijoittaa vapaaehtoiset, anna heille pieni tehtävä. Näin tiedät, kuinka hyvin he tekevät sen ja pitäisikö heidän jatkaa.

5. Nimitä tapahtuman vapaaehtoistyön johtaja(t)

Sinun tulisi nimittää tiimin johtaja tai vetäjä, olipa sinulla pieni kymmenen vapaaehtoisen tiimi tai satoja vapaaehtoisia.

Sinulla on todennäköisesti paljon tekemistä tapahtumapäivänä, joten on hyvä antaa vapaaehtoisille toinen yhteyshenkilö, jos olet liian kiireinen auttamaan heitä.

Jos olet jakanut tapahtuman vapaaehtoiset ryhmiin (kuten markkinointi, palvelu, siivous jne.), Voit nimetä tiimin johtajan kustakin osastosta.

Vinkki: Sinun pitäisi luoda erillinen työnkuvaus ryhmän johtajalle. Katso tätä esimerkkiä musiikkifestivaalista saadaksesi käsityksen siitä, miltä sen pitäisi näyttää.

6. Luo raportointijärjestelmä

Jos järjestät suuremman tapahtuman, kuten konferenssin tai festivaalin, kannattaa harkita raportointijärjestelmän luomista, jotta voit organisoida vapaaehtoisia helpommin.

Kuinka kouluttaa ja johtaa tapahtuman vapaaehtoisia: Raportointijärjestelmä voi olla niin yksinkertainen kuin arkki paperia.
Raportointijärjestelmä voi olla niin yksinkertainen kuin arkki paperia.

Hyvä raportointijärjestelmä auttaa sinua järjestämään vapaaehtoisten aikataulun, läsnäolon, tehtäväluettelot ja muut tiedot, joita käytät arvioidaksesi vapaaehtoisia tapahtuman jälkeen.

Vinkki: Nämä ilmaiset vapaaehtoisten hallintatyökalut tapahtumille auttavat luomaan raportointijärjestelmän.

7. Kommunikoi tehokkaasti

Viestintä on avain jokaisessa tiimissä. Sinun tulisi pitää huolta, että kommunikoit tapahtuman vapaaehtoisten kanssa selkeästi ja usein.

Se varmistaa, että vapaaehtoiset ovat ajan tasalla viimeisimmistä tapahtumakehityksistä. Kun pidät yhteyttä tiimiisi kanssa, huomaat myös nopeasti, jos joku ei vastaa.

Käytä joitakin näistä ilmaisista työkaluista, jotta voit kommunikoida tehokkaasti vapaaehtoistyöryhmän kanssa:

Jos johdat suurta ryhmää, jossa on alaosastoja, rohkaise heitä luomaan omat yksityiset ryhmät. Tällä tavoin pääkanava ei ole täynnä kommentteja.

8. Ota selvää lakiasioista

On joitakin lakiasioita, jotka sinun täytyy lukea, kun olet johtamassa tapahtuman vapaaehtoisia.

Vaikka vapaaehtoiset ovat palkattomia, on olemassa lakeja heidän oikeuksista, turvallisuudesta, koulutuksesta, vakuutuksista, kustannuksista ​​ja valvonnasta.

Sinun on varmistettava, että tiedät, kuinka monta tuntia he voivat työskennellä, kuinka monta taukoa he pitävät, ja niin edelleen.

Vinkki: Vapaaehtoisjärjestöjen kansallinen neuvosto (NCVO) kertoo kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää.

9. Laadi varasuunnitelmia

Et voi ennustaa kaikkea, mutta on hyödyllistä tehdä joitakin varasuunnitelmia mahdollisien ongelmien varalle, joista olet jo tietoinen.

Tapahtuman vapaaehtoisten kouluttaminen ja johtaminen: Tee varasuunnitelma mahdollisien ongelmien varalle.
Tee varasuunnitelma mahdollisien ongelmien varalle.

Saattaa esimerkiksi käydä niin, että vapaaehtoinen rekisteröityy, mutta ei ilmesty paikalle. On olemassa vaara, että joku jättää hommat kesken missä tahansa vaiheessa.

Siksi sinun tulee tehdä varotoimia, kuten antaa selkeät ohjeet siitä, milloin ja mihin ilmoittaudutaan, sekä rekrytoida ylimääräisiä vapaaehtoisia siltä varalta että joku ei ilmesty paikalle.

10. Kiitä tapahtuman vapaaehtoisia

Kun tapahtuma on ohi, sinun tulee kiittää vapaaehtoisia siitä, että he ovat auttaneet sinua. Kerro, kuinka paljon he ovat vaikuttaneet tapahtuman onnistumiseen.

Se on myös hyvä tilaisuus kysyä vapaaehtoisryhmältä palautetta, miltä tuntui työskennellä ​​tapahtumassa.

Yksi erinomainen tapa on lähettää tapahtuman jälkeinen kysely vapaaehtoisille. Se on erityisen käytännöllistä, jos olet tekemisissä suuren ryhmän kanssa.

Vinkki: Voit käyttää valmiita pohjia vapaaehtoisilta kyselyyn (tai tehdä oman) SurveyMonkey-ohjelmalla.

Pidä yhteyttä vapaaehtoisten kanssa tapahtuman jälkeen

Sinun ei pitäisi lopettaa yhteyden pitoa tapahtuman vapaaehtoisiin sen jälkeen kun olet kiittänyt heitä ja saanut palautetta.

Saatat tarvita heitä tuleviin tapahtumiin. Kannattaa jatkaa suhdetta, jonka olet jo aloittanut ensimmäisen tapahtuman aikana.

Kuka tietää, saatat lopulta rekrytoida heidät palkattuina työntekijöinä organisaatiosi.

Onnea matkaan!

by on Vastaa

Kuinka Löytää Vapaaehtoisia Tapahtumaan: 6 Tärkeintä Vaihetta

Tapahtuman järjestäjänä haluat tietää, miten voit löytää vapaaehtoisia tapahtumaan. Erityisesti, jos järjestät varainhankintatilaisuuden.

Tämä opas auttaa sinua…

  • Määrittämään, miksi tarvitset vapaaehtoisia
  • Luomaan tehtävät tapahtuman vapaaehtoisille
  • Keksimään kannustimet vapaaehtoisille
  • Etsimään mahdolliset ehdokkaat
  • Rekrytoimaan sopivia vapaaehtoisia tapahtumaan

Tämän artikkelin loppuun mennessä tiedät tarkalleen, miten voit määritellä vapaaehtoistyön tehtävät ja miten löydät ihmisiä täyttämään ne.

1. Määritä tapahtumavaatimukset

Ensimmäinen askel tapahtuman vapaaehtoisten rekrytointiprosessiin on määrittää, miksi tarvitset niitä. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa sinun pitäisi kirjoittaa luettelo vaadittavista tehtävistä.

Kun tiedät, mitä on tehtävä, sinulla on myös käsitys tehtävien edellyttämistä taidoista. Tämän silmällä pitäen on helpompi löytää parempia vapaaehtoisia, joilla on juuri oikeaa kokemusta.

Tapahtuman vapaaehtoiset voivat auttaa sinua monissa asioissa, kuten…

  • Tapahtuman suunnittelu
  • Promootio ja markkinointi
  • Tapahtuman osallistujien tarkistaminen
  • Suunnan näyttäminen tapahtuman aikana
  • Ruoka- ja juomatarjoilu
  • Kaiuttimien tai viihdyttäjien huolenpito
  • Siivoaminen tapahtuman jälkeen

Mutta käytännön taidot eivät ole kaikki, mitä tarvitset. Ehkä tapahtumasi vaatii tiettyjä persoonallisuuksia, kuten optimistisia tai hyvän huumorintajun omaavia ihmisiä.

Kuinka löytää vapaaehtoisia tapahtumaan: Etsi haluamiasi persoonallisuuksia.
Etsi haluamiasi persoonallisuuksia.

Saatat tarvita myös vapaaehtoisia, joilla on fyysistä voimaa. Jos tarvitset jonkun nostamaan raskaita laatikoita, haluat jonkun, joka on vahva ja jolla on hyvä kestävyys.

Tee luettelo toivottavista persoonallisuuksista, joita tarvitset tapahtuman vapaaehtoisille.

Vinkki: Lue ohjeet siitä, kuinka suunnitella tapahtuma ja mitä tehdä tapahtumapäivänä, jotta sinun on helpompi kirjoittaa tehtävälista ja vaatimukset.

2. Ota yhteys tapahtuman sidosryhmiin

On hyvä idea rekrytoida vapaaehtoisia tapahtumaan, mutta varmista, että kaikki tietävät asiasta. Kerro tiimillesi mahdollisista vapaaehtoisten rekrytointistrategioista.

Jos et suunnittele tapahtumaa yksin, kannattaa kuunnella muita tapahtumaan osallistuneita tahoja (kuten sponsoreita) ennen vapaaehtoisten rekrytointia.

Vinkki: Lue, miten neuvotella muiden tahojen kanssa, jos odotat, että joku vastustaa vapaaehtoisten rekrytoimista tapahtumaan.

3. Luo tehtävät tapahtuman vapaaehtoisille

Kun sinulla on luettelo tehtävistä tapahtuman ympärillä, on aika laatia tehtäviä mahdollisille vapaaehtoisille.

Katso, mitkä tehtävät voidaan tehdä samassa ryhmässä, jotta tiedät, mitkä vapaaehtoiset voivat olla vastuussa kustakin tehtävästä. Kuvittele, että olet luomassa osastoja yritykselle (mitä oletkin periaatteessa).

Miten voit löytää vapaaehtoisia tapahtumaan: Kirjoita yksityiskohtainen työnkuvaus vapaaehtoisten tehtävistä.
Kirjoita yksityiskohtainen työnkuvaus vapaaehtoisten tehtävistä.

Tässä on luettelo mahdollisista osastoista, joita voit luoda:

  • Siivous
  • Toimiluvat
  • Järjestys
  • Asiakaspalvelu
  • Logistiikka
  • Markkinointi
  • Oheismyynti
  • Liput
  • Liikenne

Kun sinulla on luettelo osastoista, jotka hoitavat tiettyjä tehtäviä, voit aloittaa segmenttien erottelun yksittäisiin rooleihin.

Markkinointiosastollasi voisi esimerkiksi olla yksi henkilö sosiaaliseen mediaan, yksi flyereihin ja yksi ottamaan yhteyttä tapahtumalistauksiin.

Kun olet määrittänyt yksittäiset roolit kussakin osastossa, voit aloittaa työnkuvan kirjoittamisen jokaiselle osastolle.

Tehtävänkuvauksen tulisi sisältää, esimerkiksi seuraavat asiat:

  • Vastuut
  • Määräajat
  • Tavoitteet
  • Taidot
  • Kokemus
  • Tiedot
  • Fysiikka/voima
  • Persoonallisuus

Yritä tehdä työn kuvaus mahdollisimman yksityiskohtaiseksi. Näin vältät hakijat, jotka ovat ymmärtäneet väärin, mitä etsit.

Vinkki: Lue, miten voit kirjoittaa erinomaisen kuvauksen vapaaehtoistyölle.

4. Tarjoa kannustin vapaaehtoistyölle

Vapaaehtoiset ovat tyypillisesti palkattomia, mikä tarkoittaa sitä, että sinulla täytyy olla jokin kannustin tehdäksesi houkuttelevan ehdotuksen. Sinun täytyy ajatella luovia tapoja rekrytoida vapaaehtoisia.

Seuraavassa on joitakin mahdollisia kannustimia, joita voit antaa vapaaehtoisille:

  • Vapaa pääsy tapahtumaan
  • Backstage passit
  • Ruoat ja juomat
  • Alennukset tuotteista tai palveluista
  • Työkokemus
  • Suosituskirje

Kannustimen ei pitäisi olla vain jotain, jota ilman sinun on helppo elää. Sillä pitäisi olla todellinen arvo mahdollisille vapaaehtoisille.

Ajattele sitä palkkana. Et tee työtäsi ilmaiseksi, miksi heidän pitäisi? Kannustimen pitäisi olla yhtä suuri tai arvokkaampi kuin vapaaehtoistyöhön kuluva aika ja työ.

Vinkki: Tutustu näihin hyviin kannustimiin tapahtuman vapaaehtoisille, jotta voit päättää, mitä itse käytät.

5. Etsi mahdolliset tapahtuman vapaaehtoiset

Tiedät, mitä on tehtävä, kuka voi tehdä sen ja mitä tarjoat vastineeksi. Tähän mennessä kaikki hyvin. Nyt sinun on oikeasti löydettävä tapahtuman vapaaehtoiset.

Käytä olemassa olevia kanavia

Ensimmäinen asia, jonka voit tehdä, on käyttää olemassa olevia kanavia, joissa mainostaa vapaaehtoistyön mahdollisuutta. Julkaise sosiaalisessa mediassa, lähetä postituslistalle ja kysy henkilökohtaiselta verkostoltasi.

Vinkki: Lue, miten voit mainostaa vapaaehtoistyötä verkossa.

Kysy muilta organisaatioilta

Hyvä tapa hankkia vapaaehtoisia on kysyä muilta organisaatioilta, jotka käyttävät niitä. On todennäköistä, että heillä on muutama hyvä ehdokas tiedoissaan, jonka he voivat jakaa kanssasi.

Vinkki: Hyväntekeväisyysjärjestöt kuten Cancer Research UK ja British Heart Foundation käyttävät vapaaehtoisia tapahtumissaan.

Hae vapaaehtoisten tietokantoja

Voit myös etsiä olemassa olevia tietokantoja vapaaehtoisista löytääksesi ne, jotka ovat jo rekisteröityneet vapaaehtoisiksi. He etsivät vain oikeaa tilaisuutta.

Vinkki: Voit etsiä ehdokkaita sivustoilta, kuten SignUp.com löytääksesi ehdokkaita tapahtumaasi.

Anna heidän löytää sinut

Voit myös lisätä itsesi sivustoille ja foorumeille, jotka auttavat vapaaehtoisia löytämään työmahdollisuuksia. Varmista vain, että tapahtuma tai syy on niiden arvoinen (katso 4).

Vinkki: Lisää tilaisuutesi Do-it.org-sivustoon tullaksesi huomatuksi.

6. Rekrytoi tapahtuman vapaaehtoiset

Kun olet löytänyt mahdolliset ehdokkaat vapaaehtoistyöhön, on aika tehdä esivalinnat, haastatella ja rekrytoida parhaat.

Esivalinnat

Jos saat paljon hakemuksia, voit hylätä hakijat, jotka eivät sovi sinulle, käyttämällä seulontakyselyä.

Kyselylomakkeella kysytään heidän taitojaan, kiinnostuksen kohteitaan ja vapaaehtoistyön syitä. Se voi myös auttaa sinua jakamaan heidät tiettyihin vapaaehtoistehtäviin ennen haastattelua.

Haastattelu

Jos tapahtuma on suhteellisen pieni, haastattele jokainen vapaaehtoinen henkilökohtaisesti. Vaihtoehtoisesti voit tehdä Skype-puhelun heidän kanssaan, jos ne eivät ole lähellä.

Henkilökohtainen haastattelu antaa sinulle paljon paremman käsityksen siitä, ketä he ovat henkilöinä, ja haluatko heidät tapahtuman vapaaehtoisryhmään.

Rekrytoi

Kun olet valinnut parhaat ehdokkaat, on aika palkata heidät. Lue tämä vapaaehtoisen rekrytointiprosessi, joka auttaa sinua viimeistelemään hakusi.

Löysitkö vapaaehtoisia?

Toivottavasti tämä opas on auttanut vapaaehtoistyöntekijän löytämisessä. Sinulla pitäisi nyt olla erinomainen tiimi, joka on valmis auttamaan tapahtumassasi.

Nyt sinun on otettava selvää, miten johtaa vapaaehtoistyöntekijäryhmää, minkä katamme pian tässä blogissa.

Pysy kuulolla!