Tapahtuman isännöinti voi olla stressaavaa, mutta harvoissa tapahtumissa on niin paljon tekemistä kuin urheilutapahtumassa.
Niinpä olemme laatineet oppaan urheilutapahtuman vetämisestä, jotta pääset ulos elävänä.
Lue lisää…
- Mitä tarkastaa uudelleen tapahtumapäivänä
- Kuinka opastaa tiimiä
- Mitä varata osallistujille ja urheilijoille
- Miten tapahtumaa voidaan mainostaa kuvien avulla
- Mitä tehdä, kun se on ohi
1. Tarkista sääennuste
Jos urheilutapahtuma pidetään ulkona, on tärkeää, että tarkistat sääennusteen tapahtumapäivälle.
Olet ehkä tarkistanut sen etukäteen, mutta – kuten me kaikki tiedämme – sää voi muuttua hetkessä.
Tämä pätee erityisesti, jos asut Lontoon kaltaisessa kaupungissa, jossa voit kokea kaikki neljä vuodenaikaa yhdessä päivässä.
Vinkki: Voit käyttää Met Office -verkkosivustoa tarkistamaan sääennusteen, mutta tarkista vielä muut lähteet, kuten BBC Weather ja Accuweather.
2. Opasta urheilutapahtuman tiimiä
On tärkeää, että opastat tapahtumatiimiäsi ennen osallistujien ja urheilijoiden saapumista.
Voit tulostaa tapahtuman aikataulun ja luovuttaa sen kaikille tiimin jäsenille ja vapaaehtoisille, joten jokainen tietää missä mennään.
Varmista, että ensiavun vapaaehtoistyöntekijällä on kaikki, mitä tarvitaan onnettomuuden tai pelaajan loukkaantumisen sattuessa.
Vapaaehtoistyöntekijöillä olisi oltava kaikki tarvikkeet, jota he tarvitsevat työssään. Heidän tulisi myös tietää, kuka yhteyshenkilö on tapahtuman aikana ilmenevien ongelmien varalta.
Tiimin opastuksen tarkoituksena on varmistaa, että tiimisi voi suorittaa tehtävänsä mahdollisimman itsenäisesti.
Vinkki: Lue opas siitä, miten arvioida tapahtumaryhmän suoritusta, jotta tiedät, mitä yksityiskohtia käydä läpi opastuksen aikana.
3. Tee terveys- ja turvallisuuskierros
Kun järjestät urheilutapahtuman, on hyvä tehdä terveyttä ja turvallisuutta koskeva tarkastus itse urheilupäivänä.
Hyvänä tapahtuman suunnittelijana olet tehnyt etukäteen kaikki terveys- ja turvallisuussuunnitelmat. Mutta on aina hyvä tarkistaa uudelleen, onko jotain muuttunut.
Vinkki: Tutustuterveyttä ja turvallisuutta koskevaan oppaaseen tapahtumissa.
4. Tarkista kaikki tekniset laitteet
Jos isännöit isompaa urheilutapahtumaa, saatat tarvita mikrofoneja, äänijärjestelmiä ja jopa lavoja kommunikoidaksesi osallistujien kanssa.
Varmista, että kaikki tekniset laitteet toimivat niin kuin pitäisi. Näin tiedät, ettei teknisiä ongelmia ole silloin kun sinulla on ilmoitusluontoista asiaa.
Haluat myös välttää ongelmia äänen kanssa siinä tapauksessa että joku urheilija loukkaantuu pelin aikana ja haluat ilmoittaa siitä.
Vinkki: Lue tämä opas siitä, miten teet stressittömän soundcheckin, jotta olet valmiina tulevaan.
5. Laita urheiluvälineet valmiiksi
Toimitatko tarvikkeet urheilijoille? Varmista sitten, että ne ovat valmiina kun he saapuvat. Jos urheilijat tuovat omat varusteensa, sinun on myös annettava heille paikka, minne jättää ne.
Vinkki: Voit löytäähyviä tarjouksia urheiluvälineistä netissä tai löytää hyviä käytettyjä urheiluvälineitä eBaysta.
6. Hanki virvokkeita
Riippumatta siitä, millainen urheilutapahtuma on kyseessä, urheilijoiden (ja osallistujien) on tärkeää pysyä nesteytettyinä.
Jos urheilutapahtuman liput sisältävät virvokkeita, varmista, että tervetulojuomat ovat valmiina kun vieraat saapuvat.
Sinun pitäisi myös varastoida runsaasti pullotettua vettä urheilijoille. He arvostavat todennäköisesti myös välipaloja, kuten hedelmä- ja proteiinipatukoita.
Vinkki: Käytä tätä opasta kesäisin juomiin inspiraationa urheilutapahtumia varten.
7. Laita palkinnot esille
Jos urheilijat kilpailevat palkinnoista, valmistele ne ja varmista, että ne ovat kiillotettuja ja siististi rivissä kaikkien nähtävillä.
Jos luovutat erityisen arvokkaita palkintoja, varmista, että turvallisuus on kunnossa.
Vinkki: Etkö ole vielä tilannut palkintoja? Tutustu tähän firmaan, jokatoimittaa palkintoja ja mitaleja.
8. Rekisteröi ja opasta osallistujia
Jos kyseessä on suuri urheilutapahtuma, on tärkeää laatia rekisteröintilomake, jotta voit pitää kirjaa kaikista, jotka saapuvat paikalle. Se helpottaa myös niiden seurantaa, jotka eivät ilmestyneet paikalle.
On myös hyvä, jos sinulla on tapahtumaohjelma käsillä, jonka avulla voit opastaa osallistujia. Lisää siihen kartta, jos tapahtumassa on useampi kuin yksi peli kerrallaan.
Vinkki: Voit käyttää esimerkiksi Canva-sivustoa tapahtuman ohjelman ulkoasun helppoon suunnitteluun.
9. Ota valokuvia ja tallenna videoita
On uskomattoman tärkeää, että laitat videokamerat valmiiksi ja että sinulla on valokuvaaja, joka dokumentoi urheilutapahtuman.
Urheilufanit rakastavat levittää kuvia tapahtumasta jälkeenpäin. Kuvat ja videot ovat myös korvaamattomia tapahtuman jatkotoimiin ja sosiaalisen median mainostamisessa.
Vinkki: Lue opas siitä, miten löytää pätevä tapahtuman valokuvaaja.
10. Kannusta jakamaan sosiaaliseen mediaan
Et ole ainoa, joka on kiinnostunut jakamaan, mitä urheilutapahtuman aikana tapahtuu.
Sinun tulisi rohkaista osallistujia, urheilijoita ja vapaaehtoisia jakamaan tapahtumapäivityksiä sosiaaliseen mediaan.
Luo tapahtumalle hashtagi sosiaalisen median alustoille kuten Instagrammiin ja Twitteriin. Näin sosiaalisen median seuraajien on helppo nähdä, mitä tapahtuu.
Vinkki: Lue tämä opas tietääksesi miksi ja miten luodaan hashtagi.
11. Luovuta palkinnot
Kun urheilijat ovat näyttäneet parastaan, on aika luovuttaa palkinnot.
Palkintojenjakotilaisuus on tilaisuutesi loistaa tapahtuman isäntänä. Jos et pidä julkisesta puhumisesta, järjestä tiimin jäsen, joka on hyvä tässä.
12. Pakkaa kaikki pois ja sano hyvästit
Kun kaikki on sanottu ja tehty, on aika sanoa hyvästit kaikille osallistujille. Kiitä urheilijoita erinomaisesta suorituksesta ja pakkaa kaikki tarvikkeet pois.
Jos järjestit ulkoilmatapahtuman, haluat varmistaa, ettei roskia jää paikan päälle. Se ei ainoastaan ole haitallista ympäristölle, vaan voit saada sakon siitä.
Väsynyt?
Älä ole.
Pyyhi otsasi, varastoi elektrolyyttejä ja valmistaudu viimeiseen kierrokseen: Seuranta.