On olemassa hyviä syitä parantaa vieraiden ilmoittautumista tapahtumiin. Sisäänkäynti on ensimmäinen yhteys yleisöön. Sinulla on järjestäjänä hyvä tilaisuus tehdä hyvä ensivaikutelma vieraisiin.
Sujuva ilmoittautuminen pitää jännitystä korkealla – ja jonon pituutta alhaalla. Se myös kertoo, mitä tuleman pitää.
Käänteisesti negatiivinen kuva voi vahingoittaa mainettasi ennen kuin tapahtuma edes käynnistyy. Pitkät odotusajat voivat vaimentaa ilmapiiriä, jota olet yrittänyt luoda niin kovasti.
Näin ollen tapahtumien järjestäjällä on monia asioita, joita on syytä ottaa huomioon jonojen sujuvaan hallintaan.
Tärkeimmät näkökohdat vieraiden ilmoittautumisessa tapahtumiin
Ennen kuin pääsemme siihen, ”miten” vieraat ilmoittautuu, on joitakin asioita, joita sinun tulisi ottaa huomioon ensin.
1. Aseta sisääntulot
Asiakkaille tulisi olla saatavilla useampi kuin yksi ilmoittautumispiste, varsinkin jos puhumme tuhansista osallistujista.
Tämä vaatii paikan, jossa on useita ovia tai sisäänkäyntejä. Mitä nopeammin yleisö voi siirtyä sisäänpääsylle, sitä onnellisempia he ovat.
Vinkki: Lue opas siitä, miten löydät ihanteellisen tapahtumapaikan, jotta voit ottaa tämän huomioon ajoissa.
2. Järjestä useita ilmoittautumispisteitä
Useat ilmoittautumispisteet estävät vieraiden pakkautumisen yhteen paikkaan. Pitkä jono saa tapahtuman järjestäjien näyttämään epäpäteviltä. Tavoitteena on jonojen minimointi mahdollisimman pian.
3. Valitse oikeat ihmiset työhön
Tapahtuman järjestäjänä yksi osa työstäsi on oikeiden ihmisten palkkaaminen hallitsemaan tapahtuman vieraslistaa. Henkilöt, joilla on hyvät sosiaaliset taidot, ottavat vastaan ilmoittautumiset kasvotusten. Ryhmän jäsen, joka on poikkeuksellisen huolellinen, tulee käsitellä paperityöt. Ja niin edelleen.
4. Onko sinulla riittävästi työvoimaa?
Jokaisella sisäänkäynnillä tulee olla vähintään yksi henkilö tarkastamaan vieraita. Kun kyseessä on suurempi väkijoukko, on myös välttämätöntä, että paikalla on enemmän kuin yksi henkilö hätätilanteen varalta.
5. Varasuunnitelma työskennellessäsi ohjelmiston avulla
Sovelluksilla ja ohjelmilla on taipumus kaatua, kun sitä vähiten odottaa – tai haluaa. Mitä sitten? Pidä aina varasuunnitelma, olipa kyse sitten oman kännykän hotspotista, jos wifi kaatuu tai paperin tulostaminen vieraiden ilmoittautumisen varalle.
6. Valitse oikeat resurssit
Varmista, että käytät nopeinta tapaa rekisteröidä osallistujia viivästysten estämiseksi. Paperi ovat vanhanaikainen tapa, mutta tekee tehtävänsä. Mutta haluat ehkä mieluummin käyttää digitaalista luetteloa sovelluksen avulla.
Vinkki: Tutustu lipunmyyntiohjelmaamme ja katso, onko tämä se ratkaisu, joka voisi toimia tapahtumassasi.
7. Lajittele lahjat
Aiotko antaa vieraillesi rannekkeen, juomaliput, goodiebägit tai muita tavaroita, kun ne tulevat sisään? Jos olet, lajittele ne etukäteen, jotta ihmisten virta kulkee ja vältät jonot.
8. Pidä opasteet yksinkertaisia
Me kaikki varmaan vihaamme jonon ohittajia? He voivat pilata kaikkien mielialan sekunnissa. Tapahtuman järjestäjänä et halua tätä. Estääksesi jonkun ohittamasta jonoa, aseta yksinkertaisia ja helppoja kylttejä.
Vinkki: Lue opas tapahtumien kylteille, jotta saat paremman käsityksen siitä, mikä toimii ja mikä ei.
Tapahtumaan ilmoittautuminen
Tapahtuman ilmoittautumisprosessi sisältää monia tehtäviä, jotka ovat vieraiden tervehtiminen, tarkastaminen porteilla ja tapahtumaohjelman jakaminen.
Tämä voi vaikuttaa yksinkertaiselta: Kysy vierailta heidän nimensä, etsi se luettelosta tai järjestelmästä ja anna heille tapahtuman ohjelma.
Niin yksinkertainen kuin saattaa tuntua, on odottamattomia olosuhteita, joista voi tulla ongelmia muuten yksinkertaisen ilmoittautumisprosessin yhteydessä.
1. Tapahtuman kuokkavieraat
Kuvittele, että joku ilman kutsua tai lippua yrittää päästä tapahtumaan. Hänen nimensä etsiminen luettelosta johtaa umpikujaan, sekä pitkittää jonoa ja tuhlaa kaikkien aikaa.
Vinkki: Voit valmistautua tähän lukemalla lisätietoja siitä, miten tapahtuman kuokkavieraat pidetään loitolla.
2. Materiaalien jakaminen
Jos aiot antaa rintamerkkejä, rannekkeita tai kortteja sisäänkäynnillä, varmista, että lajittelet ne etukäteen. Kun jaat yksilöllisiä materiaaleja, asettele ne erilliseen pöytään, johon voit ohjata vieraat.
Vinkki: Tässä artikkelissa kerrotaan,miten voit pitää tapahtumamateriaalit järjestyksessä.
3. Odottamattomat (mutta tervetulleet) vieraat
Toiko korkean profiilin vieras seuralaisen? Pyysikö vieras anteeksi RSVP-määräajan unohtamisesta? Haluaako hän rekisteröityä nyt?
Kaikki nämä voivat estää sujuvan ilmoittautumisen muille vieraille. Keskustele ennen tapahtumaa tapahtumapäällikön kanssa siitä, miten tällaisia pyyntöjä käsitellään. Tämä säästää aikaa tapahtumapäivänä.
Ideoita vieraiden ilmoittautumiseen tapahtumissa
On monia tapoja tarkistaa vieraat tapahtumissa, perinteisestä kynän ja paperin menetelmästä tekniikan kehittyneempiin tapauksiin.
1. Manuaalinen ilmoittautuminen
Vaikka manuaalista ilmottautumista ei arvosteta niin paljon näinä päivinä, se on edelleen hyvin kätevää ja kustannustehokasta pienille väkijoukoille. Niihin riittää yksinkertaisesti kynä ja tulostettu vieraslista.
2. RFID
RFID-rannekkeet ovat saavuttaneet suuren suosion viime aikoina. He vaativat NFC tabletin tai älypuhelimen skannausta varten. Ne käyttävät osallistujien tietoja ja antavat heille pääsyn rajoitetuille alueille. RFID-rannekkeet auttavat myös tapahtuman järjestäjiä seuraamaan kävelyreittejä.
3. Ilmoittautumiskioskit
Itsepalvelukioskit mahdollistavat yksittäisten henkilöiden ilmoittautumisen ilman tapahtuman henkilökunnan apua. Ilmoittautujat voivat käyttää QR-koodia tarkistukseen ja välttääkseen jonot.
4. Tabletit
Tekniikan ihmelapset arvostavat tabletteja, jotka on asennettu jalustalle tai pöydälle. Nämä mahdollistavat itsepalvelun helppokäyttöisen käyttöliittymän avulla. Niitä on myös helppo liikuttaa ja ne vie hyvin vähän tilaa.
5. Kääntöportit
Kääntöportitovat hyviä, kun suurin osa tapahtumistasi tapahtuu samassa paikassa. Niissä on sisäänrakennettu viivakoodinlukija, joka mahdollistaa helpon skannauksen. Ne eivät myöskään vaadi henkilöstöä. Koska ne eivät vaadi manuaalista tarkistusta, ne sopivat erinomaisesti VIP-tapahtumiin, kuten hyväntekeväisyystapahtumiin ja gaaloihin.
6. Tapahtumasovellukset
Tapahtumasovellukset tekevät rekisteröintiprosessista vaivatonta. Joillakin saattaa olla jopa itsepalveluilmoittautuminen sisäänrakennettuna prosessin helpottamiseksi. Ne vähentävät logistiikan, kuten jonojen ja ilmoittautumispisteiden tarvetta. Tällaiset sovellukset ovat ihanteellisia suurissa väkijoukoissa, sillä asiakkaat voivat skannata lippunsa puhelimillaan.
Vinkki: Tutustu parhaiden lipunmyyntisivustojen luetteloon, jotta tiedät, minkä valita tapahtumallesi.
7. Viivakoodinlukijat
Viivakoodinlukijatovat laitteita, jotka skannaavat QR-koodit ja viivakoodit. Ne ovat laitteita, jotka on tarkoitettu yksinomaan lippujen skannaamiseen ja jotka voivat skannata useita viivakoodeja samaan aikaan.
Valmistaudu ilmoittautumiseen
Ilmoittautuminen voi olla stressaavaa, mutta sen ei tarvitse olla. Toivomme että voit hallita paremmin tapahtumaan ilmoittautumista näiden vinkkien ja ohjeiden avulla.
Kerro meille kommenteissa, miten käsittelet sisäänkäyntejä ja jaa muille, mikä toimii parhaiten.