Billetto Blog

Go out more.

yksityistilaisuudet

by on Vastaa

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan

Onko sinun vastuullesi annettu häiden, syntymäpäivien tai sukujuhlien järjestäminen? Tai ehkä haluat suunnitella työkavereillesi hauskat juhlat?

Olet juuri oikeassa paikassa, sillä tämän kattavan oppaan avulla järjestät onnistuneen yksityistapahtuman. Vaikka tapahtuma on pieni ja yksityinen, on silti otettava huomioon monia asioita, jotta kaikki sujuu hyvin.

Tässä oppaassa kerrotaan seuraavista aiheista:

  • Tarjoilun, viihteen ja tapahtumapaikan suunnitteleminen (ja yksityisyyden varmistaminen)
  • Missä ja millä tavalla mainostaa pientäkin yksityistapahtumaa
  • Miten toimia isäntänä tapahtumapäivänä
  • Erilaisia mahdollisuuksia jatkotoimiin juhlien jälkeen

1. Yksityistapahtuman suunnitteleminen

Ensimmäinen vaihe yksityistapahtuman suunnittelussa on teeman, tarkoituksen ja kohdeyleisön määrittäminen. Kun ne on saatu selville, on aika luoda realistinen budjetti ja aikataulu.

Tässä on muutamia tärkeimpiä kysymyksiä, jotka on otettava huomioon yksityistapahtuman suunnittelussa:

Tapahtumapaikka

Sopiiko paikka yhteen tapahtuman teeman kanssa?

Yksityisyys

Onko tapahtumapaikka riittävän yksityinen?

Menu

Mitä ruokaa on tarjolla ja miten se tarjotaan?

Viihde

Aiotko pitää puheen tai palkata esiintyjän?

Budjetti ja aikataulu

Kuinka paljon aikaa ja rahaa sinulla on käytettävissäsi?

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: suunnitteleminen.
Suunnitelma on laadittava yksityistapahtumiakin varten.

Koska yksityistapahtumia on erilaisia, suunnitelma on aina laadittava kulloisenkin tapahtuman perusteella.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Seuraavassa kattavassa oppaassa vastataan näihin kaikkiin kysymyksiin ja opastetaan sinua yksityistapahtuman suunnittelussa.

Lisälukemista: Yksityistapahtuman suunnitteleminen: 11 tärkeää asiaa.

2. Yksityistapahtuman mainostaminen

Yksityistapahtuman markkinointi keskittyy usein sen rajattuun luonteeseen. On kyseessä sitten hääjuhla tai julkkisillallinen, osallistujat arvostavat sitä, että osallistumista on rajoitettu.

Alla mainitaan muutamia tapoja, joilla voit yksityistapahtumaa markkinoida:

Ajankohta

Ota huomioon tapahtuman ajankohta ja aloita markkinointi riittävän aikaisin.

Kohdeyleisö

Keskity yleisösi käyttämiin markkinointikanaviin.

Brändisuosittelijat

Hyödynnä tulevan tapahtuman markkinoinnissa aiempien tapahtumien osallistujia.

Rajoitettu osallistujamäärä

Herätä kiinnostusta korostamalla rajoitettua osallistujamäärää.

Vaikuttajat

Kutsu vaikuttajia mukaan tapahtumaan ja käytä heidän nimeään markkinoinnissa.

Kilpailut

Järjestä tapahtumalipuista kilpailu, jotta saat ihmiset jakamaan tapahtumaa.

Lipunmyynti

Käytä lippujen myymiseen ja tarkempien tietojen hankkimiseen lipunmyyntialustaa.

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: markkinoiminen.
Mainostamisessa sosiaalinen media on vain yksi vaihtoehto.

Kaikki nämä menetelmät eivät välttämättä sovellu omalle tapahtumallesi. Älä kutsu sosiaalisen median vaikuttajia häihin tai sukujuhliin, ellet tunne heitä.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Huolimatta siitä, millaista yksityistapahtumaa olet järjestämässä, saat ideoita sen markkinointiin kattavasta oppaastamme.

Lisälukemista: 12 tapaa yksityistapahtuman markkinointiin.

3. Yksityistapahtuman isännöiminen

Yksityistapahtuman isäntänä vieraiden viihtyvyys on sinun vastuullasi. Jos järjestät syntymäpäivä- tai hääjuhlat, on entistä tärkeämpää valmistautua huolellisesti.

Yritä suunnitella mahdollisimman monia näistä asioista etukäteen, jotta tapahtumapäivänä stressiä olisi vähemmän:

Kulku paikan päälle

Varmista, että tapahtumapaikalle pääsee helposti ja ajo-opasteet ovat paikoillaan.

Istumapaikat

Järjestele pöydät ja istuimet, jotta kaikki tietävät, missä heidän paikkansa ovat.

Ilmapiiri

Luo tunnelmaa musiikilla ja valaistuksella.

Viihde

Tee mahdollisten esiintyjien tai puhujien olo mukavaksi ja varaa heille oma tila rentoutumiseen ja valmistautumiseen.

Tekninen laitteisto

Tarkista kaikki tekniset laitteet, kuten mikrofonit, äänentoistojärjestelmä, projektori, kohdevalot ja IT-järjestelmät.

Juomat ja pikkupurtavat

Valmistele tervetuliaismaljat ja pikkupurtavat vieraiden saapumista varten.

Sosiaalinen media

Ota kuvia ja videoita ja kannusta jakamaan sisältöä sosiaalisessa mediassa.

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: isännöiminen.
Tarkista tekniset laitteistot.

Jos aikasi ei riitä kaiken tämän valmisteluun ennen tapahtumapäivää, varaa itsellesi riittävästi aikaa tapahtumapäivänä ennen vieraiden saapumista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Jos tuntuu siltä, että tässä kaikessa on liikaa hoidettavaa yhdellä kertaa, älä huoli. Olemme koonneet yksityiskohtaisen oppaan, jossa tapahtuman isännöiminen käydään läpi vaihe vaiheelta.

Lisälukemista: Opas yksityistapahtuman isännöimiseen (9 vaihetta).

4. Jatkotoimet yksityistapahtuman jälkeen

Yksityistapahtuman jälkeiset jatkotoimet määräytyvät tapahtumatyypin mukaan. Jos kyseessä ovat sukujuhlat, voit olla vieraisiin yhteydessä Facebookissa. Jos taas kyseessä on bisnestapahtuma, LinkedIn voi olla hyvä valinta. Alla luetellaan muutamia tärkeimpiä jatkotoimia yksityistapahtuman jälkeen:

Osallistujien kiittäminen

Kiitä vieraita osallistumisesta äläkä unohda omaa tiimiäsi tai tapahtumapaikkaa. Muista kiittää myös mahdollisia sponsoreita, palveluntarjoajia ja vaikuttajia.

Käy läpi tavoitteesi

Määrittele, saavutitko tapahtumalle asettamasi tavoitteet. Oliko tavoitteena asiakastapaaminen? Tai vain hauskanpito perheen ja ystävien kesken?

Palaute

Pyydä palautetta kaikilta osallisilta, jotta tiedät, miten voit tehdä tulevista tapahtumistasi entistä parempia.

Verkostoidu verkossa

Vahvista luomiasi verkostoja tai herättele niitä uudestaan olemalla heihin yhteydessä

Budjetti

Laske yhteen tulosi ja menosi ja katso, teitkö voittoa vai jäitkö tappiolle. Voit käyttää siinä apuna lipunmyyntialustaasi (jos sinulle on käytössäsi sellainen).

Markkinoi seuraavaa tapahtumaasi

Kerro vieraillesi seuraavasta yksityistapahtumasta, jota olet suunnittelemassa. Voit saada heistä brändilähettiläitä tarjoamalla heille esimerkiksi alennuksia.

Luo kohokohdista koosteita

Kerää kaikki tapahtumassa otetut valokuvat ja videot ja jaa niitä vieraidesi kanssa, jotta he voivat palata tapahtuman huippukohtiin.

Kattava opas onnistuneeseen yksityistapahtumaan: jatkotoimet.
Kiitä kaikkia osallistuneita.

Käytä jatkotoimissa omaa harkintakykyäsi. Bisnesasiakkaan kanssa järjestetyssä tapahtumassa otettujen selfie-kuvien jakaminen ei välttämättä ole hyvä idea. Tai asiakas ei välttämättä toivoisi sellaista.

Mitä tehdä seuraavaksi?

Tässä oppaassa on käyty läpi ideoita, joilla luotuja verkostoja voi vahvistaa tapahtuman jälkeen. Tutustu artikkeliin napsauttamalla alla olevaa linkkiä.

Lisälukemista: Verkostojen vahvistaminen: jatkotoimet yksityistapahtuman jälkeen.

Tapahtuman päättäminen

Artikkelissa on käsitelty yleisesti kaikki, mitä sinun on onnistuneesta yksityistapahtumasta tiedettävä. Toivottavasti uudesta osaamisestasi on hyötyä seuraavassa omassa tapahtumassasi.

Tärkeimmät opetukset

Tässä muutamia tärkeimpiä ohjeita suunnittelun aloittamista varten:

  • Pohdi tapahtumapaikan tarjoamaa yksityisyyttä ennen sen varaamista.
  • Keskity tapahtuman markkinoinnissa sen rajoitettuun osallistujamäärään.
  • Varmista, että tapahtumapaikalle on helppo päästä ja luot viihdyttävän tunnelman.
  • Vahvista verkostojasi ottamalla yhteyttä tapaamiisi ihmisiin tapahtuman jälkeen.

Tuntuuko yksityistapahtuman järjestäminen artikkelin lukemisen jälkeen vähän vähemmän stressaavalta? Kerro meille mielipiteesi alla olevassa kommenttiosiossa.

by on Vastaa

Vahvista Yhteyksiäsi: Miten Pitää Yhteyttä Yksityistilaisuuden Jälkeen

Huh huh! Olet työskennellyt olan takaa, jotta yksityinen tapahtuma olisi paras mahdollinen. Nyt on aika laittaa jalat ylös ja…

Ei, on vielä yksi asia. Itse asiassa on vielä seitsemän muuta asiaa.

Lue lisää…

    • Miksi sinun pitäisi kiittää kaikkia käynnistä
    • Miten tiedät, oliko tapahtuma onnistunut
    • Mitä kysymyksiä kysyä osallistujilta
    • Miten järjestää tapaaminen, jotta pysytte yhteyksissä
    • Mitä katsoa budjetista
    • Miten hyödynnät tapahtuman muistoja
    • Miten valmistautua seuraavaa yksityistilaisuutta varten

Tämä on matkan viimeinen vaihe, joten laitetaan jalkaa toisen eteen.

1. Kiitä vieraitasi käynnistä

Sinun tulisi aina kiittää vieraita tapahtumaan tulosta. Yksityistilaisuudet ovat yleensä pienempiä kuin julkiset tapahtumat, mikä helpottaa kaikkien kiitämistä henkilökohtaisesti.

Viestitä vieraillesi erikseen ja kommentoi tiettyjä asioita tapahtumasta. Ehkä sinulla oli hyvä keskustelu jostain tai suunnittelitte tapaamista tulevaisuudessa.

Jos tapahtumassasi oli VIP-vieraita, kuten vaikuttajia, on hyvä myös kiittää heitä henkilökohtaisesti. He saattavat jopa olla kiinnostuneita tulemaan seuraavaan tapahtumaan ja auttamaan sinua mainostamaan sitä.

Sponsoroiko joku tapahtumaasi? Sitten sinun pitäisi näyttää heille, että arvostat tätä ja jakaa tärkeimmät luvut tapahtumasta heidän kanssaan.

Jos sinulla oli tiimi, joka auttoi järjestämään tapahtuman, pidä huoli että kerrot heille, miten paljon apua heistä oli.

Lopuksi sinun pitäisi kiittää yksityistilaisuutta isännöivää paikkaa. Jos he näkivät vaivaa siinä, että sait yksityisyyttä tapahtumassa, anna heille positiivista palautetta.

2. Tarkasta, saavutitko tapahtuman tavoitteet

Jos yksityinen tapahtuma oli syntymäpäivä, häät tai vuosipäivä, tavoitteena saattoi olla vain ihana päivä.

Mutta jos yksityinen tapahtuma oli liiketoimintaan liittyvää, sinun pitäisi tutkia, saavutitko tapahtumalla mitä halusit.

Halusitko esimerkiksi tehdä uusia yhteyksiä alalta? Olitko keskustelemassa yrityksen fuusiosta toisen yrityksen kanssa?

Jotkut näistä tavoitteista eivät ole saavutettavissa pelkästään tapahtuman avulla, mutta voit arvioida, auttoiko yksityistilaisuus vai ei.

Olivatko he vaikuttuneet paikasta, ruoasta ja palvelusta? Oliko paikka hyvä kokoukselle? Vai onko jotain, jonka voisit tehdä paremmin ensi kerralla?

Vinkki: Lue lisää siitä, miten pitää yhteyttä verkostoitumistapahtuman jälkeen.

3. Kysy palautetta siitä, kuinka hyvin suoriuduit

Palaute on ratkaisevan tärkeää tekemisiesi parantamiseksi. Vaikka yksityinen tapahtuma olisi epävirallinen, ei ole pahaksi kysyä osallistujien mielipiteitä.

Jos olet järjestänyt sukujuhlat, kysy kaikilta, kuinka hyvin suoriuduit. Ehkä heillä on hyödyllisiä ehdotuksia tai jopa vapaaehtoisia auttamaan seuraavassa juhlassa.

Jos yksityistapahtuma oli tiukkaa liiketoimintaa, sinun tulee silti kysyä osallistujilta palautetta. Se saa sinut näyttämään ammattimaisemmalta ja siltä että arvostat heidän mielipiteitään.

Lopuksi suuremmissa yksityistapahtumissa saatat tarvita kvantitatiivisen kyselytyökalun. Voit tarkastella muokattavia palautelomakkeita Google-lomakkeiden tai Survey Planetin kaltaisissa sivustoissa.

Vinkki: Tutustu meidän tapahtumien arvioinnin oppaaseen.

4. Vahvista yhteyksiäsi

Toivottavasti sinulla on ollut hauskaa seurustella kaikkien kanssa tapahtumassa. Ehkä olet saanut uusia ystäviä, ja haluat nähdä heidät uudelleen tapahtuman jälkeen.

LinkedIn on hyvä paikka ammattilaisille, jotka haluavat muodostaa yhteyden verkostoitumistapahtuman jälkeen. Lisää heidät yhteyksiksi ja lähetä heille viesti.

Miten pitää yhteyttä yksityistilaisuuden jälkeen: Järjestä tapaaminen kahvilassa.
Järjestä tapaaminen kahvilassa.

Facebook on paras paikka ottaa yhteyttä perheenjäseniin, joiden kanssa et ehkä ole puhunut pitkään aikaan. Lähetä viesti heille ja puhu tulevista häistä, syntymäpäivistä tai sukujuhlista.

Twitter ja Instagram ovat hyviä alustoja, joilla voit pysyä yhteyksissä vaikuttajiin, puhujiin tai julkkisvieraisiin, joita sinulla on ollut yksityisessä tapahtumassa.

Sosiaalinen media on hyvä, mutta kasvotusten tapaamiset ovat parempia. Katso, voitko vahvistaa suhteitasi sopimalla epävirallisen tapaamisen.

5. Ratkaiseva tekijä

Tapahtuman jälkeen kannattaa tarkistaa pankkitililtäsi, onko aihetta paniikkiin vai ei. Ylititkö budjetin? Vai onko sinulla vielä kolikoita jäljellä seuraavaan tapahtumaan?

Jos olet käyttänyt lipunmyyntiohjelmistoa, voit helposti nähdä, kuinka monta lippua olet myynyt (tai kuinka monta osallistujaa siellä oli, jos kyseessä oli ilmainen tapahtuma).

Kun sinulla on kaikkien palaute edessäsi, on myös helpompi arvioida, oliko paikkaan, ruokaan, juomaan ja viihteeseen käyttämäsi raha sen arvoista.

Voisitko venyttää budjettia seuraavassa yksityistilaisuudessa? Ehkä vaihtaisit juomat maksullisiksi sen sijaan, että ne olisivat ilmaisia koko yön? Tai ehkä jotkut yritykset sponsoroivat osan seuraavasta tapahtumasta?

Jos sinulla oli yrityssponsoreita tapahtumassa, sinun pitäisi jakaa tulokset heidän kanssaan. He saattavat olla kiinnostuneita sponsoroimaan tulevia tapahtumia, jos tämä osoittautui menestyksekkääksi.

6. Valmista ihmisiä seuraavaan yksityiseen tapahtumaan

Olettaen, että tapahtuma oli menestys, sinun pitäisi saada ihmiset valmistautumaan uusintaan… ja paljon paremmin kuin ennen.

Yksi tavoista, joilla saat ihmiset palaamaan yksityistilaisuuteen, on tarjota heille alennus seuraavasta tapahtumasta.

Toinen tapa on tehdä heistä vaikuttajia. Yksityiset tapahtumat ovat jo luonteeltaan eksklusiivisia. Mutta jos annat jonkun aiemmista vieraistasi tuoda ystävänsä seuraavalla kerralla, se antaa heille VIP-statuksen.

Molemmat lähestymistavat ovat erinomaisia, kun haluat käyttäää vierasta tapahtuman puolestapuhujana. Ne ovat erityisen hyödyllisiä yksityisissä tapahtumissa, koska mainostaminen on vähän rajoitetumpaa.

7. Luo sosiaalisen median sisältöä, johon laitat tapahtuman kohokohtia

Jos olet tehnyt hienoja muistoja vieraiden kanssa, niin toivottavasti ikuistit heille kuvia ja videoita.

Yksityistilaisuuden mainostamisen lähestymistavasta riippuen voit jakaa ne sosiaalisen median kanavillasi. Voit myös välittää ne asiakkaille erikseen.

Miten pitää yhteyttä yksityistilaisuuden jälkeen: Lähetä tapahtuman kohokohtia yksityisiin chat-ryhmiin.
Lähetä tapahtuman kohokohtia yksityisiin chat-ryhmiin.

Jos sinulla on paljon videota ja kuvia, käy ne läpi ennen kuin lataat kaiken nettiin tai sähköpostiin.

Luo kuvakollaasi tapahtuman kohokohdista, jossa on parhaat tai mieleenpainuvimmat hetket päivästä. Näin näytät yksityistilaisuutesi parhaimmalla mahdollisella tavalla.

Yhteenveto

Yksityisen tapahtuman järjestäminen on usein opettava kokemus, jopa kaikkein kokeneimmalle tapahtuman järjestäjälle.

Toivottavasti olet tullut tästä tapahtumasta viisaammaksi.

Jos haluat yksinkertaistaa lipunmyynnin seuraavaan tapahtumaan, harkitse lipunmyyntijärjestelmän käyttöä. Voit tehdä tapahtumasta sekä yksityisen että maksuttoman, jos et aio myydä lippuja.

Kiitos, että luit tämän, ja onnea seuraavan tapahtuman kanssa!

by on Vastaa

Yksityistilaisuuden isännöintiopas (9 vaihetta)

Olet onnistuneesti suunnitellut yksityistilaisuuden ja nyt se päivä on koittanut. Vaikka siitä tulee epäilemättä hauskaa, on vielä paljon asioita, mitä tulee ottaa huomioon isäntänä.

Lue lisää seuraavista aiheista…

  • Varmista, että paikalle pääsy ja opasteet ovat asianmukaisia
  • Järjestele pöydät ja istuimet
  • Luo oikea tunnelma musiikin ja valaistuksen avulla
  • Tee puhujien ja viihdyttäjien olo mukavaksi
  • Testaa kaikki tekniset laitteet
  • Aloita tapahtuma oikealla tavalla
  • Talleta muistot ja jaa ne verkossa

Kun kaikki on sanottu ja tehty, olet luonut vieraillesi unohtumattoman yksityistilaisuuden.

1. Varmista, että paikalle pääsy on helppoa

Koska järjestät yksityistilaisuutta, voi olla että juhlapaikkaan ei ole aivan yhtä helppo päästä kuin muihin tiloihin.

Siksi on hyvä tarkistaa heti ensimmäisenä, miten sinne päästään. Jos jollakin vieraistasi on erityistarpeita, varmista, että he pääsevät sisään, vessaan ja itse tilaan.

Vaikka sinne olisi suhteellisen helppo löytää, ei aina ole helppoa navigoida uudessa paikassa. Auta vieraitasi asettamalla kylttejä näyttämään tietä.

Tässä paikkoja, joihin voit sijoittaa kylttejä:

  • Sisäänkäynti
  • Tapahtuman tilat
  • Hätäuloskäynnit
  • Vessat
  • Vaatesäilö
  • Tupakointialue

Sinun pitäisi tietysti pyytää paikan omistajalta lupa kylttien ripustamiseen.

Vihje: Tässä inspiraatiota tapahtumien kyltteihin.

2. Järjestä pöydät ja istuimet

On useita eri tapoja istumajärjestyksen tekemiseen yksityistilaisuuksissa. Esimerkiksi liiketapaamisissa on tietty tyyli pöytien ja istuinten järjestyksessä.

Pidä aina mielessä tapahtuman aihe ja vieraiden mukavuus, kun järjestät pöydät ja istuimet. Seuraavassa tarkastellaan joitakin seikkoja.

Pöytien asettelu

Pöydät tulevat kolmessa muodossa: neliö, suorakaide ja pyöreä. Viimeisin muoto on vaikein asetella, mutta näyttää hyvältä.

Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit järjestää pöytien asettelun:

Tarkista aina paikan omistajalta, pystytkö järjestämään pöydät uudelleen tapahtumasi mukaan.

Yksityistilaisuuden isännöinti: Valitse, mikä pöytäjärjestys on paras tilaisuuteesi.
Valitse, mikä pöytäjärjestys sopii parhaiten yksityistilaisuuteesi.

Pöytäkoristeet

Tilaisuudesta riippuen voit haluta, että pöydät on koristeltu. Se voi olla tarpeetonta liiketapahtumassa, mutta tärkeää häissä tai syntymäpäivänä.

Yleisimmät pöytäkoristelut ovat kukkia. Mutta tässäkin on monia vaihtoehtoja. Kysy pitopaikasta, tarjoavatko he pyöreitä vai pitkiä ja matalia asetelmia.

Pöytäjärjestys

Päätä etukäteen, haluatko pöytäjärjestyksen vai et. Se voi olla hyödyllinen, jos haluat tuoda yhteen tiettyjä ihmisiä

Pöytäjärjestykset voivat olla hyvä tapa tutustuttaa kaksi saman alan ihmistä toisiinsa. Sama voi toimia myös sukujuhlissa… niin kauan kuin et yritä pakottaa yhteen ihmisiä, jotka eivät pidä toisistaan.

Istuimet (ja istuimien koristelu)

Se, miksi ruokapöydän tuolit ovat niin epämukavia, jääköön ikuiseksi mysteeriksi. Ehkä sillä on jotain tekemistä tuolien suunnittelijoiden ainutlaatuisen vision kanssa.

Mutta kannattaa miettiä, kuinka kauan vieraasi viettävät aikaa niissä. Jos tapahtuma on pitkä, kannattaa kysyä, onko tapahtumapaikalla käytettävissä mukavia istuimia.

3. Luo tunnelmaa musiikin ja valaistuksen avulla

Valot ja äänet voivat vaikuttaa paljon ilmapiiriin. Koska tapahtuma on yksityinen, et häiritse muita kun muutat niitä.

Kysymys on siitä, onko pitopaikassa mahdollisuus muuttaa niitä. Kysy, onko heillä himmennettäviä valoja ja voitko soittaa kaunista taustamusiikkia.

Vihje: Spotifylla on hyviä soittolistoja, joita voi käyttää milloin tahansa.

4. Tee puhujien ja viihdyttäjien olo mukavaksi

Jos olet tilannut tapahtumaan esiintyjiä, puhujia tai muusikoita,varmista, että heistä pidetään huolta.

Jos he saapuvat aikaisin, anna heille juotavaa. He saattavat myös tarvita erillisen tilan, johon purkaa tavarat, pukeutua, valmistautua tai vain jättää laitteensa.

5. Tarkista kaikki tekniset laitteet

Jos tapahtumassasi on teknisiä laitteita, varmista, että testaat ne ennen kuin vieraat saapuvat. Et halua, että puhe keskeytyy, koska mikrofoni ei toimi.

Varmista, että testaat…

  • Mikrofonin
  • Äänijärjestelmän
  • Projektorin
  • Valaistuksen
  • IT-järjestelmän

Vinkki: On myös kätevää olla varasuunnitelma mahdollisten teknisten ongelmien varalta.

6. Valmista tervetuliaisjuomat ja sormiruoka

Vieraat ovat tulossa, mutta on vielä yksi asia, joka sinun täytyy tehdä ennen kuin he saapuvat. Varmista, että tervetuliaisjuomat ja sormiruoat ovat rivissä ja valmiina.

Yksityistilaisuuden Isännöinti: Varmista, että virvokkeet ovat valmiita kun vieraat saapuvat.
Varmista, että virvokkeet ovat valmiita kun vieraat saapuvat.

Jos pidät yksityistilaisuuden yritystä varten, sinulla kannattaa valmistella myös markkinointimateriaalit. Varmista, että kaikki sponsorien merkit ja bannerit ovat selvästi näkyvissä.

7. Toivota vieraat tervetulleiksi

He ovat täällä! On aika olla maailman paras isäntä tai emäntä. Tämä on sinun iltasi loistaa.

Ensisijainen vastuusi yksityistilaisuuden vetäjänä on varmistaa, että jokaisella on mukavaa. Tämä tarkoittaa vieraiden esittelemistä toisiinsa ja keskustelun viemistä eteenpäin.

Kun vieraat saapuvat, on myös hyvä käydä läpi tapahtuman esityslista. Vaikka kyseessä olisi vain illallinen, voit kertoa vieraille, mitä tuleman pitää.

8. Ota kuvia ja rohkaise ihmisiä jakamaan ne

Kuvat, tai se ei tapahtunut. On aina hyvä ottaa valokuvia tai videoita tapahtumastasi. Jos ei muuten, niin ne toimivat hyvänä muistona.

Tapahtuman järjestäjälle niillä on toinenkin tarkoitus. Ei ole parempaa markkinointikeinoa, kuin kuvat ja videot onnistuneesta tapahtumasta.

Jos tapahtuma on muodollinen, kannattaa palkata ammattivalokuvaaja, joka tekee työn puolestasi. Näin voit keskittyä työhösi isäntänä, mikä on yleensä enemmän kuin tarpeeksi.

Lopuksi, kannattaa kannustaa vieraita ottamaan kuvia ja jakamaan ne sosiaalisen median profiileihinsa. Näin vieraistasi tulee parhaat edustajasi.

9. Varmista, että jokainen pääsee kotiin turvallisesti

Kun juhlat ovat ohi, on aika sanoa hyvästit kaikille. Varmista, että vieraat pääsevät kotiin turvallisesti ja auta heitä tilaamaan taksi tarvittaessa.

Muista kiittää kaikkia käynnistä, äläkä pelkää kysyä palautetta siitä, miten pärjäsit. Se on korvaamatonta tulevien yksityistilaisuuksien järjestämisessä.

Päivä on ohi!

Vieraasi ovat varmasti hyvin tyytyväisiä… ja sinä luultavasti hyvin väsynyt.

Taputa itseäsi selkään hyvin tehdystä työstä. Nyt on vain yksi juttu jäljellä, ennen kuin voit rentoutua.

Lue lisää, miten voit tehdä muistiinpanoja yksityistilaisuudesta jälkikäteen.

by on Vastaa

Kuinka Suunnitella Yksityistilaisuus: 11 Asiaa, Jotka Tulisi Ottaa Huomioon

Olet päättänyt järjestää yksityistilaisuuden, mutta et ole varma, miten se tapahtuu. Se on ihan okei, siksi sinä luet tätä.

Jatka lukemista saadaksesi selville, miten…

  • Määrität tapahtuman tavoitteet
  • Valitset oikean paikan tapahtumallesi
  • Asetat realistisen budjetin
  • Saat sen sopivan yksityiseksi
  • Sovit ruokalistan
  • Löydät ja majoitat esiintyjiä tai puhujia

Oletko valmis saamaan vastaukset kysymyksiisi?

1. Millainen tapahtuma on?

Tapahtuman suunnittelu pitäisi alkaa tällä kysymyksellä. Yrityksen verkostoitumisillallisella on erilaiset vaatimukset kuin sukujuhlilla.

Mieti myös seuraavia kysymyksiä:

  • Kuka osallistuu tapahtumaan?
  • Onko se työhön tai vapaa-aikaan liittyvä?
  • Onko siellä ohjelmaa?
  • Tarvitsetko teknisiä laitteita?
  • Millaista ruokaa haluat?

Suunnittelusta tulee paljon helpompaa, kun olet ensin määrittänyt yksityistilaisuuden tavoitteen.

2. Missä tapahtuma pidetään?

Kun olet määrittänyt tapahtuman tarkoituksen ja aiheen, on aika tarkastella sijaintia. Järjestätkö tapahtuman kaupungissa tai maaseudulla? Sisä- vai ulkotiloissa?

Seuraavassa on muutama kohta, jotka kannattaa pitää mielessä paikan valinnassa:

  • Soveltuuko se tapahtuman teemaan?
  • Haluavatko vieraat maiseman muutoksen?
  • Kuinka helposti vieraat pääsevät sinne?
  • Onko siellä täydellinen yksityisyys?
  • Kuinka paljon se maksaa sinulle?

Vihje: DesignMyNightilla on hyvä lista yksityisistä vuokratiloista tapahtumallesi.

3. Milloin tapahtuma pidetään?

Sinulla on todennäköisesti ajatus päivämäärästä tapahtumallesi. Haluat kuitenkin, että paikka on myös vapaa kyseisenä päivänä, mikä kannattaa pitää mielessä ajankohtaa miettiessä.

Ajattele myös, missä kohtaa vuotta se pidetään. Jos suunnittelet joulujuhlia, sinun täytyy varata paikka hyvissä ajoin pettymysten välttämiseksi.

Vinkki: Pidä pyhäpäivät ja lomat mielessä.

4. Mikä on budjettisi?

Budjetin teko voi olla hankalaa useista syistä. Ensinnäkin et tiedä aina, kuinka monta ihmistä tapahtumaan tulee – ja on vaikeaa budjetoida jotain, jota et tiedä.

Mutta yritä arvioida parhaasi mukaan ja kirjoita ylös parhaat ja pahimmat tilanteet. Sinun pitäisi myös selvittää, kuka maksaa kaiken. Onko se henkilö tai yritys?

Vinkki: Lue ensi alkuun oppaamme siitä, miten voit tehdä ja hallita tapahtuman budjettia.

5. Tilan vuokraus vai säästöbudjetti?

Yksi tärkeä asia, joka kannattaa miettiä paikan valitsemisessa ja budjetin suunnittelussa on se, maksatko koko paketin vai sovitko vähimmäissummasta, jonka vieraat kuluttavat.

Tilojen vuokraus tarkoittaa, että maksat kiinteän hinnan tilasta, ruoasta ja juomista. Jos et halua maksaa tilasta, tarkoittaa se sitä että sen käyttö on ilmaista, edellyttäen että vieraat käyttävät tietyn määrän rahaa ruokaan ja juomiin.

Jotkut paikat tarjoavat alhaisemman vuokran, mutta ruoat ja juomat lisätään laskuun.

Sinun pitäisi ottaa huomioon nämä seikat:

  • Kuinka monta vierasta osallistuu?
  • Mikä on budjettisi?
  • Pystytkö neuvottelemaan hinnasta?

Vinkki: Lue, miten neuvotella vuokrauksen hinnasta, jotta saat varmasti vastinetta rahoillesi.

6. Kuinka yksityinen tulisi tapahtuman olla?

Tapahtumasi yksityisyyttä on myös mietittävä. Se riippuu tapahtuman tarkoituksesta (katso #1) ja kuka osallistuu.

Jos järjestät yrityksen kokouksen keskustellaksesi arkaluonteisista asioista, tai olet kutsunut julkkiksia, voit haluta mahdollisimman yksityisen tilaisuuden.

Kuinka suunnitella yksityistilaisuus: Kuinka yksityinen tapahtuman tulisi olla?
Kuinka yksityinen tapahtuma on?

Mieti näitä asioita:

  • Onko tila erillään muusta rakennuksesta?
  • Onko se äänieristetty suojaamaan arkaluonteisia keskusteluja?
  • Onko paikalla oma sisäänkäynti?
  • Onko siellä erillinen WC vieraille?

Sinun pitäisi käydä läpi nämä kysymykset paikan vuokraajan kanssa varmistaaksesi, että kaikki on otettu huomioon.

7. Kuka tarjoaa ruoan?

Tapahtuman ruoan tarjoaja riippuu sopimuksesta paikan vuokraajan kanssa. Jos olet valinnut pelkän tilan vuokrauksen, sinun on tilattava ulkopuolinen catering-palvelu.

Catering voi tulla myös kalliiksi, joten ota selvää, onko ruoan hankkiminen tilan vuokraajalta halvempaa.

Vinkki: Tutustu näihin huippuluokan catering-palveluihin löytääksesi sopivimman.

8. Miten ruoka tarjoillaan?

Ruoka ja juomat ovat aina iso osa tapahtumaa. Maku ja tunnelma ovat tärkeitä, mutta ota huomioon myös käytännön asiat.

Sopiiko yksityistilaisuuteen…

  • Juomat ja sormiruoka?
  • Seisova pöytä?
  • Kolmen ruokalajin illallinen?

Valintasi riippuu siitä, kuinka muodollinen tapahtuma on sekä siitä, voiko paikka tarjota haluamaasi.

Kuinka suunnitella yksityistilaisuus: Mieti, mitä tarjoilette ... ja miten.
Mieti, mitä tarjoilette… ja miten.

9. Minkälainen menun pitäisi olla?

Kun olet määrittänyt kaikkein käytännöllisimmän tavan tarjota ruokaa, kannattaa miettiä, mitä siellä tarjoillaan.

Jos et valinnut seisovaa pöytää, mieti mistä vieraat pitävät ja mistä he eivät pidä. Myös erityisruokavaliot on otettava huomioon.

Erityisruokavaliot

Joillakin vieraillasi voi olla erityisruokavalioita eri syistä. Menuun tulisi sisältyä ainakin yksi vaihtoehto, joka käy kaikille tapahtumaan osallistujille.

Seuraavassa on joitakin asioita, jotka on otettava huomioon menusta päätettäessä:

  • Halal- ja kosher-ruokavaliot
  • Vegaanit ja kasvissyöjät
  • Ruoka-allergiat (maapähkinät, gluteeni jne.)

Kannattaa pyytää vieraita sisällyttämään kaikki erityisvaatimukset, kun he vastaavat kutsuun. Mutta tarkista myös paikan vuokraajalta ja ateriapalveluyritykseltä nämä etukäteen.

Täytekakut

Jos olet järjestämässä häät tai syntymäpäivät, haluat tarjota täytekakun. Tarkista paikan vuokraajalta, voivatko he tehdä sen. Muuten sinun täytyy tilata se erikseen leipomolta.

Juomat

Useimmat paikat tekevät rahaa juomien myynnillä, joten pidä tämä mielessä, kun suunnittelet yksityistilaisuutta. Onko tapahtumassa ilmaiset juomat, maksetaanko juomat jälkikäteen, tai pitäisikö vieraiden maksaa omat juomansa?

10. Onko siellä ohjelmaa?

Häät tai syntymäpäiväjuhlat sisältävät ohjelmaa, kuten live-musiikkia. Yritys saattaa toivoa koomikon tai alan asiantuntijan paikan päälle.

Vihje: Katso tämä juttu viihdetoimistoista nähdäksesi, mitä voit hankkia yksityistilaisuuteesi.

11. Tarvitsetko teknisiä laitteita?

Jos yksityistilaisuus sisältää esiintyjän tai puhujan, tarvitset teknisiä laitteita.

Tarkista, onko paikassa…

  • Mikrofonit
  • Äänentoisto
  • Valaistus
  • Lava
  • IT-laitteet
  • Projektori

Vinkki: Jos tapahtumapaikassa ei ole näitä, ota yhteyttä AV-laitteiden vuokrausfirmaan.

Tunnet itsesi valmiiksi?

Sinulla pitäisi nyt olla hyvä kuva siitä, mitä sisältyy hyvän yksityistapahtuman järjestämiseen. Nyt on jäljellä vain suunnitelman toteuttaminen.

Tarkasta blogimme ja ota selvää, miten se tapahtuu.

by on Vastaa

12 Tapaa Mainostaa Yksityistilaisuutta

Miksi mainostaisit yksityistä tapahtumaa? Eihän se ole edes avoinna yleisölle. Mutta yksityisiä tapahtumia on monenlaisia, ja jotkut niistä vaativat hieman mainostusta.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä yksityistilaisuuksista:

  • Häät
  • Syntymäpäivät
  • Pikkujoulut
  • Sukujuhlat
  • Verkostoitumistilaisuudet
  • Firman juhlatilaisuudet
  • Tietyn alan tapahtumat

Toisin sanoen mainostamisen tarve riippuu yksityistilaisuuden tyypistä.

Voit vaikka lähettää pelkästään sähköpostia ystäville ja tutuille. Tai voit luoda täysimittaisen markkinointikampanjan tietylle yleisölle.

Tässä artikkelissa kerrotaan joitakin vinkkejä yksityistilaisuuden mainostamiseen.

Lue lisää…

  • Kuinka ajoitat mainostamisen
  • Kehen sen kohdistaa
  • Mitä alustoja käytät netissä
  • Miten korostat eksklusiivisuutta
  • Miksi sinun pitäisi luoda odotuslista
  • Miten VIP-vieraat voivat kasvattaa osallistujien määrää
  • Miten lippujärjestelmä voi tehdä elämästä yksinkertaisemman

Meillä on 12 tapaa mainostaa yksityistä tapahtumaa, joten mennään suoraan asiaan.

1. Mainosta oikeaan aikaan

Yksityistilaisuuksia, kuten yrityksen joulujuhlia, voi suunnitella jo toukokuussa tai kesäkuussa. Jos haluat mainostaa tilaisuuttasi, sinun on tehtävä se oikeaan aikaan.

Oikea aika mainostaa tapahtumaa tai tilaa riippuu kohdeyleisöstäsi. Jotkut suunnittelevat yksityistilaisuudet reilusti etukäteen, kun taas toiset ovat spontaaneja.

2. Keskity kohdeyleisöösi

Ensimmäinen sääntö kaikenlaisten tapahtumien mainostamiseksi on yleisön tunteminen. Tämä sääntö koskee vielä enemmän yksityisiä tapahtumia.

Olipa kyseessä yksityinen tapahtuma tietylle alalle tai vain suvullesi, markkinoinnin tulisi keskittyä siihen, ketä he ovat ja mitä kanavia he käyttävät.

Vinkki: Lue, miten löydät ihanteellisen kohderyhmäsi.

3. Käytä netin kanavia

Riippumatta yleisöstä, on todennäköistä että he käyttävät nettiä. Käytä kaikkia netin kanavia sähköpostilistoista sosiaalisen median alustoihin.

Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit mainostaa yksityistapahtumia netissä:

Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen, kun kyseessä on yksityisen tapahtuman mainostaminen netissä. Sinun tarvitsee vain käyttää jo käytössä olevia ominaisuuksia.

4. Ota yhteyttä aiemman yksityistilaisuuden osallistujiin

Jos et ole järjestämässä tätä ensimmäistä kertaa, sinulla on luettelo henkilöistä, jotka ovat osallistuneet yksityistilaisuuteen aiemmin. Mainosta tapahtumaa tavoittamalla jo olemassa olevaa yleisöäsi.

Aikaisempien tapahtumien osallistujat ovat parhaita puolestapuhujiasi, koska he ovat olleet jo tapahtumassasi. Pyydä heitä mainostamaan tapahtumaa ystävilleen ja työtovereilleen.

5. Luo huomiota herättävää sisältöä

Sisältö on edelleen tärkeintä, kun kyseessä on yksityistilaisuuden mainostaminen. Vaikka sisältösi ei ole julkinen, sen on herätettävä ihmisten huomio.

Mainosta Yksityistilaisuutta: Sisältö on tärkeää myös yksityiselle tapahtumalle.
Sisältö on tärkeää myös yksityiselle tapahtumalle.

Siksi sinun pitäisi käyttää samoja keinoja, kuin julkisessa tapahtumassa. Luo tarina sisältösi ympärille ja anna vieraille maistiaisia siitä, mitä odottaa.

6. Odota, että ihmiset kyselevät tapahtumasta

Yksi parhaista tavoista rakentaa hypeä yksityisen tai salaisen tapahtuman ympärille on, että vieraiden pitää kyselellä asiasta. Sen sijaan, että julkistaisit informaatiota, odota, että ihmisen kysyvät siitä.

Voit esimerkiksi luoda kyselylomakkeen verkkosivustollesi. Näin voit pitää tapahtuman tiedot salaisina vieraille, sekä luoda salaperäisyyttä tapahtuman ympärille.

7. Luo odotuslista

Sinun tulisi aina mainostaa yksityistä tapahtumaa niin aikaisin kuin mahdollista. Ei ole olemassa sellaista asiaa kuin ”liian aikaisin”, kun on kyse jännityksen luomisesta.

Vaikka sinulla ei ole kaikkea valmiina, sinulla on aina mahdollisuus luoda odotuslista, jonka avulla ihmiset voivat ilmoittautua tapahtumaan. Se voi myös saada ihmiset osallistumaan innokkaammin.

8. Korosta, mikä tekee tapahtumasta erityisen

Kirjoita USP-lista tapahtumasta (Ainutlaatuinen myyntiväittämä). Tarjoatko jotain, jota on harvinaista tai mahdotonta saada muualta? Toisin sanoen, mikä tekee sinusta ainutlaatuisen?

Se voisi olla salainen tapahtumapaikka, tietty ruokalaji tai haluttu viihdyttäjä. Se voisi myös olla suunnattu ihmisille, joilla on erityinen yhteinen kiinnostuksenkohde.

9. Tee tapahtuma vain kutsuvieraille

Osa tapahtuman, joka on eksklusiivisesti vieraslistalla oleville tai vain jäsenille, houkutuksesta on että sinun täytyy kuulua tiettyyn ”klubiin”.

Yksityistilaisuuden mainostaminen: Käsinkirjoitettu kutsu tekee jo paljon.
Käsinkirjoitettu kutsu tekee jo paljon.

Kun teet yksityistilaisuuden vain kutsuvieraille, luot tämän ainutlaatuisuuden tunteen. Ihmiset ovat kiinnostuneempia, jos he ovat osa pientä etuoikeutettua ryhmää.

Vinkki: Lähetä henkilökohtaiset ​​(ehkä jopa käsin kirjoitetut) kutsut, jotta vieraat tuntevat olonsa erityiseksi.

10. Harkitse kilpailun järjestämistä

Kaikki rakastavat kilpailuja, varsinkin silloin kun he voittavat sen. Jos järjestät yksityisen tapahtuman rajoitetulle määrälle osallistujia, mikset laittaisi yhtä ylimääräistä tarjolle?

Kilpailut ovat loistava tapa saada ihmiset levittämään sanaa tapahtumastasi. Voit aina laatia tiettyjä vaatimuksia varmistaaksesi, että vain tietyillä ihmisillä on mahdollisuus voittaa.

11. Pyydä vaikuttajia osallistumaan

Yksi tapa, jolla voit luoda vaikutuksen tapahtuman erityisyydestä, on kutsua vaikuttajia. Se on kuin kysyisit koulun suosituinta lasta kotibileisiisi.

Vaikuttajat voivat olla erityyppisiä, kuten paikallinen urheilusankari tai Instagram-persoona. Vaikuttaja, joka houkuttelee yleisöäsi, riippuu… noh, yleisöstäsi.

Muista, että vaikuttajat saavat paljon kutsuja tapahtumiin, mikä voi tehdä heistä valikoivia siitä, kenet he yhdistävät brändiinsä.

Mutta jos onnistut saamaan oikean henkilön mukaan, voit saada korvaamattoman panoksen yksityistapahtuman mainostamiseen.

Vihje: Lue, miten kutsua vaikuttaja yksityistilaisuuteesi.

12. Käytä lipunmyyntisivustoa

Jos järjestät isomman yksityistilaisuuden, on käytännöllistä hommata lipunmyyntijärjestelmä

Hyvä lippupalvelu voi auttaa sinua…

  • Pitämään kirjaa myydyistä lipuista
  • Löytämään uusia mahdollisia myyntikeinoja
  • Antamaan sinulle reaaliaikaisia ​​tietoja
  • Tehostamaan raportteja
  • Kommunikoimaan tapahtumaryhmän kanssa

Olet valmis aloittamaan

Kuten näet, on monia tapoja mainostaa yksityistä tapahtumaa. Sinun ei ehkä tarvitse kutsua vaikuttajaa sukujuhlaan, mutta se voi hyväksi firman tilaisuudessa.

Voit vapaasti sekoitella ideoita ja käyttää sinulle sopivimmat. Ja käytä alla olevia kommentteja jakaaksesi muita vinkkejä, joihin olet törmännyt!

Mukavaa mainostamista!