Tapahtuman lehdistötiedotteen jakeleminen: 7 vaihetta

Jos olet jo noudattanut tapahtuman lehdistötiedotteen kirjoittamisoppaan neuvoja, olet nyt valmis jakelemaan sitä.

Tässä oppaassa käydään läpi erilaisia vaihtoehtoja lehdistötiedotteen jakelemiseen ja julkaisutodennäköisyyden kasvattamiseen.

Hyviä lukuhetkiä!

1. Palkkaa PR-toimisto

Yleisin tapa jaella lehdistötiedotetta on käyttää apuna PR-toimistoa. Ne ovat hyvin verkostoituneita, joten niillä on valmiina pitkä lista medioita, joihin ottaa yhteyttä.

Niillä on kontaktien lisäksi tietoa, miten lähestyä eri medioita niin, että lehdistötiedotteesi myös julkaistaan.

Voit viedä yhteistyön vielä askeleen pidemmälle ja pyytää PR-toimistoa myös auttamaan sinua lehdistötiedotteen kirjoittamisessa. Niillä on kokemusta siitä, sillä sekin on osa niiden työnkuvaa.

Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? Se johtuu siitä, että palvelu ei ole ilmaista.

Hyvä PR-toimisto osaa kyllä hinnoitella palvelunsa, ja mitä enemmän palveluita tarvitset, sitä kalliimmaksi se tulee.

Toinen PR-toimistojen haitta on, että kaikki mediat eivät välttämättä tee mielellään yhteistyötä niiden kanssa. Jotkin mediat suosivat persoonallisempaa otetta ja pitävät PR-toimistoja liian virallisina.

Vinkki: pääset alkuun tällä luettelolla, josta löydät Ison-Britannian 35 parasta PR-toimistoa.

2. Käytä lehdistötiedotteiden jakelupalvelua

Lehdistötiedotteiden jakelupalvelu on alusta, jossa voit lähettää lehdistötiedotteesi suurelle määrälle eri medioita. Sellaisen käyttäminen on paljon halvempaa kuin PR-toimiston palkkaaminen.

Voit suodattaa medioita ja toimittajia eri luokkien mukaan. Voit sillä tavalla kätevästi kohdentaa lehdistötiedotteesi sellaisille tahoille, jotka todennäköisemmin myös julkaisevat sen.

Sekä PR-toimistojen että jakelualustojen avulla tavoitat helposti laajan yleisön, mutta jakelualustat on tarkoitettu vain yhteen asiaan, jakelemiseen. Persoonallista otetta tai jatkoseurantaa niiltä ei voi odottaa.

Arvostelijat ovat olleet sitä mieltä, että lehdistötiedotteiden jakelupalvelun käyttö on hyödytöntä, sillä se tarkoittaa käytännössä eri medioiden spämmäämistä.

Vinkki: tutustu tarkemmin Ison-Britannian 13 parhaaseen lehdistötiedotteiden jakelutoimistoon vuodelle 2019.

3. Käytä apuna sosiaalista mediaa

Pitäisi olla itsestäänselvää, että lehdistötiedotteen markkinointiin kannattaa käyttää sosiaalista mediaa, mutta se kuitenkin kannattaa pitää mielessä.

Tärkein syy julkaista lehdistötiedote sosiaalisessa mediassa on sen maksuttomuus (ellet halua hyödyntää myös maksullisia mainoksia).

Lisäksi monet (elleivät lähes kaikki) toimittajat ja bloggaajat viettävät siellä paljon aikaa, sillä he etsivät sieltä uutisaiheita, yrityksiä ja trendejä. Toimittajaton myös ehkä helpompi tavoittaa sosiaalisessa mediassa kuin sähköpostin kautta. Myös monet PR-toimistot käyttävät yhteydenpidossa apuna sosiaalista mediaa.

On erittäin tärkeää, että kohtelet toimittajia ihmisinä etkä sähköpostimainonnan vastaanottajina. Tämä pätee kaikkiin muihinkin sosiaalisessa mediassa. Ole kiinnostunut heidän luomastaan sisällöstä ja yritä muodostaa heihin kontakti.

Alla annetaan ohjeita, miten lehdistötiedote kannattaa rakentaa eri sosiaalisen median alustoja silmällä pitäen:

• Twitter: kirjoita 140–280 merkkiä pitkä lehdistötiedote ja lisää siihen kuva.
• Facebook: pidä lehdistötiedotteesi enintään 90 merkin mittaisena, jotta teksti ei katkea kesken, ja lisää mukaan kuva.
• Instagram: julkaise valokuva lehdistötiedotteesta ja lisää omiin tarinoihisi enintään 15 sekunnin mittainen video.
• Pinterest: vaihtoehtoja on vähän, joten suunnittele kiinnostava kuva, jossa on lehdistötiedotteesi olennaisimmat osat.

Vinkki: lue lisää siitä, miten voit tavoittaa toimittajat tehokkaammin sosiaalisessa mediassa ja miten lehdistötiedotteita julkaistaan sosiaalisessa mediassa.

4. Luo oma medialuettelosi

Jos toimit tapahtumajärjestäjänä ammattimaisesti, voi olla hyödyllistä luoda oma luettelo medioista, joihin kannattaa lehdistötiedotetta jaellessa olla yhteydessä.

Se on aikaavievää, mutta jos sinulla on riittävästi sekä aikaa, rahaa että henkilöstöresursseja, ala tutkia Internetiä ja etsiä yhteystietoja, jotka voisit luetteloosi lisätä.

Kun olet muodostanut yhteystietoluettelon itse, voit käyttää sitä haluamallasi tavalla ja saada kontaktointiin persoonallisempaa otetta. Monet toimittajat arvostavat sitä, että heihin otetaan yhteyttä suoraan.

Voit yhdistää tähän vaihtoehtoon kohdan 2 ja kopioida mediahakemiston yhteystiedot omaan yhteystietoluetteloosi.

Vinkki: tässä oppaassa kerrotaan, miten sosiaalista mediaa voi käyttää apuna oman mediayhteystietoluettelon rakentamisessa.

5. Tutki julkaisuohjeistuksia ja noudata niitä

Jos olet luonut mediayhteysluettelon itse, on tärkeää, että otat huomioon eri medioiden julkaisuohjeistukset.

Kuten arvata saattaa, medioihin tulvii yhteydenottoja päivittäin, eikä aika riitä niiden kaikkien läpikäymiseen. Julkaisuohjeistusten tarkoitus on karsia joukosta pois roskaposti.

Niissä kerrotaan tavallisesti, millaisista aiheista media on kiinnostunut ja missä tiedostomuodossa he toivovat tietoja saavansa.

Vinkki: tutustumalla julkaisuohjeistusesimerkkeihin saat paremman käsityksen asiasta.

6. Lähetä lehdistötiedotteesi

Kun olet selvittänyt, mihin medioihin haluat olla yhteydessä ja millaisia julkaisuohjeistuksia niillä on, on aika lähettää lehdistötiedote eteenpäin.

Lehdistötiedote on lähetettävä mahdollisimman nopeasti, joten älä jätä sitä viime hetkeen. Anna medioille muutama viikko aikaa lukea ja julkaista lehdistötiedotteesi.

Rakenna medioille lähettämäsi sähköpostiviesti seuraavalla tavalla:

• Aihe: mainitse tapahtumasi kohokohta ja perustele se.
• Tervehdys: puhuttele tavoittelemaasi henkilöä nimeltä, jos tiedät sen.
• Aloituskappale: kerro itsestäsi ja siitä, miksi tavoittelet vastaanottajaa.
• Toinen kappale: markkinoi tapahtumaasi ja kerro, miksi sitä kannattaisi mainostaa heidän sivustollaan.
• Kolmas kappale: kerro, mitä toivot yhteyshenkilön tekevän seuraavaksi, ja kannusta siihen.
• Viestin päättäminen: kiitä yhteyshenkilöä mielenkiinnosta ja lisää mukaan yhteistietosi, jotta hän voi ottaa sinuun yhteyttä.

Pidä mielessäsi, että et välttämättä saa viestiisi vastausta, vaikka se olisi kuinka hyvä tahansa. Toimittajat ovat äärimmäisen kiireisiä, joten loppujen lopuksi määrät ratkaisevat.

Vinkki: tässä kattavassa oppaassa kerrotaan tarkemmin, miten eri medioille suunnattava sähköpostiviesti kannattaa rakentaa.

7. Seuranta

Työsi lehdistötiedotteen kanssa ei pääty sen lähettämiseen. Ensin on odotettava kärsivällisesti jonkin aikaa ja palattava sitten asiaan.

Kaikkien medioiden kanssa ei välttämättä edes tarvitse odottaa, sillä voit soittaa niihin suoraan ja kertoa, että olet lähettänyt heille sähköpostiviestin. Viestisi luetaan tällöin todennäköisemmin.

Sen jälkeen on kuitenkin tärkeää olla kärsivällinen ja antaa heidän tutustua lehdistötiedotteeseesi rauhassa. Jatkuva soitteleminen tai sähköpostien lähetteleminen ei edistä asiaasi.

Odotteluaika riippuu siitä, kuinka paljon aikaa sinulla on käytettävissäsi. Jos tapahtumaan on vielä jonkin aikaa, voit odotella viikon verran. Jos tapahtuma taas on tulossa lähiaikoina, odota kolme päivää ennen asiaan palaamista.

Ole kohtelias, kun otat yhteyttä, ja toimi puhelun aikana sen mukaisesti. Kysy, ovatko he jo ehtineet tutustua lehdistötiedotteeseesi ja onko heillä jotakin kysyttävää sinulta.

Vinkki: lue toimittajien vinkkejä siihen, miten he toivovat itseään lähestyttävän.

Lopuksi

Lehdistötiedotetta voi jaella monella eri tavalla. Valitsemaasi lähestymistapaan vaikuttavat eniten tapahtumasi ja liiketoimintasi tyyli.

Henkilökohtainen viesti tai PR-toimiston kirjoittama ammattimainen viesti ovat tehokkaimmat mutta samalla kalleimmat ja aikaavievimmät tavat.

Jakelupalvelun avulla saat viestisi kuuluville nopeammin ja halvemmalla, mutta viestisi saatetaan tulkita roskapostiksi, jolloin sitä ei koskaan julkaista.

Onko sinulla henkilökohtaista kokemusta tapahtuman lehdistötiedotteen jakelemisesta? Kerro siitä alla olevassa kommenttiosiossa!