Billetto Blog

Go out more.

yksityisjuhlat

by on Vastaa

Vahvista Yhteyksiäsi: Miten Pitää Yhteyttä Yksityistilaisuuden Jälkeen

Huh huh! Olet työskennellyt olan takaa, jotta yksityinen tapahtuma olisi paras mahdollinen. Nyt on aika laittaa jalat ylös ja…

Ei, on vielä yksi asia. Itse asiassa on vielä seitsemän muuta asiaa.

Lue lisää…

    • Miksi sinun pitäisi kiittää kaikkia käynnistä
    • Miten tiedät, oliko tapahtuma onnistunut
    • Mitä kysymyksiä kysyä osallistujilta
    • Miten järjestää tapaaminen, jotta pysytte yhteyksissä
    • Mitä katsoa budjetista
    • Miten hyödynnät tapahtuman muistoja
    • Miten valmistautua seuraavaa yksityistilaisuutta varten

Tämä on matkan viimeinen vaihe, joten laitetaan jalkaa toisen eteen.

1. Kiitä vieraitasi käynnistä

Sinun tulisi aina kiittää vieraita tapahtumaan tulosta. Yksityistilaisuudet ovat yleensä pienempiä kuin julkiset tapahtumat, mikä helpottaa kaikkien kiitämistä henkilökohtaisesti.

Viestitä vieraillesi erikseen ja kommentoi tiettyjä asioita tapahtumasta. Ehkä sinulla oli hyvä keskustelu jostain tai suunnittelitte tapaamista tulevaisuudessa.

Jos tapahtumassasi oli VIP-vieraita, kuten vaikuttajia, on hyvä myös kiittää heitä henkilökohtaisesti. He saattavat jopa olla kiinnostuneita tulemaan seuraavaan tapahtumaan ja auttamaan sinua mainostamaan sitä.

Sponsoroiko joku tapahtumaasi? Sitten sinun pitäisi näyttää heille, että arvostat tätä ja jakaa tärkeimmät luvut tapahtumasta heidän kanssaan.

Jos sinulla oli tiimi, joka auttoi järjestämään tapahtuman, pidä huoli että kerrot heille, miten paljon apua heistä oli.

Lopuksi sinun pitäisi kiittää yksityistilaisuutta isännöivää paikkaa. Jos he näkivät vaivaa siinä, että sait yksityisyyttä tapahtumassa, anna heille positiivista palautetta.

2. Tarkasta, saavutitko tapahtuman tavoitteet

Jos yksityinen tapahtuma oli syntymäpäivä, häät tai vuosipäivä, tavoitteena saattoi olla vain ihana päivä.

Mutta jos yksityinen tapahtuma oli liiketoimintaan liittyvää, sinun pitäisi tutkia, saavutitko tapahtumalla mitä halusit.

Halusitko esimerkiksi tehdä uusia yhteyksiä alalta? Olitko keskustelemassa yrityksen fuusiosta toisen yrityksen kanssa?

Jotkut näistä tavoitteista eivät ole saavutettavissa pelkästään tapahtuman avulla, mutta voit arvioida, auttoiko yksityistilaisuus vai ei.

Olivatko he vaikuttuneet paikasta, ruoasta ja palvelusta? Oliko paikka hyvä kokoukselle? Vai onko jotain, jonka voisit tehdä paremmin ensi kerralla?

Vinkki: Lue lisää siitä, miten pitää yhteyttä verkostoitumistapahtuman jälkeen.

3. Kysy palautetta siitä, kuinka hyvin suoriuduit

Palaute on ratkaisevan tärkeää tekemisiesi parantamiseksi. Vaikka yksityinen tapahtuma olisi epävirallinen, ei ole pahaksi kysyä osallistujien mielipiteitä.

Jos olet järjestänyt sukujuhlat, kysy kaikilta, kuinka hyvin suoriuduit. Ehkä heillä on hyödyllisiä ehdotuksia tai jopa vapaaehtoisia auttamaan seuraavassa juhlassa.

Jos yksityistapahtuma oli tiukkaa liiketoimintaa, sinun tulee silti kysyä osallistujilta palautetta. Se saa sinut näyttämään ammattimaisemmalta ja siltä että arvostat heidän mielipiteitään.

Lopuksi suuremmissa yksityistapahtumissa saatat tarvita kvantitatiivisen kyselytyökalun. Voit tarkastella muokattavia palautelomakkeita Google-lomakkeiden tai Survey Planetin kaltaisissa sivustoissa.

Vinkki: Tutustu meidän tapahtumien arvioinnin oppaaseen.

4. Vahvista yhteyksiäsi

Toivottavasti sinulla on ollut hauskaa seurustella kaikkien kanssa tapahtumassa. Ehkä olet saanut uusia ystäviä, ja haluat nähdä heidät uudelleen tapahtuman jälkeen.

LinkedIn on hyvä paikka ammattilaisille, jotka haluavat muodostaa yhteyden verkostoitumistapahtuman jälkeen. Lisää heidät yhteyksiksi ja lähetä heille viesti.

Miten pitää yhteyttä yksityistilaisuuden jälkeen: Järjestä tapaaminen kahvilassa.
Järjestä tapaaminen kahvilassa.

Facebook on paras paikka ottaa yhteyttä perheenjäseniin, joiden kanssa et ehkä ole puhunut pitkään aikaan. Lähetä viesti heille ja puhu tulevista häistä, syntymäpäivistä tai sukujuhlista.

Twitter ja Instagram ovat hyviä alustoja, joilla voit pysyä yhteyksissä vaikuttajiin, puhujiin tai julkkisvieraisiin, joita sinulla on ollut yksityisessä tapahtumassa.

Sosiaalinen media on hyvä, mutta kasvotusten tapaamiset ovat parempia. Katso, voitko vahvistaa suhteitasi sopimalla epävirallisen tapaamisen.

5. Ratkaiseva tekijä

Tapahtuman jälkeen kannattaa tarkistaa pankkitililtäsi, onko aihetta paniikkiin vai ei. Ylititkö budjetin? Vai onko sinulla vielä kolikoita jäljellä seuraavaan tapahtumaan?

Jos olet käyttänyt lipunmyyntiohjelmistoa, voit helposti nähdä, kuinka monta lippua olet myynyt (tai kuinka monta osallistujaa siellä oli, jos kyseessä oli ilmainen tapahtuma).

Kun sinulla on kaikkien palaute edessäsi, on myös helpompi arvioida, oliko paikkaan, ruokaan, juomaan ja viihteeseen käyttämäsi raha sen arvoista.

Voisitko venyttää budjettia seuraavassa yksityistilaisuudessa? Ehkä vaihtaisit juomat maksullisiksi sen sijaan, että ne olisivat ilmaisia koko yön? Tai ehkä jotkut yritykset sponsoroivat osan seuraavasta tapahtumasta?

Jos sinulla oli yrityssponsoreita tapahtumassa, sinun pitäisi jakaa tulokset heidän kanssaan. He saattavat olla kiinnostuneita sponsoroimaan tulevia tapahtumia, jos tämä osoittautui menestyksekkääksi.

6. Valmista ihmisiä seuraavaan yksityiseen tapahtumaan

Olettaen, että tapahtuma oli menestys, sinun pitäisi saada ihmiset valmistautumaan uusintaan… ja paljon paremmin kuin ennen.

Yksi tavoista, joilla saat ihmiset palaamaan yksityistilaisuuteen, on tarjota heille alennus seuraavasta tapahtumasta.

Toinen tapa on tehdä heistä vaikuttajia. Yksityiset tapahtumat ovat jo luonteeltaan eksklusiivisia. Mutta jos annat jonkun aiemmista vieraistasi tuoda ystävänsä seuraavalla kerralla, se antaa heille VIP-statuksen.

Molemmat lähestymistavat ovat erinomaisia, kun haluat käyttäää vierasta tapahtuman puolestapuhujana. Ne ovat erityisen hyödyllisiä yksityisissä tapahtumissa, koska mainostaminen on vähän rajoitetumpaa.

7. Luo sosiaalisen median sisältöä, johon laitat tapahtuman kohokohtia

Jos olet tehnyt hienoja muistoja vieraiden kanssa, niin toivottavasti ikuistit heille kuvia ja videoita.

Yksityistilaisuuden mainostamisen lähestymistavasta riippuen voit jakaa ne sosiaalisen median kanavillasi. Voit myös välittää ne asiakkaille erikseen.

Miten pitää yhteyttä yksityistilaisuuden jälkeen: Lähetä tapahtuman kohokohtia yksityisiin chat-ryhmiin.
Lähetä tapahtuman kohokohtia yksityisiin chat-ryhmiin.

Jos sinulla on paljon videota ja kuvia, käy ne läpi ennen kuin lataat kaiken nettiin tai sähköpostiin.

Luo kuvakollaasi tapahtuman kohokohdista, jossa on parhaat tai mieleenpainuvimmat hetket päivästä. Näin näytät yksityistilaisuutesi parhaimmalla mahdollisella tavalla.

Yhteenveto

Yksityisen tapahtuman järjestäminen on usein opettava kokemus, jopa kaikkein kokeneimmalle tapahtuman järjestäjälle.

Toivottavasti olet tullut tästä tapahtumasta viisaammaksi.

Jos haluat yksinkertaistaa lipunmyynnin seuraavaan tapahtumaan, harkitse lipunmyyntijärjestelmän käyttöä. Voit tehdä tapahtumasta sekä yksityisen että maksuttoman, jos et aio myydä lippuja.

Kiitos, että luit tämän, ja onnea seuraavan tapahtuman kanssa!

by on Vastaa

Yksityistilaisuuden isännöintiopas (9 vaihetta)

Olet onnistuneesti suunnitellut yksityistilaisuuden ja nyt se päivä on koittanut. Vaikka siitä tulee epäilemättä hauskaa, on vielä paljon asioita, mitä tulee ottaa huomioon isäntänä.

Lue lisää seuraavista aiheista…

  • Varmista, että paikalle pääsy ja opasteet ovat asianmukaisia
  • Järjestele pöydät ja istuimet
  • Luo oikea tunnelma musiikin ja valaistuksen avulla
  • Tee puhujien ja viihdyttäjien olo mukavaksi
  • Testaa kaikki tekniset laitteet
  • Aloita tapahtuma oikealla tavalla
  • Talleta muistot ja jaa ne verkossa

Kun kaikki on sanottu ja tehty, olet luonut vieraillesi unohtumattoman yksityistilaisuuden.

1. Varmista, että paikalle pääsy on helppoa

Koska järjestät yksityistilaisuutta, voi olla että juhlapaikkaan ei ole aivan yhtä helppo päästä kuin muihin tiloihin.

Siksi on hyvä tarkistaa heti ensimmäisenä, miten sinne päästään. Jos jollakin vieraistasi on erityistarpeita, varmista, että he pääsevät sisään, vessaan ja itse tilaan.

Vaikka sinne olisi suhteellisen helppo löytää, ei aina ole helppoa navigoida uudessa paikassa. Auta vieraitasi asettamalla kylttejä näyttämään tietä.

Tässä paikkoja, joihin voit sijoittaa kylttejä:

  • Sisäänkäynti
  • Tapahtuman tilat
  • Hätäuloskäynnit
  • Vessat
  • Vaatesäilö
  • Tupakointialue

Sinun pitäisi tietysti pyytää paikan omistajalta lupa kylttien ripustamiseen.

Vihje: Tässä inspiraatiota tapahtumien kyltteihin.

2. Järjestä pöydät ja istuimet

On useita eri tapoja istumajärjestyksen tekemiseen yksityistilaisuuksissa. Esimerkiksi liiketapaamisissa on tietty tyyli pöytien ja istuinten järjestyksessä.

Pidä aina mielessä tapahtuman aihe ja vieraiden mukavuus, kun järjestät pöydät ja istuimet. Seuraavassa tarkastellaan joitakin seikkoja.

Pöytien asettelu

Pöydät tulevat kolmessa muodossa: neliö, suorakaide ja pyöreä. Viimeisin muoto on vaikein asetella, mutta näyttää hyvältä.

Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit järjestää pöytien asettelun:

Tarkista aina paikan omistajalta, pystytkö järjestämään pöydät uudelleen tapahtumasi mukaan.

Yksityistilaisuuden isännöinti: Valitse, mikä pöytäjärjestys on paras tilaisuuteesi.
Valitse, mikä pöytäjärjestys sopii parhaiten yksityistilaisuuteesi.

Pöytäkoristeet

Tilaisuudesta riippuen voit haluta, että pöydät on koristeltu. Se voi olla tarpeetonta liiketapahtumassa, mutta tärkeää häissä tai syntymäpäivänä.

Yleisimmät pöytäkoristelut ovat kukkia. Mutta tässäkin on monia vaihtoehtoja. Kysy pitopaikasta, tarjoavatko he pyöreitä vai pitkiä ja matalia asetelmia.

Pöytäjärjestys

Päätä etukäteen, haluatko pöytäjärjestyksen vai et. Se voi olla hyödyllinen, jos haluat tuoda yhteen tiettyjä ihmisiä

Pöytäjärjestykset voivat olla hyvä tapa tutustuttaa kaksi saman alan ihmistä toisiinsa. Sama voi toimia myös sukujuhlissa… niin kauan kuin et yritä pakottaa yhteen ihmisiä, jotka eivät pidä toisistaan.

Istuimet (ja istuimien koristelu)

Se, miksi ruokapöydän tuolit ovat niin epämukavia, jääköön ikuiseksi mysteeriksi. Ehkä sillä on jotain tekemistä tuolien suunnittelijoiden ainutlaatuisen vision kanssa.

Mutta kannattaa miettiä, kuinka kauan vieraasi viettävät aikaa niissä. Jos tapahtuma on pitkä, kannattaa kysyä, onko tapahtumapaikalla käytettävissä mukavia istuimia.

3. Luo tunnelmaa musiikin ja valaistuksen avulla

Valot ja äänet voivat vaikuttaa paljon ilmapiiriin. Koska tapahtuma on yksityinen, et häiritse muita kun muutat niitä.

Kysymys on siitä, onko pitopaikassa mahdollisuus muuttaa niitä. Kysy, onko heillä himmennettäviä valoja ja voitko soittaa kaunista taustamusiikkia.

Vihje: Spotifylla on hyviä soittolistoja, joita voi käyttää milloin tahansa.

4. Tee puhujien ja viihdyttäjien olo mukavaksi

Jos olet tilannut tapahtumaan esiintyjiä, puhujia tai muusikoita,varmista, että heistä pidetään huolta.

Jos he saapuvat aikaisin, anna heille juotavaa. He saattavat myös tarvita erillisen tilan, johon purkaa tavarat, pukeutua, valmistautua tai vain jättää laitteensa.

5. Tarkista kaikki tekniset laitteet

Jos tapahtumassasi on teknisiä laitteita, varmista, että testaat ne ennen kuin vieraat saapuvat. Et halua, että puhe keskeytyy, koska mikrofoni ei toimi.

Varmista, että testaat…

  • Mikrofonin
  • Äänijärjestelmän
  • Projektorin
  • Valaistuksen
  • IT-järjestelmän

Vinkki: On myös kätevää olla varasuunnitelma mahdollisten teknisten ongelmien varalta.

6. Valmista tervetuliaisjuomat ja sormiruoka

Vieraat ovat tulossa, mutta on vielä yksi asia, joka sinun täytyy tehdä ennen kuin he saapuvat. Varmista, että tervetuliaisjuomat ja sormiruoat ovat rivissä ja valmiina.

Yksityistilaisuuden Isännöinti: Varmista, että virvokkeet ovat valmiita kun vieraat saapuvat.
Varmista, että virvokkeet ovat valmiita kun vieraat saapuvat.

Jos pidät yksityistilaisuuden yritystä varten, sinulla kannattaa valmistella myös markkinointimateriaalit. Varmista, että kaikki sponsorien merkit ja bannerit ovat selvästi näkyvissä.

7. Toivota vieraat tervetulleiksi

He ovat täällä! On aika olla maailman paras isäntä tai emäntä. Tämä on sinun iltasi loistaa.

Ensisijainen vastuusi yksityistilaisuuden vetäjänä on varmistaa, että jokaisella on mukavaa. Tämä tarkoittaa vieraiden esittelemistä toisiinsa ja keskustelun viemistä eteenpäin.

Kun vieraat saapuvat, on myös hyvä käydä läpi tapahtuman esityslista. Vaikka kyseessä olisi vain illallinen, voit kertoa vieraille, mitä tuleman pitää.

8. Ota kuvia ja rohkaise ihmisiä jakamaan ne

Kuvat, tai se ei tapahtunut. On aina hyvä ottaa valokuvia tai videoita tapahtumastasi. Jos ei muuten, niin ne toimivat hyvänä muistona.

Tapahtuman järjestäjälle niillä on toinenkin tarkoitus. Ei ole parempaa markkinointikeinoa, kuin kuvat ja videot onnistuneesta tapahtumasta.

Jos tapahtuma on muodollinen, kannattaa palkata ammattivalokuvaaja, joka tekee työn puolestasi. Näin voit keskittyä työhösi isäntänä, mikä on yleensä enemmän kuin tarpeeksi.

Lopuksi, kannattaa kannustaa vieraita ottamaan kuvia ja jakamaan ne sosiaalisen median profiileihinsa. Näin vieraistasi tulee parhaat edustajasi.

9. Varmista, että jokainen pääsee kotiin turvallisesti

Kun juhlat ovat ohi, on aika sanoa hyvästit kaikille. Varmista, että vieraat pääsevät kotiin turvallisesti ja auta heitä tilaamaan taksi tarvittaessa.

Muista kiittää kaikkia käynnistä, äläkä pelkää kysyä palautetta siitä, miten pärjäsit. Se on korvaamatonta tulevien yksityistilaisuuksien järjestämisessä.

Päivä on ohi!

Vieraasi ovat varmasti hyvin tyytyväisiä… ja sinä luultavasti hyvin väsynyt.

Taputa itseäsi selkään hyvin tehdystä työstä. Nyt on vain yksi juttu jäljellä, ennen kuin voit rentoutua.

Lue lisää, miten voit tehdä muistiinpanoja yksityistilaisuudesta jälkikäteen.

by on Vastaa

Kuinka Suunnitella Yksityistilaisuus: 11 Asiaa, Jotka Tulisi Ottaa Huomioon

Olet päättänyt järjestää yksityistilaisuuden, mutta et ole varma, miten se tapahtuu. Se on ihan okei, siksi sinä luet tätä.

Jatka lukemista saadaksesi selville, miten…

  • Määrität tapahtuman tavoitteet
  • Valitset oikean paikan tapahtumallesi
  • Asetat realistisen budjetin
  • Saat sen sopivan yksityiseksi
  • Sovit ruokalistan
  • Löydät ja majoitat esiintyjiä tai puhujia

Oletko valmis saamaan vastaukset kysymyksiisi?

1. Millainen tapahtuma on?

Tapahtuman suunnittelu pitäisi alkaa tällä kysymyksellä. Yrityksen verkostoitumisillallisella on erilaiset vaatimukset kuin sukujuhlilla.

Mieti myös seuraavia kysymyksiä:

  • Kuka osallistuu tapahtumaan?
  • Onko se työhön tai vapaa-aikaan liittyvä?
  • Onko siellä ohjelmaa?
  • Tarvitsetko teknisiä laitteita?
  • Millaista ruokaa haluat?

Suunnittelusta tulee paljon helpompaa, kun olet ensin määrittänyt yksityistilaisuuden tavoitteen.

2. Missä tapahtuma pidetään?

Kun olet määrittänyt tapahtuman tarkoituksen ja aiheen, on aika tarkastella sijaintia. Järjestätkö tapahtuman kaupungissa tai maaseudulla? Sisä- vai ulkotiloissa?

Seuraavassa on muutama kohta, jotka kannattaa pitää mielessä paikan valinnassa:

  • Soveltuuko se tapahtuman teemaan?
  • Haluavatko vieraat maiseman muutoksen?
  • Kuinka helposti vieraat pääsevät sinne?
  • Onko siellä täydellinen yksityisyys?
  • Kuinka paljon se maksaa sinulle?

Vihje: DesignMyNightilla on hyvä lista yksityisistä vuokratiloista tapahtumallesi.

3. Milloin tapahtuma pidetään?

Sinulla on todennäköisesti ajatus päivämäärästä tapahtumallesi. Haluat kuitenkin, että paikka on myös vapaa kyseisenä päivänä, mikä kannattaa pitää mielessä ajankohtaa miettiessä.

Ajattele myös, missä kohtaa vuotta se pidetään. Jos suunnittelet joulujuhlia, sinun täytyy varata paikka hyvissä ajoin pettymysten välttämiseksi.

Vinkki: Pidä pyhäpäivät ja lomat mielessä.

4. Mikä on budjettisi?

Budjetin teko voi olla hankalaa useista syistä. Ensinnäkin et tiedä aina, kuinka monta ihmistä tapahtumaan tulee – ja on vaikeaa budjetoida jotain, jota et tiedä.

Mutta yritä arvioida parhaasi mukaan ja kirjoita ylös parhaat ja pahimmat tilanteet. Sinun pitäisi myös selvittää, kuka maksaa kaiken. Onko se henkilö tai yritys?

Vinkki: Lue ensi alkuun oppaamme siitä, miten voit tehdä ja hallita tapahtuman budjettia.

5. Tilan vuokraus vai säästöbudjetti?

Yksi tärkeä asia, joka kannattaa miettiä paikan valitsemisessa ja budjetin suunnittelussa on se, maksatko koko paketin vai sovitko vähimmäissummasta, jonka vieraat kuluttavat.

Tilojen vuokraus tarkoittaa, että maksat kiinteän hinnan tilasta, ruoasta ja juomista. Jos et halua maksaa tilasta, tarkoittaa se sitä että sen käyttö on ilmaista, edellyttäen että vieraat käyttävät tietyn määrän rahaa ruokaan ja juomiin.

Jotkut paikat tarjoavat alhaisemman vuokran, mutta ruoat ja juomat lisätään laskuun.

Sinun pitäisi ottaa huomioon nämä seikat:

  • Kuinka monta vierasta osallistuu?
  • Mikä on budjettisi?
  • Pystytkö neuvottelemaan hinnasta?

Vinkki: Lue, miten neuvotella vuokrauksen hinnasta, jotta saat varmasti vastinetta rahoillesi.

6. Kuinka yksityinen tulisi tapahtuman olla?

Tapahtumasi yksityisyyttä on myös mietittävä. Se riippuu tapahtuman tarkoituksesta (katso #1) ja kuka osallistuu.

Jos järjestät yrityksen kokouksen keskustellaksesi arkaluonteisista asioista, tai olet kutsunut julkkiksia, voit haluta mahdollisimman yksityisen tilaisuuden.

Kuinka suunnitella yksityistilaisuus: Kuinka yksityinen tapahtuman tulisi olla?
Kuinka yksityinen tapahtuma on?

Mieti näitä asioita:

  • Onko tila erillään muusta rakennuksesta?
  • Onko se äänieristetty suojaamaan arkaluonteisia keskusteluja?
  • Onko paikalla oma sisäänkäynti?
  • Onko siellä erillinen WC vieraille?

Sinun pitäisi käydä läpi nämä kysymykset paikan vuokraajan kanssa varmistaaksesi, että kaikki on otettu huomioon.

7. Kuka tarjoaa ruoan?

Tapahtuman ruoan tarjoaja riippuu sopimuksesta paikan vuokraajan kanssa. Jos olet valinnut pelkän tilan vuokrauksen, sinun on tilattava ulkopuolinen catering-palvelu.

Catering voi tulla myös kalliiksi, joten ota selvää, onko ruoan hankkiminen tilan vuokraajalta halvempaa.

Vinkki: Tutustu näihin huippuluokan catering-palveluihin löytääksesi sopivimman.

8. Miten ruoka tarjoillaan?

Ruoka ja juomat ovat aina iso osa tapahtumaa. Maku ja tunnelma ovat tärkeitä, mutta ota huomioon myös käytännön asiat.

Sopiiko yksityistilaisuuteen…

  • Juomat ja sormiruoka?
  • Seisova pöytä?
  • Kolmen ruokalajin illallinen?

Valintasi riippuu siitä, kuinka muodollinen tapahtuma on sekä siitä, voiko paikka tarjota haluamaasi.

Kuinka suunnitella yksityistilaisuus: Mieti, mitä tarjoilette ... ja miten.
Mieti, mitä tarjoilette… ja miten.

9. Minkälainen menun pitäisi olla?

Kun olet määrittänyt kaikkein käytännöllisimmän tavan tarjota ruokaa, kannattaa miettiä, mitä siellä tarjoillaan.

Jos et valinnut seisovaa pöytää, mieti mistä vieraat pitävät ja mistä he eivät pidä. Myös erityisruokavaliot on otettava huomioon.

Erityisruokavaliot

Joillakin vieraillasi voi olla erityisruokavalioita eri syistä. Menuun tulisi sisältyä ainakin yksi vaihtoehto, joka käy kaikille tapahtumaan osallistujille.

Seuraavassa on joitakin asioita, jotka on otettava huomioon menusta päätettäessä:

  • Halal- ja kosher-ruokavaliot
  • Vegaanit ja kasvissyöjät
  • Ruoka-allergiat (maapähkinät, gluteeni jne.)

Kannattaa pyytää vieraita sisällyttämään kaikki erityisvaatimukset, kun he vastaavat kutsuun. Mutta tarkista myös paikan vuokraajalta ja ateriapalveluyritykseltä nämä etukäteen.

Täytekakut

Jos olet järjestämässä häät tai syntymäpäivät, haluat tarjota täytekakun. Tarkista paikan vuokraajalta, voivatko he tehdä sen. Muuten sinun täytyy tilata se erikseen leipomolta.

Juomat

Useimmat paikat tekevät rahaa juomien myynnillä, joten pidä tämä mielessä, kun suunnittelet yksityistilaisuutta. Onko tapahtumassa ilmaiset juomat, maksetaanko juomat jälkikäteen, tai pitäisikö vieraiden maksaa omat juomansa?

10. Onko siellä ohjelmaa?

Häät tai syntymäpäiväjuhlat sisältävät ohjelmaa, kuten live-musiikkia. Yritys saattaa toivoa koomikon tai alan asiantuntijan paikan päälle.

Vihje: Katso tämä juttu viihdetoimistoista nähdäksesi, mitä voit hankkia yksityistilaisuuteesi.

11. Tarvitsetko teknisiä laitteita?

Jos yksityistilaisuus sisältää esiintyjän tai puhujan, tarvitset teknisiä laitteita.

Tarkista, onko paikassa…

  • Mikrofonit
  • Äänentoisto
  • Valaistus
  • Lava
  • IT-laitteet
  • Projektori

Vinkki: Jos tapahtumapaikassa ei ole näitä, ota yhteyttä AV-laitteiden vuokrausfirmaan.

Tunnet itsesi valmiiksi?

Sinulla pitäisi nyt olla hyvä kuva siitä, mitä sisältyy hyvän yksityistapahtuman järjestämiseen. Nyt on jäljellä vain suunnitelman toteuttaminen.

Tarkasta blogimme ja ota selvää, miten se tapahtuu.

by on Vastaa

Kuinka järjestät salaisia tapahtumia (ja mitä työkaluja kannattaa käyttää)

Miksi ihmeessä halauaisit järjestää salaisen tapahtuman? Eikö koko pointti ole saada ihmisiä kerääntymään yhteen?

Kyllä ja ei.

Elämme maailmassa, jossa mikään ei ole enää salaista vaan jaetaan sosiaalisessa mediassa kaikille. TMI (too much information) on osa päivittäistä elämäämme, mikä jättää meidät kaipaamaan vähän ”tuntematonta”.

On maagista olla tilanteessa, jossa ei tiedä tarkkaan, mitä odottaa. Olemme aiemmin kirjoittaneet, miten eksklusiiviset tapahtumat saavat ihmiset tuntemaan itsensä tärkeiksi.

Yksinomaisuus tekee ihmeitä lipunmyynnille.

Mutta mikä voisikaan olla eksklusiivisempaa, kuin tapahtuma, josta vain muutama ihminen tietää?

Salaiset tapahtumat eivät ole ainoa loistava keino luoda hypeä. On myös muita syitä, miksi ehkä halautkin järjestää tapahtuman vain tietylle ryhmälle.

Syy voi olla vähän jännittävä (Eyes Wide Shut, muistatko?) tai haluat ehkä vain kerätä läheisimmät ihmiset kokoon.

Olemme kaikki kuulleet tapahtumista, joista on tullut viraaleja ilmiöitä somessaja kaikki ovat alkaneet puhua niistä.

Eli siis, salaiset tapahtumat ovat aiheenamme. Tässä artikkelissa käymme läpi:

  • Miksi kannattaa järjestää salainen tapahtuma
  • Mikä osa kannattaa pitää salaisena
  • Mitä yksityiskohtia julkistaa ja milloin
  • Kuinka kommunikaatio järjestetään
  • Miten löydät oikean tapahtumapaikan
  • Miten luot pääsyn tapahtumaan
  • Miten käytät vaikuttajia markkinoinnissa
  • Lipunmyynti salaisiin tapahtumiin
  • Tapahtumanjälkeisen seurannan koordinointi

Kuten huomaat, tämä on hiukan monimutkaisempaa, kuin se, ettei vaan kerro kenellekään mitään.

Aloitetaanpa!

1. Miksi salaisen tapahtuman järjestäminen kannattaa?

Oletko koskaan miettinyt, miten jäätelönmyyjät selviävät talven yli?

He myyvät kuumaa kaakaota.

Jokaisella yrityksellä on nousukausia ja laskuja. Avain laskukaudesta selviytymiseen on miettiä business uudelleen.

Salaisten tapahtumien avulla maustat vähän meininkiä ja pysyt työnsyrjässä kiinni kausivaihtelusta huolimatta. Näin voit myös tuoda vähän mystiikkaa ja eksklusiivisuutta mukaan toimintaasi.

Naiset jakamassa salaisuuksia.
Mieti, mikä salaisuus olis.. ja tiputtele vihjeitä.

2. Mikä se salaisuus on?

Kannattaa miettiä pitkään ja hartaasti sitä, mikä se salaisuus on. Osa siitä kannattaa pitää mysteerinä,

mutta haluat samalla saada ihmiset kiinnotuneeksi. Haluat, että he alkavat puhumaan tapahtumasta luodaksesi hypeä sen ympärille.

Secret Sessions on lauluntekijäryhmä Lontoossa, joka järjestää kuukausittaisia livetapahtumia. Liput ja lokaatiot paljastetaan vain ryhmän jäsenille. Kukaan ei tiedä, ketkä milloinkin tulevat nousemaan lavalle, ja silti tapahtumat ovat aina onnistuneita.

Dans Le Noir on ravintola, jossa asiakkaat syövät pimeässä ja tarjoilijat ovat sokeita. Muutamaa yleistä valintaa lukuunottamatta et tiedä yhtään, mitä sinulle tarjoillaan.

Sekä Secret Sessions että Dans Le Noir ovat oppikirjaesimerkkejä salaisista tapahtumista. Mieti, mikä voisi olla sellainen salainen osa, jolla saat herätät asiakkaidesi kiinnostuksen.

3. Tiputtele yksityiskohtia

Tipoittain paljastuvien yksityiskohtien varaan on hyvä rakentaa osa markkinointikampanjastasi. Lopulta ne johtavat tapahtumaan.

Aloita yleisisllä tiedoilla; paikalla ja ajankohdalla. Kavenna annettavan tiedon murusten informaation määrää prosessin edetessä.

Valmistele juoni, minkä mukaan tiedät mitä paljastetaan milloinkin ja seuraa kiinnostuksen kehittymistä. Saat ihmiset odottamaan seuraavaa palapelin palaa.

4. Etsi sopiva tapahtumapaikka

Tapahtumapaikan itsessään ei tarvitse olla salaisuus.

Aiemmin mainittu Secret Sessions järjestetään tunnetuissa paikoissa ja Dans Le Noir on kansainvälinen ketjuravintola.

Voit kuitenkin tuoda lisämaustetta valitsemalla salaisen ja vähän tunnetun, underground-mestan tapahtumallesi.

Mutta pidä paikkavalinnassa prioriteettinä nimenomaan paikan sopivuutta tapahtumaasi ajatellen. Tärkeinpänä: Varmista, että paikan henkilökunta ei paljasta yhtään salaisuuttasi eteenpäin!

Puhelimia seinällä.
Yksi näistä puhelimista antaa sinulle paikan tiedot.. kaksi muuta ovat vain ruoan tilausta varten.

5. Tee tiedosta pääsyvaatimus

Tunnistat konseptin, jos olet ollut koskaan suurkaupunkien kerman kokoontumisissa.

Ensiksi sinun täytyy kuulla tapahtumasta joltakin, joka tietää siitä. Ja sen jälkeen sinun on mentävä pimeälle kujalle, piilouduttava roskiksen taa ja odottettava sen tyhjennystä.

Tai helpompi kaava meneen äin: Mene oikeaan pubiin, valitse oikea kirja hyllystä ja saat avattua oven salaiseen tapahtumaan.

Vain luovuus on rajanasi. Lisää pieni haaste osallistujillesi, he arvostavat sitä.

6. Mieti kommunikaatiotavat uudelleen

Tapahtuman salaisesta luonteesta johtuen sinun täytyy miettiä, miten on järkevää rakentaa kommunikaatio sinun ja asiakkaidesi välille. Voit jättää vihjeitä sosiaaliseen mediaan ja sähköpostilistallesi.

Mutta se ei riitä pelkästään, vaan tarvitset erillisen kommunikaatiokanavan niiden kanssa, jotka todella ovat tulossa paikalle.

Voit valita monista vaihtoehdoista:

  • Tekstiviestit
  • WhatsApp-ryhmän
  • Puhelinlinjan
  • Erillisen postituslistan
  • Fyysiset liput
  • Suljetun Facebook-ryhmän
  • Etanapostin
  • Kustomoidun mobiilisovelluksen

Et kuitenkaan pysty 100% estämään asiakkaitasi jakamasta tapahtuman tietoja jollain tasolla. Mutta on heidän omaksi hyväkseen pitää salaisuudet, jotta heidän kaverinsa voivat olla jälkeenpäin kateellisia.

7. Käytä vaikuttajia ja toimittajia apunasi

Jos sinulla on verkostoissasi asiaan sopivia sosiaalisen median vaikuttajia,rekrytoi heitä markkinointiin.

Anna heidän tiputella vihjeitä seuraajilleen oman markkinointisi tukena. Heistä on sinulle suuri apu, koska seuraajat pitävät heitä ”luotettuina neuvonantajina”.

Voit myös houkutella toimittajia ja bloggaajia tekemään samaa lukijoilleen. Ole kuitenkin tarkka, että kaikki jakavat vain sinun määrittämiesi raamien sisällä olevaa tietoa, ja vasta sinun jälkeesi.

8. Miten lipunmyynti salaiseen tapahtumaan järjestetään?

Jotkin lipunmyyntisovellukset mahdollistavat yksityisen (tai salaisen) tapahtuman järjestämisen.

Silloin tapahtumasi ei tule etusivulle näkyviin, eikä löydy edes haulla.

Billetto tarjoaa juuri sellaisen vaihtoehdon. Voit myös piilottaa tiettyjä lippuja erityisten pääsykoodien (access codes) taakse.

Billetto yksityiset tapahtumat.
Ota käyttöön alusta, joka mahdollistaa yksityisten tapahtumien luonnin.

Tällaiset pääsykoodit kannattaa siis lisätä osaksi markkinointistrategiaasi.

9. Tapahtuman jälkeen

Haluat ihmisten puhuvan tapahtuman jälkeen, aivan kuten julkisenkin tapahtuman ollessa kyseessä.

Vieraasi eivät malta olla kertomatta muille mikä se salaisuus oli, joten on taas aika käyttää luovuutta. Jos haluat toistaa salaisen tapahtuman joskus, sinun täytyy keksiä uusia salaisuuksia.

Se voi olla eri esiintyjä, paikka tai täysin erilainen konsepti. Edellisen tapahtuman osallistujat eivät kuitenkaan saa arvata, mitä tuleman pitää.

Yhteenveto..

Salaisissa tapahtumissa on paljon hyötyjä. Niillä saa aikaan hypeä ja puhetta kausivaihteluiden aallonpohjan aikana, ja ne lisäävät paljon kaivattua mystiikkaa tapahtumakenttään.

Kannattaa ottaa seuraavat pointit huomioon:

  • Mieti, mikä salaisuus on
  • Tiedä, mitä tietoja paljastaa ja milloin
  • Mieti kommunikaatiotavat uudelleen
  • Etsi tapahtumalle sopiva paikka
  • Tee sisäänpääsystä mysteeri
  • Käytä vaikuttajia tiputtelemaan vihjeitä
  • Ota lipunmyyntialusta käyttöön, kuten Billetto, joka mahdollistaa salaiset tapahtumat
  • Tee jälkiseuranta saadaksesi hype jatkumaan tapahtuman jälkeen

Kaikki rakastavat salaisuuksia, joten sinulla on paljon syitä ryhtyä hommiin! Onnea matkaan!