Olet onnistuneesti suunnitellut yksityistilaisuuden ja nyt se päivä on koittanut. Vaikka siitä tulee epäilemättä hauskaa, on vielä paljon asioita, mitä tulee ottaa huomioon isäntänä.
Lue lisää seuraavista aiheista…
- Varmista, että paikalle pääsy ja opasteet ovat asianmukaisia
- Järjestele pöydät ja istuimet
- Luo oikea tunnelma musiikin ja valaistuksen avulla
- Tee puhujien ja viihdyttäjien olo mukavaksi
- Testaa kaikki tekniset laitteet
- Aloita tapahtuma oikealla tavalla
- Talleta muistot ja jaa ne verkossa
Kun kaikki on sanottu ja tehty, olet luonut vieraillesi unohtumattoman yksityistilaisuuden.
1. Varmista, että paikalle pääsy on helppoa
Koska järjestät yksityistilaisuutta, voi olla että juhlapaikkaan ei ole aivan yhtä helppo päästä kuin muihin tiloihin.
Siksi on hyvä tarkistaa heti ensimmäisenä, miten sinne päästään. Jos jollakin vieraistasi on erityistarpeita, varmista, että he pääsevät sisään, vessaan ja itse tilaan.
Vaikka sinne olisi suhteellisen helppo löytää, ei aina ole helppoa navigoida uudessa paikassa. Auta vieraitasi asettamalla kylttejä näyttämään tietä.
Tässä paikkoja, joihin voit sijoittaa kylttejä:
- Sisäänkäynti
- Tapahtuman tilat
- Hätäuloskäynnit
- Vessat
- Vaatesäilö
- Tupakointialue
Sinun pitäisi tietysti pyytää paikan omistajalta lupa kylttien ripustamiseen.
Vihje: Tässä inspiraatiota tapahtumien kyltteihin.
2. Järjestä pöydät ja istuimet
On useita eri tapoja istumajärjestyksen tekemiseen yksityistilaisuuksissa. Esimerkiksi liiketapaamisissa on tietty tyyli pöytien ja istuinten järjestyksessä.
Pidä aina mielessä tapahtuman aihe ja vieraiden mukavuus, kun järjestät pöydät ja istuimet. Seuraavassa tarkastellaan joitakin seikkoja.
Pöytien asettelu
Pöydät tulevat kolmessa muodossa: neliö, suorakaide ja pyöreä. Viimeisin muoto on vaikein asetella, mutta näyttää hyvältä.
Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit järjestää pöytien asettelun:
Tarkista aina paikan omistajalta, pystytkö järjestämään pöydät uudelleen tapahtumasi mukaan.
Pöytäkoristeet
Tilaisuudesta riippuen voit haluta, että pöydät on koristeltu. Se voi olla tarpeetonta liiketapahtumassa, mutta tärkeää häissä tai syntymäpäivänä.
Yleisimmät pöytäkoristelut ovat kukkia. Mutta tässäkin on monia vaihtoehtoja. Kysy pitopaikasta, tarjoavatko he pyöreitä vai pitkiä ja matalia asetelmia.
Pöytäjärjestys
Päätä etukäteen, haluatko pöytäjärjestyksen vai et. Se voi olla hyödyllinen, jos haluat tuoda yhteen tiettyjä ihmisiä
Pöytäjärjestykset voivat olla hyvä tapa tutustuttaa kaksi saman alan ihmistä toisiinsa. Sama voi toimia myös sukujuhlissa… niin kauan kuin et yritä pakottaa yhteen ihmisiä, jotka eivät pidä toisistaan.
Istuimet (ja istuimien koristelu)
Se, miksi ruokapöydän tuolit ovat niin epämukavia, jääköön ikuiseksi mysteeriksi. Ehkä sillä on jotain tekemistä tuolien suunnittelijoiden ainutlaatuisen vision kanssa.
Mutta kannattaa miettiä, kuinka kauan vieraasi viettävät aikaa niissä. Jos tapahtuma on pitkä, kannattaa kysyä, onko tapahtumapaikalla käytettävissä mukavia istuimia.
3. Luo tunnelmaa musiikin ja valaistuksen avulla
Valot ja äänet voivat vaikuttaa paljon ilmapiiriin. Koska tapahtuma on yksityinen, et häiritse muita kun muutat niitä.
Kysymys on siitä, onko pitopaikassa mahdollisuus muuttaa niitä. Kysy, onko heillä himmennettäviä valoja ja voitko soittaa kaunista taustamusiikkia.
Vihje: Spotifylla on hyviä soittolistoja, joita voi käyttää milloin tahansa.
4. Tee puhujien ja viihdyttäjien olo mukavaksi
Jos olet tilannut tapahtumaan esiintyjiä, puhujia tai muusikoita,varmista, että heistä pidetään huolta.
Jos he saapuvat aikaisin, anna heille juotavaa. He saattavat myös tarvita erillisen tilan, johon purkaa tavarat, pukeutua, valmistautua tai vain jättää laitteensa.
5. Tarkista kaikki tekniset laitteet
Jos tapahtumassasi on teknisiä laitteita, varmista, että testaat ne ennen kuin vieraat saapuvat. Et halua, että puhe keskeytyy, koska mikrofoni ei toimi.
Varmista, että testaat…
- Mikrofonin
- Äänijärjestelmän
- Projektorin
- Valaistuksen
- IT-järjestelmän
Vinkki: On myös kätevää olla varasuunnitelma mahdollisten teknisten ongelmien varalta.
6. Valmista tervetuliaisjuomat ja sormiruoka
Vieraat ovat tulossa, mutta on vielä yksi asia, joka sinun täytyy tehdä ennen kuin he saapuvat. Varmista, että tervetuliaisjuomat ja sormiruoat ovat rivissä ja valmiina.
Jos pidät yksityistilaisuuden yritystä varten, sinulla kannattaa valmistella myös markkinointimateriaalit. Varmista, että kaikki sponsorien merkit ja bannerit ovat selvästi näkyvissä.
7. Toivota vieraat tervetulleiksi
He ovat täällä! On aika olla maailman paras isäntä tai emäntä. Tämä on sinun iltasi loistaa.
Ensisijainen vastuusi yksityistilaisuuden vetäjänä on varmistaa, että jokaisella on mukavaa. Tämä tarkoittaa vieraiden esittelemistä toisiinsa ja keskustelun viemistä eteenpäin.
Kun vieraat saapuvat, on myös hyvä käydä läpi tapahtuman esityslista. Vaikka kyseessä olisi vain illallinen, voit kertoa vieraille, mitä tuleman pitää.
8. Ota kuvia ja rohkaise ihmisiä jakamaan ne
Kuvat, tai se ei tapahtunut. On aina hyvä ottaa valokuvia tai videoita tapahtumastasi. Jos ei muuten, niin ne toimivat hyvänä muistona.
Tapahtuman järjestäjälle niillä on toinenkin tarkoitus. Ei ole parempaa markkinointikeinoa, kuin kuvat ja videot onnistuneesta tapahtumasta.
Jos tapahtuma on muodollinen, kannattaa palkata ammattivalokuvaaja, joka tekee työn puolestasi. Näin voit keskittyä työhösi isäntänä, mikä on yleensä enemmän kuin tarpeeksi.
Lopuksi, kannattaa kannustaa vieraita ottamaan kuvia ja jakamaan ne sosiaalisen median profiileihinsa. Näin vieraistasi tulee parhaat edustajasi.
9. Varmista, että jokainen pääsee kotiin turvallisesti
Kun juhlat ovat ohi, on aika sanoa hyvästit kaikille. Varmista, että vieraat pääsevät kotiin turvallisesti ja auta heitä tilaamaan taksi tarvittaessa.
Muista kiittää kaikkia käynnistä, äläkä pelkää kysyä palautetta siitä, miten pärjäsit. Se on korvaamatonta tulevien yksityistilaisuuksien järjestämisessä.
Päivä on ohi!
Vieraasi ovat varmasti hyvin tyytyväisiä… ja sinä luultavasti hyvin väsynyt.
Taputa itseäsi selkään hyvin tehdystä työstä. Nyt on vain yksi juttu jäljellä, ennen kuin voit rentoutua.
Lue lisää, miten voit tehdä muistiinpanoja yksityistilaisuudesta jälkikäteen.