Häät ovat niin monimutkaisia juhlia, että niiden suunnittelun ympärille on muodostunut oma ammattikuntansa. Tapahtumajärjestäjät saattavat jossain vaiheessa huomata olevansa pikkuhiljaa muuttumassa hääsuunnittelijoiksi, mutta häiden suunnittelua ei voi verrata yleisten tapahtumien suunnitteluun.
Kätevä oppaamme on täynnä hyödyllisiä hääsuunnitteluvinkkejä. Aloita hääsuunnittelun harjoittelu lukemalla se läpi, haluatpa sitten järjestää häät pienessä metsämökissä tai valtavalla stadionilla.
Tärkeimmät asiat hääsuunnittelussa
Käydään ensin läpi muutamia perusasioita.
Budjetti
Se on tietenkin otettava huomioon kaikissa tapahtumissa, mutta se on myös hääsuunnittelun lähtökohta, sillä kaikki muu määräytyy budjetin mukaan. Kun se on tiedossa, koko ja tapahtumapaikka on helpompi määrittää.
Vinkki: Tutustu tapahtumabudjetin valmistelua koskeviin ideoihin.
Koko
Kuinka suuret häistä on tarkoitus tulla? Tämä on merkittävin häitä koskeva päätös. Muista häiden koosta nämä muutamat asiat:
Pienet häät
Pienet häät ovat edullisia, tai ainakin tavallista edullisempia. Vähemmän vieraita, pienempi tapahtumapaikka ja vähemmän huolehdittavaa. Huono puoli on, että vierasluetteloa on karsittava. Miten selittää asia heille, jotka eivät kutsua tule saamaan? Se onkin hankalaa.
Suuret häät
Huikeita häävastaanottoja, luksusjahteja ja eksoottisia lintuja. Ihan niin pitkälle ei tarvitse mennä, mutta suuret häät ovat monesti jännittäviä tapahtumia. Suuret häät kuitenkin tarkoittavat myös suuria kuluja. Ne vaativat paljon rahaa, ja tarpeeksi suuren tapahtumapaikan löytäminen voi olla haastavaa.
Tapahtumapaikka
Kun olet määritellyt budjetin ja häiden koon, on pohdittava tapahtumapaikkaa. Voi olla yllättävää, miten paljon sellaisen löytäminen vaatii. Suuri, pieni, perinteinen, moderni, hyvät kulkuyhteydet, ainutlaatuinen…
Panosta valintaan riittävästi aikaa ja energiaa.
Vinkki: tutustu upeisiin vihkimispaikkoihin.
Suunnitteleminen: milloin kannattaa aloittaa ja mitä pitää tehdä?
Kun hääsuunnittelun perusasiat ovat kunnossa, on aika siirtyä pienempiin yksityiskohtiin. Erilaisia huomioonotettavia asioita on valtavasti.
Yksikään hääsuunnitelma ei ole samanlainen, mutta alla olevasta luettelosta saat jonkinlaisen käsityksen asiasta: Mitä asioita sinun on varattava ja milloin?
Välittömästi
Hoida nämä asiat välittömästi, sillä niiden kanssa ei kannata viivytellä.
Asioiden kokoaminen
Pidä kaikki suunnitteluun liittyvät asiat ja dokumentit samassa paikassa. Käytä apuna esimerkiksi muistilehtiötä, kansiota tai jaettua Drive-kansiota.
Vinkki: näistä hääsuunnittelumalleista voi olla hyötyä.
Paikkojen varaaminen
Vihkimistä, valokuvausta, vastaanottoa ja muita tapahtumia varten. Hoida varaukset pois alta mahdollisimman nopeasti.
Vinkki: helpota paikkojen valintaa tutustumalla kysymyksiin, joihin hääpaikan on vastattava.
Seremoniamestarin varaaminen
Jos he ovat suosittuja, sinun on oltava jonotuslistalla.
Vinkki: voit etsiä seremoniamestareita täältä.
Koristelu- ja viihdevaihtoehtojen tutkiminen
Esiintyjät, floristit, sisustussuunnittelijat, valokuvaajat, pitopalvelu ja niin edelleen. Tutki, millaisia vaihtoehtoja on tarjolla.
Vinkki: täältä löydät inspiraatiota hääsuunnittelijan löytämiseen ja erilaisiin viihdevaihtoehtoihin.
8 kuukautta ennen häitä
Häät ovat vähän kuin lentoon lähtevä raketti, tai ei ehkä sentään, mutta molemmissa on oma lähtölaskentansa! On aika alkaa valmistella seuraavia asioita.
Hääavustajien valitseminen
Morsiusneidot ja bestmanit on valittava tässä vaiheessa. Jos he kieltäytyvät, sinulla on runsaasti aikaa varahenkilöiden etsimiseen.
Vinkki: lue lisää hääavustajien valitsemisesta.
Valokuvaajien varaaminen
Tässä vaiheessa on hyvä varata valo- tai videokuvaajat. Varaa heidät nyt.
Vinkki: voit etsiä häävalokuvaajaa tältä sivustolta.
Esiintyjien varaaminen
Bändit, puhujat, sirkusesiintyjät. Varaa heidät suurin piirtein 8 kuukautta etukäteen.
Vinkki: etsi vuokrattavia hääesiintyjiä täältä.
Pitopalveluihin tutustuminen
Tapaa pitopalveluiden pitäjät henkilökohtaisesti tai pidä ainakin videoneuvottelu heidän kanssaan. Vilkaise nopeasti myös heidän keittiöönsä, jos mahdollista. Tarjoilujen suhteen ei ole varaa tehdä virheitä muun muassa terveysriskien ja valikoivien häävieraiden takia.
Vinkki: aloita pitopalveluiden etsiminen täältä.
Majoittaminen
Varmista, että vieraille on olemassa sopivia vaihtoehtoja. Hotellihuoneiden varaaminen täydentää häävieraiden kokemuksen.
Vinkki: lue lisää vinkkejä majoituksen valitsemisesta häävieraille.
Hääjuhlan verkkosivut
Luo tyylikkäät verkkosivut. Digitaalinen näkyvyys on välttämätöntä hääsuunnittelun maailmassa.
Vinkki: tutustu hääsivustojen luomista koskeviin vinkkeihin.
6 kuukautta etukäteen
6 kuukautta ennen häitä on tehtävä jonkin verran varauksia, järjestelyjä ja organisointia.
Hääavustajien vaatteet
Päätä kaikki asuihin liittyvät asiat tässä vaiheessa. Morsiusneidoilla ja bestmanilla on oltava riittävästi aikaa saada itselleen sopivat hääasut.
Vinkki: lue yhteensopivia hääasuja käsittelevä opas.
Hääjuhlien logistiikka
Perehdy vähitellen logistiikkaan, kuten ulkoilmatapahtumissa bajamajoihin, istumajärjestelyihin ja sähköjen järjestämiseen.
Vinkki: tästä artikkelista saat vinkkejä hääsuunnittelun aikatauluttamiseen ja logistiikkaan.
Floristin varaaminen
Floristeja ei tarvitse varata yhtä aikaisin kuin muita häiden palveluntarjoajia, mutta heidätkin on silti varattava hyvissä ajoin.
Vinkki: tutustu hääfloristeihin täällä.
Paikallisten kuljetusten järjestäminen
Aiotpa sitten vuokrata limusiineja tai turvautua Uberiin, kuljetus on tarpeen muualta saapuville häävieraille.
Vinkki: voit halutessasi vuokrata tilaisuutta varten hääauton.
Aikataulun laatiminen
Määrittele, kuka tekee mitä ja milloin, sillä sekaannuksiin ja odotteluun ei ole varaa hääpäivänä. Tanssiminen, hääkakun leikkaaminen, puheet ja niin edelleen.
Vinkki: voit käyttää apunasi tätä hääpäiväaikataulun esimerkkiä.
2 kuukautta etukäteen
H-hetki lähestyy! On aika siirtyä yksityiskohtiin.
Harjoittelupaikkojen varaaminen
Harjoitusjuhlia ja -illallisia varten on tehtävä muutamia varauksia.
Vinkki: löydät ideoita harjoitusillallisiin tästä artikkelista.
Tilaa kakku!
Hoida kakun suunnittelu ja varaus. Piirakatkin käyvät. Useimmissa häissä nautitaan kakkua, joka onkin usein juhlien kohokohta.
Vinkki: löydät hääkakkujen valmistajia tästä luettelosta.
Puheiden pitäminen
Ketkä pitävät puheen hääjuhlan aikana? Kysy haluamiesi puhujien kiinnostusta tässä vaiheessa. Haluat ehkä myös suurin piirtein tietää, mitä he aikovat sanoa.
Vinkki: tässä artikkelissa käsitellään hääpuheiden ajoittamista.
Palveluntarjoajien pitäminen ajan tasalla
Pidä huolta siitä, että palveluntarjoajat ovat tietoisia aikataulusta. Mitä useampi sen tietää, sitä sujuvammin asiat hoituvat.
Valokuvaajan tapaaminen
Tutustukaa hääpaikkaan yhdessä ja keskustelkaa toivotuista otoksista.
Vinkki: tässä artikkelissa tutustumaan häävalokuvien aikataulutukseen.
Kutsujen lähettäminen
Nyt voit vihdoinkin lähettää kutsut vieraille. Pyydä vieraita vahvistamaan osallistumisensa suurin piirtein 5 viikkoa ennen juhlia.
Vinkki: hääkutsujen etikettiä käsittelevässä artikkelissa annetaan hyviä ideoita.
1 kuukausi etukäteen
Tätä varten sinä olet harjoitellut. Jaksaa, jaksaa!
Osallistumisvahvistusten seuraaminen
Voit pitää vieraista kirjaa helposti digitaalisilla työkaluilla.
Vinkki: Billetton kaltaiset lipunmyyntisovellukset helpottavat vieraiden ilmoittautumista.
Istumajärjestyksen suunnitteleminen
Useissa hääjuhlissa hyvä tunnelma varmistetaan istumajärjestelyillä.
Vinkki: käytä apuna näitä pöytäjärjestyksen suunnitteluideoita.
Hääjuhlien aikataulu
Varmista, että morsiusneidot ja bestmanit tietävät oman aikataulunsa. Valokuvaus ja muut tärkeät asiat vaativat heidän huomiotaan hääpäivänä.
Vinkki: tässä oppaassa käsitellään hääjuhlien aikataulutusta.
Hääjuhlien tarkistuslistat ja muut työkalut
Koska tehtävää on niin paljon, on tärkeää, että pysyt aina tilanteen tasalla. Onneksi voit käyttää apuna esimerkiksi hääsuunnittelusivustoja ja -sovelluksia. Tässä niistä muutamia suosituimpia:
WeddingWire
WeddingWire-palvelussa voit seurata edistymistä digitaalisesti, mukauttaa tehtäviä ja synkronoida budjettia.
Zola
Zola hoitaa kaiken mahdollisen, kuten ilmoittautumiset, verkkosivujen luomisen ja kutsujen suunnittelun. Se on kattava hääjuhlien tarkistuslista.
Mint
Se auttaa hääbudjetin seuraamisessa ja laskujen hallinnassa.
The Knot
Tämä on sopivin vaihtoehto Apple-laitteiden ystäville. Se on mukautettava ja täynnä hyödyllisiä hääsuunnitteluvinkkejä.
Vinkki: Kaipaatko lisää vaihtoehtoja? Sinulle on kädet täynnä työtä, mutta hyödyllisiä työkaluja on runsaasti.
Oletko valmis H-hetkeen?
Minkälaisia hääsuunnitteluvinkkejä sinä olet hyödyntänyt? Kerro niistä meille alla olevassa kommenttiosiossa.
